辦公軟件培訓(xùn)-XXJ

1、fjxuxj 第一章第一章 常用辦公軟件簡(jiǎn)介常用辦公軟件簡(jiǎn)介 第二章第二章 快捷鍵介紹快捷鍵介紹 第三章第三章 WordWord使用技巧使用技巧 第四章第四章 ExcelExcel使用技巧使用技巧 第五章第五章 ExcelExcel公式使用公式使用 第六章第六章 常見(jiàn)問(wèn)題解答常見(jiàn)問(wèn)題解答OFFICE辦公軟件WordExcelPowerpointvisio1 1、word word 文字處理文字處理 3 3、powerpointpowerpoint 幻燈片制作幻燈片制作2 2、excel excel 表格處理表格處理 （本課重點(diǎn)）（本課重點(diǎn)） 4 4、visiovisio 圖表制作圖表制作1 1

2、、格式刷、格式刷格式刷可應(yīng)用的格式包括字體、字號(hào)、填充色等。格式刷可應(yīng)用的格式包括字體、字號(hào)、填充色等。* *雙擊格式刷可多次復(fù)制樣式雙擊格式刷可多次復(fù)制樣式2 2、查找、替換、成批更改文字、查找、替換、成批更改文字 WORD教學(xué)范例3 3、目錄自動(dòng)生成、目錄自動(dòng)生成 先要設(shè)置每一部分的標(biāo)題的，選擇標(biāo)題，然后在先要設(shè)置每一部分的標(biāo)題的，選擇標(biāo)題，然后在”樣式樣式“選項(xiàng)卡中選項(xiàng)卡中選擇相應(yīng)的標(biāo)題樣式（標(biāo)題選擇相應(yīng)的標(biāo)題樣式（標(biāo)題1 1，標(biāo)題，標(biāo)題2 2）等等。注意相同級(jí)別的標(biāo)題采用）等等。注意相同級(jí)別的標(biāo)題采用相同的標(biāo)題樣式（選擇標(biāo)題樣式以后，標(biāo)題的字體等可修改）；等所有相同的標(biāo)題樣式（選擇標(biāo)題

3、樣式以后，標(biāo)題的字體等可修改）；等所有的標(biāo)題設(shè)置完畢以后，在需要插入目錄的地方，插入目錄（自動(dòng)生成）。的標(biāo)題設(shè)置完畢以后，在需要插入目錄的地方，插入目錄（自動(dòng)生成）。4 4、框框里打勾、框框里打勾 畫個(gè)文本框，文本框內(nèi)插入符號(hào)畫個(gè)文本框，文本框內(nèi)插入符號(hào)“ ”即可；或先插入符號(hào)即可；或先插入符號(hào)“ ”然后選中字體帶圈字符，選擇方形框即可。然后選中字體帶圈字符，選擇方形框即可。1 1、利用、利用“頂端標(biāo)題頂端標(biāo)題”快速設(shè)定每頁(yè)打印標(biāo)題快速設(shè)定每頁(yè)打印標(biāo)題 步驟：頁(yè)面布局步驟：頁(yè)面布局打印標(biāo)題打印標(biāo)題頂端標(biāo)題行頂端標(biāo)題行選擇工作表中作為選擇工作表中作為表頭的一行或多行，點(diǎn)擊確定即可。表頭的一行或多

4、行，點(diǎn)擊確定即可。2 2、拆分凍結(jié)窗口，增強(qiáng)表格編輯直觀性、拆分凍結(jié)窗口，增強(qiáng)表格編輯直觀性 步驟：視圖步驟：視圖拆分現(xiàn)有表格中會(huì)出現(xiàn)兩條可移動(dòng)的標(biāo)示線，移拆分現(xiàn)有表格中會(huì)出現(xiàn)兩條可移動(dòng)的標(biāo)示線，移動(dòng)標(biāo)示線至合適的位置，選擇動(dòng)標(biāo)示線至合適的位置，選擇“凍結(jié)窗格凍結(jié)窗格”下的凍結(jié)拆分窗格。下的凍結(jié)拆分窗格。3 3、 行列轉(zhuǎn)置行列轉(zhuǎn)置 選擇一片區(qū)域復(fù)制，然后在要粘貼的地方選擇編輯選擇一片區(qū)域復(fù)制，然后在要粘貼的地方選擇編輯-選擇性選擇性粘貼，勾選轉(zhuǎn)置，你會(huì)發(fā)現(xiàn)行變成了列，列變成了行。粘貼，勾選轉(zhuǎn)置，你會(huì)發(fā)現(xiàn)行變成了列，列變成了行。 4 4、合計(jì)計(jì)算、合計(jì)計(jì)算 合并計(jì)算合并計(jì)算 將多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)

5、合并到一個(gè)單元格。將多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)合并到一個(gè)單元格。5 5、篩選篩選功能功能 篩選并不是重新排列列表，只是暫時(shí)隱藏不符合條件的行篩選并不是重新排列列表，只是暫時(shí)隱藏不符合條件的行，可以加，可以加快數(shù)據(jù)分析速度，快數(shù)據(jù)分析速度，自動(dòng)篩選下拉列表提供的標(biāo)準(zhǔn)不符合您的需要時(shí)，自動(dòng)篩選下拉列表提供的標(biāo)準(zhǔn)不符合您的需要時(shí)，可可可以設(shè)置自定義篩選可以設(shè)置自定義篩選。6 6、分列合并、分列合并 分列是對(duì)某一數(shù)據(jù)按一定的規(guī)則分成兩列以上。分列時(shí)，選擇要分列是對(duì)某一數(shù)據(jù)按一定的規(guī)則分成兩列以上。分列時(shí)，選擇要進(jìn)行分列的數(shù)據(jù)列或區(qū)域，再?gòu)臄?shù)據(jù)菜單中選擇分列，分列有向?qū)В催M(jìn)行分列的數(shù)據(jù)列或區(qū)域，再?gòu)臄?shù)據(jù)菜單中

6、選擇分列，分列有向?qū)?，按照向?qū)нM(jìn)行即可。照向?qū)нM(jìn)行即可。 分列相反，我教大家一個(gè)合并分列相反，我教大家一個(gè)合并“ “ & &” 的用法。的用法。7 7、分類匯總、分類匯總 分類匯總分類匯總 給所選單元格插入合計(jì)數(shù)，并匯總多個(gè)數(shù)據(jù)行。想要知道給所選單元格插入合計(jì)數(shù)，并匯總多個(gè)數(shù)據(jù)行。想要知道表格中各項(xiàng)的總費(fèi)用，就可以用到分類匯總，首先選定表格的所有內(nèi)容，表格中各項(xiàng)的總費(fèi)用，就可以用到分類匯總，首先選定表格的所有內(nèi)容，點(diǎn)擊分類匯總按鈕，彈出對(duì)話框。點(diǎn)擊分類匯總按鈕，彈出對(duì)話框。8 8、設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性、設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性 數(shù)據(jù)有效性：可以有效的控制輸入的內(nèi)容，減少錄入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)有效性

7、：可以有效的控制輸入的內(nèi)容，減少錄入錯(cuò)誤的發(fā)生。發(fā)生。 步驟：選取要控制的單元格步驟：選取要控制的單元格數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性 設(shè)定設(shè)定 如下圖。如下圖。9、數(shù)據(jù)透視表（圖） 數(shù)據(jù)透視表可以動(dòng)態(tài)地改變它們的版面布置，以便按照不同方式分?jǐn)?shù)據(jù)透視表可以動(dòng)態(tài)地改變它們的版面布置，以便按照不同方式分析數(shù)據(jù)，也可以重新安排行號(hào)、列標(biāo)和頁(yè)字段。每一次改變版面布置時(shí)，析數(shù)據(jù)，也可以重新安排行號(hào)、列標(biāo)和頁(yè)字段。每一次改變版面布置時(shí)，數(shù)據(jù)透視表會(huì)立即按照新的布置重新計(jì)算數(shù)據(jù)。另外，如果原始數(shù)據(jù)發(fā)數(shù)據(jù)透視表會(huì)立即按照新的布置重新計(jì)算數(shù)據(jù)。另外，如果原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改，則可以更新數(shù)據(jù)透視表。生更改，則可以更新數(shù)

8、據(jù)透視表。1 1、查找函數(shù)查找函數(shù)-VLOOKUP-VLOOKUP2 2、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)-SUM-SUM3 3、取整函數(shù)、取整函數(shù)INTINT函數(shù)函數(shù)4 4、取正函數(shù)、取正函數(shù)-ABS-ABS函數(shù)函數(shù)5 5、條件判斷函數(shù)、條件判斷函數(shù)IF()IF()6 6、其他常用函數(shù)、其他常用函數(shù)EXCEL教學(xué)范例vlookupvlookup： 在其他表格中快速查在其他表格中快速查找自己所找自己所需要需要的的 內(nèi)容。內(nèi)容。公式：公式： = =vlookupvlookup( (核對(duì)目標(biāo)單元格，核對(duì)目標(biāo)單元格，數(shù)據(jù)源，所需要內(nèi)容在數(shù)據(jù)源中數(shù)據(jù)源，所需要內(nèi)容在數(shù)據(jù)源中的第幾列，的第幾列，0 0) )SUMSU

9、M： 用于計(jì)算自變量中所有用于計(jì)算自變量中所有數(shù)值型數(shù)值型數(shù)據(jù)項(xiàng)之和。數(shù)據(jù)項(xiàng)之和。公式：公式： =sum(number1,number2,=sum(number1,number2,) )=SUM(A1,A30)=SUM(A1,A30) =SUM(A1:F1) =SUM(A1:F1)ITTITT： 返回實(shí)數(shù)向下取整后的整數(shù)值。返回實(shí)數(shù)向下取整后的整數(shù)值。egeg： = = INT(7.6) INT(7.6) 等于等于7 7ABSABS： 返回指定數(shù)值的絕對(duì)值返回指定數(shù)值的絕對(duì)值公式：公式： =ABS(2) =ABS(2)等于等于2 2 =ABS(-2) =ABS(-2)等于等于2 2IFIF公式

10、：公式： 公式：公式：=IF(=IF(參數(shù)參數(shù)1 1， 參數(shù)參數(shù)22， 參數(shù)參數(shù)3)3)參數(shù)參數(shù)1 1：判斷條件：判斷條件參數(shù)參數(shù)2 2：符合條件時(shí)返回值：符合條件時(shí)返回值參數(shù)參數(shù)3 3：不符合條件時(shí)返回值：不符合條件時(shí)返回值egeg： =IF(P280, =IF(P280, false, , true) )1 1、日期函數(shù)，、日期函數(shù)，TODAYTODAY：=TODAY( )=TODAY( )；( (不用參數(shù)）不用參數(shù)）2 2、計(jì)數(shù)函數(shù)，、計(jì)數(shù)函數(shù)， COUNT COUNT：=COUNT(D3:F3)=COUNT(D3:F3)；3 3、平均值函數(shù)，、平均值函數(shù)， AVERAGE AVERAG

11、E：= AVERAGE= AVERAGE（D3:F3)D3:F3)4 4、最大值函數(shù)，、最大值函數(shù)，MAXMAX ： =MAX(D3:D3:F3)=MAX(D3:D3:F3)5 5、最小值函數(shù)，、最小值函數(shù)，MINMIN ： =MIN(D3:F3) =MIN(D3:F3) 當(dāng)某個(gè)單元格的公式不能正確計(jì)算或公式中所包含的單元格當(dāng)某個(gè)單元格的公式不能正確計(jì)算或公式中所包含的單元格中含有錯(cuò)誤值，則在那個(gè)單元格中顯示一個(gè)錯(cuò)誤值。中含有錯(cuò)誤值，則在那個(gè)單元格中顯示一個(gè)錯(cuò)誤值。#DIV/0#DIV/0！ 被零除被零除#VALUE#VALUE！ 使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符# # 運(yùn)算結(jié)果超長(zhǎng)或常量數(shù)值太長(zhǎng)，單元格放不下運(yùn)算結(jié)果超長(zhǎng)或常量數(shù)值太長(zhǎng)，單元格放不下#NAME#NAME？ 使用了不可識(shí)別的名字使用了不可識(shí)別的名字#NUM#NUM！ 數(shù)據(jù)類型不正確數(shù)據(jù)類型不正確#REF#REF！ 引用了無(wú)效單元格引用了無(wú)效單元格#N/A #N/A 引用了當(dāng)前無(wú)法使用的數(shù)值引用了當(dāng)前無(wú)法使用的數(shù)值1 1、頁(yè)面的排版、頁(yè)面的排版2 2、