公司行文管理辦法

1、行 文 管 理 辦 法1、目的標(biāo)準(zhǔn)公司和各部門文檔的管理。2、范圍適用于公司各部門。3、職責(zé) 3.1 綜合管理部負(fù)責(zé)公司名義的文件收發(fā)管理。 3.2 各部門/工程負(fù)責(zé)本部門/工程的文件收發(fā)管理。4、行文種類 4.1部門行文：以部門名義起草的業(yè)務(wù)往來文件，如部門報(bào)告、部門請示、部門工作往來函、會議紀(jì)要等，各效勞中心對外行文，格式參考公司行文規(guī)定。 4.2公司行文：以公司名義起草的文件，如工作方案、報(bào)告、請示、函、申請、會議紀(jì)要、通報(bào)、通告、通知、任命、 、指示、批復(fù)等。5、 公文格式 公司所有發(fā)文統(tǒng)一格式，詳見 “發(fā)文模板。6、 文件要求 6.1文件印制用紙一律使用國家標(biāo)準(zhǔn)用紙A4型297mm&

2、#215;210mm；標(biāo)題統(tǒng)一使用黑體加粗體字并居中；正文和主送單位用仿宋4號；左右邊距為2.8cm；如果正文恰好占滿全文，落款必須另起一頁的，必須在另頁白紙上注明“此頁無正文字樣。 6.2發(fā)文字號 6.2.1包括機(jī)關(guān)字號、年號、順序號。年號用全稱、順序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注，不加“第字。文號統(tǒng)一使用3號仿宋體字居中。 6.2.2以公司名義行文的文號統(tǒng)一采取“司發(fā)x x x x年x x號，編號由綜合管理部統(tǒng)一管理。供學(xué)習(xí)參考 司發(fā)x xx xx x號 簽發(fā)人文件序號 發(fā)文年份 公司代號 如：司發(fā)202115號，是指康居物業(yè)2021年第15個(gè)文件； 6.2.3所有部門發(fā)文編碼規(guī)那么為：KJWY-XX

3、-XXXX-XX號，編號由各部門自行管理。KJWY- XX- XXXX- XX號 文件序號 發(fā)文年份 部門代碼ZG、PZ、CW公司代號 如：KJWY-ZG-2021-15號，是指鄭州康居物業(yè)管理2021年綜合管理部第15個(gè)文件； 6.2.4所有效勞中心/工程發(fā)文編碼規(guī)那么為：KJWY-XX-XXXX-XX號，編號由各效勞中心/工程自行管理。KJWY- XX- XXXX- XX號 文件序號 發(fā)文年份 效勞中心/工程代碼SD、ZX、YF、HYC公司代號 如：KJWY-SD-2021-15號，是指鄭州康居物業(yè)管理2021年時(shí)代物業(yè)效勞中心第15個(gè)文件；6.3附件如果文件有附件，應(yīng)在正文之下，左上側(cè)提

4、一行空兩格注明“附件：xxx，如附件較多，還須編上附件序號1.2.3.，末尾不使用任何符號。6.4日期一般應(yīng)寫發(fā)文日期，會議通過的文件會議記錄、會議紀(jì)要等要寫會議通過的日期，重要文件要寫簽發(fā)的日期。6.5蓋章公司紅頭文件在落款處不署公司名稱，只標(biāo)識成文時(shí)間；蓋章應(yīng)在公文打印校對后進(jìn)行，蓋章文件的份數(shù)應(yīng)與印發(fā)的份數(shù)保持一致，蓋章位置“騎年蓋月之稱。 6.6公文根據(jù)實(shí)際情況可對格式適當(dāng)調(diào)整，原那么上采用部門及公司行文兩種模板，參考附件，但對模板不進(jìn)行表單記錄編號，以行文編號按要求記錄保存。7、行文程序7.1公司級行文公司所有對外發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一審核、發(fā)布，總經(jīng)理審批，對外發(fā)文存復(fù)印件，送原件。

5、 7.2部門/工程級行文 經(jīng)辦部門/工程以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函擬寫、校對，經(jīng)部門經(jīng)理審批。原件和電子文檔交經(jīng)辦部門/工程資料管理員存檔。如需要抄送其他部門需要報(bào)總經(jīng)理按審批權(quán)限審批。7.3打印公司級發(fā)文文件由綜合管理部統(tǒng)一打印，部門/工程發(fā)文由各部門/工程自行負(fù)責(zé)，字符校對過失含錯別字、標(biāo)點(diǎn)符號率不得超過5，非正式文件可用廢紙打印，但作廢文件須標(biāo)注“作廢 字樣，或者標(biāo)記“X以便識別文件的有效性。7.4復(fù)印字跡清楚、頁面整潔、無錯位、無偏斜等。發(fā)送范圍在2份含2份以上和頁數(shù)超過4張含4張時(shí)可以采取雙面復(fù)印，外送文件除外。 7.5對外行文需要蓋章時(shí)，采取印章申請使用時(shí)審核，不在正文中保存簽核記錄。8、收、發(fā)

6、文要求 8.1所有外來文件需綜合管理部填寫?文件處理記錄表?，確定傳閱范圍，公司總經(jīng)理批示處理意見，處理完畢后綜合管理部存檔。 8.2凡公司文件發(fā)送必須登記在?發(fā)文登記表?內(nèi)，登記時(shí)應(yīng)填寫清楚：日期、發(fā)文編號、收文單位、事由；必要時(shí)應(yīng)要求收文單位簽字確認(rèn)。9、文件的更改9.1文件如需更改時(shí)，按文件審批程序須重新報(bào)批。10、文件的存檔9.2部門須規(guī)定本部門文件的歸檔時(shí)間，并做好保管工作。11、電子文檔的管理 11.1綜合管理部負(fù)責(zé)公司資料文檔的電腦儲存及管理工作，各部門/工程須指定專人負(fù)責(zé)本部門/工程各類文檔的電腦儲存及管理工作。 11.2電子文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類文件，

7、重要文件須加密，并指定專人保管，管理情況須在?文件資料存儲清單?備注欄中注明。 11.3電子文檔須妥善保存，如需刪除，須報(bào)部門/工程經(jīng)理批準(zhǔn)。 11.4如以電子文檔形式傳送的文件，存檔時(shí)須將有審批意見的郵件封面及文檔內(nèi)容打印備份。如文件內(nèi)容為質(zhì)量記錄，須保持原質(zhì)量記錄表格的格式。12、文件的保密 12.1以下文件需嚴(yán)格保密：公司質(zhì)量管理體系文件、公司辦公會會議紀(jì)要、公司經(jīng)營戰(zhàn)略性會議紀(jì)要、財(cái)務(wù)收支情況、重大事故分析報(bào)告、重要合同、薪金福利制度等。 12.2 保密文件以電子文檔形式傳送需加密碼。 12.3 有權(quán)閱讀保密文件的公司職工需對保密文件負(fù)有相關(guān)責(zé)任，如有泄密，追究當(dāng)事人行政責(zé)任。13、文件的公示 13.1所有文件按其要求公示一段時(shí)間后收回存檔，未明確說明公示時(shí)間，按公示期5天執(zhí)行。14