文控系統(tǒng)圖文解說

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上1、在線新建文檔，套用標(biāo)準(zhǔn)格式系統(tǒng)內(nèi)新建文檔，包括普通文字文檔以及各種格式化的模板文檔。標(biāo)準(zhǔn)文件模板由文控專員制作，只有先安裝過文檔模板，其它用戶才能通過文檔模板新建模板文檔。2、在線編輯文檔可在線編輯通過在線新建的所有文檔，以及用戶上傳的文本文檔、HTML文檔、微軟Office文檔。注: 在線編輯Office文檔功能需要使用基于微軟IE內(nèi)核的瀏覽器。3、文檔加鎖及解鎖在需要的時(shí)候用戶可以通過加鎖來保護(hù)文檔不被誤操作（修改，刪除）。其他用戶直到有解鎖操作權(quán)限的用戶對(duì)其解鎖后，才可繼續(xù)更新此文檔。4、自動(dòng)提醒用戶待審批或?qū)徟Y(jié)束。當(dāng)用戶審批某文檔超過限時(shí)提醒，但仍未審批

2、時(shí) ，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送郵件及消息至該用戶郵箱提醒其及時(shí)審批文件。當(dāng)對(duì)用戶發(fā)出審批提醒后超時(shí)仍未審批時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)該用戶通過審批，自動(dòng)設(shè)置到下一審批環(huán)節(jié)。5、文檔（文件夾）操作審批設(shè)置OA系統(tǒng)將根據(jù)文控專員對(duì)審批人的設(shè)置自動(dòng)發(fā)送審批申請(qǐng)至審批人，審批人可以通過郵件（消息）直接對(duì)申請(qǐng)人的操作進(jìn)行審批，含有通過、駁回（駁回需要填寫駁回原因）。6、文檔權(quán)限控制可對(duì)文檔的每一個(gè)用戶分別設(shè)置權(quán)限，如：上傳、查閱、下載、歷史版本的下載、更新、刪除等。7、智能的文檔分類及組織根據(jù)公司結(jié)構(gòu)分配各部門文件接口人對(duì)本部門文檔的管理工作。不同部門的員工默認(rèn)只能訪問本部門的文檔。用戶對(duì)各自文檔的管理（上傳，更新，移動(dòng)，刪除

3、等）默認(rèn)也僅限于各自部門范圍內(nèi)，有效降低了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)和保障了信息的歸屬。如需要跨部門查閱文件，需本部門領(lǐng)導(dǎo)及文件所屬部門領(lǐng)導(dǎo)共同批準(zhǔn)后，文控專員才開放權(quán)限以供審閱。8、工作區(qū)文檔管理實(shí)現(xiàn)各種分享需求，如全企業(yè)通用公共文檔、跨部門文檔分享、項(xiàng)目工作敏感文檔等等。9、文檔類型管理管理員可以配置允許用戶上傳的文檔類型，以及編輯文檔類型的描述，以及該類型文檔使用的文檔圖標(biāo)等。10、電子郵件自動(dòng)收集用戶可以將有關(guān)審批文件的電子郵件轉(zhuǎn)發(fā)/抄送到文控專員指定郵箱地址，郵件中會(huì)說明OA系統(tǒng)的鏈接路徑及最后審批時(shí)限。11、文檔通知及文檔變更自動(dòng)通知用戶在創(chuàng)建、上傳、更新文檔的時(shí)候可選擇性通知某一部分用戶名，

4、并可同時(shí)選擇通過電子郵件通知對(duì)方。 一旦文檔更新或?qū)徟Y(jié)束，系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送電子郵件通知文控專員指定的相關(guān)人員。12、可以通過發(fā)送文檔至用戶的電子郵箱文控專員可在系統(tǒng)內(nèi)直接通過系統(tǒng)攜帶附件將文檔發(fā)送至需要電子版用戶的郵箱內(nèi)，活動(dòng)日志將被系統(tǒng)自動(dòng)記錄。13、個(gè)人文檔暫存空間用戶可以將將未完成的文檔先保存為草稿，以備下次繼續(xù)編輯，待完成后再提交至文控專員。1、系統(tǒng)支持多個(gè)流程步驟的串行審核和并行審核流程。每個(gè)步驟支持多人審核，審核可設(shè)置通過與駁回。2、文控流程和文檔緊密集成，文檔最終審批結(jié)束后文件自動(dòng)存檔生效，舊版自動(dòng)作廢，審批生效的信息系統(tǒng)自動(dòng)通知文控專員，由文控專員將文件明細(xì)信息發(fā)出。3、 通知

5、功能。文檔提交、審批、作廢回收、分發(fā)等文控流程中帶有自動(dòng)通知功能，流程中相關(guān)人員會(huì)收到消息通知，加快流程流轉(zhuǎn)。4、 文檔自動(dòng)發(fā)布。文檔文檔一旦審核通過，自動(dòng)生效發(fā)布存檔，禁止修改，再次修改視為文件版本升級(jí)重新走審批流程完成。2. 流程可自定義。流程表單及流程圖界面，方便操作。1. 嚴(yán)格的權(quán)限管理，系統(tǒng)分6級(jí)查看權(quán)限。2. 各個(gè)部門可委派專人負(fù)責(zé)自己部門的文檔板塊，進(jìn)行本部門在線文庫(kù)的管理。3. 在線文庫(kù)的權(quán)限申請(qǐng)實(shí)現(xiàn)流程電子化。4. 記錄完整的操作歷史，包括上傳、下載、修改、移動(dòng)、復(fù)制、刪除等都會(huì)記錄進(jìn)行文件操作歷史記錄中系統(tǒng)提供的審核步驟是：用戶提交 + 3級(jí)審核 + 文控人員終審。文控人員

6、終審時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況決定是否補(bǔ)充審核人審核。系統(tǒng)最多支持三級(jí)審核，提交人可根據(jù)公司審核需要，自由設(shè)置各級(jí)審批人，如果不需要3級(jí)審核，可在流程設(shè)置中，將流程設(shè)置為空即可。任何一級(jí)審批均支持多人共同審核，如果共同審核人中有一人未通過，則該文檔被打回，重新進(jìn)行提交申請(qǐng)。終審由文控人員控制。一旦終審?fù)ㄟ^，文件發(fā)布。具體操作流程如下：1. 用戶啟動(dòng)文控審核流程，選擇需要提交審核的文件和審核人，點(diǎn)擊“申請(qǐng)”，完成文檔審核的提交請(qǐng)求。1） 審核人員：由于文檔不同，各級(jí)審核人員可能也不同，因此用戶可自行選擇審核人員，包括一級(jí)審核人、二級(jí)審核人、三級(jí)審核人；如果不需要3級(jí)審核，可在流程設(shè)置中，將流程設(shè)置為空即可

7、。2） 多人并行審核：任何一級(jí)審批均支持多人共同審核，如我們?cè)诖硕?jí)審核人有張三和李四共同審核，如果共同審核人中有一人未通過，則該文檔被打回，重新進(jìn)行提交申請(qǐng)。3. 用戶提交文檔審核后，系統(tǒng)帶有自動(dòng)通知功能，相關(guān)審核人員會(huì)收到文檔審核的消息通知，及時(shí)進(jìn)行文檔審核確認(rèn)。同時(shí)文檔如果審核不通過被打回，相關(guān)人員也會(huì)及時(shí)收到消息通知。2. 各級(jí)審核流程系統(tǒng)支持3級(jí)審核步驟，一審?fù)ㄟ^后進(jìn)入二審，二審?fù)ㄟ^后進(jìn)入三審，三審?fù)ㄟ^后轉(zhuǎn)入終審。如果不需要3級(jí)審核，可在流程設(shè)置中，將流程設(shè)置為空即可。 任何一級(jí)審批均支持多人共同審核，如果共同審核人中有一人未通過，則該文檔被打回，重新進(jìn)行提交申請(qǐng)。終審由文控人員控制

8、。一旦終審?fù)ㄟ^，文件發(fā)布。說明：1） 流程歷史：顯示文檔審批過程相關(guān)流程歷史及當(dāng)前審核活動(dòng)狀態(tài)，包括時(shí)間、人員及審核活動(dòng)。并可調(diào)整當(dāng)前流程的執(zhí)行人，在生病出差等意外情況下將工作轉(zhuǎn)交給其他人。2） 評(píng)注2和訂閱：可對(duì)流程活動(dòng)進(jìn)行評(píng)注或訂閱。每個(gè)流程單都可訂閱，一旦訂閱，流程進(jìn)展都會(huì)自動(dòng)發(fā)送通知消息給訂閱人員。同時(shí)流程可評(píng)注，建立互動(dòng)溝通3） 自動(dòng)發(fā)布：文檔一旦文控審核通過，自動(dòng)發(fā)布存檔，禁止修改。4） 審核通過后文控總表會(huì)相應(yīng)增加一條記錄3.3   變更流程修改現(xiàn)有圖紙，生成新的版本。變更流程和編制流程類似，支持自由的流程定義。說明：因?yàn)槟承┰?，圖紙可能需要變更，

9、只是版本號(hào)不一樣，編號(hào)是一樣的也可以自己輸入新的編號(hào)，如果輸入，系統(tǒng)使用新編號(hào)，如果不輸入，系統(tǒng)根據(jù)原始編號(hào)，只是版本號(hào)不一樣審核通過后文控總表相應(yīng)記錄的版本信息中會(huì)添加一個(gè)版本歷史版本自動(dòng)作廢3.4   文檔分發(fā)文檔的分發(fā)，包括對(duì)紙介質(zhì)文檔和電子文檔的分發(fā)。分發(fā)流程圖如下：表單如下：業(yè)務(wù)人員啟動(dòng)分發(fā)流程申請(qǐng)，包括文檔的編號(hào)、選擇需要分發(fā)的用戶,電子文檔的權(quán)限等。 說明：文控審核時(shí)時(shí)可以填寫印制數(shù)量流程根據(jù)是否填寫印制數(shù)量走不同的流程;如果填寫了印制數(shù)量，流程還會(huì)走“印制“步驟。審核通過后文控總表相應(yīng)記錄的電子分發(fā)情況和紙質(zhì)分發(fā)情況會(huì)更新，并且賦予相關(guān)人員電子文檔

10、的相關(guān)權(quán)限3.5   收回流程收回流程用于對(duì)紙介質(zhì)文件的收回和對(duì)電子文檔的權(quán)限收回，流程圖如下：用戶填寫文件的編號(hào)，申請(qǐng)收回文件提交后系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所填編號(hào)和版本自動(dòng)讀取電子分發(fā)和紙質(zhì)分發(fā)情況并列出。審核通過后文控總表中相應(yīng)記錄的電子分發(fā)和紙質(zhì)分發(fā)情況會(huì)根據(jù)收回情況更新，并且收回電子文檔相應(yīng)人員的權(quán)限3.6   文檔借閱借閱不變更文控庫(kù)的記錄，只是相對(duì)增加一條借閱記錄，流程圖如下：借閱申請(qǐng)表單如下：審核通過后如果是電子文檔的借閱，會(huì)賦予申請(qǐng)人電子借閱權(quán)限中所選的權(quán)限3.7   文檔作廢對(duì)不再使用的文檔進(jìn)行作廢處理，流程圖如下：3.7   文檔作廢對(duì)不再使用的文檔進(jìn)行作廢處理，流程圖如下：作廢申請(qǐng)表單如下：審核通過后文控總表那里相應(yīng)記錄的版本信息中失效時(shí)間會(huì)更新，同樣電子庫(kù)中相應(yīng)文檔的失效時(shí)間也更新3.8   文檔銷毀文檔銷毀主要針對(duì)紙質(zhì)文檔操作流程如下：銷毀申請(qǐng)表單如下：審核通過