奧美廣告培訓(xùn)與提案06getting project done time

1、Getting a Project Done On TimeGetting a Project Done On TimeI NEED YOUR HELPI NEED YOUR HELP項(xiàng)目成功之先決條件項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者須先行取得需要的信息，準(zhǔn)備并提出有啟迪作用的問題，挑選并支持參與者，擬訂并溝通詳細(xì)的計(jì)劃，感化有抵觸情緒的人，管理好時(shí)間和工作，陳述項(xiàng)目結(jié)果并在項(xiàng)目出現(xiàn)意外擱淺時(shí)保持相對(duì)平靜的心態(tài)，領(lǐng)導(dǎo)參與者盡可能完成項(xiàng)目。2 所明確的概念，公司將原本落在各部門的工作任務(wù)分成若干項(xiàng)目，且組織項(xiàng)目小組進(jìn)行攻關(guān)，逐個(gè)擊破。在目前乃至不久的將來(lái)，“搞項(xiàng)目”這種形式不會(huì)是鮮見的特例，而會(huì)成為一種慣用手段。3.

2、 領(lǐng)導(dǎo)成功的項(xiàng)目與其說(shuō)要有深度，不如說(shuō)更需要廣度。換言之，成功項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者往往在他們工作的各個(gè)方面都是能手。周密計(jì)劃、收集信息、感化他人、用好時(shí)間、有效陳述乃至經(jīng)得起挫折是一名堅(jiān)強(qiáng)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者，一名卓有成效的經(jīng)理，一位難能可貴的專業(yè)人才或一位無(wú)可替代的個(gè)人貢獻(xiàn)者不可或缺的能力。4. 領(lǐng)導(dǎo)好項(xiàng)目是為今天和明天創(chuàng)造價(jià)值的根本，因此我們必須想方設(shè)法改進(jìn)提高項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)的水平。一. 摸清底細(xì)二. 項(xiàng)目提出人一般只對(duì)某一項(xiàng)目進(jìn)行概況介紹，而接受項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者往往采用類似“我明白您的意思，我會(huì)妥善安排這個(gè)新的任務(wù)”這樣的表達(dá)方式，而不會(huì)提出一大堆潛在的近乎愚蠢的問題詳細(xì)了解該項(xiàng)目的具體事宜，以避免自己顯得愚笨。

3、這樣的結(jié)果則是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者想當(dāng)然地認(rèn)為提出人想要的東西跟其心中真正想的東西之間的差距很大。所以我們必須避免不去問一些能給我們提供事實(shí)的問題，而總是不由自主地以猜測(cè)去填補(bǔ)信息方面的空白。我們需要更多確切的信息，當(dāng)然在我們接到一個(gè)新項(xiàng)目時(shí)，無(wú)需都有要從頭做起，而完全可以利用關(guān)于某一個(gè)人的以往的信息來(lái)預(yù)測(cè)他（或她）需要什么。事實(shí)上，在掌握確切信息的基礎(chǔ)上作出假設(shè)正是有能力的成年人能迅速所事情搞定所采用的有效方法之一。按一般規(guī)律，對(duì)于項(xiàng)目作出中途修正并非易事，誤期與預(yù)算的出超之后果是很嚴(yán)重的。所以我們?cè)谧饕粋€(gè)項(xiàng)目時(shí)必須要充分、詳細(xì)地了解以下七個(gè)關(guān)鍵因素，這七個(gè)因素將有助于引導(dǎo)你的思路并最終引導(dǎo)你如何收集

4、信息。1. 項(xiàng)目的誘因是什么？2. 在要求詳細(xì)描述項(xiàng)目成果之前，我們要考慮為什么要做這個(gè)項(xiàng)目，并據(jù)此決定是否將自己的時(shí)間與其他資源投入該項(xiàng)目。在把考慮范圍縮小到具體的結(jié)果之前，先審視一個(gè)項(xiàng)目的來(lái)龍去脈，這樣做可以使你在制訂項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)更富有創(chuàng)意，更符合項(xiàng)目成果接受者的需要，更準(zhǔn)確地判斷哪些項(xiàng)目活動(dòng)該優(yōu)先考慮，從而使整個(gè)項(xiàng)目效率更高、成效更大。審視一個(gè)項(xiàng)目的來(lái)龍去脈，是指須問清楚諸如“項(xiàng)目接受人有何需要？”、“這種需要已存在多長(zhǎng)時(shí)間？”、“誰(shuí)一直受到問題的沖擊？”、“其他人是怎樣試圖滿足所提出的需要的？”以及“還有哪些人對(duì)項(xiàng)目感興趣？”之類問題。 2. 在設(shè)定項(xiàng)目成果指標(biāo)和制訂項(xiàng)目計(jì)劃方面你有多少

5、回旋余地？當(dāng)你接受某一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，首先要做的也是最重要的任務(wù)之一就是：要么確認(rèn)項(xiàng)目提出人對(duì)最佳結(jié)果的定位是準(zhǔn)確的；要么證明有理由對(duì)結(jié)果定位作出修改。你必須在和幾種不同類型的人交換意見之后才可確定最佳結(jié)果，因此，在為某一具體結(jié)果努力工作之前可盡量多問一些問題。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人必須對(duì)該項(xiàng)目負(fù)責(zé)，如果勉為其難、概念不清或只知一味苦干的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人在具體布置任務(wù)，安排工作時(shí)懷著一種榮辱得失與本人前途無(wú)關(guān)的超脫心愿態(tài)，此乃大錯(cuò)特錯(cuò)！就象那些家長(zhǎng)，平時(shí)漠視孩子的成長(zhǎng)發(fā)育，等孩子長(zhǎng)成了抑郁寡歡、哭哭啼啼的無(wú)用之輩時(shí)才大吃一驚，如夢(mèng)方醒。所以，對(duì)你領(lǐng)導(dǎo)下的項(xiàng)目要懷有難以割舍的愛：想的是它，講的是它，悉心培植它，全身地投

6、入，使它令人滿意。漠視項(xiàng)目，天人共怒！3. 項(xiàng)目該做多大？委派項(xiàng)目需要找到其理想結(jié)果的準(zhǔn)確定位，與理想結(jié)果相隨相伴的是所需要的資源，那么，如何去做呢？首先，你必須要找項(xiàng)目提出人討論他（或她）的結(jié)果、資源期望值。要避免你和項(xiàng)目提出人都有可能有的習(xí)慣，即只把目光盯在具體的結(jié)果和行動(dòng)上。你的目的是要去發(fā)現(xiàn)有關(guān)資源和結(jié)果的上、下限，而不是去獲得關(guān)于生產(chǎn)什么、怎樣生產(chǎn)的確切的但又很可能是誤導(dǎo)的詳細(xì)說(shuō)明。當(dāng)你認(rèn)為你已經(jīng)掌握了足夠的信息，完全可以恰如其分地規(guī)劃你的項(xiàng)目時(shí)，你就可用寬慰的話語(yǔ)保證收集更多的信息使項(xiàng)目結(jié)果皆大歡喜去結(jié)束和項(xiàng)目提出人的討論。毫無(wú)疑問，任何結(jié)果都是有可能產(chǎn)生的，問題是產(chǎn)生結(jié)果所花費(fèi)的

7、一切是不是值得？預(yù)算有多大？最理想的莫過(guò)于讓你事先了解到完成整個(gè)項(xiàng)目總共要花多少錢以及完成具體的階段性目標(biāo)要花多少錢。直接征詢客戶對(duì)項(xiàng)目成果的看法。別怕多提問題，哪怕是一些并不高明的問題，目的是為了保證了解實(shí)情，只有等你對(duì)理想的成果應(yīng)該是個(gè)什么樣，它該如何發(fā)揮作用、誰(shuí)是成果使用者以及項(xiàng)目提出人對(duì)成果的產(chǎn)生是否持支持態(tài)度等問題都明確以后再著手為你的項(xiàng)目制訂規(guī)劃。4. 什么是可以預(yù)見的項(xiàng)目背景和存在的問題？按一般規(guī)律，長(zhǎng)期的、成本高的項(xiàng)目比周期短、成本低的項(xiàng)目需要更廣泛、更積極的支持。如果你接受的一個(gè)項(xiàng)目（無(wú)論是委派項(xiàng)目還是分配項(xiàng)目）支持率較低，那么你應(yīng)當(dāng)有自知之明，要么去鼓動(dòng)他人的興趣，要么作好

8、項(xiàng)目可能中途擱淺的思想準(zhǔn)備。你必須去跟別人合作，應(yīng)該盡可能找時(shí)間接近該領(lǐng)域最見多識(shí)廣的人，討教他們的經(jīng)驗(yàn)和他們所曾遇到的問題。當(dāng)你經(jīng)歷項(xiàng)目的規(guī)劃階段和實(shí)施階段時(shí)，你一定會(huì)遇到種種問題；但若能未雨綢繆，你就能把問題對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目結(jié)果的影響縮小到最低限度。5. 什么是項(xiàng)目?jī)?yōu)先？在接受該項(xiàng)目之前，你可能有很多工作要做。最佳應(yīng)對(duì)之策是請(qǐng)項(xiàng)目提出人指點(diǎn)迷律，如何重新優(yōu)化你的日程安排?？纯茨男┛梢酝笈惨慌?？是不是應(yīng)該把你承擔(dān)的某項(xiàng)工作移交給別人或暫緩進(jìn)行？應(yīng)該撥出多少時(shí)間用于從事新項(xiàng)目？毫無(wú)疑問，有時(shí)候你可以或必須為完成任務(wù)勞累一些，但有時(shí)候光靠你個(gè)人的疲于奔命也是無(wú)濟(jì)于事的。應(yīng)及時(shí)要求增加投入，等到

9、把自己搞得筋疲力盡或最終誤了期限則悔之晚矣。6. 項(xiàng)目提出人期待什么樣的最新信息和文件提供？項(xiàng)目提出人能給你這個(gè)項(xiàng)目，他照樣能拿走。要為項(xiàng)目提出人提供最新信息的最主要理由之一就是為了項(xiàng)目的穩(wěn)固。如果你的項(xiàng)目需要幾星期的時(shí)間才能完成，那你就得不斷向項(xiàng)目提出人提供信息或不斷說(shuō)服項(xiàng)目提出人，使他堅(jiān)信你是該項(xiàng)目的最佳人選，避免出現(xiàn)項(xiàng)目擱淺的局面。如果項(xiàng)目參與者打算變卦，或是你預(yù)料到了有關(guān)項(xiàng)目所需資源多少的問題，那么準(zhǔn)備好以文件形式詳細(xì)說(shuō)明每一項(xiàng)目要素的方方面面。7. 什么是最后期限？“最后期限”一詞絕妙地表達(dá)了一種時(shí)間界限：超過(guò)此界限，你的項(xiàng)目成果及企盼已久的獎(jiǎng)勵(lì)將化為烏有。搞清楚項(xiàng)目提出人所希望的期

10、限及各階段規(guī)定的目標(biāo)完成期。算一算從現(xiàn)在起到規(guī)定期限有多少時(shí)間，加上優(yōu)先因素和你早已收集的資源信息等條件，然后作一個(gè)粗略的估計(jì)，看看定下的最后期限是否現(xiàn)實(shí)。再次就是立即考慮項(xiàng)目中有哪些環(huán)節(jié)尚需從長(zhǎng)計(jì)議：是否可以多給時(shí)間、多點(diǎn)援助？項(xiàng)目成果可否更現(xiàn)實(shí)一點(diǎn)？但無(wú)論做什么，都不可忽略了摸清底細(xì)、詳細(xì)規(guī)劃兩大步驟，因?yàn)樗鼈儗?duì)產(chǎn)生成果是至關(guān)重要的。信息就是力量，上述七個(gè)關(guān)鍵因素并非鐫刻在花崗巖上，但它們卻為你提供了可作為項(xiàng)目規(guī)劃依據(jù)的信息基礎(chǔ)。當(dāng)你玩味著這七個(gè)因素的時(shí)候，也許你會(huì)受啟發(fā)而想起另外一些具體因素去加以探索，或許你也會(huì)產(chǎn)生出一種好奇心。但不管哪一種情況，記?。盒畔⒕褪橇α俊Ｄ阈枰隳苷业降囊磺?/p>

11、力量來(lái)做好你的項(xiàng)目。二 . 謀求別人的幫助“行動(dòng)有賴于學(xué)習(xí)而非學(xué)習(xí)有賴于行動(dòng)。故而學(xué)習(xí)必須先于實(shí)踐?！?愿意且有能力 愿意但無(wú)能力不愿意但有能力 不愿意又無(wú)能力高 勝任程度 低高 優(yōu)先程度 低四種項(xiàng)目合作者候選對(duì)象三 . 為項(xiàng)目制訂規(guī)劃“制定計(jì)劃所花費(fèi)的分分秒秒可以為執(zhí)行計(jì)劃節(jié)省三到四倍的時(shí)間?！笨藙诟Ｌ馗窳治痔兀虐罟究偛谜J(rèn)為項(xiàng)目無(wú)需仔細(xì)規(guī)劃者戒制訂一個(gè)規(guī)劃意味著匯攏一個(gè)項(xiàng)目的所有活動(dòng)和結(jié)果，首先在思想上醞釀，最終形成文字。這種制訂項(xiàng)目規(guī)劃的行為和結(jié)果將產(chǎn)生許多價(jià)值不菲的效果。在事先了解資源需要，發(fā)現(xiàn)潛在問題并估計(jì)出從事每一具體活動(dòng)所需時(shí)間的基礎(chǔ)上，構(gòu)思一系列組成項(xiàng)目的活動(dòng)和結(jié)果將產(chǎn)生的效

12、率和效果，在動(dòng)手實(shí)干前，先在頭腦中醞釀你的項(xiàng)目，然后形成文字，可使你和你的合作者做得更快、更熟練、更有信心和更少耽擱。項(xiàng)目規(guī)劃便于你向直接面談過(guò)的項(xiàng)目提出人、客戶和其他參與者出示行動(dòng)和結(jié)果的詳圖。通過(guò)這個(gè)詳圖，你可以讓他們有機(jī)會(huì)給予你更多明確的反饋和承諾。在第一階段，直接咨詢的人或許已經(jīng)把他們的想法告訴了你，但是當(dāng)你向他們出示詳細(xì)的項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，他們可以給你更好的反應(yīng)和建議。他們或許可以從類似的項(xiàng)目中識(shí)別出可供你借鑒的要素；或者憑藉他們的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)特長(zhǎng)提供主意和建議以改進(jìn)你的項(xiàng)目結(jié)果或加快你的工作進(jìn)程。規(guī)劃步驟之一：設(shè)定目標(biāo) 書寫、修訂、討論一個(gè)理想，充分，審慎，有可能實(shí)現(xiàn)，有成本效益的最后項(xiàng)目

13、結(jié)果并達(dá)成一致意見。我們需要將一致意見形成文字，詳述項(xiàng)目結(jié)果于一備忘錄之中：“從與批準(zhǔn)該項(xiàng)目的人及將來(lái)執(zhí)行該項(xiàng)目的人員的討論中，我們對(duì)上述結(jié)果都已達(dá)成一致意見。”注意：統(tǒng)一意見不是一個(gè)云集了勝利者和失敗者的選舉過(guò)程。千萬(wàn)不要陷入民主的泥潭，讓每個(gè)人都去投票贊成本群體所指望的結(jié)果。如果你這樣做了，你一定會(huì)制造出兩個(gè)或兩個(gè)以上的集團(tuán)，而最終獲勝的只可能是其中一個(gè)。從一個(gè)人成為失敗者的那一刻起，你就不可能再指望從他（或她）那兒獲得對(duì)你項(xiàng)目的支持了。作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者，任務(wù)只有兩個(gè)：（1）保證討論集中在項(xiàng)目成果各種方案的取舍及如何產(chǎn)生最佳方案上；（2）仔細(xì)傾聽每個(gè)人的意見并作出適當(dāng)反應(yīng)。規(guī)劃步驟之二：制定

14、里程碑系列1.有了項(xiàng)目目標(biāo)，制訂規(guī)劃的第二個(gè)步驟就是制定一系列中間目標(biāo)，也就是里程碑。里程碑具體規(guī)定了項(xiàng)目階段工作的實(shí)際結(jié)果和必須完成的期限。通過(guò)構(gòu)建一個(gè)或幾個(gè)系列里程碑，你可以從產(chǎn)生具體里程碑結(jié)果的不同參與者那里獲得承諾。2.確定里程碑系列（可能同時(shí)有幾個(gè)齊頭并進(jìn)的里程碑系列）包括兩種規(guī)劃視角：一種從大到小，另一種從后到前。3.當(dāng)你把結(jié)果序列轉(zhuǎn)化成里程碑，并給每個(gè)里程碑加上試驗(yàn)性的完成日期時(shí)，步驟之二便宣告完成了。規(guī)劃步驟之三：獲得參與者的具體承諾1.召開會(huì)議，雖然以前你跟有關(guān)參與者進(jìn)行的磋商已經(jīng)為你的計(jì)劃提供了許多意見和點(diǎn)子，但在會(huì)議一開始，就該把你的計(jì)劃跟參與者細(xì)述，并請(qǐng)他們就如何來(lái)提高

15、效率、效果和成功的機(jī)率積極提出建議。因?yàn)檫@是第一次讓他們看到實(shí)實(shí)在在的項(xiàng)目藍(lán)圖，所以務(wù)必不失時(shí)機(jī)地填補(bǔ)空白或利用他們見多識(shí)廣的建議。2.在此基礎(chǔ)上，就每個(gè)參與者的工作請(qǐng)其作出具體承諾，包括時(shí)間與作業(yè)成果。規(guī)劃步驟之四：群策群力以產(chǎn)生效率最高、效果最好的項(xiàng)目行動(dòng)1.一般人習(xí)慣于解決問題而不是出主意，因此必須講清楚，你不要希望帶著一整套有待采取的具體措施離開會(huì)場(chǎng)。你召集這個(gè)會(huì)議的唯一目的就是讓大家出點(diǎn)子，哪怕有些點(diǎn)子聽起來(lái)可能很牽強(qiáng)。2.會(huì)議須有基本規(guī)則的限制：3.不允許任何人批評(píng)他人的主意。4.鼓勵(lì)大家相互借鑒和服從他人的主意。5.別為記筆記發(fā)愁有專職人員將各人的主意寫在活動(dòng)掛圖上。6.想到什么

16、說(shuō)什么；會(huì)議的理想結(jié)果首先要體現(xiàn)主意的量而不是質(zhì)。7.3. 有些時(shí)候，你必須反復(fù)這種集思廣益的過(guò)程方能具體產(chǎn)生新的、有效的行動(dòng)。規(guī)劃步驟之五：列出并復(fù)核要上司批準(zhǔn)的必不可少的資源1.為獲得資源和批準(zhǔn)預(yù)算作準(zhǔn)備，你務(wù)必仔細(xì)研究你的里程碑并列出對(duì)下列每一問題的答案：2.我需要什么資源？3.什么時(shí)候需要？4.需要多少？5.所需資源要多少費(fèi)用？6.我獲得所需資源由誰(shuí)拍板？7.然后帶著所需資源的清單去見項(xiàng)目提出人并與之一起逐條復(fù)核，必須對(duì)每一種資源的必不可少的最小供應(yīng)量做到心中有數(shù)，倘若項(xiàng)目提出人不肯作出足夠的承諾以確保你項(xiàng)目的成功，則可選擇下列三種做法的任意一種：8.修訂結(jié)果（縮小）9.修訂期限（擴(kuò)大

17、）10.修訂你的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作用（淡出）規(guī)劃步驟之六：以圖表形式制訂項(xiàng)目規(guī)劃 為了讓人了解到項(xiàng)目的概貌，你需要給他們看項(xiàng)目的圖示或某種項(xiàng)目圖表。有了一張項(xiàng)目圖表，就等于有了一件可供你和參與者、項(xiàng)目提出人及其他人共同使用的重要溝通工具。合適的項(xiàng)目規(guī)劃圖表形式（1）甘特圖表提供概貌、不求細(xì)節(jié)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程（2）項(xiàng)目流程圖采用點(diǎn)滴不漏的、詳盡的、與人有關(guān)的形式規(guī)劃步驟之七：召開項(xiàng)目規(guī)劃?rùn)z查會(huì)召開由項(xiàng)目合作者、上司、客戶、專家和有創(chuàng)見的同事等各方面人員參加的項(xiàng)目規(guī)劃?rùn)z查會(huì)會(huì)議邀請(qǐng)備忘錄日期：/送達(dá)：項(xiàng)目名稱支持者發(fā)出人：你的名字檢討：項(xiàng)目名稱的規(guī)劃 我需要你的幫助。我正在對(duì)項(xiàng)目名稱的規(guī)劃作最后的修改。由于項(xiàng)目對(duì)你和客戶都很重要，我務(wù)求項(xiàng)目盡可能高效、多產(chǎn)。鑒于你的專長(zhǎng)/興趣/知識(shí)面，請(qǐng)幫助我審閱所附資料并出度會(huì)議。如果你能抽出90分鐘時(shí)間幫我一起對(duì)項(xiàng)目規(guī)劃作最后修改的話，那么我敢肯定每個(gè)與會(huì)者都會(huì)由于你的真知灼見而獲益匪淺。會(huì)議目的改進(jìn)并最終確定項(xiàng)目名稱的規(guī)劃和進(jìn)度確定項(xiàng)目的參與人員與輔助人員會(huì)議議程項(xiàng)目概述： 10分鐘確定、討論和解決任何與項(xiàng)目有關(guān)的問題；建議討論和溝通如何增強(qiáng)項(xiàng)目規(guī)劃： 60分鐘檢討項(xiàng)目進(jìn)度并