企業(yè)檔案工作規(guī)范解讀

1、 省檔案局標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)處 汪海峰2012年6月5日企業(yè)檔案工作規(guī)范解讀主要內(nèi)容一、概述二、企業(yè)檔案工作組織三、企業(yè)檔案工作制度四、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作五、企業(yè)檔案信息化建設(shè)六、企業(yè)檔案工作設(shè)施設(shè)備1.1.企業(yè)檔案企業(yè)檔案2.2.企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案工作3.3.企業(yè)檔案工作基本要求企業(yè)檔案工作基本要求1.1.組織系統(tǒng)建設(shè)組織系統(tǒng)建設(shè)2.2.企業(yè)管理職責(zé)企業(yè)管理職責(zé)3.3.企業(yè)部門職責(zé)企業(yè)部門職責(zé)4.4.企業(yè)檔案部門職責(zé)企業(yè)檔案部門職責(zé)5.5.檔案人員要求檔案人員要求1.1.工作規(guī)章工作規(guī)章2.2.管理制度管理制度3.3.業(yè)務(wù)規(guī)范業(yè)務(wù)規(guī)范1.1.企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)2.2.文件的

2、形成、積累文件的形成、積累3.3.文件整理與歸檔文件整理與歸檔4.4.檔案收集工作檔案收集工作5.5.檔案整理工作檔案整理工作6.6.檔案保管工作檔案保管工作7.7.檔案鑒定工作檔案鑒定工作8.8.檔案統(tǒng)計(jì)工作檔案統(tǒng)計(jì)工作9.9.檔案利用工作檔案利用工作1.1.檔案信息化的目標(biāo)與原則檔案信息化的目標(biāo)與原則2.2.電子文件的歸檔電子文件的歸檔3.3.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化4.4.電子檔案的保管電子檔案的保管5.5.檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)6.6.檔案管理系統(tǒng)軟件檔案管理系統(tǒng)軟件1.1.檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房2.2.業(yè)務(wù)技術(shù)用房業(yè)務(wù)技術(shù)用房3.3.閱覽及陳列室（展覽室）閱覽及陳列室（展

3、覽室）4.4.檔案裝具檔案裝具5.5.保護(hù)設(shè)備保護(hù)設(shè)備6.6.技術(shù)設(shè)備技術(shù)設(shè)備 一、概述（一）企業(yè)檔案（二）企業(yè)檔案工作（三）企業(yè)檔案工作基本要求（一）企業(yè)檔案1.檔案 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。 DA/T 12000 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)2.企業(yè)檔案 企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。保存價(jià)值的各種形式的文件。 DA/T 422009 企業(yè)檔案工作規(guī)范 企業(yè)檔案構(gòu)成經(jīng)營(yíng)管理生產(chǎn)管理行政管理黨群管理產(chǎn)品生產(chǎn)科研開發(fā)項(xiàng)目建設(shè)設(shè)備儀器會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)職工管理文書檔案科技檔案會(huì)計(jì)檔案人事檔

4、案聲像檔案實(shí)物檔案電子檔案（二）企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案工作規(guī)范3.2： 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)。企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)。 由于企業(yè)檔案來(lái)源的廣泛性、形成文件的前端性、檔案作用的持久性以及法規(guī)要求其真實(shí)性，因而“企業(yè)檔案工作”不僅是指檔案人不僅是指檔案人員的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，而是從廣義上必須包括文件形成者和領(lǐng)導(dǎo)員的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，而是從廣義上必須包括文件形成者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任的責(zé)任。所以，規(guī)范中“企業(yè)檔案工作”突出說(shuō)明和強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)依照檔案法及國(guó)家有關(guān)檔案工作的一系列法規(guī)、規(guī)章應(yīng)履行的職責(zé)和活動(dòng)，包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)責(zé)檔案工作的組織建設(shè)、制度建設(shè)，企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中的對(duì)文件形成、積累

5、、整理和歸檔責(zé)任，以及滿足歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要求的全員責(zé)任。（三）企業(yè)檔案工作基本要求1.企業(yè)檔案的性質(zhì) 企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分2.企業(yè)檔案工作的作用 企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作3.企業(yè)檔案工作管理體制 企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)4.企業(yè)檔案工作的目標(biāo)，方法、技術(shù)和手段，任務(wù) 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過(guò)資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)5.企業(yè)依法管理檔案的

6、責(zé)任 企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全（總則）（總則）二、企業(yè)檔案工作組織1.組織系統(tǒng)建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置檔案人員配備檔案工作體系2.企業(yè)管理職責(zé)3.企業(yè)部門職責(zé)4.企業(yè)檔案部門職責(zé)5.檔案人員要求為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障；為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障；將檔案管理的有關(guān)工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行將檔案管理的有關(guān)工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行考核考核；采取必要的措施確保檔案的完整準(zhǔn)確系統(tǒng)和安全；采取必要的措施確保檔案的完整準(zhǔn)確系統(tǒng)和安全；在產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)時(shí)做好檔案的處置；在產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)時(shí)做好檔案的處置；對(duì)檔案管理獎(jiǎng)成績(jī)、懲損失。對(duì)檔案管理獎(jiǎng)成績(jī)、懲損失。部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任；的

7、責(zé)任；文件形成者文件形成者的責(zé)任；的責(zé)任；專兼職檔案員專兼職檔案員的責(zé)任；的責(zé)任；職能或承辦部門職能或承辦部門的責(zé)任。的責(zé)任。應(yīng)在三個(gè)層次確定檔案工作負(fù)責(zé)人：應(yīng)在三個(gè)層次確定檔案工作負(fù)責(zé)人：企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)各職能或承辦部門、項(xiàng)目工作部門負(fù)責(zé)人各職能或承辦部門、項(xiàng)目工作部門負(fù)責(zé)人檔案部門的負(fù)責(zé)人檔案部門的負(fù)責(zé)人企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)：企業(yè)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)：檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；規(guī)模規(guī)模較小較小的企業(yè)或有些專業(yè)需要的企業(yè)，的企業(yè)或有些專業(yè)需要的企業(yè)，可指定相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能；可指定相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能；有條件的有條件的大

8、型大型企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)檔案館。企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)檔案館。企業(yè)應(yīng)配備企業(yè)應(yīng)配備專職專職檔案人員；檔案人員；企業(yè)各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或企業(yè)各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職兼職檔案人員；檔案人員；企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定穩(wěn)定。 增強(qiáng)全員檔案意識(shí)和檔案法制觀念，明確崗位職責(zé)，落實(shí)責(zé)任，兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲。模式一企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)或總工程師或總工程師辦公室辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人檔案部門檔案部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職檔案員兼、專職檔案員企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職檔案員兼、專職檔案員企業(yè)企業(yè)分公司分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職檔案員

9、兼、專職檔案員企業(yè)企業(yè)分公司分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人檔案部門檔案部門模式二企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)檔案館企業(yè)檔案館企業(yè)內(nèi)設(shè)企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職兼、專職檔案員檔案員企業(yè)內(nèi)設(shè)企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職兼、專職檔案員檔案員企業(yè)內(nèi)設(shè)企業(yè)內(nèi)設(shè)職能部門職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人兼、專職兼、專職檔案員檔案員企業(yè)企業(yè)分公司分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人檔案部門檔案部門企業(yè)企業(yè)分公司分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人檔案部門檔案部門企業(yè)企業(yè)分公司分公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人檔案部門檔案部門企業(yè)檔案部門職責(zé)1.統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)企業(yè)檔

10、案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。3.指導(dǎo)企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。4.監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。5.依照有關(guān)規(guī)定向國(guó)家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。三、企業(yè)檔案工作制度 1.工作規(guī)章 2.管理制度 3.業(yè)務(wù)規(guī)范企業(yè)檔案工作企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制崗位責(zé)任制企業(yè)檔案工作規(guī)定企業(yè)檔案工作規(guī)定檔案工作責(zé)任追究制度檔案工作責(zé)任追究制度檔案管理應(yīng)急預(yù)案檔案管理應(yīng)急預(yù)案文件歸檔制度文件歸檔制度檔案保管制度檔案保管制度檔案鑒定銷毀制度檔案鑒定銷毀制度檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案利用制度檔案利用制度檔案保密制度檔案

11、保密制度電子檔案管理制度電子檔案管理制度檔案管理系統(tǒng)操作制度檔案管理系統(tǒng)操作制度文件、檔案整理規(guī)范文件、檔案整理規(guī)范檔案分類方案檔案分類方案文件歸檔范圍和保管期限表文件歸檔范圍和保管期限表特殊載體檔案管理規(guī)范特殊載體檔案管理規(guī)范企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、各職能部門（項(xiàng)檔案部門負(fù)責(zé)人、各職能部門（項(xiàng)目）分管負(fù)責(zé)人、檔案部門專職檔目）分管負(fù)責(zé)人、檔案部門專職檔案人員、各部門兼職檔案人員、有案人員、各部門兼職檔案人員、有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和管理人員職責(zé)關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和管理人員職責(zé)以企業(yè)名義制定以企業(yè)名義制定以主管檔案工作的職能部門名義制定以主管檔案工作的

12、職能部門名義制定以檔案部門名義制定以檔案部門名義制定企業(yè)檔案工作規(guī)定（示例）第一章 總則第二章 檔案管理體制與人員配備第三章 企業(yè)文件材料形成、積累與歸檔要求第四章 檔案整理第五章 檔案保管保密第六章 檔案鑒定與銷毀第七章 檔案統(tǒng)計(jì)第八章 檔案信息開發(fā)利用第九章 檔案現(xiàn)代化管理第十章 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置 第十一章 獎(jiǎng)勵(lì)與處分第十二章 附則四、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作1.企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)2.文件的形成、積累3.文件整理與歸檔4.檔案收集工作5.檔案整理工作6.檔案保管工作7.檔案鑒定工作8.檔案統(tǒng)計(jì)工作9.檔案利用工作1.企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng) 企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有機(jī)組成部分（1

13、）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等管理部門本職工作的組成部分。（2）做好文件形成及其管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)及其管理人員的職責(zé)。 （3）檢查、指導(dǎo)文件的形成及管理是檔案部門和檔案人員的職責(zé)。1.企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)l “三納入” 企業(yè)檔案工作應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。l “四參加” 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。l “四同時(shí)” 企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒

14、定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)作好項(xiàng)目文件歸檔交接。2.文件的形成、積累“文件的檔案化管理”前端控制 從檔案管理的角度對(duì)文件在形成階段就提出“檔案化”的管理要求。 體現(xiàn)在兩個(gè)方面： 文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式； 文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。檔案字跡耐久性3.文件整理與歸檔（1）文件整理文件整理（立卷）的原則文件整理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求 管理類文件的整理應(yīng)該符合文書檔案案卷格式GB/T 9705和歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22的要求； 科技文件的整理應(yīng)該符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T 1

15、1822的要求； 基本建設(shè)項(xiàng)目文件的整理應(yīng)該符合或可以參照國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 28的要求； 會(huì)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合會(huì)計(jì)檔案管理辦法財(cái)會(huì)字199832號(hào)文件的要求；3.文件整理與歸檔（1）文件整理文件整理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求 職工文件的整理應(yīng)該符合企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定勞力字199233號(hào)文件的要求； 照片文件的整理應(yīng)該符合照片檔案管理規(guī)范GB/T 11821的要求； 錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件的整理應(yīng)該符合磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T 15的要求； 電子文件的整理應(yīng)該符合電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 18894和公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T 3

16、2的要求； 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求GB/T 17678.1的要求。3.文件整理與歸檔（2）文件歸檔范圍歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)、直至注銷的各個(gè)階段、各種載體形式各個(gè)階段、各種載體形式的文件，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程。u歸檔文件的主要來(lái)源：本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件。u歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點(diǎn)和主要活動(dòng)。3.文件整理與歸檔（2）文件歸檔范圍 附錄A以生

17、產(chǎn)型工業(yè)企業(yè)為藍(lán)本制定，不作為企業(yè)檔不作為企業(yè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)案的分類標(biāo)準(zhǔn)。各類企業(yè)應(yīng)該在制訂歸檔范圍時(shí)，重點(diǎn)列出能夠反映本企業(yè)特點(diǎn)的文件材料。 建筑安裝企業(yè)，建筑安裝企業(yè)，以工程項(xiàng)目為單位的成套性成套性特點(diǎn)較為突出；由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時(shí)間較長(zhǎng)，合同類文件一般都需要較長(zhǎng)的保管期限。 企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布或通過(guò)其他形式發(fā)布周知。 企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修訂。3.文件整理與歸檔（3）文件歸檔時(shí)間定期歸檔定期歸檔典型形式典型形式 按年度歸檔 按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔 按工作階段歸檔 管理類、科技類、會(huì)計(jì)類等文件適用隨時(shí)歸檔隨時(shí)歸檔補(bǔ)充形式補(bǔ)充形

18、式 臨時(shí)歸檔 即時(shí)歸檔 產(chǎn)品更新、項(xiàng)目改擴(kuò)建、設(shè)備開箱等文件適用 需要嚴(yán)加控制的核心文件（企業(yè)核心檔案資源）；機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件；與企業(yè)利益密切相關(guān)的外來(lái)文件等。 3.文件整理與歸檔（4）文件歸檔要求應(yīng)實(shí)行部門整理、立卷；歸檔文件的質(zhì)量；歸檔原件；非紙質(zhì)文件和外文材料；歸檔文件的份數(shù)；合作項(xiàng)目文件；填寫檔案交接登記表。檔案交接登記表移交時(shí)間：移交部門：移交人簽名：接收人簽名：4.檔案收集工作兩個(gè)要求：兩個(gè)要求：l 認(rèn)真做好文件歸檔的交接工作；認(rèn)真做好文件歸檔的交接工作；l 企業(yè)應(yīng)該接收檔案與收集資料的范圍。企業(yè)應(yīng)該接收檔案與收集資料的范圍。 收集工作有兩種形式：收集工作有兩種形式： 一

19、是對(duì)內(nèi)收集。一是對(duì)內(nèi)收集。即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料；門形成的文件材料； 二是對(duì)外收集。二是對(duì)外收集。即企業(yè)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策和規(guī)定，對(duì)外單即企業(yè)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策和規(guī)定，對(duì)外單位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購(gòu)買或接收。位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購(gòu)買或接收。5.檔案整理工作（1）區(qū)分全宗（2）分類方案制定（3）類別號(hào)設(shè)定（4）檔案排列（5）檔號(hào)編制（6）互見號(hào)填寫（7）檔案編目（8）建立全宗卷5.檔案整理工作（1）區(qū)分全宗企業(yè)變動(dòng)與全宗劃分的幾種情況：一個(gè)企業(yè)分成兩個(gè)或兩個(gè)以上企業(yè)的情況（一分為二）（一分為二） 兩個(gè)或兩個(gè)以上的企業(yè)

20、合并為一個(gè)企業(yè)的情況（合二為一）（合二為一）由企業(yè)內(nèi)部的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)改變成為一個(gè)獨(dú)立的企業(yè)的情況（由內(nèi)變外）（由內(nèi)變外）由一個(gè)獨(dú)立的企業(yè)改變?yōu)槟骋黄髽I(yè)內(nèi)部的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的情況（由外變內(nèi)）（由外變內(nèi)）由于某種特殊原因，中斷了一段時(shí)間的工作，以后又恢復(fù)了正常的活動(dòng)的情況（中斷）（中斷） 僅僅是企業(yè)職能擴(kuò)大或縮小、企業(yè)名稱發(fā)生改變、企業(yè)隸屬關(guān)系發(fā)生改變等情況（更名）（更名）5.檔案整理工作（2）分類方案分類方法：按職能分類按年度分類按保管期限分類按組織機(jī)構(gòu)分類按問(wèn)題分類按專業(yè)分類按型號(hào)分類按項(xiàng)目分類按特征分類按載體分類一級(jí)類目（大類）設(shè)置管理類檔案科技類檔案二級(jí)及其以下類目設(shè)置會(huì)計(jì)檔案由編制說(shuō)明、類

21、目表、類別號(hào) 三部分組成產(chǎn)品、設(shè)備檔案科研、基建檔案5.檔案整理工作（3）類別號(hào)一級(jí)類目：黨群工作類A行政事務(wù)類B經(jīng)營(yíng)管理類C生產(chǎn)技術(shù)類D地質(zhì)勘探類E基本建設(shè)類F二級(jí)及以下類目：采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，科技類優(yōu)先采用項(xiàng)目代號(hào)（型號(hào)）?？茖W(xué)技術(shù)研究類G設(shè)備儀器類H產(chǎn)品類J會(huì)計(jì)類K職工管理類L特殊載體類M某企業(yè)檔案類目設(shè)置和代號(hào)5.檔案整理工作（4）檔案排列（5）檔號(hào)“全宗號(hào)分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）案卷號(hào)（或件號(hào)或盤、盒、張?zhí)枺?（6）互見號(hào)（7）編目（8）全宗卷“全宗的檔案”，不是全宗內(nèi)檔案的組成部分，應(yīng)統(tǒng)一保管、單獨(dú)編號(hào)，集中排列在企業(yè)檔案檢索工具之首。檔號(hào)示例 F 12 1 3基本建設(shè)類礦

22、建工程工程項(xiàng)目代號(hào)案卷順序號(hào)卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表互見號(hào)：互見號(hào)：說(shuō)明：說(shuō)明： 立卷人：立卷人： 年年 月月 日日 檢查人：檢查人： 年年 月月 日日檔檔號(hào)：號(hào)：M111115（照片）歸檔文件目錄案卷目錄卷內(nèi)目錄檔號(hào)檔號(hào)全宗卷主要內(nèi)容 檔案收集：檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來(lái)源和價(jià)值說(shuō)明等。 檔案整理：檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說(shuō)明、整理工作小結(jié)等。 檔案鑒定：檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊(cè)等。 檔案保管：檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報(bào)告

23、等。 檔案統(tǒng)計(jì)：檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。 檔案利用：檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說(shuō)明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。 檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說(shuō)明材料。6.檔案保管工作三個(gè)方面的要求：三個(gè)方面的要求：v 檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案?jìng)浞菀?；v 檔案修護(hù)要求；v 庫(kù)房管理要求。 “以防為主，防治結(jié)合”，確保檔案安全磁性載體文件的保管：磁性載體文件的保管： 防磁； 磁帶要平放； 定期檢查； 長(zhǎng)期不用的磁帶要防止相鄰磁

24、帶互相磁化； 要及時(shí)對(duì)磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。檔案密集架底圖柜防磁柜溫濕度控制116151411131210876542時(shí)間日期時(shí)間1718192021222425262723月年9相 對(duì)濕 度溫度溫度相 對(duì)濕 度記 錄 人記 錄 人溫濕度記錄表30292831日期3庫(kù) 別圖 B. 2溫 濕 度 登 記 表7.檔案鑒定工作（1）按鑒定時(shí)段包括：歸檔鑒定 到期鑒定 按鑒定內(nèi)容包括：價(jià)值鑒定 質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定（2）企業(yè)檔案部門對(duì)于歸檔鑒定要做的基本工作：u區(qū)分檔案與非檔案。u區(qū)分“永久”與“非永久”。u區(qū)分重要檔案和一般檔案。u區(qū)分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。u區(qū)分歸檔后會(huì)有動(dòng)態(tài)變

25、化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。u區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時(shí)保存一份紙質(zhì)檔案。 股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)檔案 資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍檔案 資質(zhì)、信用檔案 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全衛(wèi)生管理、企業(yè)社會(huì)責(zé)任等標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證檔案 知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密檔案 合同、協(xié)議檔案 反傾銷、索賠等檔案 勞動(dòng)人事與人力資源管理檔案7.檔案鑒定工作（3）規(guī)范對(duì)鑒定工作提出六條要求：v 企業(yè)應(yīng)成立鑒定組織； 管理類檔案鑒定，應(yīng)由相應(yīng)工作的企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)組織或參加； 科技類檔案鑒定，應(yīng)由總工程師組織或參加； 會(huì)計(jì)檔案鑒定，應(yīng)由總會(huì)計(jì)師組織或參加。v 根據(jù)文件內(nèi)容價(jià)值等確定企業(yè)檔案的保管期限；v 對(duì)企業(yè)檔案保管期限的劃分；v 對(duì)永

26、久檔案的界定；v 對(duì)定期檔案的界定；v 對(duì)到期檔案的鑒定銷毀。會(huì)計(jì)檔案管理辦法關(guān)于會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的規(guī)定第十條第十條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀： （一）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。 （二）單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。 （三）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。 （四）監(jiān)

27、銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。 第十一條第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。 正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。 8.檔案統(tǒng)計(jì)工作3 3款要求：款要求：u及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；u建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬； 檔案館（室）藏情況 年度入出庫(kù)情況 檔案利用情況 檔案專兼

28、職人員情況 檔案設(shè)施、設(shè)備情況 檔案銷毀情況u保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性。 進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析研究9.檔案利用工作款要求：款要求： 加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)； 分為手工檢索系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng) 檢索信息要覆蓋全部館（室）藏 檢索功能要匹配合理 設(shè)定利用者權(quán)限； 進(jìn)行利用登記； 采取多種方式； 編制各種實(shí)用匯編； 編寫初加工的專題材料； 編寫深加工的研究材料； 舉辦檔案陳列或展覽。檔 案 利 用 效 果 登 記 表利用效果利 用部 門利 用日 期利用者檔 號(hào)主 要內(nèi) 容用 途圖 B.5 檔 案 利 用 效 果 登 記 表五、企業(yè)檔案信息化建設(shè)1.檔案信息化的目標(biāo)與原則2.電子文件的歸檔3.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化4.電子檔案的保管5.檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)6.檔案管理系統(tǒng)軟件檔案利用網(wǎng)絡(luò)化檔案信息數(shù)字化檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)與管理并重檔案信息化與