會展活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)設(shè)計方案

1、 會展活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)標簽： 現(xiàn)場 會展 現(xiàn)場管理 展區(qū) 展位會展活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)關(guān)鍵詞：會展管理、活動現(xiàn)場、會展教育、組織容簡介會展業(yè)作為新興服務業(yè)，是2l世紀的產(chǎn)業(yè)，有著巨大的發(fā)展?jié)摿Α６己玫臅宫F(xiàn)場服務又恰恰是一個展會能夠成功的重要所在。在展會中，不論是參展商還是主辦者、觀眾等等，都離不開會展現(xiàn)場服務。它不僅可以在當時促使展會取得成功，還可以在很大程度上的宣傳和延伸展會的影響力和品牌效應，讓更多的參展商，客戶，觀眾了解并參加展會，從而使展會取得更大的成功。會展活動現(xiàn)場管理，具體體現(xiàn)在對參展商和觀眾的優(yōu)質(zhì)服務上。它是展覽計劃的具體落實，也是直接反映和衡量辦展水平的必要環(huán)節(jié)，理應備受會展組

2、織活動組織者的重視。然而會展現(xiàn)場管理、控制和協(xié)調(diào)的容相當復雜，如若處理不當，突發(fā)事件必將會釀成大的問題。所以要求現(xiàn)場管理的指揮協(xié)調(diào)成員對展會相關(guān)事宜全盤了解，并能與時、果斷做出英明決策。本文將結(jié)合我國目前大型活動現(xiàn)場各類型事件的處理現(xiàn)狀，將會展活動現(xiàn)場管理分為：展覽活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)、會議活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)、節(jié)慶活動現(xiàn)場管理系統(tǒng)；本文將主要對會展活動現(xiàn)場管理中的接待系統(tǒng)、會務系統(tǒng)的具體定義以與工作容進行詳細闡述。引言眾所周知，會展現(xiàn)場管理是成功辦展至關(guān)重要的因素和環(huán)節(jié)。會展活動現(xiàn)場管理的成功將提高專業(yè)觀眾和參展商對本展會的滿意度，以與提升展會的知名度和美譽度。而常久以來，大型活動現(xiàn)場管理一直是全球

3、會展活動組織者頭疼的問題。前期經(jīng)過了大量的準備工作，還是難免在現(xiàn)場發(fā)生各類突發(fā)事件。隨著現(xiàn)代會展業(yè)的日驅(qū)成熟，人們已開始意識到，會展活動現(xiàn)場是否能順利進行，與前期的組織設(shè)計、任務分工、責權(quán)分配、等有很大關(guān)系。現(xiàn)場管理不到位，直接影響了會展活動的成敗。會展活動通常都是短時間匯集大量的人群、物品等，短時間會出現(xiàn)大量的交叉任務。如果能通過一種科學的方法，使這些交叉任務能有效的分配與合理的控制，是大家共同關(guān)注的問題。據(jù)統(tǒng)計，每年我國產(chǎn)生的各類型展覽會約5600個，而各類型的會議活動有40萬之多，節(jié)慶活動2000多個，但一直沒有適合大型活動管理的會展現(xiàn)場執(zhí)行系統(tǒng)知識出現(xiàn)。造成了眾多大型會展活動現(xiàn)場管理不

4、到位或者出現(xiàn)了不可挽回的損失。案例回顧省第3屆人才勞動力交流會因為進不了現(xiàn)場招人，某企業(yè)到了現(xiàn)場跟本就找不到車位停車，費了老大的勁停了車后還是沒辦法進入市場招人?，F(xiàn)場混亂的秩序，擁擠的人群讓林先生沒有了招人的心情?，F(xiàn)場疏通交通的一名交警也表示，這里的道路太窄，停車位又少，在這里舉辦大型的招聘會很容易造成交通堵塞，同時也易發(fā)生事故。（中國經(jīng)營報）北美峰會在加拿大魁北克的蒙特貝羅開幕。美國總統(tǒng)布什、墨西哥總統(tǒng)卡爾德隆和加拿大總理哈珀參加了此次峰會。據(jù)悉，三國領(lǐng)導人集中討論全球競爭力、食品和產(chǎn)品安全、可持續(xù)能源、能源管理和地區(qū)安全等五方面的問題。會議引來了數(shù)千名來自美國和加拿大的示威民眾，防暴警察被

5、迫釋放催淚瓦斯將他們驅(qū)散，現(xiàn)場一度十分混亂。警方稱，有4人被逮捕，另外約有20名示威民眾和警察受傷。約5000名警察在會場外待命。（新華社月日電）月，影片M的新聞發(fā)布會在釜山海云臺某賓館舉行，不過因為釜山電影節(jié)組委會粗心安排而比原定時間足足推遲了30分鐘后才得以進行。M作為釜山電影節(jié)參展電影，本次新聞發(fā)布會也是電影節(jié)正式活動之一，不過面對來到現(xiàn)場的200多名記者。舉行發(fā)布會的房間寬度只有5米左右，現(xiàn)場記者們一致要求主辦方臨時更換舉行發(fā)布會的地點，最后在主辦方的協(xié)調(diào)下，才用攝影記者們先拍照后退場，給攝像記者們留出空位的辦法來妥協(xié)，這樣一來，發(fā)布會就比原定的遲30分鐘才得以舉行。明世導演和東元出現(xiàn)

6、引起了現(xiàn)場的混亂，大部分外國記者都表示無法理解。最后，釜山電影節(jié)金東浩委員長向現(xiàn)場媒體道歉稱：“因為組委會的失誤，今天給各位帶來了諸多不便，在這里我向大家表示歉意?！痹诘谑畬脟H汽車工業(yè)展覽會上，兩家日本的汽車公司為了在氣勢上壓倒對方都把音響開得很大，從而嚴重影響了同一場館其它參展商的展出工作，最后主辦單位不得不出面干涉才把事情平息下來。第十三屆中國國際專業(yè)音響、燈光、樂器與技術(shù)展覽會上噪音嚴重影響到展會現(xiàn)場洽談。歷屆展覽會的噪音問題仍然沒有解決，限制聲壓級只是表面現(xiàn)象，看上去是組織者采取了措施，實際上展覽會大廳仍然是個"蛤蟆坑"，家家的音響都打開，參觀者很難鑒別哪個品種的

7、音響效果更好。在國外的許多音響展會上有規(guī)定不容許打開音響（指聲音），組織者提供的是展示交流的平臺，生產(chǎn)銷售方將產(chǎn)品與資料擺放后，參觀者對感興趣的問題與技術(shù)人員進行交流，需要視聽時有專門的視聽房間。我們國家的展覽會追求的是參觀人的數(shù)量，卻忽視了參觀的質(zhì)量。在展覽會大廳里你要咨詢問題，你的講話聲音就要超過70分貝，否則大家只能是笑一笑無奈了事，是一個國際化的大都市，環(huán)保意識應該成為重中之重，我們期望下一屆展覽會在背景音樂中舉行。閑雜人員進入展覽會需治理。有些參觀人員的素質(zhì)應該提高，雖然管理者采取了很多的措施，但是閑雜人員仍然在展覽會中搜集"垃圾"，倒賣門票。“SWOT分析法”與

8、“5S管理理念”大型活動現(xiàn)場管理是指組織者在某一具體時間、特定場所對參與會展活動事件的群體、物品、資金、信息等多項交叉任務進行協(xié)調(diào)與服務管理的總稱?！艾F(xiàn)場管理”一直以來在國際上也沒有完善的定論，這是因為不同時期、不同性質(zhì)、不同主體的活動現(xiàn)場管理均有差異。目前國際上部分大型活動組織在現(xiàn)場管理中借用了“SWOT分析法”與“5S”管理等相關(guān)經(jīng)驗，結(jié)合大型活動實際情況進行了創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代會展業(yè)的快速發(fā)展，歐盟組織早期引入的知識已不能滿足現(xiàn)代會展業(yè)發(fā)展的需求。第一種:SWOT分析法SWOT分析發(fā)又稱為態(tài)勢分析法，它是由美國舊金山大學的管理學教授于20世紀80年代初提出來的。我們常用來作為企業(yè)部的分析方法

9、，即根據(jù)企業(yè)自身制定在條件進行分析，找出企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢與核心競爭力之所在。其中，S代表strength(優(yōu)勢)，W代表weakness(弱勢)，O代表opportunity(機會)，T代表threat(威脅)，其中，S、W是在因素，O、T是外在因素。按照企業(yè)競爭戰(zhàn)略的完整概念，戰(zhàn)略應是一個企業(yè)“能夠做的”（即組織的強項和弱項）和“可能做的”（即環(huán)境的機會和威脅）之間的有機組合。第二種:5S管理5S管理源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場，對材料，設(shè)備人員等生產(chǎn)要素開展相應的整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等活動，為其他管理活動奠定良好的基礎(chǔ)，是日本產(chǎn)品品質(zhì)得以迅猛提高行銷全球的成功之處。整理、整頓、清掃、

10、清潔、素養(yǎng)的日語在外來詞匯羅馬文拼寫時，它們的第一個字母都為S，所以日本人又稱之為5S，近年來，隨著人們對這一活動的不斷深入認識，有人又添加了“堅持、習慣”等兩項容，分別稱為6S或7S活動。a) 整理（SEIRI） ：工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的東西；目的：清除零亂根源，騰出 “空間”，防止材料的誤用、誤送，創(chuàng)造一個清晰的工作場所b) 整頓（SEITON） ：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標識進行管理；目的：定置存放，實現(xiàn)隨時方便取用c) 清掃（SEISO）：將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾，無污穢狀態(tài)；目的： 1) 保持工作環(huán)境的整潔干凈；2

11、) 保持整理、整頓成果； 3) 穩(wěn)定設(shè)備、設(shè)施、環(huán)境質(zhì)量、提高產(chǎn)品或服務質(zhì)量；4) 防止環(huán)境污染。d) 清潔（SEIKETSU）：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺得整潔、衛(wèi)生；目的：1) 養(yǎng)成持久有效的清潔習慣 2) 維持和鞏固整理、整頓、清掃的成果e) 素養(yǎng)（SHITSUDE）：通過進行上述4S的活動，讓每個員工都自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。目的： 1) 養(yǎng)成良好習慣；加強審美觀的培訓；遵守廠紀廠規(guī)；提高個人素養(yǎng)；培訓良好興趣、愛好。 2) 塑造守紀律的工作場所；3) 營造團隊精神。 注重集體的力量、智慧。會展活動現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)

12、本文作者通過多年的實踐工作總結(jié)，結(jié)合我國目前大型活動現(xiàn)場各類型事件的處理現(xiàn)狀，研究出了 “會展活動現(xiàn)場管理七系統(tǒng)”，并根據(jù)活動主題分為：以展覽為主的展會活動管理系統(tǒng)；以會議為主的會展活動管理系統(tǒng)；以節(jié)慶活動為主的節(jié)事活動管理系統(tǒng)；本文主要對會展活動現(xiàn)場管理中的接待系統(tǒng)、會務系統(tǒng)進行詳細闡述。一、 展覽現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng) 接待管理系統(tǒng)接待管理系統(tǒng)是現(xiàn)場管理的第一任務，接待工作安排科學才能保證會展活動現(xiàn)場疏導與管理工作的順利展開。在有條件的展覽場所可以通過科學技術(shù)產(chǎn)品與現(xiàn)代通訊設(shè)備提高接待質(zhì)量與效率，在條件較差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人員與志愿者，以人力接待疏導為主。展覽接待任務如下：

13、識別來者身份。例如：參展商、專業(yè)觀眾、非專業(yè)觀眾、開幕嘉賓、參觀嘉賓、媒體記者、展位促銷服務人員、會場服務人員等。（到會人員識別方法有：證件識別法、標識識別法、問詢識別法） 制定人員流動疏導方案 協(xié)助辦理相關(guān)證件 協(xié)助隨身物品托管或寄存 疏導到會車輛 介紹展會活動的基本情況 協(xié)助填寫參觀注冊信息 講解展會現(xiàn)場相關(guān)注意事項 告知開館、閉館時間 接待現(xiàn)場咨詢?nèi)藛T 協(xié)助辦理相關(guān)商務手續(xù) 其他接待相關(guān)事務 商務管理系統(tǒng)商務管理系統(tǒng)分為財務管理系統(tǒng)、手續(xù)補辦系統(tǒng)、商務租賃系統(tǒng)、證件補辦系統(tǒng)。商務管理系統(tǒng)的工作量由展會前期工作量決定，如開展前大量工作已完成，現(xiàn)場工作量相對較小，如大量工作任務前期沒有完成，

14、就會造成現(xiàn)場商務管理任務繁重。商務管理系統(tǒng)具體任務如下： 驗證手續(xù)、辦理交費、出據(jù)發(fā)票 收取相關(guān)商務租賃費用 收取臨時入場購票費用 辦理會刊資料領(lǐng)取手續(xù) 驗收現(xiàn)場臨時采購物資 審核發(fā)放現(xiàn)場各項支出 提供打印、 等現(xiàn)場服務 編輯管理相關(guān)協(xié)議文本 填寫各方制定的臨時需求表格 其他商務相關(guān)事務 后勤保障系統(tǒng)后勤保障系統(tǒng)是現(xiàn)場主要物資管理與供應中心。如：運輸設(shè)備、倉儲、餐飲、車輛調(diào)用與配發(fā)工作，后勤管理實際是一系列后勤活動管理的統(tǒng)稱。由于后勤總是在有組織與管理的方式下進行，所以后勤與后勤管理不過是一個事物的兩個方面。后勤保障的具體任務如下： 現(xiàn)場相關(guān)餐飲服務商管理與調(diào)度 現(xiàn)場相關(guān)運輸設(shè)備管理與調(diào)度 現(xiàn)

15、場相關(guān)移動展具、模型的臨時管理與調(diào)度 現(xiàn)場可移動廣告載體管理與回收 現(xiàn)場展示租賃設(shè)備管理與回收 現(xiàn)場綠植管理與回收 現(xiàn)場非展區(qū)裝飾材料管理與回收 現(xiàn)場成型宣傳材料管理 現(xiàn)場攝影攝像設(shè)備管理與協(xié)調(diào) 現(xiàn)場各種開幕、閉幕物品的管理與回收 現(xiàn)場各種工作證件與服裝等相關(guān)物品領(lǐng)用 現(xiàn)場各類人員的管理與疏導 現(xiàn)場各類信息的處理、反饋與收集 現(xiàn)場各類組織關(guān)系的協(xié)調(diào)與分配 展區(qū)展務管理系統(tǒng)展區(qū)展務管理又稱為：現(xiàn)場參展商服務。指會展組織者在展示場所為參展者提供的服務與協(xié)調(diào)展出事務的總稱?，F(xiàn)場參展商服務的容主要有： 展區(qū)測量與展品檢查 更換與調(diào)整展位 展位促銷管理 展位噪音管理 展位水、電、氣、餐飲協(xié)調(diào) 展品知識產(chǎn)

16、權(quán)保護協(xié)助 展位施工與設(shè)備安裝協(xié)調(diào) 展位門楣檢查核實 展商代表與展出品核實 展區(qū)廣告容核實 展區(qū)參觀人員疏導 展區(qū)證件補辦協(xié)助 展區(qū)桌、椅、垃圾筒協(xié)調(diào) 重要領(lǐng)導參觀路線設(shè)置 展區(qū)展位拆卸協(xié)調(diào) 展區(qū)安全防 其他展區(qū)相關(guān)服務 現(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)現(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)也被稱為：現(xiàn)場指揮中心指會展活動召開時，會展組織管理者通過現(xiàn)場調(diào)度、調(diào)節(jié)、管制、指揮等方式，保證各系統(tǒng)的正常運行。現(xiàn)場調(diào)度中心是現(xiàn)場最高指揮中心，通常各類指示信息均由調(diào)度中心完成并發(fā)布?，F(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)負責人統(tǒng)常由會展組織最高管理者、會展活動策劃師、會展場館負責人、會展現(xiàn)場秘書組等相關(guān)組成?，F(xiàn)場調(diào)度的主要職責： 協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的相關(guān)任務，特別交叉性任務的指派

17、控制會展活動現(xiàn)場的進行程序 調(diào)配現(xiàn)場相關(guān)管理人員與服務人員 對現(xiàn)場各類突發(fā)事件做出處理決定 重要工作容通知下達 接待各系統(tǒng)的咨詢意見并做出反饋 組織重要領(lǐng)導進行參觀 處理其他系統(tǒng)不能決策的事物 檢查各系統(tǒng)實際工作情況 公布會展現(xiàn)場重大變化情況 工程與設(shè)備系統(tǒng)工程與設(shè)備系統(tǒng)是會展活動主要建筑建設(shè)的核心系統(tǒng)。通常工程系統(tǒng)在進行現(xiàn)場管理階段后，任務較繁重，也是事故隱患最多的一個系統(tǒng)。工程與設(shè)備系統(tǒng)包括了會展活動現(xiàn)場所有的大型施工工程管理與設(shè)備使用安裝過程管理。工程設(shè)備系統(tǒng)的工作圍： 標準展位運輸、安裝、檢修、拆卸管理 展場水、電等申請、輸送、安裝管理 特裝展位施工管理 大型展品物流與安裝管理 展位移

18、動、撤除、檢修、管理 大型表演使用設(shè)備的安裝、檢修、拆卸管理 工程運輸設(shè)備使用管理 協(xié)調(diào)場館方、施工方業(yè)務關(guān)系 協(xié)助辦理工程人員證件 檢查會展活動現(xiàn)場使用材料 人員管理設(shè)備與現(xiàn)場大型廣告載體的安裝與管理 背板、開幕臺、剪彩臺的安裝與檢修 展場通風、通氣設(shè)備檢修、安裝管理 現(xiàn)場防護系統(tǒng)現(xiàn)場防護系統(tǒng)包括了多個子系統(tǒng)，現(xiàn)場防護是大型會展活動的重要監(jiān)控與突發(fā)事件處理系統(tǒng)。具體有：社會安全系統(tǒng)、現(xiàn)場治安系統(tǒng)、醫(yī)療服務系統(tǒng)、突發(fā)事件應急系統(tǒng)、日常監(jiān)控系統(tǒng)、法律咨詢系統(tǒng)、知識產(chǎn)權(quán)保護系統(tǒng)等?，F(xiàn)場防護系統(tǒng)的主要容是： 維護展期社會安全，防止各類事件發(fā)生 維護展示區(qū)域治安 排查消防設(shè)備設(shè)施 協(xié)助核對進入展區(qū)人員身份 失物報檢、領(lǐng)取管理 人身健康與財產(chǎn)安全保護 呼叫對講系統(tǒng)建設(shè) 現(xiàn)場糾紛處理 現(xiàn)場醫(yī)療救助與處理 知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)調(diào)查取證與立案 展區(qū)監(jiān)控設(shè)備安裝與檢修 夜間巡邏與公共危害防止1. 若不給自己設(shè)限，則人生中就沒有限制你發(fā)揮的藩籬。2. 若不是心寬似海，哪有人生風平浪靜。在紛