公文處理辦法

1、公文處理辦法 第一條 總 則 一、為使公司的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，更好地為經(jīng)營生產(chǎn)服務(wù)，根據(jù)公文處理辦法結(jié)合XXX實際，制定本辦法。 二、XXX的公文是保證XXX各項經(jīng)營管理活動有序開展，具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。 三、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 四、公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。 五、公文處理必須嚴格執(zhí)行國家法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定，確保國家秘密安全。 六、各級企業(yè)負責人應(yīng)高度重視公文處理工作，嚴格遵守本辦法，并加強對本企業(yè)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查

2、。 七、XXX綜合管理部是公文處理工作的管理部門，負責本機關(guān)及所屬單位公文處理工作的指導(dǎo)、培訓(xùn)和考核工作。各級企業(yè)應(yīng)設(shè)專職或兼職人員負責公文處理工作。專（兼）職人員應(yīng)相對穩(wěn)定。 八、各級企業(yè)機關(guān)干部都應(yīng)當認真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法，能夠正確辦理公文。 第二條 公文種類主要有： 一、決定。適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)企業(yè)及人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。 二、請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。 三、報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。 四、通知。適用于批轉(zhuǎn)各部門各級企業(yè)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，發(fā)布內(nèi)部規(guī)章，傳達要求各部門

3、和各級企業(yè)辦理及需要有關(guān)企業(yè)周知或者執(zhí)行的事項、任免人員。 五、通報。適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 六、批復(fù)。適用于答復(fù)下級的請示事項。 七、函。適用于不相隸屬的單位相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。 八、會議紀要。適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 第三條 公文格式 一、公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 （一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當標明密級（絕密、機密、秘密）和保密期限。未標明保密期限，按絕密級事項30年、機密級事

4、項20年、秘密級事項10年認定。其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當標明份數(shù)序號。 （二）緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （三）發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)當使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。 （四）發(fā)文字號包括發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應(yīng)當排列在前，并只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號，不編協(xié)辦機關(guān)發(fā)文字號。主辦機關(guān)編號時，在年份前加“聯(lián)”字。為使文件編號規(guī)范化，XXX及各專業(yè)公司、直屬企業(yè)各部門的發(fā)文一律由本單位綜合管理部（辦公室）統(tǒng)一編發(fā)文號。 （五）上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人、會簽人姓名，還應(yīng)

5、當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。聯(lián)系人應(yīng)為對該公文的咨詢能做出答復(fù)的人。 （六）公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，必要時應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 （七）主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （八）公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。 （九）印章是公文生效的標志。公文除“會議紀要”以外，應(yīng)當加蓋公章。聯(lián)合上報的公文，可以只由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。 （十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。 （十一）

6、公文如有附注（需要說明的其它事項），應(yīng)當加括號標注。 （十二）公文應(yīng)當標注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。 （十三）抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其它機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （十四）印發(fā)機關(guān)應(yīng)為發(fā)文機關(guān)的綜合管理部（辦公室），印發(fā)日期以公文付印的日期為準。 （十五）“會議紀要”應(yīng)在標題之下注明通過日期，通過日期以會議結(jié)束的日期為準。“分送機關(guān)”標注在公文版記中的主題詞之下。 （十六）公文用字。文字從左至右橫寫、橫排。標題用2號宋體字加粗。正文用3號仿宋體字。文中如有小標題可用3號宋體字或黑體字。每面22行，每行28個字。 二、公文中各組成部分的標識規(guī)則

7、和公文繕印要求，參照哈爾濱鐵路局機關(guān)公文格式細則（辦文200513號）執(zhí)行。 三、公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。 第四條 行文規(guī)則 一、行文應(yīng)當確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般應(yīng)逐級行文，不得越級行文；上行文如確需越級，應(yīng)抄送越過的上級機關(guān)。 二、各級企業(yè)內(nèi)設(shè)部門（除綜合管理部或辦公室外）不得對外正式行文，如發(fā)政策性、規(guī)定性事項文件（上行文、下行文、函）可以各級企業(yè)名義行文。 三、同級的機關(guān)可以聯(lián)合行文；機關(guān)與相應(yīng)的黨組織和軍隊以及人民團體可以聯(lián)合行文；聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦機關(guān)。

8、四、聯(lián)合行文或會簽公文，主辦機關(guān)應(yīng)先簽署意見，然后協(xié)辦機關(guān)依次簽署意見。凡涉及其它機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦機關(guān)必須與之協(xié)商、會簽，取得一致意見后方可行文。 五、向下級機關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當同時抄送直接上級機關(guān)。 六、“請示”應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其它機關(guān)的，應(yīng)當用抄送，但不得同時抄送下級機關(guān)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。上行文一律按正式文件形式上報。不得以單位名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”和“報告”。上級單位收到所屬企業(yè)的“請示”,必須答復(fù)，下級單位亦可以詢問。 第五條 發(fā)文辦理 一、發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程。包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、排版打印、校

9、對、用印、裝訂、歸檔、分發(fā)等程序。 二、以XXX名義行文的形式及其適用內(nèi)容劃分如下： 三、以XXX各級機關(guān)名義行文，要使用規(guī)定的發(fā)文稿紙。草擬公文應(yīng)做到： （一）符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。 （二）情況屬實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。 （三）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。 （四）擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。 （五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當

10、寫明具體的年、月、日。 （六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。 （七）應(yīng)當使用國家法定計量單位。 （八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。 （九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)碼。 （十）用紙規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一，打印的公文底稿亦要符合用紙要求。 四、公文送負責人簽發(fā)前，應(yīng)由綜合管理部（辦公室）進行審核。審核的重點是：是否確需行文，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的

11、要求，公文格式是否規(guī)范等。 五、以XXX各級機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)。以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。各級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文時，要簽署自己的意見、姓名和時間。 六、各部門未經(jīng)核稿的文件，不得直接送XXX領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。特殊情況先簽時，應(yīng)由承辦人按公文要求進行辦理。 七、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿，不得擅自改動；如必須改動時，應(yīng)當報經(jīng)簽發(fā)人同意。 八、公文正式印制前，擬稿部門對清樣應(yīng)當認真校對，然后送交綜合管理部（辦公室）進行復(fù)核。校對應(yīng)對清樣與文稿的一致性負責。復(fù)核的重點是：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否規(guī)范等。

12、經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。文件形成過程結(jié)束，應(yīng)把文件簽發(fā)單、底稿、清稿（成文）一并送交綜合管理部（辦公室）存檔。 九、凡發(fā)出正式公文，應(yīng)在發(fā)文登記簿上登記。 十、公文封發(fā)時，應(yīng)認真執(zhí)行文件、分發(fā)單、封筒三對照制度，詳細檢查受文單位、份數(shù)、字號及附件是否相符，防止差錯。 第六條 收文辦理 一、各級企業(yè)都要建立收文登記制度。收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 二、收文人員收到公文，須將標題、密級、發(fā)文字號、緩急時限、來文單位、處理單位、件數(shù)、附件、收發(fā)時間及處理情況等，逐項登記在收文登記簿上，貼附文件處理單及時送批，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)

13、批示，轉(zhuǎn)送承辦部門處理，不得積壓。公文傳送要嚴格履行簽字手續(xù)，寫明簽收時間，做到件件有據(jù)可查。屬于限時處理的緊急文電，隨到隨辦，不得延誤。 三、收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，綜合管理部（辦公室）應(yīng)進行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；涉及其它部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。 四、經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，應(yīng)及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)綜合管理部（辦公室）部長（主任）批準后，

14、可以退回呈報單位并說明理由。 五、承辦部門收到領(lǐng)導(dǎo)交辦的文電后應(yīng)當及時辦理，不得延誤推諉。緊急文電應(yīng)當按時限要求辦理；一般文電應(yīng)在3個工作日辦結(jié)，最長不應(yīng)超過7個工作日。凡超過辦理時限，主辦部門應(yīng)及時予以說明，對不屬于本部門職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理的，應(yīng)及時退回綜合管理部（辦公室）。 六、收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由綜合管理部（辦公室）部長（主任）提出擬辦意見后，送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。 七、公文辦理過程中，要嚴格按傳遞程序傳閱，每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)綜合管理部（辦公室）人員登記，不得在閱辦者之間直接傳遞，即橫傳，以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。 八、審批公文時，對有具

15、體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 第七條 公文歸檔 一、公文辦理完畢，應(yīng)當根據(jù)中華人民共和國檔案法和有關(guān)規(guī)定，及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。 二、歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當根據(jù)其檔案歸檔要求整理（立卷），保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。 三、歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。 第八條 公文管理 一、公文由專（兼）職人員統(tǒng)一收發(fā)、分辦、審核、用印、歸檔和銷毀。各企業(yè)應(yīng)當按規(guī)定建立健全本企業(yè)公文處理的有關(guān)制度。 二、上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關(guān)經(jīng)負責人或經(jīng)綜合管理部（辦公室）部長（主任）批準，可以翻印。翻印時，應(yīng)當注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 三、公開發(fā)布行政機關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機