公文處理辦法

1、公文處理辦法 第一條 總 則 一、為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，更好地為經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)服務(wù)，根據(jù)公文處理辦法結(jié)合XXX實(shí)際，制定本辦法。 二、XXX的公文是保證XXX各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有序開(kāi)展，具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 三、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 四、公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。 五、公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定，確保國(guó)家秘密安全。 六、各級(jí)企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視公文處理工作，嚴(yán)格遵守本辦法，并加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查

2、。 七、XXX綜合管理部是公文處理工作的管理部門(mén)，負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)及所屬單位公文處理工作的指導(dǎo)、培訓(xùn)和考核工作。各級(jí)企業(yè)應(yīng)設(shè)專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。專(zhuān)（兼）職人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。 八、各級(jí)企業(yè)機(jī)關(guān)干部都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法，能夠正確辦理公文。 第二條 公文種類(lèi)主要有： 一、決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)企業(yè)及人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 二、請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 三、報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。 四、通知。適用于批轉(zhuǎn)各部門(mén)各級(jí)企業(yè)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布內(nèi)部規(guī)章，傳達(dá)要求各部門(mén)

3、和各級(jí)企業(yè)辦理及需要有關(guān)企業(yè)周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員。 五、通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 六、批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 七、函。適用于不相隸屬的單位相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 八、會(huì)議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 第三條 公文格式 一、公文一般由秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 （一）涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密）和保密期限。未標(biāo)明保密期限，按絕密級(jí)事項(xiàng)30年、機(jī)密級(jí)事

4、項(xiàng)20年、秘密級(jí)事項(xiàng)10年認(rèn)定。其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。 （二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。 （四）發(fā)文字號(hào)包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前，并只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)，不編協(xié)辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。主辦機(jī)關(guān)編號(hào)時(shí)，在年份前加“聯(lián)”字。為使文件編號(hào)規(guī)范化，XXX及各專(zhuān)業(yè)公司、直屬企業(yè)各部門(mén)的發(fā)文一律由本單位綜合管理部（辦公室）統(tǒng)一編發(fā)文號(hào)。 （五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名，還應(yīng)

5、當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。聯(lián)系人應(yīng)為對(duì)該公文的咨詢能做出答復(fù)的人。 （六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 （七）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 （八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。 （九）印章是公文生效的標(biāo)志。公文除“會(huì)議紀(jì)要”以外，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。聯(lián)合上報(bào)的公文，可以只由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 （十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 （十一）

6、公文如有附注（需要說(shuō)明的其它事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。 （十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。 （十三）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其它機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 （十四）印發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)為發(fā)文機(jī)關(guān)的綜合管理部（辦公室），印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。 （十五）“會(huì)議紀(jì)要”應(yīng)在標(biāo)題之下注明通過(guò)日期，通過(guò)日期以會(huì)議結(jié)束的日期為準(zhǔn)。“分送機(jī)關(guān)”標(biāo)注在公文版記中的主題詞之下。 （十六）公文用字。文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。標(biāo)題用2號(hào)宋體字加粗。正文用3號(hào)仿宋體字。文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)宋體字或黑體字。每面22行，每行28個(gè)字。 二、公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則

7、和公文繕印要求，參照哈爾濱鐵路局機(jī)關(guān)公文格式細(xì)則（辦文200513號(hào)）執(zhí)行。 三、公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。 第四條 行文規(guī)則 一、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般應(yīng)逐級(jí)行文，不得越級(jí)行文；上行文如確需越級(jí)，應(yīng)抄送越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。 二、各級(jí)企業(yè)內(nèi)設(shè)部門(mén)（除綜合管理部或辦公室外）不得對(duì)外正式行文，如發(fā)政策性、規(guī)定性事項(xiàng)文件（上行文、下行文、函）可以各級(jí)企業(yè)名義行文。 三、同級(jí)的機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；機(jī)關(guān)與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)以及人民團(tuán)體可以聯(lián)合行文；聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦機(jī)關(guān)。

8、四、聯(lián)合行文或會(huì)簽公文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)先簽署意見(jiàn)，然后協(xié)辦機(jī)關(guān)依次簽署意見(jiàn)。凡涉及其它機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦機(jī)關(guān)必須與之協(xié)商、會(huì)簽，取得一致意見(jiàn)后方可行文。 五、向下級(jí)機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 六、“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其它機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。上行文一律按正式文件形式上報(bào)。不得以單位名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”和“報(bào)告”。上級(jí)單位收到所屬企業(yè)的“請(qǐng)示”,必須答復(fù)，下級(jí)單位亦可以詢問(wèn)。 第五條 發(fā)文辦理 一、發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程。包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、排版打印、校

9、對(duì)、用印、裝訂、歸檔、分發(fā)等程序。 二、以XXX名義行文的形式及其適用內(nèi)容劃分如下： 三、以XXX各級(jí)機(jī)關(guān)名義行文，要使用規(guī)定的發(fā)文稿紙。草擬公文應(yīng)做到： （一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。 （二）情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 （三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。 （四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。 （五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)

10、寫(xiě)明具體的年、月、日。 （六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。 （七）應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 （八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。 （九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。 （十）用紙規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一，打印的公文底稿亦要符合用紙要求。 四、公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)由綜合管理部（辦公室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的

11、要求，公文格式是否規(guī)范等。 五、以XXX各級(jí)機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文時(shí)，要簽署自己的意見(jiàn)、姓名和時(shí)間。 六、各部門(mén)未經(jīng)核稿的文件，不得直接送XXX領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。特殊情況先簽時(shí)，應(yīng)由承辦人按公文要求進(jìn)行辦理。 七、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿，不得擅自改動(dòng)；如必須改動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)簽發(fā)人同意。 八、公文正式印制前，擬稿部門(mén)對(duì)清樣應(yīng)當(dāng)認(rèn)真校對(duì)，然后送交綜合管理部（辦公室）進(jìn)行復(fù)核。校對(duì)應(yīng)對(duì)清樣與文稿的一致性負(fù)責(zé)。復(fù)核的重點(diǎn)是：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否規(guī)范等。

12、經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。文件形成過(guò)程結(jié)束，應(yīng)把文件簽發(fā)單、底稿、清稿（成文）一并送交綜合管理部（辦公室）存檔。 九、凡發(fā)出正式公文，應(yīng)在發(fā)文登記簿上登記。 十、公文封發(fā)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行文件、分發(fā)單、封筒三對(duì)照制度，詳細(xì)檢查受文單位、份數(shù)、字號(hào)及附件是否相符，防止差錯(cuò)。 第六條 收文辦理 一、各級(jí)企業(yè)都要建立收文登記制度。收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 二、收文人員收到公文，須將標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、緩急時(shí)限、來(lái)文單位、處理單位、件數(shù)、附件、收發(fā)時(shí)間及處理情況等，逐項(xiàng)登記在收文登記簿上，貼附文件處理單及時(shí)送批，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)

13、批示，轉(zhuǎn)送承辦部門(mén)處理，不得積壓。公文傳送要嚴(yán)格履行簽字手續(xù)，寫(xiě)明簽收時(shí)間，做到件件有據(jù)可查。屬于限時(shí)處理的緊急文電，隨到隨辦，不得延誤。 三、收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，綜合管理部（辦公室）應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；涉及其它部門(mén)或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。 四、經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的應(yīng)明確主辦部門(mén)。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)綜合管理部（辦公室）部長(zhǎng)（主任）批準(zhǔn)后，

14、可以退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。 五、承辦部門(mén)收到領(lǐng)導(dǎo)交辦的文電后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤推諉。緊急文電應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理；一般文電應(yīng)在3個(gè)工作日辦結(jié)，最長(zhǎng)不應(yīng)超過(guò)7個(gè)工作日。凡超過(guò)辦理時(shí)限，主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)予以說(shuō)明，對(duì)不屬于本部門(mén)職權(quán)范圍或不宜由本部門(mén)辦理的，應(yīng)及時(shí)退回綜合管理部（辦公室）。 六、收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由綜合管理部（辦公室）部長(zhǎng)（主任）提出擬辦意見(jiàn)后，送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。 七、公文辦理過(guò)程中，要嚴(yán)格按傳遞程序傳閱，每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)綜合管理部（辦公室）人員登記，不得在閱辦者之間直接傳遞，即橫傳，以保證公文來(lái)龍去脈清楚，辦理或查詢及時(shí)方便。 八、審批公文時(shí)，對(duì)有具

15、體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。 第七條 公文歸檔 一、公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理立卷、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。 二、歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其檔案歸檔要求整理（立卷），保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。 三、歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交。 第八條 公文管理 一、公文由專(zhuān)（兼）職人員統(tǒng)一收發(fā)、分辦、審核、用印、歸檔和銷(xiāo)毀。各企業(yè)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定建立健全本企業(yè)公文處理的有關(guān)制度。 二、上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或經(jīng)綜合管理部（辦公室）部長(zhǎng)（主任）批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 三、公開(kāi)發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)