合同訂單審查實務(wù)

1、合同訂單審查實務(wù)     合同、訂單審查實務(wù) 一、合同、訂單的形式 在對外貿(mào)易中，跟單員接到的訂單形式?jīng)]有特定的限制，常見的合同有銷貨合同（Sales Contract）和購貨合同（Purchase Contract，銷貨合同由賣方草擬，購貨合同由買方草擬。合同內(nèi)容一般包括三部分：合同首部、”合同主體和合同尾部。 二、審查合同、訂單 審查合同（包括合同初稿）的內(nèi)容主要包括貨物的名稱、質(zhì)量、數(shù)量、單價、交貨期限。 三、合同、訂單的生效條件 跟單員審校訂單后，如果沒有發(fā)現(xiàn)任何問題，業(yè)務(wù)員經(jīng)

2、請示領(lǐng)導(dǎo)批準后，跟單員就可按雙方確定的內(nèi)容與客戶辦理訂單相關(guān)手續(xù)，即簽訂合同。 原材料、零部件、輔料采購跟單實務(wù) 一、原材料采購跟單含義及起因 原材料等采購跟單的目的在于滿足對外合同執(zhí)行中對原材料的需求，即在規(guī)定的期限，獲得必需的原材料，避免企業(yè)停工待料。 （一）采購的含義（略） （二）原材料采購的原因（略） （三）原材料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題 原材料等到底能不能按時供應(yīng)，跟單員有大量艱苦細致的工作要做。在原材料等采購跟單工作中，跟單員要事先預(yù)計到可能發(fā)生的問題，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要在原材料供應(yīng)商、采購方企業(yè)等控制方面。原材料供應(yīng)商

3、可能由于管理、生產(chǎn)、技術(shù)等多方原因而出現(xiàn)未能按期提供原材料。采購方企業(yè)也有可能由于供應(yīng)商選擇不當(dāng)或自己工作不到位等原因使供應(yīng)商未能及時提供原材料。 二、原材料采購跟單要求 原材料采購跟單的基本要求是：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。 （一）適當(dāng)?shù)慕回洉r間 適當(dāng)?shù)慕回洉r間是跟單員進行原材料采購跟單的中心任務(wù)。原材料交貨時間過早或過晚都不利于采購企業(yè)的經(jīng)營運作，跟單員的任務(wù)就是使所采購的原材料在規(guī)定的時間獲得有效的供應(yīng)。 （二）適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量 適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應(yīng)商所交的原材料可以滿足企

4、業(yè)使用要求。過低的質(zhì)量要求是不容許的，但過高的質(zhì)量會導(dǎo)致成本提高，削弱產(chǎn)品的競爭力，這同樣不可取。原材料質(zhì)量達不到企業(yè)使用要求的后果是嚴重的： 1會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費大量的時間與精力去處理，增加大量的管理費用； 2會導(dǎo)致企業(yè)在重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加； 3會導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率； 4會導(dǎo)致生產(chǎn)計劃推遲，有可能引起不能按承諾的時間向客戶交貨，會降低客戶對企業(yè)的信任度； 5會引起客戶退貨，導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴重損失，嚴重的會丟失客戶。 （三）適當(dāng)?shù)慕回浀攸c 為了減少企業(yè)的運輸與裝卸費用，跟單

5、員在進行原材料跟單時應(yīng)要求供應(yīng)商在適當(dāng)?shù)牡攸c交貨，因此跟單員應(yīng)重點選擇那些離企業(yè)近、交通方便的供應(yīng)商。因交貨地點不當(dāng)，會增加原材料的運輸、裝卸和保管成本。 （四）適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量 適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的原材料企業(yè)剛好夠用，不產(chǎn)生更多的庫存。 （五）適當(dāng)?shù)慕回泝r格 一個合適的價格，要經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)的努力才能獲得：（1）多渠道獲得商品報價。（2）比價。（3）議價。（4）定價。跟單員一般對每個產(chǎn)品的采購，需保留三個以上供應(yīng)商的報價，有時這些供應(yīng)商的價格可能相同，也可能不同。但讓這些供應(yīng)商知道你有多個供應(yīng)商可選擇，他只是一個競爭者，他們會努力改善合作關(guān)系，

6、這樣企業(yè)才可能獲得最好的報價和服務(wù)。 三、原材料采購跟單的流程 原材料采購跟單的流程為：制作采購單、內(nèi)部報批、采購單跟蹤、原材料檢驗與原材料進倉。 （一）制作采購原材料輔料申請單 跟單員在制作采購單時應(yīng)注意以下要點： 1審查采購原材料輔料申請單。 跟單員在審查采購原材料輔料申請單時應(yīng)著重以下內(nèi)容： （1）適當(dāng)?shù)牟少徣?。采購所需的?nèi)容，只有需用部門、業(yè)務(wù)員最為清楚，由部門、業(yè)務(wù)員提出采購。 （2）以書面方式提出原材料的采購。 （3）確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、合

7、格率、色澤、操作方式、維護等以及售后服務(wù)的速度、次數(shù)、地點等。 （4）以型號規(guī)格表明采購的標(biāo)準。 2熟悉采購的原材料。 3價格確認。跟單員應(yīng)對采購原材料的最終價格負責(zé)，跟單員有權(quán)利向其他供應(yīng)商了解并尋找最佳供應(yīng)商，以維護企業(yè)最大利益。 4確認質(zhì)量標(biāo)準。 5確認原材料采購量。 對需求部門或業(yè)務(wù)員的原材料采購量進行復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)錯誤，跟單員應(yīng)及時提出并進行彌補工作。 6制定采購單。采購單主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認的價格及付款條件、確認的質(zhì)量標(biāo)準、確認的采購量、確認的交貨地點等，另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準等。另外在采購單的背

8、面，多會有附加條款的規(guī)定，亦構(gòu)成采購單的一部分，其主要內(nèi)容包括：（1）交貨方式。（2）驗收方式。（3）處罰條款。（4）履約保證。（5）品質(zhì)保證（保修或保修期限，無償或有償換修等規(guī)定）。（6）仲裁或訴訟。（7）其他。 7發(fā)出采購單。 （二）采購單跟蹤 采購單跟蹤是跟單員花費精力最多的環(huán)節(jié)，對于那些長期合作的、信譽良好的供應(yīng)商，可以不進行采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應(yīng)全力跟蹤。 1跟蹤原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝。 2跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應(yīng)商及時準備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應(yīng)商要提高警惕。

9、 3跟蹤加工過程。不同原材料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，跟單員需要對加工過程進行監(jiān)控。 4跟蹤組裝總測，跟單員有時需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。 5跟蹤包裝人庫，對重要的原材料、零部件跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉庫查看。 （三）原材料（零部件）檢驗 1確定檢驗日期 跟單員應(yīng)與供應(yīng)商商定檢驗日期及地點，以保證較高的檢驗效率。 2通知檢驗人員 跟單員應(yīng)主動聯(lián)系質(zhì)量檢驗專業(yè)人員一同前往檢驗地點進行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急，對緊

10、急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗。 3進行原材料檢驗 對一般原材料，采用正常的檢驗程序；對重要原材料，或供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問題的，則要嚴加檢驗；對不重要的原材料，或者供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的，則可放寬檢驗。原材料檢驗的結(jié)果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結(jié)果應(yīng)以數(shù)據(jù)檢測以及相關(guān)記錄描述為準。 4處理質(zhì)量檢驗問題，針對原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商換貨，以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級使用、取消供應(yīng)商資格等。 （四）原材料（零部件）進

11、倉 1協(xié)調(diào)送貨 送貨時間需要跟單員與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)確定，如果供應(yīng)商在沒有得到采購方許可的情況下送貨跟單員在沒有和供應(yīng)商協(xié)調(diào)確定的情況下，都會引起混亂。 2協(xié)調(diào)接收 在供應(yīng)商送貨前，跟單員一定要協(xié)調(diào)好倉庫部門的接收工作，否則會出現(xiàn)供應(yīng)商送貨人員及運輸車輛需要等待較長時間的情況，甚至?xí)霈F(xiàn)原材料被拉回供應(yīng)商所在地的情況。 3通知進貨 跟單員在經(jīng)過以上兩項工作后，即可通知供應(yīng)商送貨，供應(yīng)商在得到送貨通知后，應(yīng)立即組織專職人員進行處理，將原材料送至指定倉庫。 4原材料（零部件）人庫 原材料的庫房接收過程有：（1）檢查即將送

12、達的貨物清單信息是否完整（包括原材料的采購單、型號、數(shù)量等）；（2）接收原材料，對應(yīng)采購單進行核查；（3）檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù)；（4）檢查包裝與外觀，注意原材料檢驗合格后才能卸貨；（5）卸貨；（6）清點原材料；（7）搬運人庫；（8）填寫“原材料人庫單據(jù)”，注意原材料檢驗合格后才能填寫原材料人庫單；（9）將原材料人庫信息錄人存儲信息系統(tǒng)中。 5處理原材料（零部件）接收問題 由于供應(yīng)商或者跟單員方面的原因，原材料（零部件）在接收環(huán)節(jié)上可能會出現(xiàn)以下問題：（1）原材料（零部件）型號與采購單中的要求不一致；（2）未按照采購單中指定的原材料數(shù)量送貨；（3）交貨日期不對；（4）原材料

13、的包裝質(zhì)量不符合要求等。此類問題跟單員需與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一同協(xié)調(diào)解決，處理方法要現(xiàn)實。 四、原材料（零部件）采購跟單方法 跟單員需要在預(yù)定的交貨期開始前數(shù)天提醒供應(yīng)商，一方面給供應(yīng)商適當(dāng)?shù)膲毫?；另一方面可孕時掌握供應(yīng)商能否按期交貨或能否交夠所需數(shù)量等清況的第一手資料，從而盡快采取相應(yīng)措施。催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送達所采購的原材料（零部件），以使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。 （一）催單的方法 催單的方法主要有按采購單跟催和定期跟催兩種。 1按采購單跟催 按采購單預(yù)定的進料日期提前一定時間進行跟催。通常采用以下方法： （1）聯(lián)單法。

14、將采購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。 （2）統(tǒng)計法。將采購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進行跟催。 （3）跟催箱法。制作一個30個格子的跟催箱，將采購單依照日期順序放人跟催箱中，每天跟催相應(yīng)采購單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項。 （4）計算機提醒法。利用微軟OUTLOOK系統(tǒng)中的日歷安排計劃功能，將每月需要辦理的催單事項，輸人日歷，每天上班開機，打開OUTLOOK系統(tǒng)，它會自動提醒跟單員當(dāng)天需要辦理的事項。 2定期跟催 于每周固定時間，將要跟催的采購單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。 （二）催單的規(guī)劃&

15、#160;1一般監(jiān)控 倘若采購的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監(jiān)控即可，通常僅需注意是否能按規(guī)定的期限收到檢驗報表，有時可用電話查詢實際進度。 2預(yù)定進度管理時間 對于較重大的業(yè)務(wù)，跟單員可在采購單或采購合同中明確規(guī)定，供應(yīng)商應(yīng)編制預(yù)定進程表。 3生產(chǎn)企業(yè)實地考察 對于重要原材料（零部件）的采購，除要求供應(yīng)商按期遞送進度表外，跟單員還可以實地前往供應(yīng)商生產(chǎn)企業(yè)進行實地考察。此項考察，應(yīng)在采購單內(nèi)明確約定，必要時可派專人駐廠監(jiān)督。 （三）催單的工作要點 跟單員要進行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核。具體如下： 1事前規(guī)劃。具體包括：（1）確定交貨日期及數(shù)量；（2）了解供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備利用率；（3）供應(yīng)商提供生產(chǎn)計劃表或交貨日程表