水利基本建設項目工程檔案管理規(guī)定

1、水利基本建設項目（工程）檔案資料管理規(guī)定（1997年7月4日水辦1997275號）第一章總則第一條為了切實抓好水利基本建設項目（工程）檔案資料（以下簡稱水利工程檔案）管理工作，充分發(fā)揮檔案資料在水利工程建設、管理、運行、維護、改建、擴建等工作中作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合水利基本建設項目（工程）的具體情況，制定本規(guī)定。第二條水利工程檔案工作是水利基本建設工作的重要組成部分，必須將其納入基本建設項目管理工作的全過程，按統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，建立相應機構(gòu)或配專人做好這一工作。第三條水利工程檔案是水利科技檔案的重要組成部分，是專業(yè)技術(shù)人員勞動智慧的結(jié)晶，它產(chǎn)生于整個水利基本建設

2、全過程，包括從項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行（使用）等過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形成與載體的各種歷史記錄。第四條本規(guī)定適用范圍于所有大、中、小型水利基本建設項目（工程），同時也適用范圍于各單位辦公樓、宿舍樓等小型基本建設項目與改建、擴建和技術(shù)改造項目。第二章檔案資料的管理第五條各級基建部門應積極配合檔案管理部門，認真履行監(jiān)督、檢查和指導職責，共同抓好本單位和本系統(tǒng)的水利工程檔案工作。第六條水利工程檔案工作的進程要與工程建設進程同步。即所有基本建設項目，從立項時，就應開始進行文件材料的收集、積累和整理工作；

3、簽訂勘測、設計、施工、監(jiān)理等協(xié)議（合同）時，要對水利工程檔案（包括竣工圖）的質(zhì)量、份數(shù)移交工作提由明確要求；檢查工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；進行單元與分部工程質(zhì)量等級評定和工程驗收（包括單位工程與階段和竣工驗收）時，要同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，并在驗收后，及時整理歸檔。整個項目的歸檔工作，應在竣工驗收后三個月內(nèi)完成（項目尾工的歸檔工作，應在尾工完成后的一i個月內(nèi)完成）。第七條水利基本建設項目（工程）在各階段工程質(zhì)量評定和竣工時，水利工程檔案（特別是竣工圖）達不到規(guī)定要求的，不能算完成施工任務，不得進行鑒定驗收；在規(guī)定期限內(nèi)未完成歸檔任務的確良

4、基本建設項目，不得評為優(yōu)質(zhì)工程。第八條水利工程檔案的整理質(zhì)量，應是衡量工程（項目）勘測、設計、研究、施工、監(jiān)理等工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。因此有關(guān)單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續(xù)）前，建設單位不得返還其扣留的工程（項目）質(zhì)量保證金。對于歸檔質(zhì)量優(yōu)良的有關(guān)單位或責任人，建設單位可予以適當?shù)莫剟睢５诰艞l工程技術(shù)人員應將本職工作中形成的有關(guān)工程的各種材料按檔案部門的要求進行收集、整理和立卷。各單位應加強對此工作的督促檢查。未完成歸檔任務的，不算完成工作任務，更不能申報有關(guān)獎勵（項目）。工作調(diào)動前必須交清有關(guān)檔案資料（對于可告一段落的項目，還應按要求完成有關(guān)材料的立卷歸檔工作），否則，不能調(diào)動工作。第十條

5、各有關(guān)單位（包括建設、管理、監(jiān)理、施工、勘察設計等單位和工程現(xiàn)場指揮機構(gòu)，以下同）必須有一位負責人分管檔案工作。建設單位要對水利工程檔案負全責，其他有關(guān)單位也要各負其責。大、中型建設項目，特別是國家和省、部級的重點工程，建設單位在建設初期就必須設立檔案室，落實檔案專職人員，負責集中統(tǒng)一管理有關(guān)工程建設的全部檔案資料，并對有關(guān)業(yè)務部門檔案資料的整理工作進行指導；管理單位也應在組建初期建立健全檔案工作，為接收工程檔案資料創(chuàng)造條件。第十一條興建國家重點水利基本建設項目時，均應設計建設與工作任務相適應的、符合要求的專用檔案資料庫房（具體標準可參見檔案館建筑設計規(guī)范），并為檔案保管與利用配置必要的裝具和

6、設備；其費用可分別列入工程總概算的管理房屋建筑工程項目類和生產(chǎn)準備費中O第十二條各有關(guān)單位，要采取有效措施強化檔案部門參加設備開箱工作，特別要做好引進技術(shù)、設備資料和圖紙的收集與整理工作。對于通過其他途徑獲得的與引進技術(shù)、設備有關(guān)的檔案資料也應及時交給檔案資料部門統(tǒng)一管理，以確保有關(guān)文件材料的完整與安全。第十三條建立水利工程檔案管理登記制度，所有項目的建設與管理單位均應按期向上級主管單位的檔案部門報送建設項目檔案資料管理情況登記表。第十四條檔案資料部門在加強收集工作的同時，要大力開展編研工作，完善提供利用手段與措施，努力提高管理水平，積極為生產(chǎn)一線提供服務，以充分發(fā)揮檔案資料的作用。對于不能或

7、暫不能公開的檔案資料，應按有關(guān)單位提由的利用范圍，做好保密工作；對已超過保管期限的水利工程檔案，應按水利部科學技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定進行鑒定、銷毀。第三章工程檔案資料的整理、匯總與移交第十五條水利工程檔案必須完整、準確、系統(tǒng)，并做到字跡清楚、圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等還要附以有關(guān)情況說明，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易褪色材料書寫（包括擬定、修改、補充、注釋或簽名）。第十六條水利基本建設前期工作（如勘測、設計、科研等）產(chǎn)生的檔案資料，除依據(jù)合同必須向委托或建設單位提供的材料和有關(guān)成果外，其余部分均應向產(chǎn)生單位的檔案部門歸檔。第十七條竣工圖是工程的實際反映，是水利

8、工程檔案的重要組成部分，必須做到圖物相符。施工單位一定要在施工過程中，認真做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，整理好變更文件（單獨立卷），按規(guī)定及時編制好竣工圖。所有竣工圖必須由施工單位在圖標上方加蓋竣工圖章，并履行簽字手續(xù)后，才能作為竣工圖保存。竣工圖的編制形式和深度可按以下情況區(qū)別對待。1凡按圖施工，沒有變動的，可利用原施工圖作為竣工圖。2凡在施工中，雖有一般性設計變更，但能在原施工圖上修改、補充的，可由施工單位在原施工圖（必須是新藍圖）上注明修改部分與修改依據(jù)和施工說明后，作為竣工圖。3凡結(jié)構(gòu)改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及有其他重大變更，原施工圖不能代替或利用的，必須

9、重新繪制竣工圖。第十八條反映建設項目過程的圖片、照片（包括底片）、錄音、錄像等聲像材料，是水利工程檔案的重要內(nèi)容，應按其種類分別整理、立卷，并應對每個畫面附以比較詳細的語言或文字說明。有關(guān)單位特別是施工單位從施工初期就應指定專人負責，認真做好記錄并隨時加以整理、注釋。大中型建設項目，特別是重點工程的重大事件、事故、必須有完整的文字和聲像材料，否則不予驗收。第十九條水利工程檔案的移交應履行簽字手續(xù)，并按以下原則進行：1基本建設項目實行總承包的，各分包單位應負責收集、整理分包范圍內(nèi)的檔案資料，然后交總包單位匯總、整理、再統(tǒng)一向建設單位與工程管理單位移交。2基本建設項目由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的

10、，各承包單位應負責收集、整理所包工程的檔案資料，并由建設單位匯總或由建設單位委托一個承包單位負責匯總、整理后，再向建設單位和工程管理單位移交。3基本建設項目實行監(jiān)理制度的，由各有關(guān)單位按以下原則匯總、整理后交監(jiān)理部門審查，經(jīng)審查合格后的案卷，再向建設單位和工程管理單位移交。第二十條竣工圖一般不得少于三套：一套交工程管理單位檔案部門，一套交管理單位負責運行維護的業(yè)務部門，一套交于工程建設單位檔案部門（當建設單位就是管理單位時，可少交一套）；凡關(guān)系到全國性或某些城市規(guī)劃的重要項目，還需按國家檔案局的規(guī)定，增交一套給有關(guān)檔案館。集資或合資興建的項目，可由建設單位根據(jù)實際情況增加竣工圖的份數(shù)。第四章歸

11、檔范圍和保管期限表第二十一條水利基本建設項目（工程）文件材料的歸檔范圍與保管期限，應嚴格執(zhí)行水利基本建設項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表。表中規(guī)定需由若干單位保存原件（多家產(chǎn)權(quán)的，由投資多的一方保存原件），其他單位保存復印件。第二十二條有特殊要求的建設項目，在正式開工前，建設單位可參照水利基本建設項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表，根據(jù)工程特點、規(guī)模和工程全過程將要產(chǎn)生的文件材料，規(guī)定出比較詳細的歸檔范圍和保管期限表，直接印發(fā)給工程各有關(guān)單位，同時抄送給主管機關(guān)的檔案部門。第五章水利工程檔案的竣工驗收第二十三條水利工程檔案的竣工驗收（包括初步驗收，以下同），應在基本建設項目驗收委

12、員會（或驗收小組，以下同）的領(lǐng)導下，與工程（項目）驗收同步或提前進行。第二十四條各級水利部門在組織水利工程竣工驗收時，要通知相應的檔案管理部門作為驗收委員會成員參加驗收工作。國家重點工程由國家檔案局和水利部檔案部門參加；部屬重點工程由水利部和有關(guān)流域機構(gòu)的檔案部門參加；水利部投資比例較大的省屬重點工程由水利部或有關(guān)流域機構(gòu)和省級水利廳（局）的檔案部門參加；其他的省屬重點工程由省檔案局和各省級水利廳（局）的檔案管理部門參加；一般的地方水利工程由有關(guān)地、市、縣檔案局和水利局的檔案部門參加；小型水利工程等其他項目則由項目建成后的產(chǎn)權(quán)單位的檔案部門參加。第二十五條工程（項目）竣工驗收前，建設單位應組織

13、施工、設計、監(jiān)理、管理等單位的項目負責人、工程技術(shù)人員和檔案管理人員，依據(jù)本規(guī)定對水利工程檔案的收集、整理、歸檔等工作，特別是竣工圖的編制與整理情況，進行一次徹底的檢查，并寫由自檢報告（具體內(nèi)容參見本規(guī)定第二十八條），在申請工程（項目）驗收時，一并報送給驗收主管單位，并抄送驗收主管單位的檔案部門。第二十六條工程（項目）竣工驗收時，應由參加驗收的檔案人員和建設、監(jiān)理、管理、施工等單位的檔案人員與工程技術(shù)人員組成檔案資料驗收組。大、中型建設項目要在驗收工作結(jié)束時寫由驗收專題報告（此報告應作為工程竣工驗收鑒定書的附件，并將主要內(nèi)容反映到鑒定書中）；一般工程也應在工程竣工驗收鑒定書中反映由有關(guān)檔案資料

14、的情況與評價意見。第二十七條檔案資料驗收組，應通過聽匯報（工程建設與檔案資料管理概況和竣工檔案資料自檢報告）、參觀工程建設現(xiàn)場（了解工程結(jié)構(gòu)及生產(chǎn)流程）、抽查有關(guān)檔案資料（重點抽查竣工圖的質(zhì)量）等多種方式進行檔案資料的檢查驗收。其中抽查工程檔案資料的比例：有關(guān)文字材料不得少于案卷總數(shù)的10%；竣工圖不得少于總張數(shù)的15%。第二十八條檔案資料驗收組的驗收報告應包括以下內(nèi)容：1檔案資料工作概況：檔案資料工作管理體制（包括機構(gòu)、人員等）和檔案保管條件（包括庫房、設備等）及有關(guān)檔案烏煙瘴氣形成、積累、整理（立卷）情況，其中包括項目單位、單項工程數(shù)和產(chǎn)生檔案資料總數(shù)（卷、冊、張）2竣工圖的編制情況與質(zhì)量

15、。3檔案資料的移交情況，并注明已移交的卷（冊）數(shù)、圖紙張數(shù)等有關(guān)數(shù)字。4對檔案資料完整、準確、系統(tǒng)性的評價及檔案資料在施工試運行和管理工作中發(fā)揮作用的情況。5檔案資料工作中存在的問題、解決措施及對整個工程建設項目驗收產(chǎn)生的影響。第六章附則第二十九條本規(guī)定由水利部負責解釋。第三十條，本規(guī)定自公布之日起施行。水利基本建設項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表序號應歸檔材料內(nèi)容保管期限主管機關(guān)建設單位管理單位施工單位設計單位1可行性研究、任務書1.1項目建議書及批復長期永久永久長期1.2可行性研究報告及批復長期永久永久長期1.3項目評估長期永久永久長期1.4環(huán)境預測、調(diào)查報告長期永久永久長期1.5

16、計劃任務書及批復長期永久永久長期2設計基礎材料2.1工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、地質(zhì)圖永久永久永久2.2勘察設計、勘察報告、勘察記錄、化驗、試驗報告永久永久永久2.3重要巖、土樣及有關(guān)說明永久永久永久2.4地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄永久永久長期2.5水文、氣象、地震等其他設計基礎材料永久永久長期3設計文件3.1初步設計永久長期永久序號應歸檔材料內(nèi)容保管期限主管機關(guān)建設單位管理單位施工單位設計單位3.2技術(shù)設計永久長期永久3.3施工圖設計短期長期永久3.4技術(shù)秘密材料、專利文件永久永久3.5設計計算書*長期永久3.6關(guān)鍵技術(shù)試驗永久永久3.7總體規(guī)劃設計永久永久永

17、久3.8設計評價、鑒定及審批材料長期永久永久永久4工程管理文件4.1征用土地的批準文件及紅線圖（包括土地使用證）永久永久4.2移民規(guī)劃，安置等方面的文件材料永久永久長期4.3移民拆遷及補償協(xié)議書永久永久4.4承發(fā)包合同及協(xié)議書（包括設計、施工、監(jiān)理）永久永久長期4.5招標、投標及有關(guān)租賃文件永久永久長期4.6施工執(zhí)照、開工令（通知或許可證）永久永久4.7環(huán)保、消防、衛(wèi)生等文件材料永久永久4.8水、暖、電、煤氣供應及通訊等協(xié)議永久永久書4.9重要的協(xié)調(diào)會與有關(guān)專業(yè)會議文件永久永久*長期*長期4.10工程建設大事記長期長期*長期*長期4.11工程建設監(jiān)理材料永久5施工義件5.1開工報告、工程技術(shù)要

18、求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要長期長期長期長期5.2施工組織設計，施工計劃、方案、工藝、措施長期*長期5.3設計變更、工程更改洽商單、通知單長期長期短期長期5.4原材料、構(gòu)鑄件出廠證明及施工現(xiàn)場復檢質(zhì)量鑒定報告長期長期短期長期5.5建筑材料試驗報告長期長期長期長期5.6材料、零部件、設備代用審批單長期長期短期長期5.7土建施工定位測量、地基允許承載力復查報告永久永久短期長期5.8巖、土試驗報告、基礎處理、基礎工程施工圖永久永久長期長期5.9地質(zhì)描繪圖及有關(guān)說明永久永久長期5.10水工建筑物測試及沉陷、位移、變形等觀測記錄永久永久短期5.11設備和管線焊接試驗記錄、報告及施工檢驗探傷記錄長期長期長期

19、5.12設備和管線強度、密閉性試驗報告長期長期長期5.13設備和管線安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定長期長期長期5.14設備和管線調(diào)試、性能測試和校核長期長期長期5.15管線標高、位置、坡度測量記錄長期長期長期5.16管線清洗、通水消毒記錄長期短期5.17設備裝置交接記錄，電氣、儀表操作聯(lián)動試驗短期短期5.18施工大事記短期5.19施工記錄長期5.20施工過程中的來往函件長期長期短期短期5.21隱蔽工程驗收記錄永久永久長期永久5.22單元、分部、單位工程質(zhì)量檢查、評定材料長期長期長期長期5.23交工驗收記錄（包括單項工程的中間驗收）長期長期長期長期5.24事故處理報告及重大缺隱處理和處理后的檢查記

20、錄長期長期長期*長期5.25記載施工重要階段、過程與重大事故現(xiàn)場的聲像材料及有關(guān)義字說明長期長期永久5.26施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)長期永久5.27竣工報告、竣工驗收報告長期長期長期長期6峻上義件6.1項目竣工驗收申請、批復及竣工驗收會議文件材料永久永久永久*長期*長期6.2全部竣工圖永久永久6.3項目質(zhì)量評審材料永久永久長期6.4竣工現(xiàn)場聲像材料長期長期6.5竣工驗收委員會（小組）會議紀錄長期6.6竣工驗收鑒定書永久永久永久長期長期6.7竣工財務決算、審計結(jié)論永久永久長期7運行技術(shù)準備、試運行7.1技術(shù)準備計劃短期7.2試運行管理、技術(shù)責任制短期7.3開停車方案短期7.4設備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護記錄長期7.5試運行質(zhì)量鑒定報告短期7.6安全操作規(guī)程、事故分析報告長期7.7運行記錄短期7.8技術(shù)培訓材料短期8設備材料8.1規(guī)程、路線、試驗、技術(shù)總結(jié)