淺議綜合檔案館信息化建設(shè)的途徑

1、淺議綜合檔案館信息化建設(shè)的途徑    論文摘要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得國家綜合檔案館的信息化建設(shè)越來越迫切。本文結(jié)合*市檔案館的實際，就檔案館信息化建設(shè)的途徑作了初步的探討，主要從辦公自動化、立檔單位檔案信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、人才引進培養(yǎng)等方面進行具體闡述。 關(guān)鍵詞：信息化建設(shè) 途徑 以信息技術(shù)為先導的二十一世紀是一個充滿機遇和挑戰(zhàn)的信息時代，人類正從工業(yè)社會走向信息社會，社會信息化已經(jīng)成為世界發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的歷史進程。信息資源是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源，信息技術(shù)是當代新興的生產(chǎn)力。國民經(jīng)濟和社會發(fā)展對信息資源、信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)的依賴程度愈來愈大。

2、檔案工作要圍繞黨和政府中心工作服務(wù)，在*市經(jīng)濟和社會協(xié)調(diào)發(fā)展進程中發(fā)揮特殊的作用，加快檔案館信息化建設(shè)是必由之路。近年來，*市檔案信息化建設(shè)工作從起步到現(xiàn)在開展得有聲有色，曾是全省經(jīng)驗交流的7個地市州之一。但是檔案信息化建設(shè)的步伐還不夠快，要進一步整合檔案信息資源、實現(xiàn)檔案信息資源全社會共享還有許多工作要做。結(jié)合*實際，我認為積極開展檔案數(shù)字化工作、立檔單位檔案信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、人才引進培養(yǎng)培養(yǎng)信息技術(shù)人才是四條有效的途徑。 一、努力實現(xiàn)辦公自動化，開展檔案數(shù)字化工作，為檔案館信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。 隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)辦公方式已逐漸被現(xiàn)代化的辦公方式所替代。辦公自

3、動化程度的高低在一定意義反映了工作效率高低，同時，掌握現(xiàn)代化辦公技能，也是檔案館信息化建設(shè)的第一道門檻。 1、適應(yīng)信息化的需要，加快實現(xiàn)從傳統(tǒng)辦公方式向現(xiàn)代化辦公方式的轉(zhuǎn)變。 (1)充分利用電腦外部設(shè)備，實現(xiàn)文件、資料完全電子化。局、館所有聯(lián)網(wǎng)的電腦共享打印機、掃描儀、刻錄機等外部設(shè)備，除領(lǐng)導起草的文件外，各科室形成的文件材料由各科室文件起草人負責輸入、編輯和打印，不再全部交打字員負責，這樣既節(jié)約了設(shè)備投資，節(jié)省了人力和時間，減少文件“流通”環(huán)節(jié)，同時鍛煉了隊伍，從而提高工作效率。 (2)運用網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)辦公室自動化。依托黨政網(wǎng)（電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)）或局域網(wǎng)和辦公自動化軟件，實現(xiàn)文件網(wǎng)上收發(fā)，即文

4、件的起草、簽發(fā)、審核、文印、傳遞、簽批等基本上在網(wǎng)上進行，從而真正實現(xiàn)資源共享，同時一定程度上增加局館內(nèi)部與外界的聯(lián)系渠道。 (3)建立局域網(wǎng)信息庫，實現(xiàn)網(wǎng)上資源共享。根據(jù)市館的實際研究可行的網(wǎng)上共享方式，用最少的錢辦更多的事。如，可單設(shè)1臺性能較好的電腦為服務(wù)器，建立1個局域網(wǎng)共享信息庫，將常用的軟件、各科室起草可公開的文件材料、各類統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資料都放入共享信息庫，各科室和個人在需要時可隨時進入共享信息庫目錄即可查找使用，將極大地方便工作，提高整體工作效率。至于日常維護工作可由單位指定專人負責。 2、突出局館主體地位，積極開展檔案數(shù)字化工作。 我局從98年升省二級館開始用檔案軟件著

5、錄檔案條目，但迄今為止，只著錄了7萬余條，現(xiàn)行文件500余篇，與館藏量相比還遠遠不夠。檔案數(shù)字化工作是進行檔案館資源建設(shè)的基礎(chǔ)，首先要從館藏檔案的數(shù)字化開始。 (1)在已經(jīng)建好的局域網(wǎng)基礎(chǔ)上，充分利用統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)版，所有聯(lián)網(wǎng)的計算機都可以安裝客戶端程序，進行條目錄入、查詢檢索，根據(jù)各科室工作實際，合理分配時間和工作量，使各科室均有機會錄入館藏檔案目錄，加大目錄著錄量。 (2)進一步對文件級數(shù)據(jù)庫進行調(diào)整，逐步實現(xiàn)全息化。從我館的實際出發(fā)，可優(yōu)先重要全宗和珍貴歷史檔案的數(shù)字化，做到突出重點，分步實施。對重點檔案要內(nèi)容全部數(shù)字化，要盡快建立起檔案全息數(shù)據(jù)庫。 (3)開展多媒體檔案數(shù)字

6、化工作。爭取政府投入，研究解決多媒體檔案數(shù)字化的技術(shù)難題，探索多媒體數(shù)字化檔案管理模式。充分利用多媒體設(shè)備對重要的音像檔案資料進行采集、編輯并刻錄成光盤，增加數(shù)字化載體檔案，為檔案館信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。 (4)應(yīng)加強已形成的電子文件進行有效管理。近年來，電子文件量不斷增大，除本機關(guān)自身發(fā)文已全部實現(xiàn)數(shù)字化外，對黨政網(wǎng)上的電子文件如收文、政策法規(guī)性文件等數(shù)字化的信息要按電子文件和檔案管理相關(guān)制度和辦法，進行收集、整理、分類保管，刻錄到光盤，做好光盤編目，并妥善保管。重要的電子文件有必要保留雙套制。 二、促進各檔單位檔案信息化建設(shè)，為檔案館信息化建設(shè)全面發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。 積極探索研究電子

7、政務(wù)信息資源與檔案信息資源的合作共建，實現(xiàn)兩者的合作開發(fā)，共建高水平的基礎(chǔ)信息資源庫，不僅加快檔案信息化建設(shè)步伐，同時也是促進政府電子政務(wù)發(fā)展的有效途徑。檔案信息化建設(shè)是各立檔單位信息化建設(shè)的重要組成部分，也是政府電子政務(wù)信息資源的組成部分。市局      應(yīng)加大指導力度，大力推動全市立檔單位中檔案信息化工作進程。把信息化工作延伸綜合檔案館外，推進各立檔單位機關(guān)檔案室信息資源建設(shè)，不僅為各單位信息化工作打下基礎(chǔ)，也是為綜合檔案館的信息化建設(shè)長遠發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的條件。 1、通過加強檔案行政執(zhí)法、目標管理、建規(guī)范化檔案室等有效手段，推行文檔一體化管理

8、。使各立檔單位檔案現(xiàn)代化進程加速發(fā)展，為將來接收進館檔案的同時實現(xiàn)檔案數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。 2、大力推行建立數(shù)字化檔案室，把各單位的檔案信息化工作納入辦公自動化體系和單位的信息化建設(shè)中，并納入“十一五”規(guī)劃，使檔案工作更好地為各單位工作服好務(wù)。 3、不斷改進和完善規(guī)范檔案管理軟件。開發(fā)并推廣適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的檔案管理軟件綜合網(wǎng)絡(luò)版，并與各單位的辦公自動化軟件接軌，做好數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)有效接收、轉(zhuǎn)化。有了良好的裝備才能更好地開展檔案室信息化工作，推動機關(guān)檔案室信息資源建設(shè)和發(fā)展。 三、加快建設(shè)*檔案信息資源網(wǎng)，真正實現(xiàn)檔案信息資源社會共享。 *有兩千多年的歷史，是歷史文化名城，國家衛(wèi)生城，全國雙擁模范

9、城。近年來，經(jīng)濟和社會發(fā)展呈現(xiàn)良好的態(tài)勢。在經(jīng)濟發(fā)展如工業(yè)企業(yè)改制、農(nóng)業(yè)農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展模式支部加協(xié)會、城市建設(shè)等方面有很多全省先進經(jīng)驗，形成了豐富的檔案資料。我們除了依托黨政內(nèi)網(wǎng)建立*檔案網(wǎng)外，也應(yīng)加快步伐在政務(wù)外網(wǎng)上建立檔案網(wǎng)站。為更好地宣傳*和檔案工作，通過檔案讓人們了解*市各項事業(yè)的發(fā)展作好準備。 1、研究網(wǎng)站的組成，優(yōu)化網(wǎng)站信息資源。根據(jù)實際需要，網(wǎng)站可設(shè)多個一級模塊、若干個二級模塊、數(shù)百個網(wǎng)頁?？稍O(shè)局館概況、檔案利用、檔案展覽、政策法規(guī)等十余個欄目，或參照政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上的網(wǎng)頁建設(shè)，多設(shè)開放式欄目，便于普通大眾接受，有效地提供網(wǎng)上服務(wù)。 2、結(jié)合實際，探索網(wǎng)站建立及維護模式。在經(jīng)費緊張且財政

10、投入不足的情況下，可以先采取依托政府信息中心或某些實力雄厚的友好單位的網(wǎng)絡(luò)資源，在政務(wù)外網(wǎng)上建立檔案網(wǎng)站，有三種方式： 一是完全利用對方網(wǎng)絡(luò)資源。網(wǎng)站由對方制作和維護，服務(wù)器也由對方提供，我們將檔案數(shù)字化信息直接轉(zhuǎn)入對方服務(wù)器上。 二是共享網(wǎng)絡(luò)資源，網(wǎng)站由我方制作和維護，我方購置服務(wù)器，對方建立一個鏈接到我方的服務(wù)器上。但這樣日常維護工作量較大。 三是有效利用對方人員技術(shù)優(yōu)勢和網(wǎng)絡(luò)資源。網(wǎng)站的制作和日常維護交給對方，服務(wù)器設(shè)在我館內(nèi)，數(shù)據(jù)庫由我們掌握，這樣既可保證網(wǎng)絡(luò)暢通，相對減少人員經(jīng)費的投入，又便于檔案信息資源的安全保密。 四、注重信息化人才引進和培養(yǎng)，促進人才從單一型向復合型轉(zhuǎn)變。 計算機及相關(guān)設(shè)備的使用維護，軟件的開發(fā)利用，檔案信息的采集、錄入、加工、存儲、傳遞等都需要專門人才，既需要檔案方面的人才，又需要計算機方面的人才，更需要既懂檔案專業(yè)知識又懂計算機知識的復合型人才。 1、人才引進上優(yōu)先考慮計算機網(wǎng)絡(luò)人才。特別是對既有檔案專業(yè)知識又兼通計算機知識的人才，而且來之能戰(zhàn)的掌握先進技術(shù)的人才，為檔案館資源數(shù)字化轉(zhuǎn)換找到能手。 2、加大在局館職職工人員計算機基礎(chǔ)知識、應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)知識以及英語的培訓。要本著學以致用的宗旨，結(jié)合最迫切需要解決的技術(shù)難題和檔案館內(nèi)部最缺乏的某方面技術(shù)，側(cè)重于實際操作能力的提高。局館從領(lǐng)導班子成員到一般