采購(gòu)部門制度及職責(zé)-

1、采購(gòu)職責(zé)范圍:1、日常采購(gòu)2、驗(yàn)收入庫(kù)3、采購(gòu)咨詢(向供應(yīng)商咨詢價(jià)格4、以書(shū)面報(bào)告形式向公司反饋信息,經(jīng)總部同意后方可采購(gòu)5、采購(gòu)談判6、每周采購(gòu)計(jì)劃的制定7、供應(yīng)商往來(lái)賬目核對(duì)、采購(gòu)數(shù)據(jù)報(bào)表的提交8、應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)、發(fā)票催繳9、資質(zhì)/證件/彩頁(yè)/授權(quán)書(shū)辨認(rèn)、索要、管理10、廠家培訓(xùn)的預(yù)約11、與供應(yīng)商退換貨的協(xié)調(diào)12、與廠家的售后協(xié)調(diào)采購(gòu)工作細(xì)則一、日常采購(gòu):1、制作訂貨單:廠家有固定模板的使用廠家固定模板;如果沒(méi)有要求的則使用公司默認(rèn)模板2、在管家婆軟件中制作進(jìn)貨訂單,交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核3、發(fā)送采購(gòu)訂單傳真4、與供應(yīng)商確認(rèn)5、發(fā)貨后索要快遞日常采購(gòu)需要掌握的是:1、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品規(guī)格、采

2、購(gòu)價(jià)格2、供應(yīng)商截止發(fā)貨時(shí)間一般廠家規(guī)定是當(dāng)日的15:30后不再發(fā)貨廈門新創(chuàng):財(cái)務(wù)收到款后才發(fā)貨,一般為訂單發(fā)送的第二天發(fā)貨北京德善康:每日的10:30 3、發(fā)貨免運(yùn)費(fèi)金額的要求廣州萬(wàn)孚、北京熱景:單筆訂貨金額超過(guò)5000元寧波普瑞柏、北京華宇億康、廈門新創(chuàng):單筆訂貨金額超過(guò)1000元北京德善康:單筆訂貨試劑類產(chǎn)品9000元,耗材類產(chǎn)品7000元日常采購(gòu)特殊情況緊急訂貨客戶要求當(dāng)日發(fā)貨的,但公司沒(méi)有庫(kù)存的,采購(gòu)部門需要與供應(yīng)商的區(qū)域銷售經(jīng)理或供應(yīng)商內(nèi)勤主管人員協(xié)調(diào)直接將產(chǎn)品發(fā)到客戶手中特別注意:需在訂貨單中或口頭告知供應(yīng)商不能提供含有產(chǎn)品單價(jià)的單據(jù)二、驗(yàn)收入庫(kù)1、來(lái)貨后,采購(gòu)內(nèi)勤按照供應(yīng)商提供

3、的單據(jù)核對(duì)產(chǎn)品數(shù)量、批號(hào)、有效期2、查看產(chǎn)品外包裝是否有破損有破損的直接告知供應(yīng)商內(nèi)勤,安排退換貨(發(fā)生該情況的必須在CRM軟件中客戶關(guān)聯(lián)日志體現(xiàn)出來(lái),并抄送給相關(guān)人員3、管家婆軟件產(chǎn)品錄入:按批號(hào)、有效期、數(shù)量記錄。隨貨攜帶進(jìn)項(xiàng)發(fā)票的,同時(shí)錄入到管家婆中三、采購(gòu)咨詢:1、接收需咨詢的產(chǎn)品名稱、用途、是否指定品牌要求2、同種咨詢的供應(yīng)商至少應(yīng)保持3家及以上3、將結(jié)果告知相關(guān)人員特別說(shuō)明:結(jié)果指的是產(chǎn)品的市場(chǎng)成交報(bào)價(jià)或者是公益建議的客戶成交價(jià)格而不是公司實(shí)際的采購(gòu)(進(jìn)貨價(jià)格4、進(jìn)行采購(gòu)談判5、采購(gòu)申請(qǐng)、審批、合同簽訂6、采購(gòu),索要供應(yīng)商資質(zhì)、合同等相關(guān)證件匯款7、貨物追蹤特別備注首營(yíng)企業(yè)和首次經(jīng)

4、營(yíng)品種1、首營(yíng)企業(yè)系指購(gòu)進(jìn)體外診斷試劑或者醫(yī)療設(shè)備時(shí),與本企業(yè)首次發(fā)生體外診斷試劑或者醫(yī)療設(shè)備供需關(guān)系的生產(chǎn)企業(yè)或經(jīng)營(yíng)企業(yè);2、首次經(jīng)營(yíng)品種系指本企業(yè)向某一體外診斷試劑或者醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)首次購(gòu)進(jìn)的體外診斷試劑,包括體外診斷試劑或者醫(yī)療設(shè)備的新規(guī)格、新劑型、新包裝。二、首營(yíng)企業(yè)的審核:1、采購(gòu)部對(duì)供貨企業(yè)的法定資格進(jìn)行審核,包括醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證/醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證和營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼并索取加蓋供貨單位原印章的復(fù)印件。醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證/醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證:范圍中必須包含“體外診斷試劑”字眼2、審核供貨方銷售人員的合法資格,即供貨方法人對(duì)其銷售人員的蓋有鮮章的授權(quán)委托書(shū)和銷售人

5、員身份證復(fù)印件。三、首次經(jīng)營(yíng)品種審核:1、對(duì)首次經(jīng)營(yíng)品種審核必須具備的資料包括:體外診斷試劑生產(chǎn)批件(批準(zhǔn)文號(hào)、注冊(cè)證(含注冊(cè)登記表質(zhì)保協(xié)議。2、購(gòu)入首次經(jīng)營(yíng)品種入庫(kù)驗(yàn)收時(shí),應(yīng)憑該品種同批號(hào)的產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)驗(yàn)收入庫(kù),否則拒收。以上資料均由采購(gòu)部門歸檔備案四、采購(gòu)談判1、已合作供應(yīng)商:每年的3月份前與供應(yīng)商就合同的任務(wù)量、返利及其他附加條件進(jìn)行談判,達(dá)成一致后簽訂采購(gòu)合同。需要注意的是:返利形式,是以貨物的形式還是以抵扣貨款的形式進(jìn)行返利。返利的時(shí)間一般為3月份之前完成對(duì)經(jīng)銷商上一年度的贈(zèng)送任務(wù)量由公司總經(jīng)理具體規(guī)定,但采購(gòu)內(nèi)勤必須出具月度及年度采購(gòu)數(shù)據(jù)報(bào)表輔助完成2、首次合作的供應(yīng)商必須將采購(gòu)

6、合同及供應(yīng)商代表提及的各項(xiàng)優(yōu)惠政策進(jìn)行整理分析后交由公司相關(guān)部門人員審批后方可進(jìn)行合同的簽訂五、每周采購(gòu)計(jì)劃的制定1、制定時(shí)間:每周四上午2、完成制定時(shí)間:每周四下午17:00之前完成3、時(shí)間段規(guī)定:完成下周一至周五客戶訂貨數(shù)量的評(píng)估4、評(píng)估依據(jù):由庫(kù)管提供實(shí)時(shí)庫(kù)存狀況、商務(wù)內(nèi)勤按產(chǎn)品訂貨周期進(jìn)行估算、商務(wù)內(nèi)勤實(shí)際聯(lián)系情況、最低庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)要求5、提交審核時(shí)間:周五上午12:00之前6、提交方式:CRM客戶管理軟件六、供應(yīng)商往來(lái)賬目核對(duì)、采購(gòu)數(shù)據(jù)報(bào)表的提交1、供應(yīng)商往來(lái)賬目核對(duì):每季度要與供應(yīng)商進(jìn)行往來(lái)賬目的核對(duì);對(duì)于頻繁合作的供應(yīng)商爭(zhēng)取做到每月進(jìn)行賬目的核對(duì),最長(zhǎng)不得超過(guò)2個(gè)月進(jìn)行一次的核對(duì)1.

7、1核對(duì)的內(nèi)容:訂貨明細(xì)(產(chǎn)品及數(shù)量、匯款金額及日期、機(jī)器的數(shù)量、押金的扣減、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票開(kāi)具等1.2要求必須有書(shū)面或者電子表格的形式,雙方必須加蓋公司公章1.3核對(duì)結(jié)果必須在匯款本中和CRM中具體進(jìn)行記錄2、采購(gòu)數(shù)據(jù)報(bào)表的提交1.1 報(bào)表內(nèi)容:采購(gòu)內(nèi)勤需每月定期提交當(dāng)月的采購(gòu)數(shù)據(jù)報(bào)表,涵蓋內(nèi)容為當(dāng)月的采購(gòu)金額總計(jì)、分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)、主要合作產(chǎn)品數(shù)量的統(tǒng)計(jì)1.2 提交時(shí)間:次月的5號(hào)之前提交七、應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)、發(fā)票催繳1、采購(gòu)內(nèi)勤每月應(yīng)對(duì)有賬期的供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)未付賬款金額,提交時(shí)間為每月的10號(hào)之前2、發(fā)票催繳:每月應(yīng)及時(shí)催繳進(jìn)項(xiàng)發(fā)票3、對(duì)于已收的發(fā)票要及時(shí)錄入到電子表格中備注:每月20日采購(gòu)內(nèi)勤必須將當(dāng)月已收的發(fā)票金額總計(jì)告知公司相關(guān)人員八、資質(zhì)/證件/彩頁(yè)/授權(quán)書(shū)辨認(rèn)、索要、管理1、采購(gòu)內(nèi)勤在訂貨時(shí)檢查供應(yīng)商資質(zhì)/證件/彩頁(yè)是否缺少,如有缺少應(yīng)在訂貨時(shí)告知供應(yīng)商2、采購(gòu)內(nèi)勤應(yīng)及時(shí)索要并更新供應(yīng)商的開(kāi)具的授權(quán)書(shū)3、資質(zhì)、證件:等同于首營(yíng)資質(zhì)和首營(yíng)品種公司證件為:醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)/生產(chǎn)許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證產(chǎn)品證件:注冊(cè)證及登記表醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證有效期為5年,經(jīng)營(yíng)/生產(chǎn)范圍必須標(biāo)注有“體外診斷試劑或者生