檔案平凡中見實(shí)效- 檔案工作是簡(jiǎn)單而平凡的但我校檔案利用服務(wù)的同志

1、檔案 平凡中見實(shí)效校檔案館2010年二季度服務(wù)簡(jiǎn)報(bào)檔案工作是簡(jiǎn)單而平凡的，但我校檔案利用服務(wù)室的同志在點(diǎn)點(diǎn)滴滴的工作實(shí)踐中無限放大了檔案工作的內(nèi)涵，無限擴(kuò)大了檔案服務(wù)的外延，使檔案工作從后臺(tái)走向了前臺(tái)，從而升華了“檔案貴在于活、貴在于用”的服務(wù)理念。每年的二季度都是我校檔案利用工作面向社會(huì)服務(wù)的最繁忙時(shí)期。既要做好年度檔案的接收、編號(hào)、上架和統(tǒng)計(jì)工作，又要制作中英文學(xué)歷認(rèn)證，以便他們海外攻讀學(xué)位之用。截止到6月30日，他們共接待了290人次的中英文學(xué)歷認(rèn)證，加班加點(diǎn)地翻譯、校對(duì)了330份畢業(yè)文憑和學(xué)位證書的制作，復(fù)印了1142份相關(guān)證明，加蓋了2284個(gè)認(rèn)證章。而在這些日常工作之外，檔案利用服

2、務(wù)更在一些重大事件和活動(dòng)中體現(xiàn)了它的閃光點(diǎn)。* * * *一名師榜單的珍存我校歷史悠久，許多院系都有近百年的歷史，他們培養(yǎng)的人才散布在祖國各地，擔(dān)當(dāng)了許多艱巨的建設(shè)任務(wù)。為了弘揚(yáng)我校的校友風(fēng)范，多年來我校一些重要院系和骨干專業(yè)，如：物理系、機(jī)械學(xué)院、電信學(xué)院自動(dòng)化系等，為迎接系慶院慶等一系列活動(dòng)，經(jīng)常專程派人來我館查閱歷屆學(xué)生名單。今年，我校船建學(xué)院則從教師入手，以弘揚(yáng)我校優(yōu)秀的師德師風(fēng)為己任，在院慶到來之前，趕來我館，力求從沉寂的檔案資料中搜索船建學(xué)院所屬各個(gè)專業(yè)的教授名單。由于我館的歷史檔案和文書檔案絕大部分已完成了全文數(shù)字化處理，所以他們?cè)跈n案信息管理系統(tǒng)中都可以順利的查到全文，而無須翻

3、閱檔案原件，這不僅大大提高了閱檔者的工作效率，而且還保護(hù)了原件。同時(shí)，為了提高查全率，方便船建學(xué)院來查檔的老師，我們還提供了一臺(tái)專門電腦供他們查詢、保存電子檔案，盡量幫助他們收集完整建校以來該院的教師名單，使他們滿意而歸。上圖為我館歷史檔案中收藏的部分土木工程系教授和導(dǎo)師的名單二組織任免的憑證中共上海市委最近正在籌劃撰寫地方組織史，并將此任務(wù)按條塊劃分到下屬各單位。我校作為教育部和上海市共建的高校，擁有大批部、局級(jí)干部，為此，學(xué)校決定由黨委組織部牽頭，由黨史校史研究室負(fù)責(zé)撰寫組織史資料。我館利用服務(wù)室配合查找，力圖反映從1987年至今我校副局級(jí)以上校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)選舉、換屆、任命等情況。我館利用服

4、務(wù)室由于在平時(shí)即對(duì)某些重要的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的任免信息做過整理和匯編，因此立刻駕輕就熟地尋找起來。由于當(dāng)年組卷歸檔中的操作問題和任免程序問題，許多校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的任免文件并不是由所在負(fù)責(zé)部門簽發(fā)的，而夾雜在各種會(huì)議，如教代會(huì)、黨代會(huì)等重要會(huì)議的文件中。利用服務(wù)室的老師就專門調(diào)卷查閱，從會(huì)議文件材料中尋找領(lǐng)導(dǎo)任免的印跡，最終通過閱檔完成了收集領(lǐng)導(dǎo)任免材料的工作，為撰寫者提供了有力的檔案證據(jù)，使我校的組織史具備了良好的佐證。上圖為我校檔案中國家教委關(guān)于我校校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的任免文件三、工程排查的依據(jù)近年來，我校在教育部和上海市政府的支持下，加快建設(shè)閔行大學(xué)園區(qū)，興建了大批高標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化校舍。為了進(jìn)一步規(guī)范直屬高校工程建

5、設(shè)領(lǐng)域市場(chǎng)交易行為和領(lǐng)導(dǎo)干部從政行為，促進(jìn)反腐倡廉建設(shè)，促進(jìn)教育工程建設(shè)項(xiàng)目高效、安全、廉潔運(yùn)行，教育部專項(xiàng)治理領(lǐng)導(dǎo)小組決定于5月對(duì)教育部直屬高校工程建設(shè)領(lǐng)域突出問題自查自糾情況開展實(shí)地檢查，進(jìn)入全面鋪開階段。我校也位于其中，受到排查的建筑有船舶海洋樓群、空天科學(xué)大樓、系統(tǒng)生物研究中心、圖書信息樓體育館、行政大樓、研究生教學(xué)樓、八期學(xué)生公寓等12個(gè)由國家投資或者總投資3000萬元以上的項(xiàng)目。我?；ㄌ幗拥酵ㄖ?，派出一批年輕干將，奔赴徐匯的校檔案館，參照教育部的檢查要求，對(duì)需排查治理的12個(gè)項(xiàng)目的檔案資料進(jìn)行搜尋。因?yàn)闀r(shí)間緊任務(wù)重，他們還利用周末的休息時(shí)間繼續(xù)查檔。我校檔案服務(wù)利用的同志積極配

6、合他們的工作，特地派出兩位老師放棄休息時(shí)間全程參與，協(xié)助他們調(diào)閱了近四百多卷的基建圖紙和相關(guān)文件。同時(shí)，為了方便上級(jí)檢查翻閱，基建處同志還被特許外借了近200卷的基建檔案。由于工程建設(shè)的規(guī)范和準(zhǔn)備工作的充分，教育部工作檢查組對(duì)我校12個(gè)項(xiàng)目的檢查進(jìn)行得非常順利，對(duì)我校工程項(xiàng)目中存在的突出問題，提出有針對(duì)性的治理措施和要求，為開展好下一階段工作打下基礎(chǔ)。上圖為參加此次高校工程排查的我校新建的船舶海洋樓群、微電子樓和行政大樓四、校友緬懷的印記凌鴻勛校長(zhǎng)，被譽(yù)為一代工程巨子，曾在二十年代被任命為交通部南洋大學(xué)校長(zhǎng)。在他任校長(zhǎng)期間(民國13-16年)，我校舉辦了工業(yè)展覽會(huì)、修訂了規(guī)章制度、恢復(fù)了每年一次的國文大會(huì)、創(chuàng)辦了工業(yè)研究所、確定了?；?、規(guī)模宏大的體育館也竣工落成，是我校歷史上功勛卓著的校長(zhǎng)。改革開放后，凌鴻勛先生的兒子凌崇裕、凌崇邁夫婦出于對(duì)母校的關(guān)懷，多次遠(yuǎn)道而來，并大力捐助，在我校設(shè)置了凌鴻勛紀(jì)念獎(jiǎng)，后改為凌鴻勛優(yōu)秀教師獎(jiǎng)，獎(jiǎng)勵(lì)有突出貢獻(xiàn)的一線教師。今年6月，凌崇邁夫婦再次來訪交大，在我校校史辦的老師陪同來我館查閱其父親在校時(shí)的許多檔案，以及凌鴻勛優(yōu)秀教師獎(jiǎng)的一些獲獎(jiǎng)情況，特別是看到自己捐贈(zèng)給檔案館的凌鴻勛老校長(zhǎng)的文獻(xiàn)實(shí)物都得到了非常好的保管，感到非常的高興。上圖為凌鴻勛的兒子凌崇邁在我校檔案館看有關(guān)父親當(dāng)年的檔案資料和凌家捐資助學(xué)的材