OA系統(tǒng)使用管理規(guī)定

1、0A使用管理制度、總則公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱0A系統(tǒng)）是以金蝶K/3OA協(xié)同辦公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務(wù)器 /客戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu)，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公、移動辦 公、無紙化辦公和信息資源共享。0A系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管 理水平的重要手段。為了加強(qiáng)對公司0A系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快 辦公自動化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率 問題，從而系統(tǒng)地推進(jìn)管理工作朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，結(jié)合公司實際情況，制定 本規(guī)定。1. 1目的規(guī)范公司流

2、程管理，提高公司流程效率。12適用范圍各中心、各職能部門。二、職責(zé)劃分2.1公司人力行政中心是公司辦公自動化0A系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為：（1）、負(fù)責(zé)制定0A系統(tǒng)規(guī)章制度；（2）、負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計、修改；（3）、負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)各職能部門工作流程設(shè)計的審核；（4）、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管0A系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；（5）、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；（6）、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（7）、負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；（8）、負(fù)責(zé)對系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)行定期檢查；2.20A系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作，負(fù)責(zé)服務(wù)器

3、的管理維護(hù)和日常運(yùn)行。主要職責(zé)為：（1）、負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)軟件的配置升級管理;（2）、負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份;精心整理（3）、負(fù)責(zé)制定0A系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；（4）、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作；（5）、負(fù)責(zé)0A服務(wù)器、操作系統(tǒng)和碩件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；（6）、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；（7）、負(fù)責(zé)0A平臺功能模塊各部門書寫權(quán)限的設(shè)置。三、基本要求3.1使用0A系統(tǒng)的各級用戶應(yīng)保證各類文件處理的響應(yīng)時間。系統(tǒng)所有內(nèi)勤用戶在每個工作日上班 后一個小時內(nèi)必須使用電腦瀏覽器登陸0A系統(tǒng)，中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一 次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)

4、和信息的及時傳送，最好長期登陸進(jìn)0A辦公。3. 2每位0A用戶的登錄名和登錄密碼應(yīng)予以嚴(yán)格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用 賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負(fù)責(zé);3.3每位0A用戶要保證在0A系統(tǒng)上發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，并 對所發(fā)布和審批的內(nèi)容負(fù)責(zé)。在0A系統(tǒng)中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權(quán)威，相應(yīng) 人員應(yīng)予 以執(zhí)行和遵守。3. 40A系統(tǒng)中的各分類公告及新聞均由有權(quán)限人員予以發(fā)布和更新，具體內(nèi)容由本單位負(fù)責(zé)人確 定，新聞內(nèi)容不應(yīng)涉及相關(guān)商業(yè)機(jī)密；人事公告或日常行政公告由人力行政中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布和管理， 主要涉及各級人員的職務(wù)任免、調(diào)動和重大

5、獎懲（包括通報表揚(yáng)、重大表揚(yáng)、嚴(yán)重警告）以及員工錄用 和辭退等人事信息；各中心和各部門發(fā)布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度發(fā)布、管理規(guī)范和其 他重大事項等內(nèi)容。3. 5各級0A用戶應(yīng)認(rèn)真遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行規(guī)范使用和操作，違反本制度規(guī)定進(jìn)行操作 或使用的，將由上級主管或總部系統(tǒng)管理人員視情節(jié)輕重給予輕度至中度類別過失處罰。四、應(yīng)用管理4.1流程模塊的使用流程模塊是0A平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務(wù)三大類型。用戶只需根 據(jù)實際需求如：請假申請、加班申請、出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應(yīng)授權(quán)范圍內(nèi)的表 單，并根據(jù)系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的

6、各級用戶應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定和要求 對表單進(jìn)行操作和審批。流程發(fā)起要求a、流程發(fā)起要求：經(jīng)辦人在發(fā)起流程時，對于需要多部門會簽或?qū)徍说牧鞒?，發(fā)起人應(yīng)先進(jìn) 行線F溝通（線下溝通至少包含直接上級和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人），才能發(fā)起流程。上級審批人在 接收到流 程發(fā)起人的申請后應(yīng)及時審批，若拒絕發(fā)起人的申請可不進(jìn)行提交，但必須在簽辦反饋中精心整理寫明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應(yīng)認(rèn)真查閱回退理由，以便重新調(diào)整和更 改流程。b、流程資料上傳與檢查：經(jīng)辦人發(fā)起流程時，需要上傳相關(guān)附件資料，應(yīng)檢查資料的完整性 和可 用性（保證附件資料在審批過程中能正常打開）。在發(fā)起流程后，經(jīng)辦人須及時

7、將紙質(zhì)附件送到相關(guān)審批人處進(jìn)行審核。流程審批要求a、審批意見：各環(huán)節(jié)審批人必須明確發(fā)表意見，客觀、清晰的表達(dá)自己的意見和態(tài)度，避免出現(xiàn) 類似“閱”、“知曉”、“好的”等無明確態(tài)度的意見。b、禁止討論性協(xié)商：流程原則上只是完成審批過程，具體事務(wù)通常是在各種會議上已經(jīng)完成討 論，流程審批人在審批時快速明確并簽署意見，禁止在流程審批過程中作討論性協(xié)商。C、流程擱置與打回：在流程審批過程中，如發(fā)現(xiàn)經(jīng)辦人上傳流程有誤或有疑問，須立即與經(jīng) 辦人 進(jìn)行溝通后明確意見，禁止未經(jīng)溝通直接擱置流程或者強(qiáng)行將流程打回，更禁止沒有仔細(xì)審閱流程就直接通過。d、流程協(xié)商：對于流程中未設(shè)置相關(guān)人員但確實需要征求意見的，町以

8、發(fā)起流程協(xié)商，但應(yīng) 避免 利用流程協(xié)商完成工作正常的溝通和協(xié)調(diào)。流程審批時間要求a、流程審批時間：原則上流程審批人每天至少早、中、晚進(jìn)行三次登陸公司0A系統(tǒng)進(jìn)行流程審 批，原則上員工當(dāng)天流程必須當(dāng)天處理完畢，部門總監(jiān)以上領(lǐng)導(dǎo)原則上流程處理不能超過2天，特殊崗位與流程除外。4.2、消息中心的使用消息中心主要用于與公司內(nèi)部人員溝通和交流，內(nèi)部各部門溝通和交流應(yīng)盡可能使用協(xié)同方式 進(jìn)行，以提高業(yè)務(wù)處理效率。五、安全保密1、0A系統(tǒng)的所有用戶，不得利用0A系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上 制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。2、

9、0A系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號， 不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。3、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看0A系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。六、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)精心整理為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，全體員工都有對0A系統(tǒng)維護(hù)的義務(wù)；1公司0A管理員是公司0A系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；2、禁止在0A系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；3、未經(jīng)許可，不得私自改變0A系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；4、不得對網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)行人為設(shè)限。七、考核為強(qiáng)化0A系統(tǒng)的健康運(yùn)行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。1、0A系統(tǒng)自動對協(xié)同審批進(jìn)行跟蹤，對每位同事審批事項的處理周期、延誤情況進(jìn)行記錄。并將使用情況納入月度或年度考核范圍。2、對長期不使用0A系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進(jìn)行規(guī)范使用；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對工作造成不良影響的，將按照事務(wù)的后果情況進(jìn)行處理。3、對不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運(yùn)行的使用部門和使用人員，依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。4、對泄漏機(jī)密，造成不良后果的，按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、應(yīng)急措施應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。1對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失。2