淺析項目秘書崗位職責

1、淺析項目秘書崗位職責    腳印論文網(wǎng)淺析項目秘書崗位職責摘   要在我國，秘書學作為一門獨立的學科開始于上個世紀80年代初期。經(jīng)過二十幾年的發(fā)展，秘書工作方面的理論研究取得了長足的進步。本文對工程企業(yè)秘書中項目經(jīng)理秘書的工作、在企業(yè)管理中的地位和作用進行分析和研究。在此基礎上，本文針對項目秘書工作的特點、崗位職責，結合筆者自身實際工作經(jīng)驗認為，項目秘書要更好地適應現(xiàn)代社會對秘書工作不斷變化的需求、更好地履行自身崗位職責、充分發(fā)揮項目參謀和助手作用應該做到以下幾點：第一、擁有積極主動的工作態(tài)度；第二、具備良好的品德素養(yǎng)和心理素質(zhì)、廣博

2、的知識素養(yǎng)以及扎實的業(yè)務素質(zhì)；第三、日常工作中遵循一定的工作原則；第四、掌握必要的工作方法。關鍵字：項目秘書，崗位職責，參謀，助手 經(jīng)濟意識 8參考文獻 9 1項目經(jīng)理秘書的內(nèi)涵1.1項目經(jīng)理秘書的涵義一提到“項目秘書”這個職務，人們總會聯(lián)想到各類文藝作品中經(jīng)常出現(xiàn)在公司老總身邊的各式各樣的女性形象。一提到“秘書”，就使人聯(lián)系到打字、接待和起草文件等各類文字性工作。其實，這些認識都存在著很多的局限性。到底“項目秘書”是一個什么樣的崗位？他在公司中的地位和作用如何？如何才能更好的勝任這個崗位？要想更好的認識和理解這些問題，首先應當了解到底什么是“秘書”，它

3、是一個什么樣的崗位。“秘書”一詞在我國最早出現(xiàn)于漢代，最初的涵義不是指人，而是指物。東漢初期秘書指宮中秘藏的圖書資料。曹操所設的秘書令，是我國歷史上第一次出現(xiàn)的與現(xiàn)代“秘書”一詞涵義基本相同的古代秘書官職。在現(xiàn)代漢語詞典中對“秘書”的定義是，秘書是掌管文書并協(xié)助機關或部門負責人處理日常工作的人員6。1998年5月，國家勞動部（現(xiàn)勞動和社會保障部）在其新頒布的秘書職業(yè)技能標準一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領導處理財務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員。我國已經(jīng)從計劃經(jīng)濟轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟。黨政機關的各級領導和企事業(yè)單位的負責人所肩負的責任要比過去大得多。這就要求秘書人

4、員也應該相應跟上領導工作的變化，把協(xié)助領導決策、指揮、協(xié)調(diào)、控制作為自己的主要職責。秘書的職責發(fā)生了變化，那么秘書的涵義也必然有所不同。從以上幾個定義，不難看出秘書就是協(xié)助領導工作的人員。根據(jù)服務對象不同，可以將我國的秘書種類主要分為公務秘書和企業(yè)秘書。根據(jù)工作內(nèi)容或性質(zhì)的不同，又可以將企業(yè)秘書分成不同的種類，如：行政英語中的秘書“secretary”一詞中的詞干“secret”的意思也是“秘密”。這恰恰反映出秘書工作的重要性和保密性。2項目經(jīng)理秘書的工作職責“項目秘書”的具體的工作職責可以劃分為基本工作職責和特殊工作職責兩種類型。項目秘書屬于企業(yè)秘書類型，它所包含的基本工作職責是指項目秘書與

5、其他類型企業(yè)秘書，或者與其他類型秘書一樣工作中都應包含的工作職責。例如：文字性工作、接待性工作、會務準備工作等等；特殊工作職責是指項目秘書由于具體工作環(huán)境或企業(yè)根據(jù)自身情況對該職位定位不同，而具有的不同于其他類型秘書或其他企業(yè)秘書的工作職責。根據(jù)本文工作分析內(nèi)容以及神龍公司項目秘書實際工作情況，神龍公司項目秘書的工作職責的具體內(nèi)容如表2所示：2.1 崗位職責（1）協(xié)助項目經(jīng)理辦理合同項目的行政事務和文書管理工作；（2）處理項目來往電函，保證信息的及時傳達；（3）負責設計項目組各種會議的準備、服務、記錄等工作；(4)負責來訪賓客的接待工作，聯(lián)系解決有關問題；(5)負責組織項目文件、資料、報告、記

6、錄的收發(fā)、整理、編號等工作，保證文件資料的完整、有序、準確及有效地運用；(6)進行項目行政管理、文秘等工作的總結；(7)完成項目經(jīng)理交辦的其他工作；(8)完成部門經(jīng)理交付的其他工作；(9)與部門其他員工形成互為備份的工作習慣；2.2 工作內(nèi)容(1)及時完成項目經(jīng)理安排的工作；(2)見習期內(nèi)每天記錄工作日志；(3)學習公司質(zhì)量體系文件、HSE管理體系文件，熟悉設計工作流程；(4)學習有關秘書、文檔管理、辦公軟件、日常行文等工作技能；(5)學習PRIMAVERA、PROJECT等計劃編制軟件；(6)負責部門資料的存檔管理工作；(7)負責工時系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)匯總工作；2.3工作時間大概分布情況表2-1

7、 2009年工作時間分布概表S08038D 北帕斯 S08007D S09017 S09050 Z09012 統(tǒng)計 培訓 學習 會議 其他 月份小計8月 25 15     12 18 60 5 50 1859月 50 50     16 12 40 5 30

8、 20310月 20 30 30    12 6 25 5 10 13811月 15 20 80 20   16 18 25 5 9 20812月 10 25 70  40 20 16 24 20 5 12 242工作小計

9、0;120 140 180 20 40 20 72 78 170 25 111 976注：此表中數(shù)據(jù)為每月工時統(tǒng)計表填報的數(shù)據(jù)與日常工作記錄綜合后所得。由于在現(xiàn)實情況中，各個公司的規(guī)模、大小、組織架構、所處行業(yè)特性等因素的不同，同時，再加上各公司對“項目秘書”這一職務賦予的期望和內(nèi)涵不同，因此各公司的“項目秘書”的具體工作職責也存在著差異。本文認為，這就是神龍公司根據(jù)自己的實際情況，重新對“項目秘書”進行定位，賦予新職責的結果。但是，不論是簡簡單單的“秘書”也好，還是將“項目秘書”和“

10、項目助理”兩個職位合而為一也好，“項目秘書”的工作職責始終應包含公文、公務、公關這些基本工作內(nèi)容。只是根據(jù)公司的實際需要和任職人員的能力，被賦予簡單或者復雜的要求和職責。如果從日常工作中重復出現(xiàn)的頻率角度來劃分，以上的工作職責又可以分為經(jīng)常的常規(guī)性工作和臨時的突發(fā)性工作兩大類別。這種簡單的劃分同樣可以涵蓋項目秘書的所有工作內(nèi)容。常規(guī)性工作是指那些在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)或重復的工作，如起草文件、信函、開會、接待來訪等；還有一些具有周期性特點的工作，如年初的工作計劃，半年和年終的工作總結，重大節(jié)日領導活動安排等等。常規(guī)性工作往往都是事先有可預見性，有計劃性，執(zhí)行時有依據(jù)和標準可循。項目秘書做好常規(guī)性

11、工作，有利于提高組織內(nèi)部的整體工作效能以及領導的工作效率，使整個組織像一部機器有效運轉(zhuǎn)。作為項目秘書應注意各項常規(guī)性工作的連續(xù)性，作好妥善安排，定期向領導匯報情況。還應注意在常規(guī)工作中總結經(jīng)驗，積累資料，探索特點和規(guī)律。特別應保持對新事物的敏感，善于從常規(guī)工作中發(fā)現(xiàn)新情況，研究新問題，提出新辦法。突發(fā)性工作有兩種類型，一種是指事前無法預計到的、突然發(fā)生的、需要項目秘書及時判斷處理的事項，如事故、災情等必須立即處理偶發(fā)重大突發(fā)事件；另一種是指需要臨時完成的某項突發(fā)性任務，如臨時要求處理某一事件，為會議準備臨時需要的材料，接待突然到訪的客人，等等。所有這些，項目秘書必須按照領導要求完成，不得延誤。

12、處理重大突發(fā)事件，要求項目秘書善于應變，既要迅速敏捷，又要沉著冷靜；完成突發(fā)性臨時任務，要求秘書人員具有過硬的綜合素質(zhì)，吃苦耐勞的精神，很強的工作能力。項目秘書是一個普通而又不平凡的工作崗位。它的工作職責看起來簡單，但是要想做好項目秘書工作確又不容易。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，社會的進步，項目秘書被賦予的角色和內(nèi)涵也在不斷發(fā)生著改變。光靠單純的意愿和熱情已經(jīng)無法真正滿足秘書工作的要求，只有同時具有良好的綜合素質(zhì)、廣博的知識、專業(yè)的培訓以及必要的工作經(jīng)驗和工作方法才能更好的實現(xiàn)項目秘書的參謀和助手作用。 3項目經(jīng)理秘書工作的要求3.1項目經(jīng)理秘書的工作態(tài)度任何企業(yè)，都需要那些主動尋找任務、主動完

13、成任務、主動創(chuàng)造財富的員工。所謂的主動，指的是隨時準備把握機會，展現(xiàn)超乎他們要求的工作表現(xiàn)，以及擁有“為了完成任務，必要時不惜打破成規(guī)”的智慧和判斷力。那些工作時主動性差的員工，墨守成規(guī)、避免犯錯，凡事只求遵守公司規(guī)則，項目沒讓做的事，決不會插手。領導不在身邊卻依然努力工作的員工，才是真正具有主動性的員工。最嚴格的表現(xiàn)標準應該是自己設定的，而不是由別人要求的。如果你對自己的期望比領導對你的期望更高，那么你必然會得到領導對你工作的肯定和贊許。如果想登上成功之梯的最高頂端，你必須永遠保持主動率先的精神，縱使面對缺乏挑戰(zhàn)或毫無樂趣的工作，終能最后獲得回報。當你養(yǎng)成這種自覺自愿的習慣時，你就有可能成為

14、領導者。有人說態(tài)度是基礎。也有人說態(tài)度決定一切。因此，積極主動地工作態(tài)度，是項目秘書做好本職工作的前提條件。3.2項目經(jīng)理秘書的工作原則在企業(yè)中，項目秘書作為管理人員，應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。為此，要協(xié)調(diào)好公司內(nèi)部各種關系：包括與項目之間、公司各部門的領導之間，同事之間的關系等。此外，要注意與公司有關部門建立和保持良好的工作關系。這對于項目秘書搞好工作也是大有好處的。和睦融洽的工作關系是良好的潤滑劑。它有利于提高工作效率，降低企業(yè)內(nèi)部損耗。 4項目經(jīng)理秘書應具備的能力4.1專業(yè)能力每一個工程都有它的專業(yè)特點，秘書一要多看有關的專業(yè)書籍，了解專業(yè)術語；二要多

15、讀文件、合同，多聽會議，三是虛心請教，不能不懂裝懂；四要盡快試著進入“角色”，講行話寫行語。4.2文字綜合能力在工程建設中這方面的能力要求更高，要準確全面而及時。工程建設大大小小事情，都需要秘書進行綜合歸納，迅速反饋出去，各種文件、材料、信函的上傳下達等，都需要秘書人員有扎實的文字綜合能力。4.3公關能力當今的社會，宣傳廣告早已進入我們的日常生活。一個工程，特別是重點工程，你不宣傳那是無法引起人們的注意和重視的。作為秘書，在這方面應及時報道有關工程方面的大事，廣泛宣傳工程建設的重要性，宣傳工地人物先進事跡，激發(fā)人們給予工程更多的關心和支持。 5任何做好項目經(jīng)理秘書目前，在各地經(jīng)濟建設

16、中，在建工程特別是重點工程占著很大的比重。如何做好重點工程建設的秘書工作，更好地為工程建設服務，這已是擺在秘書工作者面前的一個新課題。作為重點工程建設秘書人員，首先，應具備四種意識5.1參謀意識一個重點工程，它往往涉及到本地區(qū)乃至本省各個方面，它總要涉及到各種會議、合同。作為領導助手的秘書人員就需要從高處著眼，從小處著手，收集資料，試探對方意圖，全面、盡快地領會領導想法，為領導提供帶有啟發(fā)性的工作建議和決策方案。對此，我專門制定了一份領導每月參閱，將每個月發(fā)生的大事、工程進展、解決的問題、存在的不足以及我的參考意見在下個月初呈給領導，收到了很好的效果。5.2奉獻意識工程建設，大多條件艱苦甚至惡

17、劣，對此，倘沒有一點吃苦的精神，沒有一點甘于奉獻的熱情，要想當好秘書，那是不現(xiàn)實的。我的家離工地三百多里，工地事忙，我一年很少回家，為了盡快適應工程建設需要，我專門購了一套電力方面的書籍逼自己去鉆，而自己喜愛的文學書只得割愛了。5.3協(xié)調(diào)意識一項重點工程，往往涉及到該地區(qū)各個環(huán)節(jié)和部門，關系復雜，稍有不慎，便會麻煩接踵。我所在的水電工程是湖南省大庸市重點工程之一，施工內(nèi)部，有施工、設計、監(jiān)理、建設四家；施工外部，有移民、航管、公路、國土、銀行等各個部門；另外還涉及到部、省有關部門。對此，作為辦公室秘書，對待矛盾糾紛，我總是耐心地協(xié)調(diào)，真正做到了耐心、虛心、細心。在處理有些棘手問題時，我注意從大

18、局出發(fā)，以工程為重，采取原則與靈活兼顧，使許多有可能激發(fā)的矛盾得以平息解決。5.4經(jīng)濟意識可以這樣說，經(jīng)濟意識的有無，已成為衡量一個秘書工作人員是否具有現(xiàn)代意識的標準之一。作為一個重點工程建設，它的建成投產(chǎn)遲早，直接關系到經(jīng)濟效益。如何采用一定經(jīng)濟手段，力爭用最經(jīng)濟的材料，最經(jīng)濟的時間完成工程建設，這不僅是領導層的大事，也是工程建設秘書人員不可推卸的一件大事。對此，秘書人員要注意廣泛收集經(jīng)濟信息，進行分析，及時反饋給領導，以減少失誤。 參考文獻1 蔡超、楊鋒主編，現(xiàn)代秘書實務，暨南大學出版社，2007年3月第一版2 郝文勉，“走出秘書學發(fā)展的困境”，河南社會科學，2008年1月3 李欣，“如何處理好與領導的關系”，黑龍江科技學院人文社會科學學院，2009年10月，4 李成武，高級秘書業(yè)務，中國農(nóng)業(yè)大學出版社，2007年