辦公室工作概況

1、辦公室主要工作內容：辦公設備、公共設施的日常管理和維護；辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理；固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理；秘書事務、行政日常事務、檔案的歸檔管理；各種費用的控制交納；后勤管理；上級交辦事務等。具體工作流程一、 執(zhí)行辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理月末綜合辦公室要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據(jù)相關規(guī)定作適當儲備以備不時之需，作好請購計劃單經(jīng)主管審批后，及時保質保量地采購辦公用品和日常用品，采購物品應當定價定點，保證質優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，確保帳物相符。部門申請主管審批請購計劃單查看庫存檢查驗收出入登記月末盤存帳物相符監(jiān)督檢查物品采購定期詢價議價二、執(zhí)

2、行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)督各部門于每月進行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點情況進行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點狀況及調動增加狀況制作固定資產(chǎn)、低耗品清單報表發(fā)放各部門；每季度組織財務部對各部門進行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)按照相關程序申請報廢，及時跟進各部門資產(chǎn)調動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳物相符。對于資產(chǎn)管理不當、帳物不符，應進行相應處罰。資產(chǎn)分類建立臺帳清單每月盤存核對帳物三、各部門基礎設備、設施維修管理綜合辦公室負責根據(jù)維修要求協(xié)調或外請技術人員維修、對維修全過程進行控制；各部門對維修質量監(jiān)督、確認。所有維

3、修要求做好記錄、跟蹤維護結果及完成狀態(tài)；對未按要求完成的維修事項、及時了解情況并報告負責人。維修申請記錄備案安排維修維修結束檢查驗收四、文件檔案的歸檔管理根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內容、時間順序等存檔管理。文件、資料收集分類整理編號立卷歸檔裝訂成冊存放使用.傳閱控制六、文件資料收發(fā)、傳真管理各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類客戶信息應登記后及時傳遞給相關部門；文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達準確記錄

4、傳真往來七、各種費用的支付、控制按時申請、交納、控制公司各項費用，例如：車輛養(yǎng)路費、車船稅等；并將所要交納的各項費用進行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、準確，以確保各職能部門工作的正常開展。統(tǒng)計各項所要交納費用申請審批資金部門主管審批領導審批簽字支付各項費用歸類登記管理八、對外關系建立維護建立良好的公共關系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關鍵，綜合辦公室門肩負著對外溝通、協(xié)調的重任，要把對外關系維護作為重要工作來抓，企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關系，既有政府部門的，又有社會關系的，哪方面關系處理不好，或多或少都會有一定影響。在平時的工作中要經(jīng)常保持與已有關系的聯(lián)系與溝通，并結合實

5、際情況，建立新的公共關系。在對外交往中要自覺維護公司形象，要將對外關系維護情況及時向領導匯報，以便作出符合公司利益的調整。關系建立溝通協(xié)調經(jīng)常維護情況匯報合理調整檔案九、處理突發(fā)事件公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合辦公室在收到信息的同時，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領導匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，情況特別緊急又不能向領導及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領導闡明原因。在處理突發(fā)事件時，應把握有利原則，要充分維護公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。減少不利影響處理結果匯報突發(fā)事件出現(xiàn)妥善解決處理及時匯報領導主要情況收集十、后勤服務保障綜合辦公室要將后勤服務保障

6、列入日常工作中，要加強對工作環(huán)境、交通、餐廳的管理進行監(jiān)督，收集員工建議，緩解員工情緒，通過有效途徑督促集團公司改善；為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質量；車輛管理中，要制定相應制度，經(jīng)常提醒駕駛員遵守紀，保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時效性。擬定制度加強檢查收集建議提高質量員工滿意反饋安撫員工安全工作是企業(yè)的一項重要工作，綜合辦公室是安全工作的主要執(zhí)行部門；日常工作中應將安全工作、保密工作列入議事日程，要充分明確重點安全項目，不定期地組織檢查，認真查出安全隱患，及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責任制，簽定安全責任制，規(guī)劃安全教育、培訓計劃并認

7、真加以實施。熟悉安全制度提高防范意識規(guī)劃教育培訓明確安全目標組織實施檢查確保整體安全十一、日常事務處理綜合辦公室的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且很多事務具有不可確定性，臨時出現(xiàn)的工作，會給當日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理?？傮w來講，綜合辦公室屬于服務保障部門，是為其他部門服務的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務。否則會影響正常工作秩序，甚至會影響經(jīng)營活動。當日計劃工作臨時事務處理擇其輕重處理注重時效結果保證正常工作提高服務意識十二、上級交辦事務優(yōu)先完成領導交辦各類事務，規(guī)定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終將完成結果向領導匯報。接受上

8、級交辦任務及時完成保質保量匯報結果確實了解、記錄工作要求綜合辦公室電腦系統(tǒng)維護工作流程網(wǎng)絡管理員要保證公司網(wǎng)絡、各個工作站點能正常工作，保證公司電腦系統(tǒng)的穩(wěn)定高效，信息通道的暢通，日常工作流程如下：一、 公司電腦設備申請流程1、設備的申請： 包括電腦整機、電腦配件、網(wǎng)絡和通訊設備、IC卡建立主要應用設備標準主要供應商價格信息檔案電腦用品采購領用申請單項目欄：正確添寫什么部門使用什么設備；計算機部門建議欄：添寫型號、數(shù)量、單價、總價；最后備注中簡單寫明原因；各部門主管提出申請設備需要設備型號采購申請審 批了解當?shù)氐南嚓P設備的價格、型號到財務領用“資金審批單”正確填寫購買名稱及用途、金額財務簽字認

9、可聯(lián)系供貨商送貨上門確認型號無誤填寫“報銷單”貼上發(fā)票的報銷單，供貨商簽字到財務報帳，付上電腦設備采購單、固定資產(chǎn)申報更新、核對設備檔案設備到位安裝調試，投入使用2、日常故障處理：各部門有電腦故障處理申請及時到現(xiàn)場觀察處理是公司內部問題處理完后做記錄是網(wǎng)絡或其他問題及時協(xié)調處理，記錄事故原因處理完后，報告主管。3、日常故障解決解決問題指導操作人員留意避免同類錯誤出現(xiàn)問題，信息反饋 通過多次總結，把常出錯的問題解決方案統(tǒng)一打印出來，作為培訓教材、發(fā)往員工信箱如果出現(xiàn)系統(tǒng)不可挽回的破壞費用報銷事故報告聯(lián)系供應商記錄事故原因 人事日常工作流程第一第一為使本公司人力資源管理作業(yè)正軌化、制度化，能在有序

10、可循的情況下，使本公司人力資源管理作業(yè)脈絡一貫，并加強人力資源部門與各部門間的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制訂本程序。 第二 主 辦第二人力資源管理事宜由公司綜合辦公室負責管轄和辦理，下設人事專員一人， 負責下列全盤人力資源業(yè)務。 第三 招募甄試第三人員招募作業(yè)程序第四收到“增補人員申請單”時，即行擬訂招募計劃，內容包括下列項目：1. 招募職位名稱及名額；2. 資格件限制；3. 職位預算薪金（綜合辦公室和用人部門主管負責）；4. 預定任用日期；5. 通報稿或登報稿(訴求方式)擬具；6. 資料審核方式及辦理日期(截止日期)；7. 甄試方式及時程安排(含面談主管安排)；8. 工作能力安排

11、；9. 準備事項(通知單、海報、公司宣傳資料等)。第五訴求：即將招募消息告訴大眾及求職人，如下：1.網(wǎng)絡招聘：先擬廣告稿、主管確認、發(fā)布；2.登報征求：擬廣告稿，決定刊登何報、何時，然后聯(lián)絡報社報價、審批、執(zhí)行。3.內部推薦：以海報或公告方式進行。第六應征信息處理：1. 訴求消息發(fā)出后，會收到應征資料，人事專員定時收集交主管審核后，由主管初審并協(xié)調面試時間，通知前來本公司接受甄試。2. 不合格應征資料，歸檔一個月后銷毀，但有要求退件者，應給予退件。為了給社會大眾一個好的印象，對所有未錄取者發(fā)郵件“致謝函也是應有的禮貌。第七甄試：新進人員甄選考試分筆試及面談。1. 筆試包括下列：(1)專業(yè)測驗(

12、由申請單位擬訂試題)；說明：常規(guī)情況下，由用人部門在申請人員增補時提供測試題和標準答案；應試人員完成筆試后，由人力資源管理人員、用人部門主管或授權技術骨干、核定權限主管分別面試。各級面試完成均應有面試記錄和評價意見填寫在面試記錄表。(2)領導能力測驗(適合干部級)；2. 面談：由申請部門主管、綜合辦公室主管、核定權限主管分別或共同面談，面談時應注意：(1)要盡量使應征人員感到親切、自然、輕松；(2)要了解自己所要獲知的答案及問題點；(3)要了解自己要告訴對方的問題；(4)要尊重對方的人格；(5)將口試結果隨時記錄于面談記錄表。(6)面試過程中，應盡可能滿足應試者對崗位和公司的咨詢，并通過應聘者

13、提問的方法、出發(fā)點等評估應聘者的心理素質。(7)原則上所有環(huán)節(jié)的應試（筆試、面試、復試）須按排在連續(xù)時間內完成。3. 如初次面談不夠周詳或需要特殊安排的，發(fā)出“復試通知單，再次安排約談。第八背景調查：經(jīng)甄試合格，初步?jīng)Q定的人選，視情況應做有效的背景調查。（限管理、技術骨干）第九結果評定：經(jīng)評定未錄取人員，先發(fā)出謝函（郵件）通知，將其資料歸入儲備人才檔案中，以備不時之需。評定錄用人員經(jīng)總經(jīng)理核準，綜合辦公室發(fā)出“報到通知單，并安排職前訓練有關準備工作。第十 注意事項：應征資料的處理及背景調查時應尊重應征人的個人隱私權，注意保密工作。第十一 體檢安排A公司人力資源管理人員統(tǒng)一安排體檢，盡可能提前一

14、天以上通知；B派專人全程陪同體檢；C通知面試擬錄用的人員體檢（強調時間、需空腹）；D告知體檢結果需要的時間；E及時向醫(yī)院了解體檢結果（合格者告知報到時間，不合格者告知情況提醒就醫(yī)）。第十二 體檢結果有重大疾病的，不可直接告知當事人；必要時強調當事人有不健康現(xiàn)象，指導當事人盡快安排就醫(yī)。第十三 體檢結果有重大疾病的，人事專員除報告主管外，不可以在任何場合透露，以尊重當事人隱私。第四任 用第十四 經(jīng)核定錄用人員，由綜合辦公室依據(jù)甄選報名單發(fā)給報到通知單，請他于報到時攜帶下列資料：(一)填寫本公司新進職工錄用表；(二)繳驗學歷證、職稱證及身份證；(三)繳驗近期正面半身免冠照片；(四)原單位勞動合同結

15、束證明； (以上應繳資料視情況可增減)第十五 管理人員任用，視情況可發(fā)給聘任書和“任免通知”。第十六 新進人員于報到日，綜合辦公室應檢收其應繳資料，若資料不全，應限期補辦，否則首月薪資可暫扣發(fā)。 第十七 綜合辦公室隨后應親切有禮地引導新進人員報到，逐項協(xié)助辦理下列：(一)領取員工相關文具用品；(二)發(fā)放考勤卡并解釋使用；(三)領取辦公桌鎖匙；(四)視情況引導參觀、介紹各部門及安排職前相關管理制度講（參照“工作程序”）。(五)綜合辦公室應引導新進人員向部門主管報到，跟蹤新員工適應情況和工作安排。（參照“工作程序”執(zhí)行）第十八 人員報到完畢隨后應辦理下列事項：(一) 更新員工花名冊(二) 收齊報到

16、應繳資料連同甄選報名單建立個人資料檔案(三) 填報集團公司所有資料。第五試 用第十九原則上所有員工試用期為三個月，期滿合格者，辦理轉正手續(xù)才正試聘用，個別試用成績突出者，可提前轉正。綜合辦公室每月15日發(fā)出當月轉正人員考核表，由被考核人提交述職報告后，部門主管、綜合辦公室考核確認；行政人員經(jīng)部門主管、綜合辦公室考核后呈相關領導核定；轉正后的員工經(jīng)分管部門主管及人力資源管理人員和權限程序審批后可簽訂勞動合同。第二十綜合辦公室根據(jù)考核表發(fā)給試用期滿通知。第二十一綜合辦公室發(fā)出“試用期滿通知”后，并依不同的批示，辦理下列事項：(一)試用不合格者，另發(fā)給通知單。(二)調(升)職者，由綜合辦公室辦理異動

17、作業(yè)。(三)薪資變更者，由綜合辦公室主管辦理調薪。第二十二 前辦理完畢后，考核表應歸入個人檔案中。第二十三 新進人員在試用期中，表現(xiàn)不合要求，部門主管認為有必要停止試用時，可立即提前辦理考核，按程序報請權限主管核定停止試用。第六 異 動第二十四晉升(升職、升級)及降級由申請人填寫人事異動申請單及辦理臨時考 核，部門主管簽署后轉綜合辦公室簽注意見，呈權限主管批示。第二十五 調職由申請人填寫人事異動申請單送調職部門會簽，轉綜合辦公室簽注意見后，呈權限主管核定。第二十六 未批準的升、降、調申請單退回申請部門；經(jīng)批準的申請單則由綜合辦公室依據(jù)發(fā)布人事異動通知，副本抄送申請部門及本人，并限期辦理業(yè)務移交

18、手續(xù)，履任新職。綜合辦公室應立即變更薪資名冊。第二十七 經(jīng)批準異動后，涉及調整薪資者，綜合辦公室應根據(jù)人事異動申請單批示，填制“薪資調整通知單辦理調薪。第七 請 假第二十八 員工因故請假應按有關規(guī)定辦理，綜合辦公室備案，依權限逐級呈核，再轉回綜合辦公室登記于考勤表上。第二十九 請休假作業(yè)應另參照員工手冊有關規(guī)定辦理。第八 考 勤 第三十 各部門主管應于每月3日前將上月份考勤表審核后送綜合辦公室備查。第三十一 所有請假記錄將作為員工工作表現(xiàn)考核依據(jù)之一。第三十二 員工因調休、請假，應按有關規(guī)定辦理，綜合辦公室備案；經(jīng)權限主管核準后轉綜合辦公室查核并登記于考勤表上。第三十三 員工請假超過三天以上的

19、，原則上應事先辦理。第三十四 因公而未考勤，應通知綜合辦公室呈上級主管核簽。第三十五 下班忘記打卡，可由本人找直屬主管或綜合辦公室簽證，若未簽證者一律以曠工論。（每月簽證不超過3次）第三十六 綜合辦公室于每日檢視出勤狀況，遇異常狀況或違規(guī)事情，應即主動與部門主管聯(lián)絡。第三十七 員工出勤情況，綜合辦公室應于每月終了編制調休、請假一式兩份，一份本部門留底，一份交給各部門公布，限三日內接受更正申請。第三十八 綜合辦公室應建立每一員工一份年度考勤統(tǒng)計表(印于個人資料卡中)，逐月依據(jù)考勤表予以登錄，經(jīng)登錄后考勤表即可銷毀作廢。第三十九 每一年度終了，綜合辦公室應即依據(jù)年度考勤統(tǒng)計表，統(tǒng)計是否有未休完特別

20、假的人員。第四十 每一年度終了后，綜合辦公室應即調查編制次年度享有特別假人員名單，予以造冊呈準后公布實施。第四十一 有關考勤作業(yè)，請參照有關規(guī)定辦理。第九 出 差 第四十二 出差作業(yè)，應參照財務部出差管理辦法和相關規(guī)定辦理。第十 獎 懲第四十三 員工遇有功過獎懲時，可由建議人填報獎懲建議申請單公文，先由綜合辦公室簽注調查意見后，呈經(jīng)理核定。第四十四 綜合辦公室根據(jù)核準獎懲建議申請單發(fā)布獎懲通知單公文，副本抄送本人部門及本人知照，另一份留底本部門月底加扣薪資。第四十五 綜合辦公室應按月將人事獎懲通知單登錄于個人資料卡內。第四十六 獎懲作業(yè)應另參照獎懲辦法及相關規(guī)定辦理。第十一 考 核第四十七 考

21、核按考核制度執(zhí)行，部門內有考核體系的，記錄應報綜合辦公室備案。試用期考核：員工試用期三個月，由試用單位主管、綜合辦公室負責考核，并報公司分管領導審核，期滿考核合格者，填具“試用人員考核表”，依權限逐級呈核后轉正。(三)臨時考核為申請升降職，應附辦理臨時考績，以作上級批示決策參考依據(jù)。第四十八 考績表辦理完畢，存于個人資料袋內，并予以登錄。第四十九 考績作業(yè)應另參照考績辦法規(guī)定辦理。第十二 薪 資第五十 綜合辦公室應于每月5日前整理上月到職的新進人員，將核準工資登錄于薪資名冊，更正人事資料。 第十三 訓 練第五十一 職前訓練新進人員于報到后，綜合辦公室應辦理以下職前教育：(一)介紹公司歷史背景、

22、經(jīng)營方針、工作環(huán)境；(二)簡介各部門組織、職責、作業(yè)狀況；(三)相關人事管理制度及注意事項；(四)介紹各部門辦公室及主管。第五十二 在職訓練(一) 綜合辦公室于年度開始，依所需培訓目標、課程、教材、預算，擬訂訓練計劃。(二) 綜合辦公室于培訓期中，應嚴予考核。(三)員工于接受培訓后，視需要提出心得報告，成績優(yōu)劣列入考核依據(jù)。第五十八 專業(yè)培練(一)專業(yè)知識，視必要可辦理專案培訓。(二)搜集專業(yè)報導或講座教材，印發(fā)給每位員工。(三)各部門主管可自行申請或由公司指派參加國內外各種培訓機構舉辦的講座、觀摩、訓練。第五十三 培訓作業(yè)應另參照培訓辦法規(guī)定辦理。第十四 辭 職第五十四 正式任用的員工如感工

23、作不適或其他原因想辭職，應于15天前提出辭職申請書，由部門主管及綜合辦公室主管簽具意見后，呈公司經(jīng)理核準，再轉回綜合辦公室，綜合辦公室憑此辦理停薪手薪。第五十五 綜合辦公室依據(jù)辭職申請書發(fā)給離職通知單，通知本人于批準離職日當天下班前依離職通知單上應辦理事項，逐項辦理移交，辦理完畢由綜合辦公室審核并簽署意見后計當月薪資。第五十六 綜合辦公室根據(jù)離職通知單于當日即行辦理下列事項：(一)登記于人員異動記錄簿內。(二)注銷綜合辦公室控制的人員狀況表內登記。(三)登記個人資料卡，注銷個人資料檔案，將資料存入離職檔案袋。第五十七 綜合辦公室視情況應約談離職人員，并將面談結果填入離職人員面談記錄檔案，視情況

24、對離職人員工作情況進行適度跟蹤；以作為人事流動率檢查參考。第十五 移 交第五十八 各級主管人員及業(yè)務承辦人員因故離職時，應將所負責的公物及經(jīng)辦事務逐件列具清冊，在監(jiān)交人監(jiān)督下點交接任的人員，并會同接任人員提出移交報告書。第五十九 移交時應造清冊名稱如下：(一)未辦或未了重要案件目錄(二)保管文卷目錄(三)職責事務目錄(四)上級指定專案移交事項清冊(五)集團公司所需表單及事項。第十六 勞工保險第六十 員工試用期滿時，由綜合辦公室登記辦理投加保，生效日以到職日為準。第六十一 人員于退職日當天，綜合辦公室應即辦理退保。第六十二 投保薪資因調整薪資或其他因素而變動時，應由綜合辦公室填報投保薪資調整單，具體操作按財務制度執(zhí)行。 第六十三 綜合辦公室每月統(tǒng)計列冊個人負擔保費，核算當月工資時從薪資內扣繳。第六十四 每月月底核對社保繳費明細，如有誤及時與社保局核對。 第六十五 保存社保相關資料，社保登記證年底需年檢。第十七 資料管理第六十七 各種人