企業(yè)檔案管理制度

1、企業(yè)檔案管理制度篇一：企業(yè)檔案管理制度 公司檔案管理制度 第一章 總則 第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。 第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。 第二章 檔案歸檔 第四條 歸檔范圍 (一) (二) 通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊、注冊申報資料等。 工程基建：設(shè)計文件、圖紙、會議記錄、招投

2、標文件、造價、工程管理 （變更、進度控制、質(zhì)量控制）、工程驗收、工程報批資料等。 (三) 合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計 合同、其他合同。 (四) 設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè) 備、QC部設(shè)備等。 (五) (六) 員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報告等。 計量：化測類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、 流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗記錄歸于設(shè)備檔案中。 (七) 產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白 批記錄、質(zhì)量標準、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢

3、所檢驗報告（含送檢或抽檢）、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。 (八) (九) 供應(yīng)商檔案。 質(zhì)量標準：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。 (十) 檢驗方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、 盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等； (十二) 批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標準操作規(guī)程。 (十四) 驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗證、QC設(shè)備驗證、 工程部設(shè)備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。 (十五) 行政類文件： ? 行政法規(guī)性文件。

4、包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標 準、規(guī)章規(guī)程等； ? 各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機構(gòu)來往的批復(fù)； ? 各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、 土地證、房產(chǎn)證、商標注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動糾紛等； ? 各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、 保修卡等； ? 所有加蓋公章的文件復(fù)印件； ? 在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。 第五條 歸檔時間 (一) 各類證照、批件、商標、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印 件

5、須于文件產(chǎn)生的24小時（一個工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (二) 設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標準、檢驗方法、標準操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨 時歸檔； (三) 員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續(xù)； (四) 計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (五) 供應(yīng)商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (六) (七) 手續(xù)； (八) 驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，于每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次

6、； 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)； (九) (十) 其他文件每周一集中歸檔一次。 未按要求及時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié) 輕重予以相應(yīng)處理。 第六條 歸檔份數(shù) (一) (二) 原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。 使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。 第七條 歸檔要求 (一) (二) (三) (四) 由檔案室和各部門指派一名專人負責(zé)歸檔事宜。 對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。 文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。 文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后方可歸檔。 第八條 歸檔手續(xù) 各類

7、文件歸檔時，歸檔部門應(yīng)填寫文件歸檔單一式二份，由歸檔部門負責(zé)人和總經(jīng)辦負責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記薄，歸檔人和檔案員共同簽字確認。 第三章 檔案的收集與整理 第九條 檔案的收集 (一) 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進 行分類、排列、編目后移交檔案室。 (二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、 全面的整理。 (三) 收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。 第十條 檔案的整理 (一) (二) 檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利

8、用。 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下： 7、8、9位代表流水號001999。 、6位為檔案柜號。 、4位為二級分類的編號。 、2位為一級分類的英文縮寫。 第四章 檔案建檔 第十一條 分類梳理 歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立檔案明細臺賬。 第十二條 檔案專用章 所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編號章 檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章

9、，編號手寫，檔案編號章置于檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。 第十四條 檢索目錄 所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。 第十五條 電子備份 重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。 第五章 檔案使用和歸還 第十六條 檔案使用 (一) 文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憴n案復(fù)印登記薄，一般性文件經(jīng)部門負責(zé)人 批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復(fù)印、提供。 (二) 借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經(jīng) 部門負責(zé)人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準

10、；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。 (三) 借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記薄，經(jīng)部門負責(zé)人批準， 于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。 (四) 借出原始文件：由使用人填寫檔案借出登記薄，經(jīng)部門負責(zé)人批準， 最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，總經(jīng)辦會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準，總經(jīng)辦會簽，檔案室保留復(fù)印件備查； (五) 外單位借出檔案時，由使用人填寫檔案借出登記薄，須經(jīng)總經(jīng)理批準 后方可使用。 (六) 按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和

11、檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。 第十七條 檔案歸還 (一) 檔案使用者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪 裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在檔 案借出登記薄登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。 (二) 發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失 篇二：公司檔案管理辦法及實施細則 檔 案 管 理 辦 法 及 實 施 細 則 為進一步完善公司的管理體系，建立有效的守信激勵與失信懲

12、戒機制，規(guī)范公司的經(jīng)營行為，保護公民的合法權(quán)益，促進全公司的持續(xù)健康發(fā)展，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實際，制定本辦法。 一、 總則 第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公 司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟效益服務(wù)，特制定 本規(guī)定。 第二條 公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總 和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)型檔案為主體，包括公司章程、 股東名簿、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會記錄、 行政類文件、政府機關(guān)核準文件、工程設(shè)計圖、工程預(yù) 算決算書、計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、 勞動工資、各類合同和其他工作等方面檔案。 第三條 公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作

13、的組成部分，是維護 公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。 第四條 公司檔案管理工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。 二、 文件材料的形成與歸檔 第五條 公司要根據(jù)相應(yīng)法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料 形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運轉(zhuǎn)要遵 循計劃、公司的發(fā)展、項目的進行（施工）、技術(shù)、經(jīng)營 等項工作和文書處理的程序。 第六條 公司生產(chǎn)（施工）活動中形成的辦公用品及文件等材料 由工程項目負責(zé)人指定有關(guān)人員負責(zé)積累、整理后歸檔。 各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范 圍，指定有關(guān)人員負責(zé)積累、整理后歸檔，然后交給公司檔案管理人員。 1、公司指定專門的部門及專人負責(zé)

14、文件材料的管理。按照各部 門的工作，此類型工作由行政部門統(tǒng)一管理、分類、存檔檔案。 2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理，交總經(jīng)理審 閱后歸檔。 3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料， 由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。 第七條 公司文件材料歸檔的基本要求 1、歸檔的文件材料必須完整。 2、歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管 理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。 3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。 第八條 公司必須編制文件材料的歸檔范圍。 企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面： 1、 經(jīng)營銷售方面：有公司經(jīng)營決

15、策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文 件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用 戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。 2、 財務(wù)管理方面：有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文 件等。 3、 工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項目合同、工程圖 紙等。 4、 計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分 析活動中形成的各種文件材料。 5、 勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞 動保護等工作中形成的各種文件材料。 6、 物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工 具管理中形成的各種文件材料。 7、 宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中的各種 文件材料，公司

16、行政工作、共青團工作和董事會工作中的各 種文件材料等。 8、 其他方面。 第九條 檔案級別的劃分： 檔案等級的劃分標準根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類 型、及常用程度劃分為四個等級。 等級的劃分：一級為絕密文件 二級為秘密文件 三級為機密文件 四級為普通文件 1、 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型 發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。 2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，劃分等級為二級。 3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為機密文件，劃分等級為三級。 4、本公司與有關(guān)

17、單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要 的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。 5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的 檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄 像等。屬于秘密文件，其等級為三級。 附表格如下： 第 十 條 歸 檔 時 間 術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。 2、 各項管理工作中形成的文件材料，在一個月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔 的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。 第十一條 公司各類文件材料一

18、般歸檔一式一份原件及掃描件，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。 第十二條 公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入基建、經(jīng)營等各項管理程序；列入基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃；列入公司有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。 第十三條 公司檔案管理要對公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。 a）檔案管理 歸檔要求： 1、 檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件 之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 2、 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完 整。 3、 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件

19、（復(fù) 印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。 4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針 對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。 5、 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料 應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件 篇三：公司檔案管理制度 公司檔案管理制度 第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特建立檔案室并制定本制度。 第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責(zé) 1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作

20、。 2、綜合管理部檔案管理員負責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責(zé)本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。 第三條 歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、技術(shù)工藝及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。公司要求歸檔范圍主要有以下幾個方面： 11、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種

21、文件材料等。 1.2、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。 1.3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運行、維修記錄，設(shè)備改進、改裝和報廢的文件材料等。 1.4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)工藝、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。 1.5、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、倉庫管理報表、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。 1.6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材

22、料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。 1.7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。 1.8、財務(wù)管理方面。有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。 1.9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。 1.10、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 1.11、其他方面。 2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。 3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司

23、名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。 5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由綜合部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由綜合部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。 6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。 第四條 檔案保管制度 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學(xué)地