Outlook關(guān)于提醒及日歷的設(shè)置

1、功能： 1、方便查找沒有閱讀和處理的郵件 2、根據(jù)flag的不同顏色標注事情的輕重緩急，并定時提醒 l操作：如下 在收到郵件時，瀏覽郵件內(nèi)容，對于不緊要的郵件，mark郵件為unread。在有工作空歇時，通過 search folders 查詢未開啟的郵件，例：（一）（一）此郵件已經(jīng)被閱讀，信封呈開啟狀態(tài)（三）（三）點擊Search Folders 中Unread Mail，所有未讀的郵件就呈現(xiàn)其中這就是我們剛才瀏覽過的郵件標題處點擊鼠標郵件，出現(xiàn)如下菜單，選Mark as Unread，郵件恢復未閱讀狀態(tài)（二）（二） 收到郵件，瀏覽后對于要處理的郵件，使用不同色的Flag，標注出事情的緩急，

2、定好提醒時間，便于挨個有序處理，且不會遺漏，處理完后，劃勾或Clear Flag。通過search folders 可以統(tǒng)一查詢還有多少郵件未處理。例：（一）（一）假設(shè)小辜的這封郵件是待處理郵件，用鼠標右鍵點擊標題右邊的小紅旗，出現(xiàn)下拉菜單，根據(jù)時間的緊急程度，選不同顏色的Flag。已經(jīng)標注了Flag的郵件，如需恢復原狀，點Clear Flag ，若要表示事情已經(jīng)完成，可點Flag Complete。如需按時提醒，請選Add Reminder在下拉框里面選提醒的日期選提醒時間，或自己填入，記得在英文狀態(tài)下輸入可修改Flag的顏色選Follow up各項選完后點OK,改郵件就會在你設(shè)定的時間，提

3、醒你?。ǘǘc擊Search Folders的For Follow up， 可發(fā)現(xiàn)共有多少郵件需要跟進。顏色的不同代表重要性的不同。可根據(jù)需要每天或每半天回顧一次！我們剛才做過設(shè)置的郵件（三）（三）1、便于大家約與會者開會，并在會前提醒與會者2、便于大家設(shè)置對自己的工作提醒，且根據(jù)日、工作日、周、月瀏覽 哪些天是有工作安排的3、較之Flag它可以起到周期性提醒的作用通過Go下面的Calendar進入日歷管理點擊此處也可進入日歷管理（一）（一）點擊此處約會議，或做工作日志（二）（二）（三）（三）會議主題會議室名稱根據(jù)重要性質(zhì)標注顏色點回形針，加附件起止時間會議開始前多少分鐘提醒當其他各項設(shè)

4、置好點擊Invite Attendees添加與會者，后點Send，約會議完成，會前會提醒每位與會者如果會議是周期性要開的，跳出對話框可以點擊Recurrence，根據(jù)要求選每周幾、每日、每月幾號/星期幾等等，循環(huán)多少次會結(jié)束，點OK，后選Send ，這樣每次開會都會做提醒，直至到期（四）（四）a、前兩個步驟，同約他人參加會議一樣，點一個新的Calendar對話框出來b、 如下圖一切設(shè)置好后，同樣可以根據(jù)Recurrence進行周期性的提醒c、不同處：不需要對Invite Attendees 進行設(shè)置d、設(shè)置完后點Save and Close剛才設(shè)置的工作安排點擊Find，出現(xiàn)如下對話框，在Lo

5、ok For 中輸入你所存Calendar中包含的字段，點Find now就能找相關(guān)設(shè)置，了解相關(guān)內(nèi)容。按三角箭頭，可按月滾動按日/周/月瀏覽，就是目前圖中狀態(tài)按目前還有效的會議及工作安排瀏覽循環(huán)的工作會議安排，非循環(huán)不會顯示過去所有的設(shè)置都會出現(xiàn)在內(nèi)，包括已經(jīng)完成了的事項按月/日/周/工作日瀏覽，目前是按月附注：Tasks 和Calendar 如果你是對已有郵件的設(shè)置，那么可以用鼠標點擊郵件的標題欄，摁住左鍵不放，后拖到相關(guān)的圖表處，這樣可以節(jié)省輸內(nèi)容的時間。例：要約個會議，主要討論內(nèi)容，在此郵件中，則點中此郵件標題不放，后拖到下面Calendar圖標處。則可建立一個新的Calendar，但

6、省略了輸入會議內(nèi)容的時間。Tasks同理1、可以記錄一些重要事情、電話號碼等2、對于提醒功能用的頻繁的人，有時候可能不會看提醒，而遺漏工作但當天要做的緊要事情，可以向便簽條一樣貼在桌面。例：通過Go下面的Notes或下面的圖標進入Notes（一）（一）點擊此圖標，新建一個Note，如右圖所示，填入內(nèi)容點擊此圖標，在下面有一個顯示Note內(nèi)容的區(qū)域，鼠標點至哪個Note，相應的內(nèi)容就能顯示出來（二）（二）點擊此處根據(jù)喜好或重要性，填充顏色點擊save as可以將Notes貼在桌面（三）（三）在電腦的桌面上就出現(xiàn)了這個便簽，對提醒工作也許也能起到作用（四）（四）點擊此處，會出現(xiàn)下拉對話框，郵件會根

7、據(jù)日期、發(fā)件人、收件人大小、標題等排這樣能方便大家更快查找到相關(guān)郵件通過Find輸入你郵件中出現(xiàn)的字段，迅速找到相關(guān)郵件通過Tools下Rules andAlerts可以根據(jù)需要，將同類郵件歸入一個folder點擊此圖標，進入Contact（一）（一）在空白處點擊鼠標右鍵，出現(xiàn)下拉對話框，選New DistributionList（二）（二）點Select Members，在右邊對話框里選成員，點OK在成員選好后，在此處輸入一個名字，假設(shè)：公司，后點 Save and Close 保存（三）（三）點開一個新郵件，點To出現(xiàn)此對話在 Show NamesFrom the 中選擇Contacts，再選“公司“ ，點OK（四）（四）公司就出現(xiàn)在收件人一欄