談談醫(yī)院行政事務管理策略.docx

1、談談醫(yī)院行政事務管理策略目錄目錄1前言21. 醫(yī)院行政管理的現(xiàn)狀和存在的問題21.1. 缺乏科學的行政管理體系21.2. 醫(yī)院行政管理人員缺乏管理經(jīng)驗31.3. 醫(yī)院的組織結構多樣化3醫(yī)院行政管理中存在問題的對策31.4. 發(fā)揮醫(yī)院行政管理的職能32.2.提升醫(yī)院自身的行政管理人員的相關職業(yè)素質32.3.健全獎勵機制激發(fā)管理者的工作積極性42. 4.明確行政管理人員的職責所在4公文流轉42.1. 原始審批流程及問題42. 2.系統(tǒng)實施后流程分析53.2.1.直流模式53.2.2.分流模式53.2.3.合流模式53. 2.4.回流模式5信息溝通63. 1.溝通現(xiàn)象及問題63. 2.系統(tǒng)功能64.

2、 2.1.重大通知可通過通知公告宣布64.2.2.個人與個人可傳閱信息64. 2.3.即時消息提醒功能74.2.4.對話功能74.2.5.短信通知7資源管理75. 1.組織架構管理7牌形象研究，能夠更好的促進相應的質量提升，對于保障醫(yī)院的朝向發(fā)展問題上，能夠更好的促進其發(fā)展。5.2.會議管理75.2.1.原會議安排流程及問題85.2.2.系統(tǒng)實施后流程分析85.2.3.系統(tǒng)功能85.3.車輛管理85.3.1.原車輛管理流程及問題95.3.2,系統(tǒng)上線后這些問題得到了規(guī)避，主要具有下列功能95.4.檔案管理9結束語9前言隨著信息技術在我國的普及，各類信息化技術手段在醫(yī)院中不斷應用，極大地提高了醫(yī)

3、院的辦公效率，對行政辦公模式的變革產(chǎn)生了深遠的影響。HIS、EMR、PACS以及無線技術的應用改變了醫(yī)院的運營模式，顯著提高了醫(yī)療業(yè)務效率。但是，醫(yī)院除了醫(yī)療業(yè)務之外，還有大量的輔助管理業(yè)務，比如行政辦公、科研、教學、醫(yī)患關系管理、繼續(xù)教育等，這方面的業(yè)務也急需相應的信息系統(tǒng)來提高管理效率，這些領域就是辦公自動化(officeautomation,0A)的用武之地，好的0A平臺可顯著提高醫(yī)院輔助管理方面的效率。管理的基礎是信息，缺乏信息的支持，管理就是空中樓閣。HIS、ERP等信息系統(tǒng)使醫(yī)院運營管理精細化，0A使醫(yī)院行政辦公、科研管理、教學管理等輔助業(yè)務的管理精細化，在完成日常管理業(yè)務的同時，

4、可進行各種統(tǒng)計分析，不斷改進管理。1. 醫(yī)院行政管理的現(xiàn)狀和存在的問題1.1.缺乏科學的行政管理體系我國目前的很多醫(yī)院，在行政管理體系上，仍缺乏股繁華的理論指導，這導致在建設完善的體系上，容易出現(xiàn)相應的問題，對于全面展開現(xiàn)代化建設方面，導致在進行醫(yī)院的全面化建設中，不能夠及早的完成體系的完善，進而很多的員工平日里經(jīng)常出現(xiàn)磨洋工現(xiàn)象。而發(fā)生這些情況的主要原因就是，醫(yī)院的行政管理人員的收入比較低，這樣大大的降低了工作人員的工作積極性。導致在工作中，不能夠提高有效的工作效率。而這也是為什么，現(xiàn)在的醫(yī)療部門在進行行政管理工作中，其工作能力都很強，但是卻沒有受到應有的成效。1.2. 醫(yī)院行政管理人員缺乏

5、管理經(jīng)驗醫(yī)院在進行行政管理的過程中，是需要應對各種復雜問題進行相應的管理的，而在進行系統(tǒng)的正規(guī)培訓中，在現(xiàn)有的結構上，都存在年齡和學歷專業(yè)上的不合理。在現(xiàn)在我國的醫(yī)院行政管理中，任然依靠上下極的任務傳達才能夠進行工作，而這也大大的降低了在進行管理中的行政力度。所以在進行能力發(fā)展上，應該針對醫(yī)院的行政管理的理念上進行一定的制約，專項培訓管理人員這方面的能力，讓其能夠適應現(xiàn)代的醫(yī)療行政工作。但是現(xiàn)在的醫(yī)院在行政管理中，因為受到的壓力比較大，不能夠及時的找到其工作效率提升的實踐辦法，從而導致了工作的延誤。1. 3.醫(yī)院的組織結構多樣化在現(xiàn)在社會，各行各業(yè)都己經(jīng)將所有的事物進行了分類總結，而這在醫(yī)院系

6、統(tǒng)中，也有了很好的體現(xiàn)。現(xiàn)代醫(yī)學更加的科學，其知識的密集性也要求更高，在經(jīng)濟形勢的發(fā)展中，也呈現(xiàn)了多元化。但是行業(yè)的多元化，在行政管理中卻沒有得到更好的體現(xiàn)，仍舊用陳舊的管理制度在進行管理，這大大的阻礙了現(xiàn)代醫(yī)院的行政管理工作。在醫(yī)院行政管理工作的復雜性上，主要還是通過一些部隊的轉職干部在這方面進行的管理。2. 醫(yī)院行政管理中存在問題的對策2. 1.發(fā)揮醫(yī)院行政管理的職能在醫(yī)院面臨各項機遇以及渠道進行行政管理人員的培訓，確保其在定期的管理方面，能夠得到有效的提高。在進行醫(yī)院的管理工作方面，針對管理人員的自身進行響應的能力培訓，能夠很好的實施全方位的培訓，這樣能夠更好的發(fā)揮自身的醫(yī)院行政管理。2

7、.2. 提升醫(yī)院自身的行政管理人員的相關職業(yè)素質在進行醫(yī)院的行政管理中，其相關的工作人員的人員素質方面，是影響整體工作的主要根源，只有能夠更好的發(fā)揮其中的作用，才能夠更好的保證醫(yī)院在進行行政管理工作中的各項機能。面對管理中的各項事務證明，通過實施各項調節(jié)，來進行組織上的探索，從而達到管理上的更加完善。我們通過實踐證明，一名管理人員的管理能力，往往決定了行政機構在進行這一任務管理中的主要運行。而行政管理中的權利和非權力機構，在影響因素上，還有一定的不同。所以在進行工作現(xiàn)狀的研究中，我們針對現(xiàn)代知識經(jīng)濟方面的道德品質研究，則需要進行工作人員的個人素質培養(yǎng)上。2. 3.健全獎勵機制激發(fā)管理者的工作積

8、極性在醫(yī)院的行政管理機構中，適當?shù)倪M行顯示工作和生活方面的調整，這樣對于醫(yī)院負責人的實際實施中，只有在精神和物質上進行雙重鼓勵，才能夠更好的保證其工作的積極性。例如在進行管理者的福利待遇中，通過工作的業(yè)績和員工的評定上，進行額外的獎金鼓勵和先進個人名譽獎勵，對于行政管理人員的積極性上，都能夠很好的促進其發(fā)展。2. 4.明確行政管理人員的職責所在應當及早的明確行政管理人員在醫(yī)院工作的職責，這樣能夠更好的明確其執(zhí)行目的。在進行自身的工作搞好基礎上，通過責任和權利上進行把握，在維持過去的上下極命令配合的基礎上，能夠更好的完成兩方之間的配合，這樣對于自身的工作要求上，能夠更好的完成自身的管理任務。在進

9、行醫(yī)院的管理工作上，我們針對大眾默認的人權問題和相應的理念問題進行適當?shù)膿袢?，這樣對于整體的管理能夠更加的精確的完成管理中的各項職能問題。3. 公文流轉3.1.原始審批流程及問題公文流轉是辦公文件從擬稿到歸檔并在各職能部門之間逐級審批的流轉過程。在系統(tǒng)未上線時以某科室立項審批流程為例：首先申請人草擬立項申請書，打印出來給科主任批閱，若科主任不同意則重新擬稿，如果批閱通過則將批件遞到院長辦公室人員審核，院長秘書會將批件分發(fā)到分管副院長處批閱，副院長批閱后再交給秘書，秘書再轉給主管院長批閱，批閱通過后再由院長辦公室分發(fā)到相關職能科室備案，同時通知申請人立項己批。以往口常公文處理在醫(yī)院的行政工作中是

10、一項繁雜而重要的工作，很可能會因為個人文件管理不當，產(chǎn)生文書遺失，過時而未批閱，或者上級領導出差在外，無法及時批閱等狀況。傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)文件是一份份厚重的文件檔案及各種紙質文件，要查詢一份有效的歷史數(shù)據(jù)就要到歸檔文件的部門，再去查詢歸檔的日期，找到歸檔的文件，耗時又煩瑣。3. 2.系統(tǒng)實施后流程分析公文流轉的模式一般可歸納為以下4種：直流模式、分流模式、合流模式和回流模式。3. 2.1.直流模式是最簡單的流轉模式，表示文檔在人員之間一對一的傳送，通常用于申請審批類流程，如一份開展新醫(yī)療項目的申請經(jīng)臨床科室主任批示后直接交給醫(yī)務部主任處理。3. 2.2.分流模式表示醫(yī)院中人員之間一對多的傳送，

11、比如上級醫(yī)療管理部門發(fā)的文件讓各職能科室主任閱讀。3. 2.3.合流模式表示醫(yī)院中人員之間的多對一的送達，如醫(yī)院院長辦公室主任分發(fā)給多個職能科室主任的文件經(jīng)不同的科主任處理完成后匯總給院長進行查看批示。3. 2.4.回流模式表示公文流轉過程中可能會出現(xiàn)的退回、重做等情況，從而在流程中形成回路，這種情況也十分常見。這些最基本的流進行一定的排列可形成更復雜的流，進一步提高公文流轉的科學化、制度化、規(guī)范化水平。系統(tǒng)運行后公文審批的流程變得透明化、簡易化，提高了效率。再以立項審批流程為例：首先申請人在系統(tǒng)提交立項申請表單，系統(tǒng)將申請流轉給科主任審批，在規(guī)定的時間內科主任批閱流程，同意后轉給院長辦公室秘

12、書中轉，院長辦公室秘書將批文轉至分管副院長審批，分管副院長批閱后由系統(tǒng)轉至院長審批，院長批準后回傳給院長辦公室秘書分發(fā)，最后將文檔歸檔。引入系統(tǒng)后，流程再造的效果如下： 電子化審批：審批過程規(guī)范，無須往返來回，效率顯著提高； 流程信息透明化：領導審閱情況、批示情況、批示時間一目了然； 流程數(shù)據(jù)統(tǒng)計：為流程優(yōu)化和改進，以及各種考核提供數(shù)據(jù)支持； 審批流程自由定義以及解決了多身份情況下的流程問題； 讓醫(yī)院公文處理人員從長期繁雜的文件辦公事務中解放出來，大大提高了工作效率并降低了行政成本。4. 信息溝通4. 1.溝通現(xiàn)象及問題溝通不暢問題存在于部門之間、員工之間。以下達通知或公告為例，之前的做法是在

13、宣傳欄張貼通知，如果遇到緊急通知則要打印多份，讓工作人員派到各個科室的負責人手上，再由負責人傳達到其所在科室的所有人，這樣存在信息傳遞延遲的問題，而且還不能保證覆蓋所有相關人員。同時，還存在信息送達狀態(tài)不可預知的問題，當通知和公告?zhèn)鬟f出去后，無法知道查看信息的具體人數(shù)，溝通效果大打折扣。4. 2.系統(tǒng)功能0A系統(tǒng)上線后，系統(tǒng)可實現(xiàn)以下功能：4. 2.1.重大通知可通過通知公告宣布每個職能部門、臨床科室都建立了一個“頻道”，以及一個或多個“欄目”，通過權限控制，讓每個科室自行發(fā)布通知、公告、新聞等信息，重要信息自動推送到醫(yī)院門戶網(wǎng)站首頁的相關欄目。推送到網(wǎng)站首頁的內容需經(jīng)過審批流程，一般由宣傳科

14、負責審核內容。4. 2.2.個人與個人可傳閱信息傳閱信息是指某個用戶發(fā)送信息內容給其他多個用戶，信息可包含文件附件，傳閱類似于郵件，參與傳閱的人都可以看到每個人對傳閱內容的狀態(tài)，狀態(tài)分為未開封、己開封和己閱3種： 未開封：表示此人未查看信息； 己開封：表示此人已查看信息，但未發(fā)表意見； 已閱：是在已開封的基礎上發(fā)表意見。這種溝通方式用于一對多溝通，同時還可了解溝通對象的意見。4. 2.3.即時消息提醒功能即時消息提醒是當用戶向多個用戶發(fā)送信息提醒，系統(tǒng)會向接收用戶彈出提醒框，接收用戶還能即時回復信息，這種溝通方式與傳閱有些類似，但區(qū)別在于傳閱有單獨的界面查看每個用戶的回復，而即時消息則沒有。4

15、. 2.4.對話功能對話指的是一個用戶發(fā)起給另一個用戶溝通的邀請，接收方同意邀請后，兩個用戶會在同一個界面上進行即時溝通，和目前流行的即時通訊工具類似。4. 2.5.短信通知上述幾種溝通方式都是需要用戶登錄0A系統(tǒng)后才能查看到相關的信息，而大部分時間醫(yī)院的用戶都不會長期在線，所以如果有緊急通知，則需要通過0A配置的短信網(wǎng)關通道將信息發(fā)送到指定用戶的手機上，短信通知需要付出短信費用，非緊急情況不會使用。信息系統(tǒng)保證了溝通的有效性，降低了溝通中出錯的機會，從而有效地降低了醫(yī)院的行政管理成本。5. 資源管理5. 1.組織架構管理組織架構信息是審批流程的基礎。比如在醫(yī)院中臨床科室的某項業(yè)務，先由科主任

16、審批，再經(jīng)大科主任審批，然后再經(jīng)分管院長審批。這項業(yè)務的審批就需要醫(yī)院組織架構信息的支撐，工作流引擎根據(jù)組織架構信息將一項業(yè)務自動推送到相應領導處進行審批。如果組織架構信息不完整或者有錯誤，那么這項業(yè)務的審批流程就走不下去。其次，醫(yī)院組織架構信息也是權限管理的基礎。比如，在考勤管理中不能操作其他科室的考勤，在薪資模塊中部門負責人可查看本部門人員的薪資數(shù)據(jù)，諸如此類的權限控制要求都依托于醫(yī)院組織架構信息。5. 2.會議管理2.1.原會議安排流程及問題原申請會議流程：職能部門填寫會議申請單提交到辦公室，內容包括會議地點、會議時間、與會人員、會議內容。然后由辦公室審核，需查詢相同時間內同一會議室是否

17、已被占用。在會議結束后會議記錄員要提交紙質會議紀要到辦公室。上級領導審核會議紀要，不合格退回會議記錄員處。領導審核會議紀要后，撰寫人復印會議紀要，發(fā)送會議紀要給各個與會人員。會議流程結束，相關資料由辦公室歸檔。醫(yī)院的會議存在著會議室管理難、效率低、記錄離散等問題： 會議室管理難：是因為會議室占用信息不透明，會議申請者無法及時知道會議室的使用情況，通常需要詢問相關管理部門，而管理部門也有可能出現(xiàn)安排會議出現(xiàn)沖突的現(xiàn)象； 效率低：表現(xiàn)在會議申請到審批下來的過程長，同時會議日程無法提前告知參會者，讓參會者準備不足，往往出現(xiàn)在會議上詢問一些基本的問題，導致會議效率低下； 記錄離散：表現(xiàn)為會議紀要不能集

18、中保存和查閱，會議主辦科室提交會議紀要時間差異很大，甚至有不提交的現(xiàn)象。5. 2.2,系統(tǒng)實施后流程分析通過0A系統(tǒng)填寫會議申請單提交到辦公室，內容包括會議地點、會議時間、與會人員、會議內容、記錄人、主持人、經(jīng)手人。辦公室通過系統(tǒng)審核。審核后自動發(fā)布會議通知，與會人員上系統(tǒng)后將收到通知。會議結束后會議記錄員在系統(tǒng)上提交會議紀要，自動提交到上級領導處審核。上級領導審核會議紀要，不合格退回會議記錄員處。發(fā)布會議紀要給各個與會人員。會議流程歸檔。5. 2.3.系統(tǒng)功能會議申請、審批、通知與會人員、撰寫會議紀要、會議紀要審核與發(fā)布都在線上完成，使整個會議管理流程透明化。直觀監(jiān)控會議室某段日期內使用情況，會議沖突自動檢測。能夠一次申請多時段的會議。能夠查詢單日會議室使用情況。5. 3.車輛管理3.1.原車輛管理流程及問題原車輛管理流程：填寫車輛使用申請單，內容包括：使用時間、需載人數(shù)、是否需要回程等內容。將申請單提交到本科上級領導處審核，領導審核并簽字。然后將申請表發(fā)還申請人處。提交申請單到車隊。