多媒體會議室使用管理辦法

1、多媒體會議室使用管理辦法（暫行）一、目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確 各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程，現(xiàn)作如下規(guī)定：二、范圍本辦法適用于公司多媒體會議室和視頻會議室的使用。會議室用途分為：公司會議、部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談以 及適合在會議室舉辦的小型文化活動、競賽活動等。三、職責(zé)會議室由后勤部管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、 安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理。四、內(nèi)容1、部門或個人需要使用會議室時， 需向后勤部提出申請并填寫會議室使用登記表，經(jīng)后勤部準(zhǔn)許后方可使用。緊急會議使 用會議室，必須經(jīng)后勤部經(jīng)理同意后使用。 若遇特殊情況需使用 會議室超過一周

2、或節(jié)假日使用， 需提前半天提交會議室使用申 請表或在企業(yè)微信賬號線上審批板塊填寫會議室申請，同意申請后領(lǐng)用會議室鑰匙備用，并于工作日及時歸還。2、使用原則：會議室使用需遵循先申請、后使用；按申請的先 后順序使用；先緊急后一般、先全局后部門的原則。遇公司緊急或重大的會議，已申請使用會議室的部門或個人， 在不能調(diào)換的 情況下，部.門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議。3、如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。4、部門及個人應(yīng)在所預(yù)約的時間到達(dá)會議室，并開始使用。超 過10分鐘未到達(dá)會議室的，后勤部有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作 安排。5、部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，不許超時使用。如 需延長

3、使用時，請及時通知后勤部，如在緊急的時間段內(nèi)已安排 了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會 議室，終止使用該會議室。6、使用視頻會議室時由申請部門參會人員檢查視頻設(shè)備并調(diào)試，自行組織和記錄；集團(tuán)會議或領(lǐng)導(dǎo)參加的會議由后勤部調(diào)試、記錄。7、部門或個人因會議需要拍照、攝像、錄音等記錄工作的須提 前書面申請；需要與會人員席卡制作擺放的，須提前半天時間提 供名單及座次順序；如有特殊接待需要瓶裝水、鮮花、水果，提供橫幅、等制作類物資的須由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字， 并給予綜合門準(zhǔn)備 時間保證及時供應(yīng)。8 任何部門或個人在使用會議室期間， 必須愛護(hù)會議室的設(shè)備 設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自

4、移動設(shè)備。嚴(yán)禁私自 調(diào)動設(shè)置音響、投影等多媒體設(shè)備。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備 損壞，須照價賠償。9、未經(jīng)允許，任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自 挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室內(nèi)物品， 需得到后勤部部門經(jīng)理許可，借用完畢后，需及時歸還。10、會議室使用期間，使用部門或個人不能嬉戲打鬧影響他人正 常辦公；.不允許有吸煙、亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務(wù)必 將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原；關(guān)閉投影儀、空 調(diào)、門窗，確保各種電器斷電，室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障 和公物損壞應(yīng)及時告知后勤部，以便及時修理。五、申請流程1、 部門或個人到后勤部查詢會議室的使用

5、狀況； 部門或個人向 后勤部申請并提出使用會議室的相關(guān)要求， 在會議室使用登記 表登記；連續(xù)使用時間超過一周或周六日使用，提前半天提交會議室使用申請表，領(lǐng)取會議室鑰匙備用，并于工作日及時 歸還。2、后勤部根據(jù)部門或個人的申請需求作出安排；3、部門或個人按時間使用會議室。六、使用流程1、使用1）部門或個人按本辦法使用會議室；2）部門會議自行安排會務(wù)工作，總經(jīng)理辦公會、重大決策會后 勤部協(xié)助安排會務(wù)工作。2、交還1）部門或個人使用完畢后，后勤部檢查會議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定 使用的，及時要求部門或個人改正；2）如部門或個人拒絕改正，后勤部經(jīng)理將作出出處罰通告，對 部門或個人作出處罰。會議室使用流程圖案:填寫登記表領(lǐng)取鑰匙使用會議室檢查清理歸還確認(rèn)填寫會議室使用申請表部門經(jīng)理簽字綜合部經(jīng)理簽綜合部登使用會議室 檢查清理歸還確認(rèn).附件：a）會議室使用申請表b）會議室使用登記表會議室使用申請表申請部門使用時間會議主題擬用設(shè)備其它需求參加人數(shù)申請人申請部門經(jīng)理后勤部意見會議室使用登記表使用日