多媒體會(huì)議室使用管理辦法

1、多媒體會(huì)議室使用管理辦法（暫行）一、目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確 各部門(mén)使用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程，現(xiàn)作如下規(guī)定：二、范圍本辦法適用于公司多媒體會(huì)議室和視頻會(huì)議室的使用。會(huì)議室用途分為：公司會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談以 及適合在會(huì)議室舉辦的小型文化活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等。三、職責(zé)會(huì)議室由后勤部管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、 安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理。四、內(nèi)容1、部門(mén)或個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí)， 需向后勤部提出申請(qǐng)并填寫(xiě)會(huì)議室使用登記表，經(jīng)后勤部準(zhǔn)許后方可使用。緊急會(huì)議使 用會(huì)議室，必須經(jīng)后勤部經(jīng)理同意后使用。 若遇特殊情況需使用 會(huì)議室超過(guò)一周

2、或節(jié)假日使用， 需提前半天提交會(huì)議室使用申 請(qǐng)表或在企業(yè)微信賬號(hào)線(xiàn)上審批板塊填寫(xiě)會(huì)議室申請(qǐng)，同意申請(qǐng)后領(lǐng)用會(huì)議室鑰匙備用，并于工作日及時(shí)歸還。2、使用原則：會(huì)議室使用需遵循先申請(qǐng)、后使用；按申請(qǐng)的先 后順序使用；先緊急后一般、先全局后部門(mén)的原則。遇公司緊急或重大的會(huì)議，已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人， 在不能調(diào)換的 情況下，部.門(mén)或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議。3、如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng)，再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。4、部門(mén)及個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，并開(kāi)始使用。超 過(guò)10分鐘未到達(dá)會(huì)議室的，后勤部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作 安排。5、部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，不許超時(shí)使用。如 需延長(zhǎng)

3、使用時(shí)，請(qǐng)及時(shí)通知后勤部，如在緊急的時(shí)間段內(nèi)已安排 了給其他部門(mén)或個(gè)人使用，超時(shí)使用的部門(mén)或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì) 議室，終止使用該會(huì)議室。6、使用視頻會(huì)議室時(shí)由申請(qǐng)部門(mén)參會(huì)人員檢查視頻設(shè)備并調(diào)試，自行組織和記錄；集團(tuán)會(huì)議或領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議由后勤部調(diào)試、記錄。7、部門(mén)或個(gè)人因會(huì)議需要拍照、攝像、錄音等記錄工作的須提 前書(shū)面申請(qǐng)；需要與會(huì)人員席卡制作擺放的，須提前半天時(shí)間提 供名單及座次順序；如有特殊接待需要瓶裝水、鮮花、水果，提供橫幅、等制作類(lèi)物資的須由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字， 并給予綜合門(mén)準(zhǔn)備 時(shí)間保證及時(shí)供應(yīng)。8 任何部門(mén)或個(gè)人在使用會(huì)議室期間， 必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)備 設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自

4、移動(dòng)設(shè)備。嚴(yán)禁私自 調(diào)動(dòng)設(shè)置音響、投影等多媒體設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備 損壞，須照價(jià)賠償。9、未經(jīng)允許，任何部門(mén)與個(gè)人不得擅自使用會(huì)議室、不得擅自 挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會(huì)議室內(nèi)物品， 需得到后勤部部門(mén)經(jīng)理許可，借用完畢后，需及時(shí)歸還。10、會(huì)議室使用期間，使用部門(mén)或個(gè)人不能嬉戲打鬧影響他人正 常辦公；.不允許有吸煙、亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務(wù)必 將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原；關(guān)閉投影儀、空 調(diào)、門(mén)窗，確保各種電器斷電，室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障 和公物損壞應(yīng)及時(shí)告知后勤部，以便及時(shí)修理。五、申請(qǐng)流程1、 部門(mén)或個(gè)人到后勤部查詢(xún)會(huì)議室的使用

5、狀況； 部門(mén)或個(gè)人向 后勤部申請(qǐng)并提出使用會(huì)議室的相關(guān)要求， 在會(huì)議室使用登記 表登記；連續(xù)使用時(shí)間超過(guò)一周或周六日使用，提前半天提交會(huì)議室使用申請(qǐng)表，領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙備用，并于工作日及時(shí) 歸還。2、后勤部根據(jù)部門(mén)或個(gè)人的申請(qǐng)需求作出安排；3、部門(mén)或個(gè)人按時(shí)間使用會(huì)議室。六、使用流程1、使用1）部門(mén)或個(gè)人按本辦法使用會(huì)議室；2）部門(mén)會(huì)議自行安排會(huì)務(wù)工作，總經(jīng)理辦公會(huì)、重大決策會(huì)后 勤部協(xié)助安排會(huì)務(wù)工作。2、交還1）部門(mén)或個(gè)人使用完畢后，后勤部檢查會(huì)議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定 使用的，及時(shí)要求部門(mén)或個(gè)人改正；2）如部門(mén)或個(gè)人拒絕改正，后勤部經(jīng)理將作出出處罰通告，對(duì) 部門(mén)或個(gè)人作出處罰。會(huì)議室使用流程圖案:填寫(xiě)登記表領(lǐng)取鑰匙使用會(huì)議室檢查清理歸還確認(rèn)填寫(xiě)會(huì)議室使用申請(qǐng)表部門(mén)經(jīng)理簽字綜合部經(jīng)理簽綜合部登使用會(huì)議室 檢查清理歸還確認(rèn).附件：a）會(huì)議室使用申請(qǐng)表b）會(huì)議室使用登記表會(huì)議室使用申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)使用時(shí)間會(huì)議主題擬用設(shè)備其它需求參加人數(shù)申請(qǐng)人申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理后勤部意見(jiàn)會(huì)議室使用登記表使用日