淺析會計(jì)信息系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制管理(一)

1、淺析會計(jì)信息系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制管理(一)    摘要 本文通過對會計(jì)信息系統(tǒng)的介紹以及當(dāng)前在會計(jì)信息系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀分析,主要分析會計(jì)信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響，并在此基礎(chǔ)上探討電算信息系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制管理問題，從而找到更加有效的內(nèi)部控制管理措施。關(guān)鍵詞 會計(jì)信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制管理會計(jì)信息系統(tǒng)是一個對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲、加工、傳輸并輸出大量會計(jì)信息的系統(tǒng)。它通過輸入原始憑證和記帳憑證運(yùn)用本身特有的一套方法。從價值方而對本單位的生產(chǎn)活動以及經(jīng)營活動進(jìn)行全面、連續(xù)、系統(tǒng)的定量描述，并將帳簿、報(bào)表、計(jì)劃分析等輸出反饋給各有關(guān)部門。為企業(yè)的

2、經(jīng)營活動和決策活動提供幫助，為投資人、債權(quán)人、政府部門提供會計(jì)信息。以便更加有效地組織和運(yùn)用現(xiàn)有資金。而計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)的介入，將“計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)”這個新名詞帶入人們的生活。而且使原來龐大冗雜的手工會計(jì)工作大大簡化。將會計(jì)人員從繁雜的工作中解放出來。一、會計(jì)信息系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制的影響分析 任何內(nèi)部控制制度都有其局限性，根據(jù)公認(rèn)的看法，內(nèi)部控制的固有限制招呼要有成本控制，串通舞弊，人為錯誤，管理越權(quán)，修訂跟不上變化等幾個方面。但是，在不同的會計(jì)操作技術(shù)和信息處理方式下，內(nèi)部控制的這種局限性雖然不能消除，卻是可以改變或影響的。針對內(nèi)部控制的固有局限性，我們將手工會計(jì)與電算化會計(jì)作一比較，看

3、看會計(jì)信息系統(tǒng)在改變內(nèi)部控制管理局限性，提高內(nèi)部控制水平方面，與手工會計(jì)有何不同。1.更為合理的成本控制控制成本是衡量個內(nèi)部控制制度是否有效的首要指標(biāo)一個內(nèi)部控制系統(tǒng)所尋求的保證水平有必要根據(jù)其成本而定。一般說來，控制程序的成本不能超過風(fēng)險或錯誤帶來的損失和浪費(fèi)，否則，再好的控制措施和方法也將失去其降低成本的意義。內(nèi)部控制是組織為了達(dá)到提高經(jīng)營效率和充分有效的獲取和使用各種資源，達(dá)到既定的管理目標(biāo)，而在內(nèi)部實(shí)施的各項(xiàng)制約和調(diào)節(jié)的組織、計(jì)劃、方法和程序。實(shí)行任何控制程序都是要有成本的，許多理論上非常有效的控制程序不能得以實(shí)施，其根本原因就是成本太高，企業(yè)不能承受。2.可以有效的防止串通舞弊不相容

4、職責(zé)的恰當(dāng)分離可以避免單獨(dú)一個從事和隱瞞不合規(guī)行為提供合理的保證。但是，兩個或多人合伙既避開這類控制。串通舞弊一直是企業(yè)內(nèi)部控制失效的主要原因。在手工會計(jì)下，通過不相容職位的分離和必要的簽字授權(quán)等方式防范作弊。但是，由于成本和效率的原因，這種控制一般由兩個人來完成，特別重要的流程才由三個人來完成，由于合伙人基本上是在同一個部門長期合作，形成了密切的協(xié)作關(guān)系，因而防范串通舞弊是相當(dāng)困難的。在會計(jì)信息系統(tǒng)下，可以大大降低串通舞弊的可能性。由于信息系統(tǒng)的高效率，業(yè)務(wù)的完成可以由經(jīng)辦該項(xiàng)業(yè)務(wù)的所有人員實(shí)時控制，特別是可以跨部門、跨單位實(shí)時自動控制，業(yè)務(wù)處理過程可以在不同部門的相互協(xié)作和相互監(jiān)督下幾乎同

5、時完成，避免了手工會計(jì)下業(yè)務(wù)處理分部門單獨(dú)封閉運(yùn)作，使串通舞弊的難度加大，降低了串通舞弊的概率，提高了內(nèi)部控制水平。3.可以有效的防止管理越權(quán)各種控制程序是管理工具，但任何控制程序也不能發(fā)現(xiàn)和防止那些負(fù)責(zé)監(jiān)督控制的管理人員濫用職權(quán)和不正當(dāng)使用權(quán)力。或者是處于欺詐的目的，或者是由于時間或成本不利因索的壓力，存在管理人員避開，或指示其下屬避開某些預(yù)定程序的可能性。管理越權(quán)是內(nèi)部控制最難以防范的方而，管理的干預(yù)是導(dǎo)致許多重大舞弊發(fā)生和財(cái)務(wù)報(bào)表失真的一個重要原因。但在電算化會計(jì)下，可以大大減小管理越權(quán)的概率，特別是降低了低層管理越權(quán)的可能性。由于會計(jì)信息系統(tǒng)的自動控制下進(jìn)行的，只有少數(shù)特殊業(yè)務(wù)才由管理

6、層授權(quán)。由于需要直接授權(quán)的業(yè)務(wù)減少，并且信息系統(tǒng)的高效率，使管理的控制權(quán)可以適當(dāng)上移，這樣可以提高高層對業(yè)務(wù)的控制，降低基層管理越權(quán)的可能性。二、當(dāng)前企業(yè)在應(yīng)用會計(jì)電算化信息系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制方面存在的問題1.財(cái)務(wù)人員認(rèn)識上的差距一些企業(yè)沒有認(rèn)識到開展會計(jì)電算化是管理現(xiàn)代化的需要。會計(jì)電算化是會計(jì)進(jìn)入信息化的基礎(chǔ)，是今后企業(yè)決策的重要手段，是會計(jì)制度改革的突破口。公司企業(yè)管理人員對會計(jì)電算化內(nèi)部控制的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識。一些企業(yè)內(nèi)企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員以為會計(jì)電算化僅僅能減輕會計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率，會計(jì)人員能熟練地運(yùn)用電腦進(jìn)行會計(jì)信息的處理就已經(jīng)不錯了，至于會計(jì)電算化的內(nèi)部控制則可有可無，這種

7、認(rèn)識對會計(jì)電算化的發(fā)展十分不利。2.原始憑證數(shù)字化，易于偽造，加大了審計(jì)管理難度傳統(tǒng)的會計(jì)環(huán)境下審計(jì)人員對會計(jì)業(yè)務(wù)的審計(jì)有一套嚴(yán)格的程序，實(shí)行會計(jì)電算化后，傳統(tǒng)的審計(jì)線索不存在了而且過程也不直觀了。一些企業(yè)電算化會計(jì)的手工明細(xì)賬、日記賬不存在了，記賬憑證數(shù)據(jù)存儲在磁性介質(zhì)上。財(cái)務(wù)處理過程在計(jì)算機(jī)內(nèi)自動完成，可見的審計(jì)線索減少了。過去對證賬、賬核對的辦法現(xiàn)在也不適用了，而且數(shù)據(jù)的輸入、存儲和修改都不留痕跡。因此，一些企業(yè)電算化環(huán)境下的審計(jì)更具風(fēng)險。3.網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財(cái)務(wù)中的進(jìn)一步應(yīng)用也帶來了層出不窮的管理方面新問題網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個開放的環(huán)境，工作會計(jì)電算化系統(tǒng)下，會計(jì)信息通過物理通信線路傳輸

8、存在著很大的安全隱患。例如：網(wǎng)絡(luò)信息來源的多樣性，有可能導(dǎo)致審計(jì)線索的紊亂；網(wǎng)絡(luò)信息很有可能在傳輸過程中被非法攔截或者被人為篡改；網(wǎng)絡(luò)中存在的病毒和網(wǎng)絡(luò)“黑客”的侵襲都可能給網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計(jì)電算化系統(tǒng)帶來危害。因此，使用會計(jì)信息系統(tǒng)，必須要考慮網(wǎng)絡(luò)安全所帶來的風(fēng)險因素。三、會計(jì)信息系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制管理的新思路1.注意財(cái)務(wù)組織的內(nèi)部職權(quán)合理分配要實(shí)現(xiàn)職責(zé)分工控制，可以從兩個方面入手：一是會計(jì)信息系統(tǒng)部門內(nèi)部的職責(zé)分工，另一方面是會計(jì)信息系統(tǒng)部門與其他部門的職責(zé)分工。(1)明確電算化會計(jì)部門的內(nèi)部的職責(zé)。(2)明確劃分電算化會計(jì)部門與其他部門的職責(zé)。這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分離就是要保證不相容的職能，

9、如業(yè)務(wù)授權(quán)，保管和記錄等相分離。(3)明確錯誤糾正的職責(zé)。(4)分離不相容的職責(zé)。分離不相容職責(zé)一般是將四種基本職能，即業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、記錄和資產(chǎn)保管予以分開。2.加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作管理(1)加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)輸入控制。建立適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批機(jī)制，并對輸入的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審批權(quán)通過設(shè)立專門的審核人員對系統(tǒng)每筆業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的合法性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，從源頭上防止錯誤的產(chǎn)生，避免因錯誤或舞弊導(dǎo)致的連環(huán)性、重復(fù)性錯誤，這也是會計(jì)電算化系統(tǒng)輸入控制的重點(diǎn)。采用編碼制度，會計(jì)科目采用統(tǒng)一的編碼，不僅提高了操作的速度和準(zhǔn)確性，而且規(guī)范了行業(yè)管理；還有設(shè)置邏輯控制、平衡校驗(yàn)控制、錯誤更正控制及系統(tǒng)查錯、改錯控制等。

10、(2)加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理控制。會計(jì)電算化系統(tǒng)控制的重點(diǎn)在于處理過程的適應(yīng)性控制、數(shù)據(jù)溢出性檢測、重新建立系統(tǒng)處理的適應(yīng)性控制，允許軟件用戶在一定的限度內(nèi)自由制定或改變會計(jì)政策，適應(yīng)自身實(shí)際；建立數(shù)據(jù)溢出性檢測以保證數(shù)據(jù)超出計(jì)算機(jī)容量而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)損失，避免因數(shù)據(jù)損失致使數(shù)據(jù)信息失真；操作過程中的失誤是不可避免的，因而，系統(tǒng)應(yīng)對用戶的某些操作做出再審計(jì)，以防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)被執(zhí)行重大錯誤操作。(3)加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)輸出控制。輸出檢查控制和輸出文件的使用權(quán)限控制是會計(jì)電算化系統(tǒng)輸出控制的重點(diǎn)。通過對憑證、賬簿、報(bào)表數(shù)據(jù)的查詢和打印，并進(jìn)一步輸出備份，能夠有效地預(yù)防利用計(jì)算機(jī)犯罪。系統(tǒng)輸出的會計(jì)資料中，有些資料屬于機(jī)密文件，未經(jīng)批準(zhǔn)不得接觸機(jī)密文件，并應(yīng)建立嚴(yán)格的文件保管和登記制度，以防止惡意竊