托運單填寫規(guī)范

1、福建盛豐物流集團有限公司托運單填寫規(guī)范第一條 目的：為加強各部門相互協(xié)調(diào)，提高工作效率，同時避免托運單填寫不規(guī)范給公司帶來的損失，特制定本規(guī)定。第二條 適用范圍：全集團各分公司第三條 托運單填寫要求（一） 總則（1） 運單的填寫，原則上要求須先將運單相關(guān)信息錄入系后，再打印托運單，客戶在電腦打印的運單上簽字確認，減少二次錄入差錯（2） 若為上門提貨的，需要手工開單則按規(guī)范填寫，并要求書寫工整、不得手工涂改。托運單具體填寫示例如下：（二） 細項填寫規(guī)范（1） 出發(fā)填寫部分01.托運日期：1.日期必須完整，如201×年× ×月× ×日 2.必須要求

2、是真實開單日期，收寫托單不得將托單日期提前或推后 。隱患： 1. 托運日期提前，到達客戶提貨時，會認為我司時效低，影響我司形象 。2. 托運日期推后，途中配載、到達部門提送貨依據(jù)托單上的時間判斷緊急性，安排配載和送貨，會實際造成貨物到達不及時 。02.客服電話：1. 必須填寫正確的業(yè)務(wù)電話和查詢電話 2. 電話必須是區(qū)號+號碼，如患： 1. 號碼不正確，會影響發(fā)貨客戶查詢貨物，此外業(yè)務(wù)擴展 2. 降低客戶發(fā)貨體驗，不利于新客戶開發(fā)和老客戶維護 03.業(yè)務(wù)類型：必須正確勾選“”貨物運輸類型 1. 若貨物走快件，則在快件前的方框進行勾選，在普通前的方框打叉；若是普通件

3、時，在普通前的方框進行勾選，在快車前的方框打叉，不得有空白框 。快件貨物，要加蓋“快件”紅章。隱患： 1. 沒有正確勾選，會造成快普件不好區(qū)別，影響到對快件貨物的選線配載。 04.起始到達站：1. 必須正確完整填寫托運站、發(fā)站和到站。手寫托單字跡清楚 。2. 托運點為收貨營業(yè)點名稱，發(fā)站為長途發(fā)站城市，到站為收貨人所在地的地級行政區(qū)及以上+縣級區(qū)名稱 。3. 例：甘蔗發(fā)往高郵的貨物。托運點寫閩侯甘蔗，發(fā)站為福州，到站為揚州高郵或江蘇高郵。 隱患：1. 字跡不清、到站名稱不詳細調(diào)度無法正確的進行分單配載。 2. 托運點及發(fā)站填寫不規(guī)范，給到達站人員增加工作量，提貨客戶不易明白貨物來源。 05.發(fā)

4、貨人信息： 1. 必須核實發(fā)貨人，正確完整填寫發(fā)貨人姓名、電話、地址等信息 。2. 發(fā)貨單位填寫發(fā)貨公司全稱，如福田制衣有限公司，而不能簡寫成福田。發(fā)貨單位可以與發(fā)貨人姓名相同 。若為簽單客戶，收貨單位須按公司編制的客戶標準名稱填寫。3. 姓名應(yīng)該是發(fā)貨人/公司全稱，如林姍姍、福田制衣，不得出現(xiàn)林小姐、李先生、林女士、林大哥等這樣模糊稱呼。 4. 聯(lián)系電話必須為手機號或是帶有區(qū)號的固話。如有多個號碼用“/”隔開。5. 定期對系統(tǒng)客戶信息進行維護，刪除客戶多余信息，統(tǒng)一客戶編碼 。隱患： 1. 沒有正確完整填寫發(fā)貨人名稱及電話，會在貨物出現(xiàn)問題的情況下，無法落實發(fā)貨

5、人責(zé)任和及時聯(lián)系到發(fā)貨人 。06.收貨人信息：1. 必須核實正確完整填寫收貨人姓名、電話、詳細地址信息 2. 收貨單位填寫發(fā)貨公司全稱，如福田制衣有限公司，不能簡寫成福田。收貨單位可以與收貨人姓名相同 3 姓名應(yīng)該是收貨人/公司全稱，如林姍姍、福田制衣有線公司，不得出現(xiàn)林小姐、李先生、林女士、林大哥等這樣模糊稱呼。若為簽單客戶，收貨單位須按公司編制的客戶標準名稱填寫。4. 聯(lián)系電話必須為手機號或是帶有區(qū)號的固話。如，同時有用“/”分隔 。5. 送貨上門的客戶地址必須精確到某條路某某號。如：山東省濟南市槐蔭區(qū)吳家堡鎮(zhèn)工業(yè)路8號 。隱患：1. 沒有正確完整填寫收貨人名

6、稱及電話、地址等形象不正確詳細，可能會造成貨物冒領(lǐng)，也會增加到達派送人員工作量，增大溝通成本 ，同時不能及時的通知客戶上門提貨和安排送貨 。07.貨物信息： 1. 必須正確完整填寫貨物名稱、包裝、件數(shù)、重量、體積等信息 2. 貨物名稱填寫詳細，不得填寫為“配件”、“工具”“零件”“食品”等貨物類別性詞語。應(yīng)明確寫明是什么配件。如汽車配件、摩托車配件、 紡織機零件等。3. 包裝填寫貨物的實際包裝，一般有紙箱、木架、木箱、托膜等包裝和無包裝情況，有多種包裝的時候，還需在備注中詳細說明 。4. 件數(shù)填寫貨物實際件數(shù)。不能將可分離的多件貨物捆綁在一起作一件，此外單獨作為一件的貨物（小件）不得與大件貨物

7、混雜一起。且不同規(guī)格的貨物每一件必須且只能粘貼一張標簽 。5. 計費重量、體積以實際稱重量方后的結(jié)果填寫， 重量以公斤為單位，體積以立方米為單位，不得憑感覺和聽憑客戶而填寫。隱患： 1. 增加到達部門通知提送貨溝通量，收貨客戶不清楚是什么貨物 2. 貨物包裝不寫清楚，不易裝卸工倉庫找貨和裝卸清點 。3. 貨物件數(shù)重量填寫不準，會造成不同部門、以及與客戶交接不清，內(nèi)部監(jiān)守自盜和潛在的法律風(fēng)險。08.貨物備注： 1. 備注填寫貨物詳情，用于進一步說明所發(fā)貨物不同包裝、不同貨物分別各有幾件等情況。特別是貨物規(guī)格、包裝不同的時候 。2. 一些貨物在公司容許的情況下，可以給貨物特殊的儲運事項。在此框中填

8、寫該票貨物在儲運過程中應(yīng)該注意的特殊事項。隱患：1. 在一票貨物有多種包裝、多種規(guī)格的情況下，沒有寫明貨物詳情，影響倉庫找貨和裝卸清點，也會造成貨物交接不清，影響貨物安全會造成在裝卸儲運的時候沒有特殊注意，會造成沒必要的貨物損壞。09.回單信息：1. 客戶單指客戶隨托運單一起的客戶單據(jù)，如出廠單、銷售清單、出貨清單等單據(jù)。簽回份數(shù)為需到達客戶簽收蓋章并返回發(fā)貨結(jié)算客戶手中的單據(jù)，回單寄至單位為盛豐公司負責(zé)與發(fā)貨客戶結(jié)算的營業(yè)網(wǎng)點。2. 填寫實例：若客戶有2份出廠單、1份簽回，由上海公司結(jié)算。則寫“客戶單2份，簽回1份，回單寄至上海。” 3. 需要在客戶要簽回的單據(jù)和公司托運單財務(wù)聯(lián)上蓋“此單簽

9、回”章?？蛻魶]有回單要求，要將此條用橫線劃掉或填寫“0”。隱患：1. 沒有按照要求填寫回單信息，造成客戶回單不及時、回單丟失等情況，影響我公司及時要回客戶所欠運費，增加公司資金占用；甚至造成客戶不付運費，造成公司損失 。10.保價信息：1. 客戶需要報價的貨物在保價方框中進行勾選，在不保價前的方框中打叉，同時注明聲明保價金額和報價費用（聲明價值* 千分之三） 2. 客戶若不需要保價的，則在不保價前方框進行勾選，在報價方框中打叉，同時將聲明價值和費用欄用橫線劃掉，或填寫0。 3. 在開單時，業(yè)務(wù)員或接貨司機要跟客戶說明，不保價貨物若發(fā)生貨損、丟失的將按運費最高三倍賠償；若保價貨物將按最高聲明價值

10、進行賠償。要求鼓勵客戶保價 。隱患： 1. 客戶不保價，減少公司保價業(yè)務(wù)收入，同時也可能在貨損貨差時候帶來不必要的紛爭 。2. 沒有正確如實填寫客戶保價信息，給公司帶來潛在的糾紛和法律風(fēng)險 11.代收貨款： 1. 客戶有要求代收貨款的，必須如實正確填寫。在金額欄中緊隨“￥”填寫代收金額，并在金額大寫欄中用大寫數(shù)字將代收金額寫明 。2. 卡號填寫客戶收取代收金額的銀行卡號，并寫明開戶行，要求詳細到某某支行。格式為銀行名+支行名，如農(nóng)行上海松江新城區(qū)支行。銀行卡信息可由客戶填寫或填寫后交由客戶核對。 3. 費用欄填寫代收貨款的手續(xù)費，目前標準是5000元以下5元，5000-20000元10元，20

11、000以上20元。 4. 有代收貨款的，必須在托運單每聯(lián)代收貨款欄都蓋上“代收貨款”的紅章，另到達地?zé)o本公司營業(yè)網(wǎng)點的一律不能辦理代收貨款業(yè)務(wù) 。隱患：1. 金額填寫不正確、不完整、不清楚，影響到達部門代收貨款的收取 2 銀行卡信息填寫不準確，影響到代收貨款及時準確的到達客戶賬戶中 3 未蓋“代收貨款”紅章，會造成到達派送部門忘記收取代收貨款，造成潛在公司損失 。12.其他增值業(yè)務(wù)： 1. 客戶有等通知送貨和包裝需求的，需在相對應(yīng)方框進行勾選，并注明費用，若不需要此兩項服務(wù)，在方框內(nèi)打叉，屬于等通知放貨的還需蓋上“等通知放貨”紅章 。隱患： 1. 這些涉及到整個運費的多少，填寫不清，影響客戶對

12、合計運費的認同和費用的收取。13.發(fā)貨、收貨方式：1. 屬于司機上門接貨的，需要在上門接貨前的方框勾選，并在對應(yīng)費用欄寫明接貨費用。同時在自寄前方框打叉。若客戶有要求帶人員搬運的，需要在場站外搬運前的方框勾選，并寫明搬運費用。不需要則在方框內(nèi)打叉，費用填寫為0 。2. 屬于客戶自送到營業(yè)網(wǎng)點發(fā)貨的，需要在自寄前的方框勾選，而在上門接貨前的方框打叉 。3. 貨物到達后，若是客戶要求送貨的，在送貨上門前的方框進行勾選，并在費用欄注明送貨費用，同時在自提前額方框打叉；若是自提貨物，需在自提前的方框勾選，用橫線將費用欄劃掉 。4. 客戶有要求其他服務(wù)，在其他服務(wù)前的方框進行勾選，并注明費用，并在備注欄

13、注明其他服務(wù)項目。沒有用橫線劃掉。 隱患： 1. 若沒有正確勾選，影響到到達配送人員及時安排送貨。降低服務(wù)質(zhì)量 。2. 時送貨費也是合計運費的一部分，不利于運費的確認和收取 14. 合計費用： 1. 運雜費合計填寫內(nèi)容包括貨物運費、保價費用、代收手續(xù) 費、 包裝費、提貨費、送貨費、場外搬運費等。運費核算要準確，不得多加或少加費用。填寫時應(yīng)該緊隨“￥”后填寫， 并同時用大寫數(shù)字寫明費用。未填寫的部分用零表式。如：￥890.00元正，零拾 零仟 捌百 玖拾 零元 隱患：1. 不能正確填寫運雜費合計，將給公司帶來潛在損失。15.付款方式： 1. 目前公司規(guī)定的結(jié)算方式只有已付、提付、簽單（ ）等三種

14、。2 若是發(fā)貨人現(xiàn)付運雜費的，則在已付后面填寫運雜費總額；若是到達提貨費現(xiàn)付運費的，則在 提付后填寫運雜費總額 。3 若是發(fā)貨人欠付的則在簽單后填寫運雜費總額，若是第三方代結(jié)的還需在簽單后注明代結(jié)，如簽單（代結(jié)）。簽單（回結(jié)）、簽單（月結(jié)）操作同上。由簽單返回到達部門負責(zé)代結(jié)費用，非財務(wù)備檔的合同客戶不得簽單欠付。 4 若是部分已付、部分到付、部分簽單結(jié)合的，參照前面填寫要求，但兩項費用之和必須與總的運雜費相等。 隱患： 1. 運費支付方式填寫不清，會造成運費收取不及時和運費收取難，存在潛在損失。16.承運人簽字： 1. 承運人/經(jīng)辦人員簽字要求字跡工整清楚、易辨認。 2. 規(guī)定若是客戶上門發(fā)

15、貨的，則由開單人員在此簽字（全名），如：張三。若是司機上門提貨的則由司機簽字（全名），并寫明完整車牌號，如：張三 閩A12345。隱患： 1. 經(jīng)辦人員沒有完整、明確的簽字，會在出現(xiàn)開單差錯不易找到責(zé)任以及出現(xiàn)貨損貨差時，不易調(diào)查貨物接收源頭存在的問題。 17.發(fā)貨人簽字：1. 不管是手寫開單完后，還是系統(tǒng)開單打印出來后，要求將托運單.給發(fā)貨客戶核對信息、確認運雜費，并簽字確認 。2. 要求開單人員提醒客戶簽字注意事項：字跡清楚易懂、簽真實的全名 。隱患： 1. 簽字表示客戶認同公司運輸條款和開單內(nèi)容，客戶為之可能存在的風(fēng)險當(dāng)責(zé)，若單子沒有給發(fā)貨客戶核對信息并簽字，可能會給我司帶來潛在的損失和

16、法律風(fēng)險。 （2）到達填寫部分18.提領(lǐng)經(jīng)辦人： 1. 提領(lǐng)經(jīng)辦人有貨物到達部門為客戶辦理提貨手續(xù)的人員簽字，要求簽上完整、清楚的全名。如李四 。隱患：1. 沒按規(guī)定簽字，會在提貨后出現(xiàn)問題的情況，不易查找確定原因。19.收貨人簽收：1. 要求提領(lǐng)經(jīng)辦人在辦理客戶提貨的同時，必須核對客戶身份信息（身份證原件），并填寫提貨人身份證號碼、提貨日期，并交由客戶簽字（全名）。 2 原則要求簽收人與收貨人姓名一致，若不一致，要求提領(lǐng)簽收人帶上本人身份證原件和收貨人身份證原件或有收貨人本人簽字蓋章的介紹信才可辦理提貨手續(xù)。介紹信和簽收單一同保存。 代提貨物的，需在托單上寫明提貨人和收貨人的身份證號。 。隱

17、患： 1. 沒按規(guī)定核對簽收人員的身份信息，貨物可能被冒領(lǐng)，將給公司帶來不必要的損失，完整填寫簽收人信息，做到有據(jù)可查。20.備注：1. 注明客戶簽收貨物存在的一些異常情況，特別是在異常簽收的時候，如（外包裝破、少×件貨）。外包裝破損的貨物可由客戶開箱驗貨 。2. 在大票貨物分批配送，且不能同時到達卸貨的時候的情況下，要求客戶先簽收，并在備注上注明“已簽收×件貨”，待全部到貨完成再增加備注“已全部簽收完畢” ?；蛳茸⒚鳌耙咽盏?#215;件貨”，待全部送貨完畢在要求客戶簽字。3.凡是客戶已經(jīng)簽收的貨物，且沒有在托單上備注貨物異常，出現(xiàn)問題公司概不負責(zé) 。隱患：1. 分批配送的貨物，若沒客戶“已簽收×件”的備注，最后簽收時可能會在數(shù)量上引起糾紛。第四條 托運單其他補充（1） 針對公司限制承運的易碎物品，如陶瓷、玻璃制品、石材、工藝品、高檔家具等，開單時在托運單備注欄注明“易碎品損壞，承運方免賠”或蓋章后讓客戶簽字（2） 對于我公司承接業(yè)務(wù)時，無法確認貨物新舊、好壞的機械設(shè)備等貨物，即