會計檔案案卷格式

1、會計檔案案卷格式DA/T 392008 會計檔案案卷格式1 范圍本標準規(guī)定了會計檔案卷盒及其有關表格的項目設置、規(guī)格、質(zhì)量要求。本標準適用于各級各類機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。矚慫潤厲釤瘞睞櫪廡賴賃軔。矚慫潤厲釤瘞睞櫪廡賴賃。GB/T 9705-88 文書檔案案卷格式財會字199832號會計檔案管理辦法3會計憑證封面格

2、式3.1會計憑證封面外形尺寸封面尺寸規(guī)格采用245mm130mm（長寬）或245mm150mm（長寬）。封底尺寸同封面尺寸。3.2 會計憑證封面項目封面項目包括單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、記帳憑證數(shù)、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂人、裝訂時間、備注。各項目具體位置、尺寸見附錄A 圖A1（a）、圖A1（b）。聞創(chuàng)溝燴鐺險愛氌譴凈禍測。聞創(chuàng)溝燴鐺險愛氌譴凈禍。3.3 封面項目的填寫方法3.3.1 單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱為“中共中央”；“中華人民共和國衛(wèi)生部”簡稱為“衛(wèi)生部”；“云南省人民政府財政

3、廳”簡稱為“云南省財政廳”。不得簡稱“本部”、“本委”、“本省財政廳”等。殘騖樓諍錈瀨濟溆塹籟婭騍。殘騖樓諍錈瀨濟溆塹籟婭。3.3.2會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)帳會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預算外會計憑證”等。釅錒極額閉鎮(zhèn)檜豬訣錐顧葒。釅錒極額閉鎮(zhèn)檜豬訣錐顧。3.3.3 時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。3.3.4 冊數(shù)：填寫會計憑證的冊數(shù)。3.3.5冊次：填寫本冊會計憑證的序號。3.3.6 記帳憑證起止號：填寫本冊記帳憑證起號和止號。3.3.7記帳憑證數(shù)：填寫記帳憑證的張數(shù)。3.3.8 附件數(shù)：填寫

4、本冊會計憑證的附件張數(shù)。3.3.9 會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計張數(shù)。3.3.10 會計主管：填寫單位內(nèi)部具體負責會計工作的中層領導人員。3.3.11 裝訂人：填寫負責該本會計憑證裝訂的人員。3.3.12 裝訂時間：填寫該本會計憑證裝訂結(jié)束的時間。3.3.13 備注：填寫該本憑證需要說明的事項。3.4 制成材料質(zhì)量記帳憑證封面和封底宜采用126克以上牛皮紙制作。4會計憑證盒格式4.1會計憑證盒外形尺寸會計憑證盒的外形尺寸采用275mm155mm（長寬），盒脊厚度可根據(jù)需要設置30mm、40mm、60mm等。見附錄A 圖A2（a）彈貿(mào)攝爾霽斃攬磚鹵廡詒爾。彈貿(mào)攝爾霽斃攬磚鹵廡詒。4.2

5、會計憑證盒項目及填寫方法4.2.1 會計憑證盒正面項目會計憑證盒正面項目包括單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間、歸檔時間、立卷人、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號。各項具體位置、尺寸見附錄A 圖A2（b）。謀蕎摶篋飆鐸懟類蔣薔點鉍。謀蕎摶篋飆鐸懟類蔣薔點。4.2.2 正面項目的填寫方法4.2.2.1 單位名稱、憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、起止時間根據(jù)記帳憑證封面的有關項目對應填寫，填寫方法與記帳憑證封面一致。廈礴懇蹣駢時盡繼價騷巹癩。廈礴懇蹣駢時盡繼價騷巹。4.2.2.2 歸檔時間：填寫單位內(nèi)財務部門向檔案

6、部門移交會計檔案的年月日。4.2.2.3 立卷人：填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。4.2.2.4 保管期限：根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的會計檔案保管期限表確定填寫該案卷的保管期限。煢楨廣鰳鯡選塊網(wǎng)羈淚鍍齊。煢楨廣鰳鯡選塊網(wǎng)羈淚鍍。4.2.2.5 全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字。4.2.2.6 目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。鵝婭盡損鵪慘歷蘢鴛賴縈詰。鵝婭盡損鵪慘歷蘢鴛賴縈。4.2.2.7案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一

7、個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復的案卷號?；[叢媽羥為贍僨蟶練淨櫧撻?；[叢媽羥為贍僨蟶練淨櫧。4.2.3 會計憑證盒盒脊項目及填寫方法會計憑證盒盒脊項目包括全宗號、目錄號、案卷號、年度、月份、冊數(shù)、冊次、保管期限，其排列格式尺寸見附錄A圖A2（c）。預頌圣鉉儐歲齦訝驊糴買闥。預頌圣鉉儐歲齦訝驊糴買。盒脊項目與正面有關項目對應填寫。4.3 制成材料質(zhì)量會計憑證盒宜采用340克以上箱板紙制作。5會計檔案盒格式5.1 會計檔案盒外形尺寸會計檔案盒的外形尺寸采用310mm220mm或310mm260mm（長寬），盒脊厚度可根據(jù)需要設置20mm、30mm、40mm等。見附錄A 圖A3

8、（a）滲釤嗆儼勻諤鱉調(diào)硯錦鋇絨。滲釤嗆儼勻諤鱉調(diào)硯錦鋇。5.2 會計檔案盒項目及填寫方法5.2.1 會計檔案盒正面項目會計檔案盒正面項目包括全宗名稱、案卷題名、時間、卷數(shù)、張數(shù)、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號、盒號。各項目具體位置、尺寸見附錄A圖A3（b）、圖A3（c）。鐃誅臥瀉噦圣騁貺頂廡縫勵。鐃誅臥瀉噦圣騁貺頂廡縫。5.2.2 正面項目的填寫方法5.2.2.1 全宗名稱：全宗名稱相當于立檔單位的名稱，填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。擁締鳳襪備訊顎輪爛薔報贏。擁締鳳襪備訊顎輪爛薔報。5.2.2.2案卷題名：由整理會計憑證的人員自擬。案卷題名應準確概括本盒會計檔案的形成單 位

9、、時間、內(nèi)容、類別，如：“曲靖市財政局二00二年度（或上半年、下半年、季度）財務報告”、“曲靖市財政局二00二年基金管理總帳”、“曲靖市鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)局二00二年行政（或事業(yè)、或工會）贓熱俁閫歲匱閶鄴鎵騷鯛漢。贓熱俁閫歲匱閶鄴鎵騷鯛。現(xiàn)金日記帳”。文字力求簡煉、明確。5.2.2.3 時間：填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。5.2.2.4 卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計檔案的卷數(shù)和張數(shù)。5.2.2.5 保管期限：按照會計檔案保管期限表填寫該盒會計檔案的保管期限。5.2.2.6 全宗號、目錄號：填寫方法與會計憑證盒上的“全宗號”、“目錄號”的要求相同。5.2.2.7 案卷號：填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷

10、起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。5.2.2.8 盒號：盒號是同一全宗、同一目錄內(nèi)按照案卷順序號裝盒的編號。5.2.3 會計檔案盒盒脊項目的填寫方法會計檔案盒盒脊項目包括年度、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限。其排列格式尺寸見附錄A 圖A3（d）。壇摶鄉(xiāng)囂懺蔞鍥鈴氈淚躋馱。壇摶鄉(xiāng)囂懺蔞鍥鈴氈淚躋。年度填寫本盒會計檔案所屬年度，其他項目與正面相應項目填寫一致。5.3 制成材料質(zhì)量會計檔案盒宜采用700克以上無酸紙制作。6 帳簿啟用及接交表格式6.1 帳簿啟用及接交表用紙尺寸及質(zhì)量要求6.1.1 用紙尺寸帳簿啟用及接交表用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長寬為297mm210mm）。非

11、國際標準紙帳薄可根據(jù)實際需要另外確定用紙尺寸。蠟變黲癟報倀鉉錨鈰贅籜葦。蠟變黲癟報倀鉉錨鈰贅籜。6.1.2 質(zhì)量要求帳簿啟用及接交表宜采用70克以上白色書寫紙制作。6.2 帳簿啟用及接交表項目和填寫方法6.2.1 帳簿啟用及接交表正面項目和填寫方法6.2.1.1 正面項目帳簿啟用及接交表正面項目包括單位名稱、帳簿名稱及編號、帳簿頁數(shù)、帳簿起止日期、經(jīng)管人員、接交記錄、備注、檔號、貼印花稅。各項目具體位置、尺寸見附錄A 圖A4（a）。買鯛鴯譖曇膚遙閆擷凄屆嬌。買鯛鴯譖曇膚遙閆擷凄屆。6.2.1.2 正面項目的填寫方法6.2.1.2.1單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱，并加蓋公章，填寫要求與記

12、帳憑證封面上的“單位名稱”相同。綾鏑鯛駕櫬鶘蹤韋轔糴飆鈧。綾鏑鯛駕櫬鶘蹤韋轔糴飆。6.2.1.2.2 帳簿名稱及編號：填寫該帳簿所屬的類別及其排列順序號。6.2.1.2.3 帳簿頁數(shù)：填寫該帳簿中有內(nèi)容記載的帳簿頁數(shù)（空白帳頁除外）。6.2.1.2.4 帳簿起止時期：填寫該帳簿啟用和終止的年月日。6.2.1.2.5 經(jīng)管人員：填寫單位內(nèi)管理財務的負責人姓名、會計姓名、復核姓名、出納姓名。6.2.1.2.6 接交記錄：該帳簿在使用過程中人員發(fā)生變化時，由接管和交出雙方分別簽名，并填寫接交日期，同時，經(jīng)管人員要填寫職別并簽名。驅(qū)躓髏彥浹綏譎飴憂錦諑瓊。驅(qū)躓髏彥浹綏譎飴憂錦諑。6.2.1.2.7 備

13、注：填寫該帳簿中需要特別說明的情況。6.2.1.2.8 印花稅：在印有“貼印花稅”的空格處貼上印花稅票。6.2.1.2.9 檔號：按照本單位檔案分類編號方案的要求填寫該帳簿的編號。6.2.2 帳簿啟用及接交表背面項目和填寫方法6.2.2.1 背面項目帳簿啟用及接交表背面項目包括科目名稱、頁次。各項目具體位置尺寸見附錄A A4（b）。非國際標準紙帳薄可根據(jù)實際需要另外確定用紙尺寸。貓蠆驢繪燈鮒誅髏貺廡獻鵬。貓蠆驢繪燈鮒誅髏貺廡獻。6.2.2.2 背面項目的填寫方法6.2.2.2.1 科目名稱：根據(jù)該帳簿設置的科目名稱依次填寫。6.2.2.2.2 頁次：在編寫該帳簿頁碼總流水順序號的基礎上，分別填

14、寫各個科目在該帳簿中的頁碼位置。鍬籟饗逕瑣筆襖鷗婭薔嗚訝。鍬籟饗逕瑣筆襖鷗婭薔嗚。7會計檔案目錄格式7.1 會計檔案目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求會計檔案目錄的用紙尺寸采用國際標準A4型（長寬為297mm210mm），紙張質(zhì)量宜采用70克以上白色書寫紙制作。構氽頑黌碩飩薺齦話騖門戲。構氽頑黌碩飩薺齦話騖門。7.2 會計檔案目錄項目會計檔案目錄項目包括案卷號、類別、題名、起止時間、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)、備注。各項目具體位置、尺寸（見附錄A 圖A5）。輒嶧陽檉籪癤網(wǎng)儂號澩蠐鑭。輒嶧陽檉籪癤網(wǎng)儂號澩蠐。7.3 項目的填寫方法7.3.1案卷號：根據(jù)整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應項目填寫。7.3.2

15、類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別，如：“會計憑證類”、“會計帳簿類”、“財務報告類”等。7.3.3 題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名”相同。7.3.4 起止時間：填寫該卷檔案啟用和終止的年月。7.3.5保管期限：根據(jù)整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。7.3.6 卷內(nèi)張數(shù)：指會計憑證總數(shù)、帳頁總數(shù)或財務報告的總張數(shù)，根據(jù)該卷會計檔案的具體張數(shù)填寫。7.3.7 備注：填寫記帳憑證起止號或其他需要說明的事項。8卷內(nèi)目錄格式8.1 卷內(nèi)目錄紙尺寸及質(zhì)量要求卷內(nèi)目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案目錄相同。8.2 卷內(nèi)目錄項目包括順序號、責任者、文號、題名、

16、日期、頁號、備注、各項目具體位置、尺寸（見附錄A 圖 A6）。堯側(cè)閆繭絳闕絢勵蜆贅瀝紕。堯側(cè)閆繭絳闕絢勵蜆贅瀝。8.3 項目的填寫方法8.3.1順序號：以卷內(nèi)文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。8.3.2責任者：填寫對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人，即文件材料的署名者。8.3.3 文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。8.3.4題名：即文件材料標題，一般應照實抄錄，沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“”號。8.3.5日期：填寫文件材料的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20070619。8.3.6 頁號：填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。8.3.7備注：在需要說明情況的文件材

17、料欄內(nèi)打“*”號，并將需說明的情況填寫在備考表中。9卷內(nèi)備考表格式9.1 卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案目錄相同。9.2 卷內(nèi)備考表項目卷內(nèi)備考表項目包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間、檢查時間，各項目具體位置、尺寸（見附錄A 圖A7）。識饒鎂錕縊灩筧嚌儼淒儂減。識饒鎂錕縊灩筧嚌儼淒儂。9.3 項目的填寫方法9.3.1本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料（財務報告類和其他類）缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的管理人員填寫并簽名，標注時間。凍鈹鋨勞臘鍇癇婦脛糴鈹賄。凍鈹鋨勞臘鍇癇婦脛糴鈹。9.3.2 立卷人：由負責立卷者簽名

18、。9.3.3 檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。9.3.4 立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。9.3.5 檢查時間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。10會計檔案移交清單格式10.1 會計檔案移交清單用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案目錄相同。10.2 會計檔案移交清單項目會計檔案移交清單項目包括年度、種類及數(shù)量、移交部門及移交人、接收部門及接收人、監(jiān)交人、移交時間、備注。各項具體位置、尺寸（見附錄A 圖A8）。恥諤銪滅縈歡煬鞏鶩錦聰櫻。恥諤銪滅縈歡煬鞏鶩錦聰。10.3 項目填寫方法10.3.1 年度：填寫需要移交的會計檔案所屬年度，用4位阿拉伯數(shù)字填寫。10.3.2 移交部門及移交人：由單位內(nèi)財務部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。10.3.3接收部門及接收人：由單位內(nèi)檔案部門或接收會計檔案的有關部門及其管理人員填寫并蓋章簽字。10.3.4 監(jiān)交人：由監(jiān)督辦理接交檔案手續(xù)的人員簽名。10.3.5 移交時間：填寫辦理會計檔案移交手續(xù)的年月日。10.3.6 備注：填寫移交范圍的會計檔案中需標明的