用簡單方法做復雜事務(wù)——談改進編輯工作數(shù)法

1、    用簡單方法做復雜事務(wù)談改進編輯工作數(shù)法    畢業(yè)論文    【內(nèi)容提要】基于電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在不增加經(jīng)費和設(shè)備的情況下，利用WINDOWS辦公系統(tǒng)實現(xiàn)報刊編輯部部分管理現(xiàn)代化、部分工作無紙化，減少重復勞動，提高工作效率。欄目策劃是學報發(fā)展方向之1，編輯應(yīng)努力做好這項工作。 【摘 要 題】編輯學 【關(guān) 鍵 詞】報刊編輯/電腦應(yīng)用/office辦公系統(tǒng)/欄目策劃 【正 文】    很多文章談到如何利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好學報編輯工作這個問題

2、，總體感覺是理論性太強而實用性甚小，因為按它們的提法去做，需要增加相當?shù)慕?jīng)費以購買硬件和軟件，同時還需1定的培訓時間，對于大部分經(jīng)費緊張、人員較少或電腦操作能力較弱的報刊編輯部來說，無疑是水中望月。如何利用現(xiàn)有條件改進工作成了筆者常常思考和向同事、同行請教的問題。經(jīng)過近3年的摸索與實踐，筆者掌握了1些技巧，現(xiàn)供大家參考。    1、來稿管理    充分利用網(wǎng)絡(luò)電子郵件系統(tǒng)，在刊物和相關(guān)網(wǎng)頁上公布編輯部電子信箱。經(jīng)常查看電子信箱，并在線完成初審。從文件名可以大致看出該來稿是否為本刊取稿范圍。如肯定不采用的文章，立即回復“謝謝支持我刊不刊

3、發(fā)此類文章請投它刊”和單位落款（利用輸入法的手工造字功能，34鍵即可完成）。如果覺得這樣不夠禮貌，另1種做法是寫好規(guī)范的退稿信放在“常用文檔”中，在回信時，打開文檔，復制到電子郵件系統(tǒng)中去，這也很省時省事。    下1步是把進入初審的文稿下載到相應(yīng)文件夾，可名為“200504初審”，有的準備延期待用的，則可另建文件夾“200601初審”。同時，要將作者的電子郵箱地址拷下粘貼在正文特定位置。有些文稿可能缺少1些內(nèi)容或格式不符，則可回信“請照附件論文格式修改5日內(nèi)重發(fā)”和單位落款，將“論文格式”樣本放在附件中同時發(fā)去供作者參照。將修改過準備2審的文稿移到“200504

4、2審”文件夾。    2、審校管理    責任編輯在電腦上完成初審初校后，對于需要外審的文稿，則刪除有關(guān)作者的信息，再通過電子郵件發(fā)給外審人員，要求提出審稿意見和回復期限，若超過期限，則要送另1外審人員。對于改動較大的或需要修改的文稿，責任編輯要將它發(fā)給作者，再視作者的修改情況定奪。外審文稿則要再次發(fā)給外審人員審察。由于網(wǎng)絡(luò)速度快，這些看似復雜的事情并不會費太多時間。當然，在電腦上建立自己的“外審人員庫”（EXCEL）是有必要的，它的主要內(nèi)容項有“姓名”“單位”“郵編”“EMAIL”“電話”“職稱”“專業(yè)”。同時，要建1個“文章數(shù)據(jù)總

5、庫”（EXCEL），它的主要內(nèi)容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“郵編”“稿費”（設(shè)置成￥00.00格式）“備注”。    之后將文稿全部打印出來，編好排版序號，再根據(jù)“文章數(shù)據(jù)總庫”，制1個“2005年第4期擬用表”，內(nèi)容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“初審”“外審”“2審”“3審”。這才將文稿和表格送2審和3審。通常要多準備1些文稿，以防個別文稿通不過復審，更主要的是防正式排版后才發(fā)現(xiàn)不夠頁碼。對于沒通過復審的文稿，則要給作者發(fā)1封退稿信。    這些工作完成后，讓印刷廠根據(jù)審定的文稿排版印出校樣。我們還是主張人工紙質(zhì)校

6、對，因為在排版文檔中校對大量文稿是很累人的，工作效率、質(zhì)量比較低，至于轉(zhuǎn)版，更是不好完成。初校完成后，要將其他內(nèi)容補上，如“目錄”“編者按”“征稿啟事”等。對于排不上的文稿，則要與作者聯(lián)系，共商解決辦法，最好是讓他同意在下1期發(fā)表，這樣可省卻再審之事。初校還有很多事要做，如文章圖書分類號、文章編號、版式等。2校主要看印刷廠是否將初校改正，整體是否完備。3校則是最后把關(guān)，責任編輯、2審、3審在校樣上簽名以示可以付印。3校樣則作為檔案保存。    刊物印刷完畢后，應(yīng)要求印刷廠將排版文檔轉(zhuǎn)為純文本文檔，再將兩種文檔拷回編輯部，用途之1是通過電子郵件系統(tǒng)發(fā)給合作網(wǎng)站，另1

7、用途是編輯部存檔以備用。編輯部用途可能有以下幾種：1、利用電腦工具中的“字數(shù)統(tǒng)計”，得出本學報排1版、兩版、3版、4版、5版的字數(shù)，這樣編輯稿件時增刪多少字數(shù)就心中有數(shù)，減少轉(zhuǎn)版數(shù)。2、備建設(shè)學報編輯部網(wǎng)頁時用?，F(xiàn)在很多學校都有自己的網(wǎng)站，學報是高等院校的重要組成部分，等條件成熟，學報也可上網(wǎng)，這樣就多了1條傳播途徑。3、有些作者和讀者也要求提供電子版文章。    3、稿費和刊物發(fā)放    由于人員因素，編輯要兼做編務(wù)工作，主要是稿費和刊物發(fā)放。    根據(jù)“文章數(shù)據(jù)總庫”，在EXCEL中制作“2005年

8、第4期外單位作者稿費審批表”（內(nèi)容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“郵編”“稿費”“備注”，“備注”欄輸入“郵匯”）和“2005年第4期本單位作者稿費審批表”（“編號”“姓名”“題目”“稿費”“備注”，其中“備注”為作者領(lǐng)款簽名用）。當然，在表中要有稿費總額、審批、會計、復核、經(jīng)辦等人簽字的地方，以及編輯部落款、日期。需要說明的是，操作人員要熟悉EXCEL的主要功能，如合計、排序、篩選、制表，否則，本文的技巧很難派上用途。    假如您的外稿很多，那么這些稿費的寄發(fā)是1件很痛苦的事，郵局要求每筆匯款都填寫完整清楚，若手工填寫210張，不僅費時，而且有時難免出錯

9、，關(guān)系到錢的問題，性質(zhì)有時是很嚴重的。眾所周知，郵局經(jīng)常更換匯款單格式，所以花錢去買匯款單打印軟件不是明智的行為。況且單位不1定會同意報銷這樣的開支。如果您掌握了以下方法，則可以不變應(yīng)萬變?，F(xiàn)將最新的郵局匯款單填寫技巧介紹如下。    在WORD中按實物匯款單大小制作1個“匯款單”表格，核心部分如：作者            郵編單位廈門教育學院學報編輯部    361004    &#

10、160;   稿酬廈門檳榔西里199號                       05年4期      （說明：為使內(nèi)容打印在匯款單相應(yīng)位置，需要在此表格基礎(chǔ)上在4周增加1些空框和調(diào)整表格。表格線在實際運用中隱藏，否則會在匯款單上打印出來。有標記的項是郵件合并項，要注意字體大小和字間距）  

11、60; 具體操作步驟：1、打開WORD“匯款單”表格。2、點“工具”。3、點“郵件合并”。4、點“創(chuàng)建”。5、點“郵件標簽”。6、點“更改文檔類型”。7、點“獲取數(shù)據(jù)”，文件類型框要選擇為“MS EXCEL工作簿”，找到“文章數(shù)據(jù)總庫”。8、點“查詢選項”，選擇“單位”為“不包含”“本單位名”與“編號”“含”“0504”。9、在WORD中點“合并至新文檔”。10、逐1打印到實物匯款單。這樣就得到2005年第4期外單位作者的稿費匯款單。    若需要制作稿費收據(jù)和存根，則可用同樣的方法，先在WORD中制表，如：    

12、0;             廈門教育學院學報稿酬存根              編號作者:     作者      單位:        單位題目:   &#

13、160; 題目                          期數(shù):        05年4期稿酬:     稿酬大寫元整稿酬         

14、備注:        備注主管:      張3         經(jīng)辦:         李4                20051220  &#

15、160;                廈門教育學院學報稿酬單(代收據(jù))        編號作者:       作者      單位:       單位題目:    &#

16、160; 題目                          期數(shù):         05年4期稿酬:     稿酬大寫元整稿酬        &

17、#160; 備注:        備注主管:      張3         經(jīng)辦:          李4                20051220&#

18、160;     （說明：相對于上表，此表設(shè)計更為容易，用戶可以任意設(shè)置欄目和內(nèi)容及字體大小。表格線在實際運用中隱藏。有標記的項是郵件合并項。稿酬大寫可由EXCEL自動完成，步驟是：在“文章數(shù)據(jù)總庫”中，復制“稿酬”另設(shè)“稿酬大寫”1項，然后通過EXCEL的“設(shè)置單元格格式”“數(shù)字”“特殊”“中文大寫數(shù)字”命令組將該項設(shè)置為大寫格式。）    其余具體操作步驟與打印匯款單10步類似。為節(jié)約紙張，打印時要將A4或B5紙張裁成兩半。打印后按序裝訂，騎縫蓋財務(wù)章，再上下裁開，代收據(jù)交財務(wù)人員領(lǐng)出稿費。將匯款收據(jù)貼在相應(yīng)存根背面。為減少工作量

19、，外單位作者稿酬可將其匯費計入。    至于樣刊發(fā)寄，如果不是由印刷單位負責而由編輯部自己做，省事的方法是將數(shù)據(jù)庫中的“郵編”“單位”“作者”3項內(nèi)容復制出來，調(diào)整字體間距，打印在紙上，然后裁出，再貼在信封上。如果要考慮美觀因素，則可參照打印匯款單的方法，先制作1個信封表格，再與數(shù)據(jù)庫合并成新文檔，直接打印在信封上，條件是您的打印機寬幅要足夠大。    4、常用文檔管理    前文講到將退稿信放于“常用文檔”文件夾中，其實在工作中，還有1些文檔會常用到，如1些作者要求學報編輯部出示的“用稿證明”和“稿費證

20、明”，還有外審信、刊發(fā)通知、稿酬審批表。因為這些文檔每次使用時的內(nèi)容是大同小異的，若每次都輸入1遍，純粹是重復勞動。所以，保存這些文檔是必要的。此外，可將平時上網(wǎng)下載來的1些文件集在1起，如出版法、著作權(quán)法、學報管理條例、出版資格考試條例、本單位制定的學報管理規(guī)定等，真正做到“有法可依”，行之成文時引用較為方便?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上還有1些有關(guān)學報編輯的文章，可以下載存檔，以供不時學習借鑒。    5、策劃管理    學報策劃包括整體策劃和欄目策劃。為適應(yīng)網(wǎng)上閱讀，學報應(yīng)分兩欄排版。這里著重講欄目策劃?？紤]到單位和學報性質(zhì)，我刊將“教育教學研究”作為