行政物資管理制度

1、行政物第一條 目的為規(guī)范XXX （以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司）行政物資管理，明確行政物資管理流程，保證 公司行政物資合理配置，特制定本制度。第二條 本制度所稱(chēng)行政物資管理指用于公司日常行政辦公的非生產(chǎn)相關(guān)物資的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢、清查等一系列管理工作。第三條 行政物資分類(lèi)公司行政物資主要分為兩大類(lèi)，分別為固定資產(chǎn)類(lèi)和低值損耗品類(lèi)。一、固定資產(chǎn)（價(jià)值2000元以上） ，如打印機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀等；二、低值損耗品（價(jià)值1999 元以下） ：（一）價(jià)值50 元1999 元的低值損耗品，如電話(huà)、傳真機(jī)、文件柜、辦公桌椅等；（二）價(jià)值49 元以下的低值易耗品，其中包括部門(mén)所需品和個(gè)人所需品。1 、部門(mén)所

2、需品：傳真紙、復(fù)（寫(xiě)）印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書(shū)機(jī)、回形針、計(jì)算器、文件欄、筆筒、文件夾等。2 、個(gè)人所需品：簽字筆（芯） 、圓珠筆（芯） 、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。第四條管理部門(mén)行政部是公司日常辦公用品的管理部門(mén)，負(fù)責(zé)行政物資的管理工作。第五條適用范圍本制度適用于公司全體組織及個(gè)人。第一章 行政物資采購(gòu)第六條 行政物資采購(gòu)條件以下兩種條件至少滿(mǎn)足一種時(shí)，應(yīng)著手辦理行政物資采購(gòu)相關(guān)事宜：一、各部門(mén)需要而公司庫(kù)房沒(méi)有備存該類(lèi)行政物品；二、庫(kù)房該類(lèi)行政物資數(shù)量低于規(guī)定最低庫(kù)存量。第七條 行政物資采購(gòu)流程一、 在滿(mǎn)足物資采購(gòu)條件時(shí)， 行政部跟據(jù)庫(kù)存記錄， 提出采購(gòu)申請(qǐng)， 填寫(xiě) 行

3、政物資采購(gòu)申請(qǐng)單 （詳見(jiàn)附件1 ） ；（1） 價(jià)值 499 元以下的低值損耗品， 由分管行政的副總經(jīng)理審核， 總經(jīng)理審定；（2） 價(jià)值 500 元以上的行政物資， 由分管行政的副總經(jīng)理、 總經(jīng)理雙審核后董事長(zhǎng)審定；二、行政部物資管理相關(guān)人員憑審定后的行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單交采購(gòu)部聯(lián)系采購(gòu)；第八條 行政物資采購(gòu)要求一、 行政物資一般由采購(gòu)部向供應(yīng)商采購(gòu) , 電子類(lèi)行政物資 （如個(gè)人計(jì)算機(jī)） ,可以經(jīng)董事長(zhǎng)同意并授權(quán)相關(guān)部門(mén)（如信息部）采購(gòu)；二、行政部應(yīng)建立行政物資庫(kù)存量檔案，每月限定時(shí)間清查賬本，發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資不夠應(yīng)及時(shí)添置。第二章 行政物資入庫(kù)第九條行政物資入庫(kù)條件經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、信息部門(mén)等檢驗(yàn)合格

4、的采購(gòu)物資可以辦理物資入庫(kù)手續(xù)。第十條行政物資入庫(kù)流程一、采購(gòu)部將采購(gòu)來(lái)的行政物資交給物資管理相關(guān)人員管理；二、物資管理人員再次清點(diǎn)購(gòu)銷(xiāo)合同和行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單上所列各項(xiàng)指標(biāo)，對(duì)照質(zhì)量和數(shù)量；三、清點(diǎn)無(wú)誤后根據(jù)入庫(kù)物品、時(shí)間、型號(hào)等填寫(xiě)行政物資入庫(kù)明細(xì)表（詳見(jiàn)附件2 ）同時(shí)備份存檔。第十一條 行政物資入庫(kù)要求一、 拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫(kù)， 杜絕只見(jiàn)入庫(kù)單不見(jiàn)實(shí)物的現(xiàn)象；二、入庫(kù)時(shí)，行政部相關(guān)人員必須查點(diǎn)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、合格證件等 項(xiàng)目，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量不合格時(shí)，不得辦理入庫(kù)手續(xù)；三、如有多領(lǐng)的行政物資需要退庫(kù)時(shí)，必須由物資管理員填寫(xiě)物資入庫(kù)單，辦妥手續(xù)后方可入庫(kù)；四、人員離

5、職時(shí)，由物資管理員將分派給個(gè)人的行政物資收回入庫(kù)，如物資回收時(shí)因保管、使用不當(dāng)或故意損壞造成損失，由使用者酌情賠償。第三章 行政物資領(lǐng)用第十二條 行政物資領(lǐng)用依據(jù)一、被規(guī)劃為公司固定資產(chǎn)的行政物資，在員工入職時(shí)按各職等對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)分管行政的副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審定后發(fā)放，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須向行政部提出申請(qǐng)；二、低值損耗品的領(lǐng)用可依據(jù)歷史記錄 （ 如以過(guò)去半年耗用平均數(shù)）, 經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)間 ）設(shè)定領(lǐng)用頻率（如圓珠筆每月每人發(fā)放一支）, 并可隨部門(mén)或人員的工作狀況隨時(shí)調(diào)整發(fā)放頻率，同時(shí)低值損耗品的領(lǐng)用實(shí)行以舊換新原則，但純消耗品不在此列（如信紙等） ；第十三條 行政物

6、資領(lǐng)用流程一、不同價(jià)值的行政物資的領(lǐng)用流程如下：（一）價(jià)值在10元以下的低值損耗品，由申請(qǐng)領(lǐng)用人直接在行政部物資領(lǐng)用登記簿上注明領(lǐng)用品名、數(shù)量、領(lǐng)用日期等即可領(lǐng)用；（二）其它價(jià)值的行政物資由領(lǐng)用人填寫(xiě)行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單 （詳見(jiàn)附件 3） ，按同等價(jià)值行政物資采購(gòu)報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)，并經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人和分管行政副總經(jīng)理雙審核，總經(jīng)理審定后方可領(lǐng)用，同時(shí)在領(lǐng)用登記簿上注明明細(xì)；三、行政部將行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單附著在行政物資出庫(kù)明細(xì)單后存檔，按照物資領(lǐng)用單上所列名目向領(lǐng)用人發(fā)放行政物資。第十四條 行政物資領(lǐng)用要求一、本著節(jié)約與自愿的原則，可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量節(jié)約；二、需要以舊換新的行政物資，如發(fā)生遺失，更

7、換時(shí)視具體情況給予一定經(jīng)濟(jì)賠償；三、新入職職員到職時(shí)如需要領(lǐng)行政用品的 , 由人力資源部按流程統(tǒng)一向行政部提出行政用品申領(lǐng)要求；4、 物品領(lǐng)用后， 遵從誰(shuí)領(lǐng)用， 誰(shuí)管理的原則。 個(gè)人物資由申請(qǐng)者個(gè)人負(fù)責(zé)，部門(mén)物資由該部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，具體界定范圍參考本制度第三條；五、領(lǐng)用的行政物資嚴(yán)禁個(gè)人帶回家使用；第四章 行政物資報(bào)修第十五條 行政物資的報(bào)修條件以下兩種條件同時(shí)滿(mǎn)足可將損壞物資交至行政部聯(lián)系維修， 其中屬個(gè)人物資由個(gè)人提出報(bào)修申請(qǐng)，部門(mén)物資由該部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)。一、價(jià)值為 50 元以上的低值損耗品或固定資產(chǎn)；二、物資在正常工作當(dāng)中由于自然磨損等原因造成非人為損壞。第十六條 行政物資報(bào)修流程一、損

8、壞物資為電腦、傳真機(jī)等電子產(chǎn)品，由物資使用人先行聯(lián)系信息部技術(shù)人員進(jìn)行初期檢查、維修、調(diào)試；二、經(jīng)信息部調(diào)試確定為發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞的電子類(lèi)行政物資、非電子類(lèi)行政物資，由物資使用者向行政部提出維修申請(qǐng)，并填寫(xiě)行政物資報(bào)修申請(qǐng)單 （詳見(jiàn)附件 5 ） ，按照物資采購(gòu)相應(yīng)審批標(biāo)準(zhǔn)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定；三、行政部物資管理員憑審定通過(guò)的行政物資報(bào)修申請(qǐng)單聯(lián)系維修單位維修，并將申請(qǐng)單存檔；四、修理完畢后由管理員歸還使用人員，并做維修記錄，物資使用者在記錄單上簽字；5、 維修時(shí)如需更換零部件需報(bào)修人員按照物資采購(gòu)流程和物資領(lǐng)用流程辦理相關(guān)手續(xù)。第十七條 行政物資報(bào)修要求一、由于使用不當(dāng)?shù)葌€(gè)人原因造成物資損壞的，

9、也可報(bào)行政部維修，但產(chǎn)生費(fèi)用須個(gè)人承擔(dān)；二、把個(gè)人辦公物資借給他人而造成損壞的，維修費(fèi)用由借出者個(gè)人承擔(dān)；三、 行政部作維修記錄時(shí)必須將 行政物資報(bào)修申請(qǐng)單 附在維修簿上存檔，以便公司日后的物資清查管理。第五章 行政物資報(bào)廢第十八條 行政物資報(bào)廢條件以下兩種條件同時(shí)滿(mǎn)足可辦理行政物資報(bào)廢：一、被劃分為公司固定資產(chǎn)的行政物資；二、 使用期滿(mǎn)并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無(wú)法修理或無(wú)維修價(jià)值。第十九條 行政物資報(bào)廢流程一、物資損壞部門(mén)負(fù)責(zé)人向行政部提出物資報(bào)廢要求；二、由行政部物資管理員填寫(xiě)行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單（詳見(jiàn)附件7），詳細(xì)填寫(xiě)物資分類(lèi)號(hào)，編號(hào)，名稱(chēng)，規(guī)格型號(hào)，單價(jià)，數(shù)量等資料；三、物

10、資管理員將申請(qǐng)表交至行政部負(fù)責(zé)人處組織相關(guān)人員進(jìn)行初審，并提出報(bào)廢初審意見(jiàn)，有再利用價(jià)值的交還報(bào)修人員，無(wú)再利用價(jià)值的交由分管行政副總經(jīng)理和總經(jīng)理雙審核，董事長(zhǎng)審定并作報(bào)廢處理；四、行政部物資管理人員根據(jù)行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單所列名目，向部門(mén)收回報(bào)廢物資；五、行政部物資管理員憑行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單到財(cái)務(wù)處銷(xiāo)賬，做到帳、物同時(shí)注銷(xiāo)。第二十條 行政物資報(bào)廢要求一、為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實(shí)相符，除因無(wú)法妥善存放的物資專(zhuān)項(xiàng)報(bào)廢外，物資報(bào)廢每年年終進(jìn)行一次；二、固定資產(chǎn)報(bào)廢必須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)人員、行政部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)人員等相關(guān)人員會(huì)同鑒定，按照物資報(bào)廢流程嚴(yán)格執(zhí)行；三、因個(gè)人或部門(mén)保管、保養(yǎng)不善造成的物

11、資報(bào)廢，應(yīng)由個(gè)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人寫(xiě)出詳細(xì)報(bào)告并根據(jù)損失程度承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償；四、報(bào)廢物資一經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢，必須將實(shí)物交回行政部處理，不得隨意丟棄;五、凡有修舊利廢價(jià)值的，應(yīng)充分實(shí)現(xiàn)其再利用價(jià)值，進(jìn)行物資維修工作， 不得隨意做報(bào)廢處理。第六章 行政物資清查第二十一條行政物資清查條件公司應(yīng)對(duì)價(jià)值100 元以上的行政物資做定期清查核算。第二十二條行政物資清查流程一、在行政物資清查工作開(kāi)始之前，由行政部負(fù)責(zé)人布置清查工作，確定清查范圍、時(shí)間和應(yīng)達(dá)到的要求；二、 行政部相關(guān)人員從臺(tái)帳上將所有符合清查條件的行政物資與實(shí)際物資進(jìn)行核對(duì)，并跟據(jù)行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單、行政物資入庫(kù)明細(xì)單和行政物資出庫(kù)明細(xì)單做具體校對(duì)，同時(shí)物資

12、管理人員應(yīng)停止行政物資的收發(fā)活動(dòng)，將物資分類(lèi)擺放有序，嚴(yán)禁實(shí)物流動(dòng)；三、物資清查中發(fā)現(xiàn)帳實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，以書(shū)面形式給出相應(yīng)處理意見(jiàn)（如盤(pán)虧的從賬面銷(xiāo)除，盤(pán)盈的估價(jià)入賬等） ，并按照價(jià)格根據(jù)物資采購(gòu)報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定；四、由審定人確定差異處理決定和對(duì)相關(guān)責(zé)任人的處置決定。第二十三條行政物資清查要求一、 行政部負(fù)責(zé)人每月月末進(jìn)行行政物資清查， 每年年末會(huì)同物資使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部等部門(mén)進(jìn)行年度盤(pán)點(diǎn)，并將工作記錄裝訂成冊(cè)保管存檔；二、清查過(guò)程中要分配專(zhuān)人負(fù)責(zé)清點(diǎn)、專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄、專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。清查過(guò)程中，除了要保證清點(diǎn)數(shù)量準(zhǔn)確外，還要關(guān)注各類(lèi)行政物資的價(jià)值有無(wú)減損、有無(wú)超儲(chǔ)積壓、浪費(fèi)

13、等現(xiàn)象；三、清查過(guò)程中如有固定資產(chǎn)需作報(bào)廢處理的，必須按審批程序經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才可處理，否則一律不準(zhǔn)自行調(diào)整；四、清查中若遇固定資產(chǎn)缺失或質(zhì)量上的問(wèn)題（如超期、老化、變質(zhì)或損壞等） ，應(yīng)及時(shí)用書(shū)面的形式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，如因臺(tái)帳管理人員等由于疏忽等自身原因造成公司固定資產(chǎn)帳實(shí)嚴(yán)重不符，須視具體情況給予經(jīng)濟(jì)處罰。第七章 附 則第二十四條行政物資管理嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，責(zé)任落實(shí)到崗位，失責(zé)將按相關(guān)制度懲處。第二十五條本制度的修訂及解釋歸屬行政部。第二十六條本制度簽發(fā)之日起生效，若與此前相關(guān)文件沖突，以本制度為準(zhǔn)。附件：1 、行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單2、行政物資入庫(kù)明細(xì)單3、行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單4、行政物資出庫(kù)明細(xì)單5、行政物資報(bào)修申請(qǐng)單6、行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單7、行政物資采購(gòu)流程圖8、行政物資入庫(kù)流程圖9、行政物資領(lǐng)用流程圖10 、行政物資報(bào)修流程圖11、行政物資報(bào)廢流程圖12、行政物資清查流程圖 以下無(wú)正文附件4:申購(gòu)部門(mén)：年 月 日物資 名稱(chēng)參考型號(hào) 及規(guī)格庫(kù)存采購(gòu) 數(shù)量預(yù)計(jì) 單價(jià)預(yù)計(jì)使用 年限采購(gòu) 用途審核人意見(jiàn)審定人意見(jiàn)備注行政物資入庫(kù)明細(xì)單采購(gòu)/出庫(kù)日期入庫(kù)日期入庫(kù)物品清單序 號(hào)物資名稱(chēng)型號(hào)及規(guī)格數(shù) 量單 價(jià)采購(gòu)人簽字物資管理人員簽字行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)時(shí)間申 請(qǐng) 內(nèi) 容物資名稱(chēng)型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用理由單價(jià)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核人審定人備注行政物資出庫(kù)明細(xì)單