辦公室工作實(shí)務(wù)2--3

1、L o g oL o g o 會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o第二章辦公室日常事務(wù)第二章辦公室日常事務(wù) 學(xué)習(xí)目標(biāo)v 知識(shí)點(diǎn)： 了解辦公室日常事務(wù)性工作的內(nèi)容 掌握日常事務(wù)性工作的操作規(guī)范和要求v 能力點(diǎn)： 掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法 能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)本級(jí)和上級(jí)組織領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖 了解相關(guān)辦事渠道，具備相應(yīng)的辦事能力v 素質(zhì)點(diǎn)： 培養(yǎng)忠于職守、樂于奉獻(xiàn)的職業(yè)道德素養(yǎng) 培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識(shí) 養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的辦公室工作習(xí)慣 會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o第三節(jié)第三節(jié) 辦公室的郵件處理工作辦公室

2、的郵件處理工作會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o 情景案例情景案例 周三上班，宏利公司秘書賈珊就發(fā)現(xiàn)今天工作很繁重。她迅速地開始工作，搞得手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒有完成。導(dǎo)致她今天工作忙亂的原因主要是今天辦公室的郵件收發(fā)處理工作很多：1、處理發(fā)給總經(jīng)理的函件，封面上有“急件”字樣；2、復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方；3、處理寄給人事部劉部長的包裹；4、處理市商業(yè)局發(fā)來的一份政策性文件，上面有總經(jīng)理的批辦意見：“交各部門負(fù)責(zé)人傳閱”；5、正在外地參加某商品交易會(huì)的副總打來電話，要求賈珊立即寄送本公司的一個(gè)商品的樣本過去；6、

3、處理一批收到的商業(yè)信函、若干封私人信件和報(bào)刊、小冊(cè)子等印刷材料；7、三個(gè)客戶的郵件需要在四小時(shí)內(nèi)回復(fù)，江蘇分公司催要廣告宣傳單等文字材料。會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o項(xiàng)目任務(wù)項(xiàng)目任務(wù)如果你是宏利公司的秘書賈珊，你將如何按照正常的程序和規(guī)范的要求處理今天郵件的收發(fā)工作而不致于影響其他工作？會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o任務(wù)分析任務(wù)分析 宏利公司秘書賈珊在周三這天上班時(shí)工作很忙亂，臨近下班也沒有完成宏利公司秘書賈珊在周三這天上班時(shí)工作很忙亂，臨近下班也沒有完成這一天的工作任務(wù)，主要是她沒有按照正常的程序和規(guī)范

4、的要求正確及時(shí)地這一天的工作任務(wù)，主要是她沒有按照正常的程序和規(guī)范的要求正確及時(shí)地處理今天的郵件收發(fā)工作，以致于影響了其它的工作，對(duì)于辦公室里那一大處理今天的郵件收發(fā)工作，以致于影響了其它的工作，對(duì)于辦公室里那一大堆需要處理的郵件，她應(yīng)該如何來做呢？堆需要處理的郵件，她應(yīng)該如何來做呢？首先首先，要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急。，要區(qū)別收發(fā)件的輕重緩急。應(yīng)該要重點(diǎn)處理有時(shí)間要求的函件，如寄給總經(jīng)理的急件、公司副總催要的應(yīng)該要重點(diǎn)處理有時(shí)間要求的函件，如寄給總經(jīng)理的急件、公司副總催要的商品樣本、客戶需要及時(shí)回復(fù)的電子郵件以及江蘇分公司催要的材料。在這商品樣本、客戶需要及時(shí)回復(fù)的電子郵件以及江蘇分公司催要的

5、材料。在這些收發(fā)件中又要根據(jù)函件的重要程度作出優(yōu)先與否的不同處理。些收發(fā)件中又要根據(jù)函件的重要程度作出優(yōu)先與否的不同處理。其次其次，要注，要注意公私函件的不同處理。收到的公函，如果沒有時(shí)間上的要求，可按正常的意公私函件的不同處理。收到的公函，如果沒有時(shí)間上的要求，可按正常的程序和規(guī)范來處理，該登記的要登記，送達(dá)的部門和人員要確定，如有傳閱程序和規(guī)范來處理，該登記的要登記，送達(dá)的部門和人員要確定，如有傳閱要求，按傳閱的程序來辦，寄發(fā)的公函，一定要選擇合適的寄發(fā)方式；對(duì)于要求，按傳閱的程序來辦，寄發(fā)的公函，一定要選擇合適的寄發(fā)方式；對(duì)于私人函件，最好在公司的合適位置設(shè)置一個(gè)取信處，由員工自行查閱收

6、取，私人函件，最好在公司的合適位置設(shè)置一個(gè)取信處，由員工自行查閱收取，以免自己一一送達(dá)耽誤工作，但重要的函件，如寄給劉部長的包裹，有時(shí)很以免自己一一送達(dá)耽誤工作，但重要的函件，如寄給劉部長的包裹，有時(shí)很難區(qū)分其公私性質(zhì)，最好親自送交給本人。難區(qū)分其公私性質(zhì)，最好親自送交給本人。再次再次，寄發(fā)函件要講求效率。能，寄發(fā)函件要講求效率。能夠集中在一個(gè)時(shí)間里統(tǒng)一寄發(fā)的郵件，最好集中起來一起寄發(fā)，否則多次往夠集中在一個(gè)時(shí)間里統(tǒng)一寄發(fā)的郵件，最好集中起來一起寄發(fā)，否則多次往返郵局會(huì)浪費(fèi)時(shí)間影響自己的工作。特別要了解郵政方面的規(guī)定和要求，注返郵局會(huì)浪費(fèi)時(shí)間影響自己的工作。特別要了解郵政方面的規(guī)定和要求，注意

7、避免寄發(fā)時(shí)因不符合郵局要求而不得不重新處理郵件的情況發(fā)生。意避免寄發(fā)時(shí)因不符合郵局要求而不得不重新處理郵件的情況發(fā)生。會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o辦公室的郵件類型辦公室的郵件類型 會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人郵件處理工作是秘書的經(jīng)常性工作。辦公室的郵件主要包括兩大類：一類是通過郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類紙質(zhì)信函、包裹、報(bào)紙、雜志等，另一類是電子郵件，如傳真、電傳、E-mail等。秘書能否做好郵件處理工作會(huì)影響工作的進(jìn)程，因此，秘書需要掌握一定的程序和方法。 L o g oL o g o郵件的接收郵件的接收辦公室接收郵件后處理的基本

8、程序郵件的分類郵件的拆封郵件的登記郵件的呈送會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o郵件分類郵件分類的原則的原則對(duì)郵件可作如下分類：對(duì)郵件可作如下分類： 將私人郵件與公務(wù)郵件分開；將私人郵件與公務(wù)郵件分開； 將重要或緊急郵件和普通郵件分開；將重要或緊急郵件和普通郵件分開； 把優(yōu)先考慮的郵件放在一起。把優(yōu)先考慮的郵件放在一起。 2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o郵件的接收郵件的接收會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人郵件拆封拆封的步驟是： 開拆之前，要在郵件底部輕敲幾

9、下，使郵件內(nèi)的物件落到下部，以防在拆剪時(shí)受損； 用開封刀或電動(dòng)郵件啟封機(jī)沿郵件上端開啟，不能用手撕； 開拆后，信封應(yīng)跟信低、附件等用訂書機(jī)或大頭針、回形針等訂在一起，以備查閱； 取出郵件后再次檢查信封內(nèi)部，以免遺漏； 核對(duì)郵件上標(biāo)明的附件，如有缺失，應(yīng)在郵件上標(biāo)明。 L o g oL o g o郵件的接收郵件的接收郵件登記表郵件登記表 年月日年月日會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人序號(hào)收件時(shí)間郵件名稱發(fā)件人及單位名稱郵件種類或主題收件人辦理期限備注L o g oL o g o郵件的接收郵件的接收會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人郵件呈送向領(lǐng)導(dǎo)呈交郵件時(shí)應(yīng)注意： 呈送時(shí)，

10、將重要的郵件放置在上面，一般處理要求的郵件放在下面； 可在一些信函上做些旁注或在重要的詞句下畫線，以便引起領(lǐng)導(dǎo)的注意和重視； 需要由其他部門答復(fù)的信件，應(yīng)先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，而不能擅自將其交給具體的承辦人。L o g oL o g o可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如：可用不同顏色的文件夾放置不同處理要求的郵件，如：用紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函，用黃色文件夾放置例行用紅色文件夾放置優(yōu)先考慮的信函，用黃色文件夾放置例行性備忘錄，用藍(lán)色文件夾放置特殊信函，用綠色文件夾放置性備忘錄，用藍(lán)色文件夾放置特殊信函，用綠色文件夾放置私人事務(wù)信函。私人事務(wù)信函。呈送前可以使用帶顏色的筆在信件上標(biāo)出重要的

11、詞句，呈送前可以使用帶顏色的筆在信件上標(biāo)出重要的詞句，但最好使用黃色的筆，這樣復(fù)印時(shí)就不會(huì)留有痕跡。如果有但最好使用黃色的筆，這樣復(fù)印時(shí)就不會(huì)留有痕跡。如果有些辦公室不允許在信上寫字或做記號(hào)，可在信上貼一張能夠些辦公室不允許在信上寫字或做記號(hào)，可在信上貼一張能夠移動(dòng)的粘貼條。移動(dòng)的粘貼條。 2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o郵件的接收郵件的接收順序傳閱人簽名簡單意見日期會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人 傳閱順序單傳閱順序單L o g oL o g o郵件的寄發(fā)郵件的寄發(fā)辦公室寄發(fā)郵件的基本程序郵

12、件的簽發(fā)郵件的查核郵件的封裝、登記選擇寄發(fā)方式會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o郵件簽發(fā)郵件簽發(fā)除緊急信件外，秘書應(yīng)把需領(lǐng)導(dǎo)過目簽字的郵件集中在除緊急信件外，秘書應(yīng)把需領(lǐng)導(dǎo)過目簽字的郵件集中在一起，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后才能寄發(fā)。一起，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后才能寄發(fā)。查核郵件查核郵件查核附件是否準(zhǔn)確和齊全；查核信封、信皮的格式、姓查核附件是否準(zhǔn)確和齊全；查核信封、信皮的格式、姓名、地址、郵編是否正確。名、地址、郵編是否正確。 2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o郵件的封裝和登記郵件的封裝和登

13、記 為方便收件人拆閱，折疊信紙時(shí)宜將信紙的上下或左右為方便收件人拆閱，折疊信紙時(shí)宜將信紙的上下或左右紙邊留出大約紙邊留出大約05厘米的距離；厘米的距離； 若有附件，附件應(yīng)與信件正文分開，把附件疊好放在正文若有附件，附件應(yīng)與信件正文分開，把附件疊好放在正文的最后一疊中，這樣收件人取信時(shí)，附件也會(huì)一同取出；的最后一疊中，這樣收件人取信時(shí)，附件也會(huì)一同取出； 給郵票和封口上膠水時(shí)，要同時(shí)使用吸濕器，吸濕器能吸給郵票和封口上膠水時(shí)，要同時(shí)使用吸濕器，吸濕器能吸干過量的水份，以免玷污信封。干過量的水份，以免玷污信封。秘書還應(yīng)對(duì)發(fā)出的重要郵件予以登記，以便工作的落實(shí)秘書還應(yīng)對(duì)發(fā)出的重要郵件予以登記，以便工

14、作的落實(shí)與跟蹤。與跟蹤。 2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o選擇寄發(fā)方式選擇寄發(fā)方式不同類型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求，秘書應(yīng)該不同類型的郵件往往意味著不同的寄發(fā)要求，秘書應(yīng)該根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時(shí)效性選擇妥當(dāng)?shù)膫鬟f方式。根據(jù)信件內(nèi)容的重要性及時(shí)效性選擇妥當(dāng)?shù)膫鬟f方式。可供選擇的寄發(fā)方式有：平信（本市、國內(nèi)、國外）、明可供選擇的寄發(fā)方式有：平信（本市、國內(nèi)、國外）、明信片、印刷品、掛號(hào)信、包裹、特快專遞。如果時(shí)間緊迫，信片、印刷品、掛號(hào)信、包裹、特快專遞。如果時(shí)間緊迫，可以采取其他的快速傳遞方式，如：電

15、子郵件、傳真、電傳、可以采取其他的快速傳遞方式，如：電子郵件、傳真、電傳、電報(bào)等。電報(bào)等。2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o 1、要熟悉本公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度；、要熟悉本公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度；2、要了解各種郵政業(yè)務(wù)，如信函業(yè)務(wù)、郵政包裹業(yè)務(wù)、特、要了解各種郵政業(yè)務(wù)，如信函業(yè)務(wù)、郵政包裹業(yè)務(wù)、特快專遞業(yè)務(wù)等，特別是要熟悉一些郵政操作方面的小常識(shí)，快專遞業(yè)務(wù)等，特別是要熟悉一些郵政操作方面的小常識(shí)，如如何填寫業(yè)務(wù)單式；如何封裝包裹；如何查詢、更改、撤如如何填寫業(yè)務(wù)單式；如何封裝包裹；如何查詢、更改

16、、撤回郵件等。回郵件等。3、領(lǐng)導(dǎo)外出不在公司，秘書仍應(yīng)按規(guī)范程序和要求處理各、領(lǐng)導(dǎo)外出不在公司，秘書仍應(yīng)按規(guī)范程序和要求處理各種郵件，但一定要和領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系和溝通，重要郵件要及時(shí)種郵件，但一定要和領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系和溝通，重要郵件要及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，處理過的各種來信應(yīng)保留至領(lǐng)導(dǎo)返回后，請(qǐng)他逐請(qǐng)示匯報(bào)，處理過的各種來信應(yīng)保留至領(lǐng)導(dǎo)返回后，請(qǐng)他逐一閱讀處理。一閱讀處理。2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o相關(guān)鏈接 郵政業(yè)務(wù)知識(shí)郵政業(yè)務(wù)知識(shí) 一、信函交寄的范圍有哪些？一、信函交寄的范圍有哪些？ 信函適用于交寄書面通信、各種公文

17、、印有信函適用于交寄書面通信、各種公文、印有“內(nèi)部內(nèi)部”字樣的書籍、報(bào)字樣的書籍、報(bào)紙、期刊、教材和各種資料；各種業(yè)務(wù)性書面材料，如稿件、提貨單、請(qǐng)紙、期刊、教材和各種資料；各種業(yè)務(wù)性書面材料，如稿件、提貨單、請(qǐng)柬、征訂單、協(xié)議、票據(jù)、入場券、郵票、照片、報(bào)表；各種證件，如戶柬、征訂單、協(xié)議、票據(jù)、入場券、郵票、照片、報(bào)表；各種證件，如戶口遷移證、戶口本、團(tuán)員證等?？谶w移證、戶口本、團(tuán)員證等。 二、如何交寄印刷品？二、如何交寄印刷品？ 印刷品交寄時(shí)，內(nèi)部不可夾帶信函和現(xiàn)金及其他物品，郵寄時(shí)交郵局印刷品交寄時(shí)，內(nèi)部不可夾帶信函和現(xiàn)金及其他物品，郵寄時(shí)交郵局工作人員驗(yàn)視內(nèi)件后再進(jìn)行封裝、交寄，不要

18、投入郵筒或信箱，投入郵筒工作人員驗(yàn)視內(nèi)件后再進(jìn)行封裝、交寄，不要投入郵筒或信箱，投入郵筒或信箱的按信函處理。掛號(hào)郵寄時(shí)，除按重量交付郵費(fèi)外，還要交付掛號(hào)或信箱的按信函處理。掛號(hào)郵寄時(shí)，除按重量交付郵費(fèi)外，還要交付掛號(hào)費(fèi)，郵局收寄后出給收據(jù)，妥善保存?zhèn)洳?。費(fèi)，郵局收寄后出給收據(jù)，妥善保存?zhèn)洳椤?三、什么是保價(jià)信函？三、什么是保價(jià)信函？ 保價(jià)信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價(jià)證券時(shí)，可申報(bào)與內(nèi)件價(jià)值保價(jià)信函是用戶郵寄較貴重的物品和有價(jià)證券時(shí)，可申報(bào)與內(nèi)件價(jià)值一致的保價(jià)金額。郵局按特定手續(xù)進(jìn)行收寄處理，并按規(guī)定收取保價(jià)費(fèi)，一致的保價(jià)金額。郵局按特定手續(xù)進(jìn)行收寄處理，并按規(guī)定收取保價(jià)費(fèi)，在運(yùn)遞過程中如因

19、郵局責(zé)任發(fā)生丟失、損毀和短少時(shí)，郵局按其保價(jià)金額，在運(yùn)遞過程中如因郵局責(zé)任發(fā)生丟失、損毀和短少時(shí)，郵局按其保價(jià)金額，予以賠償。予以賠償。 保價(jià)信函準(zhǔn)寄各種有價(jià)證券和寄件人認(rèn)為重要的文件，如儲(chǔ)蓄單、存保價(jià)信函準(zhǔn)寄各種有價(jià)證券和寄件人認(rèn)為重要的文件，如儲(chǔ)蓄單、存折、支票、貴重集郵品、國庫券、提貨單、證據(jù)等。保價(jià)印刷品的準(zhǔn)寄范折、支票、貴重集郵品、國庫券、提貨單、證據(jù)等。保價(jià)印刷品的準(zhǔn)寄范圍與印刷品相同。國內(nèi)保價(jià)信函的保價(jià)金額，每件最高以人民幣圍與印刷品相同。國內(nèi)保價(jià)信函的保價(jià)金額，每件最高以人民幣50，000元為限，國際保價(jià)函件的保價(jià)金額最高不得超過人民幣元為限，國際保價(jià)函件的保價(jià)金額最高不得超過

20、人民幣10000元。元。 會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o相關(guān)鏈接 四、如何封裝包裹？四、如何封裝包裹？ 用戶交寄包裹時(shí)，應(yīng)按照所寄物品的性質(zhì)、大小、輕重、寄遞路程遠(yuǎn)用戶交寄包裹時(shí)，應(yīng)按照所寄物品的性質(zhì)、大小、輕重、寄遞路程遠(yuǎn)近和運(yùn)輸情況，選用近和運(yùn)輸情況，選用 適當(dāng)包裝材料妥為包裝。適當(dāng)包裝材料妥為包裝。 脆弱易碎物品，內(nèi)件與箱板之間要留出脆弱易碎物品，內(nèi)件與箱板之間要留出2厘米的空間，用柔軟物料厘米的空間，用柔軟物料充分填塞。箱內(nèi)物品不止一件時(shí)，還要分別用瓦楞紙、海綿等物包扎，防充分填塞。箱內(nèi)物品不止一件時(shí)，還要分別用瓦楞紙、海綿等物包扎，防止運(yùn)輸

21、途中碰撞損壞。流質(zhì)及易溶物品，要先裝入完全密封的容器內(nèi)，再止運(yùn)輸途中碰撞損壞。流質(zhì)及易溶物品，要先裝入完全密封的容器內(nèi)，再裝入箱內(nèi)，按上述方法填充箱內(nèi)。對(duì)油膩、腥味、容易受潮的物品及有色裝入箱內(nèi)，按上述方法填充箱內(nèi)。對(duì)油膩、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，應(yīng)使用不透油的包皮套封后再裝入箱內(nèi)運(yùn)遞。的干粉末，應(yīng)使用不透油的包皮套封后再裝入箱內(nèi)運(yùn)遞。 對(duì)柔軟、干燥、耐壓、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包裝。對(duì)柔軟、干燥、耐壓、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包裝。 貴重物品，例如，手表、相機(jī)、金銀物品、珠寶等要裝入堅(jiān)固耐壓貴重物品，例如，手表、相機(jī)、金銀物品、珠寶等要裝入堅(jiān)固耐壓的紙質(zhì)或金屬箱匣或者木

22、箱內(nèi)，箱內(nèi)空隙的地方用柔軟物料妥為填塞，箱的紙質(zhì)或金屬箱匣或者木箱內(nèi)，箱內(nèi)空隙的地方用柔軟物料妥為填塞，箱外再用堅(jiān)韌的紙或布包裝。外再用堅(jiān)韌的紙或布包裝。 用戶交寄包裹時(shí)，郵局工作人員要驗(yàn)視內(nèi)件，請(qǐng)交寄前準(zhǔn)備好包裝材用戶交寄包裹時(shí)，郵局工作人員要驗(yàn)視內(nèi)件，請(qǐng)交寄前準(zhǔn)備好包裝材料，待工作人員驗(yàn)視后再行包裝。料，待工作人員驗(yàn)視后再行包裝。 五、什么是特快專遞？五、什么是特快專遞？ 特快專遞是一項(xiàng)快速的郵件投遞業(yè)務(wù)，它以高速度、高質(zhì)量為用戶傳特快專遞是一項(xiàng)快速的郵件投遞業(yè)務(wù)，它以高速度、高質(zhì)量為用戶傳遞國際、國內(nèi)的緊急信函、文件資料、金融票據(jù)、商品貨樣等各類文件資遞國際、國內(nèi)的緊急信函、文件資料、金

23、融票據(jù)、商品貨樣等各類文件資料和物品。按服務(wù)方式區(qū)分，可將特快專遞分為定時(shí)服務(wù)和特需服務(wù)兩種，料和物品。按服務(wù)方式區(qū)分，可將特快專遞分為定時(shí)服務(wù)和特需服務(wù)兩種，按郵件內(nèi)件性質(zhì)可將特快專遞區(qū)分為信函類、文件資料類和物品類等三種。按郵件內(nèi)件性質(zhì)可將特快專遞區(qū)分為信函類、文件資料類和物品類等三種。 會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o實(shí)踐訓(xùn)練實(shí)踐訓(xùn)練（一）課堂討論1、除了郵件封皮上注明的“機(jī)要”、“急件”外，還可以根據(jù)什么標(biāo)記判斷所收進(jìn)的郵件是重要或緊急的？2、拆封郵件要注意什么？3、向領(lǐng)導(dǎo)呈送郵件時(shí)要注意什么？4、郵件的寄發(fā)方式有哪些？5、領(lǐng)導(dǎo)不在公司，秘書如

24、何處理郵件？會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o實(shí)踐訓(xùn)練實(shí)踐訓(xùn)練 除了郵件封皮上注明的“機(jī)要”、“急件”外，還可以根據(jù)什么標(biāo)記判斷所收進(jìn)的郵件是重要或緊急的？ 如果某封郵件是以不同于普通郵件的方法郵寄的，應(yīng)該在這封郵件的信封上予以注明，有兩種類型：一是郵件性質(zhì)標(biāo)記：如“私人(PERSONAL)”、“保密(CONFIDENTIAL)”，全用大寫字母構(gòu)成的特別郵件號(hào)，位于收信人姓名、地址第一行之上二至四行的位置，在所有體式的信封中，分類符號(hào)都應(yīng)與左邊對(duì)齊塊狀地打??；二是郵寄方式標(biāo)記：如“特快專遞(SPECIAL DELIVERY)”、“掛號(hào)信”等，打印在收信人

25、姓名、地址第一行之上大約第二行位置。會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o實(shí)踐訓(xùn)練實(shí)踐訓(xùn)練 （二）案例分析（二）案例分析 星期二，剛過九點(diǎn)，前臺(tái)就給公司秘書林璇送來一星期二，剛過九點(diǎn)，前臺(tái)就給公司秘書林璇送來一堆郵件（包括一個(gè)包裹）。林璇把它們放在一邊，便開始堆郵件（包括一個(gè)包裹）。林璇把它們放在一邊，便開始忙昨天沒完成的工作，直到臨近中午，才騰出時(shí)間處理這忙昨天沒完成的工作，直到臨近中午，才騰出時(shí)間處理這些郵件。她把它們按公務(wù)郵件和私人郵件分開，把公務(wù)郵些郵件。她把它們按公務(wù)郵件和私人郵件分開，把公務(wù)郵件一并放入文件夾中，送進(jìn)經(jīng)理辦公室。然后，她把私人件一

26、并放入文件夾中，送進(jìn)經(jīng)理辦公室。然后，她把私人郵件按部門逐個(gè)遞送，包裹收件人恰巧不在辦公室，林璇郵件按部門逐個(gè)遞送，包裹收件人恰巧不在辦公室，林璇把包裹放在收件人辦公桌上，給同室的人打了個(gè)招呼，就把包裹放在收件人辦公桌上，給同室的人打了個(gè)招呼，就走了。走了。會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人L o g oL o g o實(shí)踐訓(xùn)練實(shí)踐訓(xùn)練會(huì)說會(huì)說 會(huì)寫會(huì)寫 會(huì)做事會(huì)做事 會(huì)做人會(huì)做人分析與討論：分析與討論： 分析林璇的郵件處理有什么問題，并給出規(guī)分析林璇的郵件處理有什么問題，并給出規(guī)范的操作方法。范的操作方法。L o g oL o g o實(shí)踐訓(xùn)練實(shí)踐訓(xùn)練1、按照正常的程序和規(guī)范，完成“項(xiàng)目任務(wù)”中賈秘書的郵件收發(fā)工作。實(shí)訓(xùn)說明： 本部分實(shí)訓(xùn)在授課后集中進(jìn)行。 實(shí)訓(xùn)時(shí)，全班可先分為若干個(gè)實(shí)訓(xùn)