物業(yè)分公司體系內(nèi)部審核程序

1、物業(yè)分公司體系內(nèi)部審核程序 物業(yè)分公司體系內(nèi)部審核程序 1總則 1.1體系內(nèi)部審核是確定各物業(yè)分公司滿意管理體系程度以及評(píng)價(jià)管理體系符合性、有效性，識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)的重要手段。 1.2各物業(yè)分公司應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部審核的有關(guān)要求，健全自我完善機(jī)制，不斷提高管理水平、服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)營(yíng)績(jī)效。 2職責(zé)界定 2.1物業(yè)分公司負(fù)責(zé)組織實(shí)施內(nèi)部審核活動(dòng)，并將審核報(bào)告報(bào)項(xiàng)目所在公司備案。 2.2項(xiàng)目所在公司負(fù)責(zé)監(jiān)督區(qū)域內(nèi)物業(yè)分公司的內(nèi)部審核，必要時(shí)將物業(yè)分公司內(nèi)部審核作為項(xiàng)目所在公司內(nèi)審的一個(gè)組成部分。 2.3管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)各物業(yè)分公司開展內(nèi)部審核活動(dòng)。 3基本要求 3.1各物業(yè)分公司內(nèi)部審核應(yīng)定期進(jìn)行，

2、至少每半年一次。全年的內(nèi)部審核支配由品質(zhì)部負(fù)責(zé)列入年度工作計(jì)劃。例行的內(nèi)部審核必需全面掩蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、區(qū)域(責(zé)任部門)和人員。 3.2必要時(shí)，物業(yè)分公司總經(jīng)理可依據(jù)實(shí)際狀況打算進(jìn)行臨時(shí)增加的內(nèi)部審核，臨時(shí)增加的內(nèi)部審核可以是完整的或部分范圍的審核。提出臨時(shí)內(nèi)部審核的時(shí)機(jī)包括(不限于)： a)組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程或制度文件發(fā)生重大調(diào)整； b)發(fā)生嚴(yán)重的顧客投訴事件、質(zhì)量事故或其它環(huán)境、職業(yè)健康安全事件、事故； c)管理工作受到集團(tuán)或管理公司的嚴(yán)厲批準(zhǔn)； d)總經(jīng)理認(rèn)為必要的其它狀況。 3.3物業(yè)分公司總經(jīng)理(或管理者代表)應(yīng)為內(nèi)部審核供應(yīng)必需的資源，并在公司內(nèi)各級(jí)員工中明確有關(guān)內(nèi)部審核工作的

3、權(quán)責(zé)。 3.3.1公司分管領(lǐng)導(dǎo)(管理者代表)職責(zé) a)每次內(nèi)審計(jì)劃的審核、批準(zhǔn)、并指定審核組長(zhǎng)； b)審核組與受審核部門之間關(guān)系的協(xié)調(diào)； c)不合格項(xiàng)糾正措施方案的批準(zhǔn)； d)審核報(bào)告的審核、批準(zhǔn)。 3.3.2品質(zhì)部職責(zé) a)負(fù)責(zé)按計(jì)劃組成審核組進(jìn)行內(nèi)審； b)負(fù)責(zé)內(nèi)審報(bào)告的打印、發(fā)放和存檔； c)負(fù)責(zé)不合格項(xiàng)糾正措施的審查和跟蹤驗(yàn)證。 3.3.3受審核方職責(zé)列入內(nèi)審計(jì)劃的崗位或部門均為受審核方，其職責(zé)是：a)確認(rèn)對(duì)本部門進(jìn)行內(nèi)審的計(jì)劃； b)做好接受內(nèi)審的預(yù)備工作； c)指定聯(lián)絡(luò)人員，協(xié)助審核組完成審核計(jì)劃； d)確認(rèn)不合格項(xiàng)，并有針對(duì)性地采取糾正措施。 3.3.4審核組職責(zé) 3.3.4.1

4、審核組長(zhǎng)職責(zé)： a)協(xié)助品質(zhì)部組成審核組； b)制定現(xiàn)場(chǎng)審核計(jì)劃，組織文件審核； c)指導(dǎo)審核員編制檢查表，預(yù)備現(xiàn)場(chǎng)審核記錄和不合格報(bào)告等工作文件； d)主持首次會(huì)議和末次會(huì)議； e)掌握現(xiàn)場(chǎng)審核氣氛和審核進(jìn)度； f)編寫并向品質(zhì)部提交審核報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)審核記錄等。 3.3.4.2審核員職責(zé)： a)編制檢查表。 b)按分工要求進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，填寫現(xiàn)場(chǎng)審核記錄。 c)對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行描述，填寫不合格報(bào)告。 3.4審核員支配必需保證獨(dú)立性，審核員與受審核部門沒有直接的工作責(zé)任關(guān)系。各物業(yè)分公司內(nèi)審員管理應(yīng)保證滿意以下要求。 3.4.1內(nèi)審員必需經(jīng)過相關(guān)體系審核的專業(yè)培訓(xùn)(ISO9000、ISO14000

5、、OHSAS18000等)，并取得培訓(xùn)合格證書； 3.4.2物業(yè)分公司每年應(yīng)以適當(dāng)?shù)男问綄?duì)內(nèi)審員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高其專業(yè)學(xué)問技能和內(nèi)審技巧； 3.4.3參與管理公司物業(yè)管理部規(guī)定的其它培訓(xùn)進(jìn)修課程和審核交流活動(dòng)。 3.5各物業(yè)分公司組織實(shí)施的內(nèi)部審核，無論其是否已經(jīng)按相關(guān)體系標(biāo)準(zhǔn)建立管理體系，內(nèi)部審核依據(jù)中必需包含本手冊(cè)的規(guī)定。 4審核程序 4.1審核計(jì)劃與預(yù)備 4.1.1依據(jù)年度工作計(jì)劃，每次審核前一周由公司總經(jīng)理(管理者代表或分管領(lǐng)導(dǎo))指定審核組長(zhǎng)，組長(zhǎng)負(fù)責(zé)協(xié)助品質(zhì)部確定內(nèi)審組成員，應(yīng)保證與受審核方?jīng)]有直接的工作責(zé)任關(guān)系。 4.1.2審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制訂管理體系內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃，計(jì)劃應(yīng)包括(不限

6、于)： a)審核目的與范圍； b)審核依據(jù)； c)審核日期； d)審核組成員； e)審核日程支配； f)審核報(bào)告的分發(fā)范圍審核等。 4.1.3審核計(jì)劃經(jīng)品質(zhì)部審核、公司總經(jīng)理(管理者代表或分管領(lǐng)導(dǎo))批準(zhǔn)后，由審核組長(zhǎng)分發(fā)至受審核部門。 4.1.4實(shí)施審核前，審核組長(zhǎng)組織審核組成員對(duì)公司內(nèi)部管理文件進(jìn)行系統(tǒng)的審 查，針對(duì)與本手冊(cè)規(guī)定及選定體系要求不全都的問題開列出文件審查清單。 4.1.5實(shí)施審核前，審核組長(zhǎng)應(yīng)支配審核員依據(jù)分工編制審核檢查表，審查檢查表應(yīng)由審核組長(zhǎng)匯總審查，協(xié)調(diào)、指導(dǎo)審核組成員的審核思路和方法，達(dá)成全都后簽署執(zhí)行。 4.2審核實(shí)施 4.2.1審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)審核全過程進(jìn)行掌握，審

7、核實(shí)施過程一般包括(不限于)：首次會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)審核、末次會(huì)議等。 4.2.2現(xiàn)場(chǎng)審核實(shí)施過程中，內(nèi)審員通過與受審核部門人員的面談、查閱文件和記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀看等方式收集審核證據(jù)，并照實(shí)記錄。 4.2.3現(xiàn)場(chǎng)審核過程中，內(nèi)審員必需按計(jì)劃完成安排的檢查任務(wù)，包括檢查內(nèi)容準(zhǔn)時(shí)間進(jìn)度要求。特別原因?qū)е卢F(xiàn)場(chǎng)審核不能按計(jì)劃執(zhí)行時(shí)，內(nèi)審員必需同時(shí)報(bào)告審核組長(zhǎng)和公司分管領(lǐng)導(dǎo)。 4.2.4內(nèi)審員在審核中發(fā)覺的問題均應(yīng)填寫審核不合格報(bào)告，不合格報(bào)告需由審核組長(zhǎng)批準(zhǔn)，并經(jīng)受審核部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。 4.3報(bào)告與跟蹤 4.3.1現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后，審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)依據(jù)審核過程中的記錄編制審核報(bào)告。審核報(bào)告應(yīng)反映審核的實(shí)際過程和管理體系運(yùn)

8、行狀況，包括(不限于)以下內(nèi)容： a)本次審核的目的、范圍； b)審核準(zhǔn)則(依據(jù)文件)； c)審核過程簡(jiǎn)介(包括審核組成員、審核天數(shù)、受審核部門、審核重點(diǎn)、受審核公司/部門協(xié)作狀況等)； d)管理體系總體運(yùn)行狀況，及審核結(jié)論； e)存在問題(不合格事項(xiàng))及在各要素中的分布狀況、糾剛要求及驗(yàn)證方式； f)下次審核須重點(diǎn)關(guān)注的方面。 4.3.2審核報(bào) 告經(jīng)品質(zhì)部審核、公司總經(jīng)理(管理者代表或分管領(lǐng)導(dǎo))批準(zhǔn)后，由審 核組長(zhǎng)連同審核不合格報(bào)告分發(fā)到受審核部門。 4.3.3受審核部門接到不合格報(bào)告后，應(yīng)組織人員進(jìn)行原因分析，并提出糾正措施計(jì)劃交品質(zhì)部。 4.3.4品質(zhì)部應(yīng)先對(duì)原因分析和糾正措施計(jì)劃進(jìn)行審查，不符合要求的返回受審核部門重新制訂。符合要求的報(bào)公司總經(jīng)理(管理者代表或分管領(lǐng)導(dǎo))批準(zhǔn)。原件存品質(zhì)部，復(fù)印一份交受審核部門實(shí)施。 4.3.5受審核部門收到已批準(zhǔn)的糾正計(jì)劃后，準(zhǔn)時(shí)按計(jì)劃實(shí)施糾正措施。 4.3.6品質(zhì)部應(yīng)組織內(nèi)審員對(duì)糾正措施的實(shí)施進(jìn)行督促，在規(guī)定期限到達(dá)后，組織人員進(jìn)行效果驗(yàn)證，并在不合格報(bào)告上填寫驗(yàn)證記錄。 4.3.7品質(zhì)部負(fù)責(zé)匯總糾正措施實(shí)施狀況，向公司總經(jīng)理(管理者代表或分管領(lǐng)導(dǎo))匯報(bào)。 5支持文件及記錄 5.1WDWY-FR-MM9102不合格掌握、糾正及預(yù)防措施 5.2WDWY-FR-MM9201日常服務(wù)檢查 5.3WDWY-MM96管理評(píng)審