文件及記錄控制程序

1、XXX有限公司文件編號(hào)QP-01文件版本A/0文件與記錄控制程序生效日期2019-02-20頁(yè) 碼1/8修訂記錄修訂日期修訂內(nèi)容頁(yè)次版本核準(zhǔn)審核制定受控文件章XXX有限公司文件編號(hào)QP-01文件版本A/0文件與記錄控制程序生效日期2019-02-20頁(yè) 碼2/8一：目的對(duì)公司現(xiàn)有的管理體系文件及記錄進(jìn)行控制，以保證各使用場(chǎng)所的文件為最新版本之有效文件；確保 對(duì)各類(lèi)管理體系運(yùn)行的記錄進(jìn)行有效的控制，以清楚反映管理體系之運(yùn)作狀況，并能為管理體系的追溯或 改進(jìn)提供依據(jù)。二：范圍本程序適用于所有的管理體系有關(guān)的文件和記錄的控制管理。三：定義3.1受控文件：指授權(quán)、更改及發(fā)放都受控制的文件，包括以下幾大

2、類(lèi)：a.體系文件：包括各質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、工作指引、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工作記錄等。b.外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)文件：包括國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)等標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)資料。c.外來(lái)技術(shù)文件：包括客戶(hù)技術(shù)文件 、客戶(hù)樣板、供方規(guī)格書(shū)類(lèi)資料。3.2 受控文件：文件分發(fā)后有任何修訂或文件取消，文控將跟進(jìn)該文件。受控文件蓋有紅色“受控文 件章”的印章。3.3 非受控（參考）文件：作為參考目的而使用的文件；文件經(jīng)分發(fā)后，有任何修訂版本或文件取消， 文控將不跟進(jìn)該文件，非受控文件蓋有紅色“參考文件章”的印章。3.4 受控文件原稿：授權(quán)者親筆簽名的文件。四：職責(zé)4.1 文控公司受控文件的格式審核、登記、發(fā)放、作廢、更改、回收等工作。整理公

3、司受控文件目錄，并協(xié) 調(diào)各部門(mén)核對(duì)各類(lèi)文件版本。公司各類(lèi)文件格式的保存。4.2 文件接收部門(mén)文件接收時(shí)，負(fù)責(zé)簽收確認(rèn)，負(fù)責(zé)將作廢或過(guò)期的文件交還文控中心，以確保所使用的文件為 最新有效狀態(tài)。受控文件的歸檔及維護(hù)，以便不損壞、不丟失及方便查找。4.3 文件的編制/審批權(quán)限文件名稱(chēng)編制人員審核人員批準(zhǔn)人員質(zhì)量手冊(cè)管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理程序文件管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)各相關(guān)部門(mén)人員部門(mén)負(fù)責(zé)人管理者代表記錄表格使用部門(mén)/部門(mén)負(fù)責(zé)人五：文件管理流程XXX有限公司文件編號(hào)QP-01文件版本A/0文件與記錄控制程序生效日期2019-02-20頁(yè) 碼3/8流程流程說(shuō)明責(zé)任人輸出記錄5.1文

4、件格式確定1、文控負(fù)責(zé)制訂文件（各類(lèi)文件）格式要求，如：文件封面、 版面、字體、字號(hào)、公司 LOGO?等。2、管理者代表負(fù)責(zé)確認(rèn)所有義件格式，并最終定稿。3、由文控將最終定稿文件的格式存放于電腦服務(wù)器中共享或 郵件給各單位，各部門(mén)編制文件的時(shí)候按照格式排版。管理者 代表各類(lèi)文件 格式樣本5.2文件編制1、各部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)條款要求及公司的實(shí)際情況而編寫(xiě) 相應(yīng)的文件，編寫(xiě)的文件應(yīng)滿(mǎn)足符合性、可操作性、協(xié)調(diào) 一致性。各部門(mén)負(fù) 責(zé)人程序文件 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)5.3文件 評(píng)審及批準(zhǔn)1、各部門(mén)的文件由文控進(jìn)行格式確認(rèn)，確認(rèn)內(nèi)容不少于如下 項(xiàng)目：A.文件的格式B.文件的標(biāo)題C.修訂版本及修訂內(nèi)容（如無(wú)版本的文

5、件可省此項(xiàng)）D.文件編寫(xiě)批準(zhǔn)及會(huì)簽者簽字。E.生效日期（如無(wú)生效日期，以最后批準(zhǔn)日為生效日 期）。2、文控格式確認(rèn)無(wú)誤后，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則按附 件一文件編碼原則執(zhí)行執(zhí)行。3、為保證文件的完整性和有效性，由文控確認(rèn)好格式的文件 按照4.3要求將文件交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。文控質(zhì)量手冊(cè) 程序文件 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)5.4文件歸檔1、由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字好的體系文件（一、二、三階文件） 的原稿及電子檔保存在文控處。2、文控將公司的體系文件（一、二、二階文件）登記在管 制文件清單上。3、保存在公司服務(wù)器內(nèi)的體系文件，僅文控有權(quán)進(jìn)行操作， 并每季度對(duì)其進(jìn)行備份。技術(shù)文件按項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行歸檔。 保留文件用專(zhuān)門(mén)文件柜

6、存檔。4、借閱文件需填寫(xiě)借閱登記表，由文控跟進(jìn)借出的文件 及時(shí)歸還到文控中心。文控管制文件清 單借閱登記表5.5文件發(fā)放1、管理者代表確定文件分發(fā)范圍，由義控復(fù)印，蓋紅色“受 控文件”印章，要求相關(guān)部門(mén)領(lǐng)用人員簽收。其中不需發(fā) 放到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的體系文件如手冊(cè)、程序文件、崗位職責(zé)與 任職要求、部分工作文件等可進(jìn)行電子檔發(fā)放。2、公司內(nèi)所有部門(mén)使用的文件必須是蓋有紅色“受控文件” 印章的文件，如文控發(fā)現(xiàn)是復(fù)印件，文控有權(quán)收回銷(xiāo)毀。管理者代 表 文控文件分發(fā) 回收記錄5.6參考文件發(fā)放1、在短時(shí)間（一個(gè)月內(nèi)）僅作參考等目的需求的，需求部門(mén)可申請(qǐng)分發(fā)非受控文件使用。 文控加蓋紅色“參考文件“印 章并在文

7、件上注明生效日期和作廢日期后分發(fā)。到作廢日 期后由使用部門(mén)自行作廢處理。文控文件分發(fā) 回收記錄XXX有限公司文件編號(hào)QP-01文件版本A/0文件與記錄控制程序生效日期2019-02-20頁(yè) 碼4/85.8文件更改1、文件更改時(shí)，由申請(qǐng)人填寫(xiě)文件變更申請(qǐng)表并說(shuō)明原 因，必要時(shí)需與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)后進(jìn)行更改，所有申請(qǐng)人管理者代 表文控文件受更 申Bi管制文件 清單2、3、4、變更的文件需經(jīng)部門(mén)主管審核管理者代表批準(zhǔn)后由文控執(zhí)行；當(dāng)文件中某一頁(yè)或兒頁(yè)需要修改時(shí)，注明修改內(nèi)咨，更新 版本。當(dāng)文件修訂達(dá)9次或超1/3版面內(nèi)容時(shí)，直接升級(jí) 版本；更改后的文件須經(jīng)過(guò) 4.3要求將文件交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后

8、由文控員下發(fā)。當(dāng)文件后交更后，文控需將管制文件清單中的信息也 應(yīng)及時(shí)更新。并更新相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保文件在網(wǎng)絡(luò)上 為取新版本。1、2、舊版文件或被取消文件由文控負(fù)責(zé)回收，在受控印章附近 加蓋紅色“作廢文件”印章進(jìn)行作廢。舊版受控文件的原稿在首頁(yè)加蓋紅色“作廢文件”印章，文件艾更申并注明舊版存檔（保留時(shí)間由文件編制部門(mén)確定，一般不5.9文件回收3、少于3個(gè)月，也可根據(jù)需要隨時(shí)作廢保留資料，技術(shù)文件 不得低于半年）。由于其他原因文件要作廢時(shí)，由編制部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě) 文件變更申請(qǐng)表，由管理者代表審批后由文控執(zhí)行并將管制文件清單中的信息也應(yīng)及時(shí)更新，并更新相應(yīng) 的網(wǎng)絡(luò)信息，確保在網(wǎng)絡(luò)上為最新有效版本

9、。文控管制文件清 單5.10文件補(bǔ)發(fā)1、2、當(dāng)文件遺失或破損，如需補(bǔ)發(fā)，由申請(qǐng)人填寫(xiě)文件變更 申請(qǐng)表，注明補(bǔ)發(fā)，交管理者代表審核，文控按 5.5要 求執(zhí)行。破損文件交由文控回收作廢，并補(bǔ)發(fā)。若遺失的 文件尋回，應(yīng)及時(shí)交還給文控中心銷(xiāo)毀處理。新版文件發(fā)放時(shí)，發(fā)現(xiàn)舊版遺失 ，無(wú)需補(bǔ)發(fā)，但需由原收 文單位在文件發(fā)放回收記錄表 上注明遺失情況并簽字。制#人 管理者代 表文控文件受更 申Bi 文件發(fā)放回 收記錄表1、2、3、5.11文件優(yōu)化由管理者代表在內(nèi)部審核后或管理評(píng)審后組織相關(guān)單位進(jìn) 行文件評(píng)審。原擬制單位自行評(píng)審，認(rèn)為不夠完善的文件進(jìn)行重新修訂。 當(dāng)體系運(yùn)行不夠順暢時(shí)，由管理者代表組織相關(guān)部門(mén)對(duì)

10、文 件進(jìn)行評(píng)審；管理者代 表/1、各部門(mén)收集/識(shí)別的外來(lái)文件及相關(guān)知識(shí)、外來(lái)技術(shù)文件、 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶(hù)及供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)等，注明轉(zhuǎn)發(fā)范圍、由義控 登記于外來(lái)文件一覽表并編號(hào)、存檔、由文控在上面 蓋上紅色“外來(lái)文件”的印章，按照 5.5要求進(jìn)行發(fā)放；外來(lái)義件一5.12外來(lái)文件控制2、研發(fā)部等相關(guān)人員接到客戶(hù)樣品， 統(tǒng)一轉(zhuǎn)與文控進(jìn)行管理。 由文控建立外來(lái)文件一覽表，對(duì)樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)為“客 戶(hù)樣件”后，放在客戶(hù)封樣柜中保存。相關(guān)人員若需使用 客戶(hù)樣品，需在文控處借閱登記表上進(jìn)行登記，辦理文控覽表 借閱登記 表借閱手續(xù)，用完及時(shí)歸還。XXX有限公司文件編號(hào)QP-01文件版本A/0文件與記錄控制程序生效日期20

11、19-02-20頁(yè) 碼5/85.13電子文件控制1、所有受控文件最新版本電子文檔由文控保存在服務(wù)器中相 應(yīng)途徑，文控需及時(shí)將電腦中的電子文檔更新，并及時(shí)更 新管制文件清單，服務(wù)器應(yīng)定期殺毒以防止文件被破 壞，必要時(shí)，管理者代表每季度用電腦備份最新體系文件。文控管理者代 表管制文件 清單5.14文件使用 狀況檢查1、各部門(mén)負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）不定期檢查各部門(mén)文件的執(zhí)行狀 況。2、內(nèi)部審核時(shí)全面檢查文件的使用，執(zhí)行情況。3、對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)不符合要求的，由檢查人員提出糾正預(yù)防 措施報(bào)告，由責(zé)任人回復(fù)，管理者代表確認(rèn)效果；各部門(mén)負(fù) 責(zé)人 審核員糾止預(yù)防措 施報(bào)告六.記錄管理流程:流程流程說(shuō)明責(zé)任人輸出記錄

12、6.1表單設(shè)計(jì)1、由文控設(shè)計(jì)的表格的格式，設(shè)計(jì)時(shí)要注意美觀性，如：表 單抬頭、LOGO字體大小、文件編號(hào)位置、表格板式等， 由管理者代表審核后作為本公司的唯一表單格式。2、各部門(mén)按照表格格式要求， 根據(jù)文件的要求確定表單名稱(chēng)， 根據(jù)日常工作的需要確定表格的內(nèi)容。文控 管理者代 表 各部門(mén)負(fù) 責(zé)人表格樣本6.2表單審批1、各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)表單內(nèi)容的適用性進(jìn)行評(píng)審。2、文控對(duì)表單是否按規(guī)定格式要求進(jìn)行確認(rèn)。3、評(píng)審合格則進(jìn)入下一流程，評(píng)審/、合格則退回責(zé)任單位由 責(zé)任人進(jìn)行修改，直至評(píng)審合格為止。各部門(mén)負(fù) 責(zé)人 文控各部門(mén)表 單6.3表單編號(hào)1、評(píng)審合格的表格按照“附件-文件編碼規(guī)則”規(guī)定的要求 由

13、文控進(jìn)行編號(hào)。由文控保存一份電子檔，并將表單登記 到質(zhì)里記家 見(jiàn)表中。2、無(wú)編號(hào)的表單不能在現(xiàn)場(chǎng)使用。文控質(zhì)量記錄 一覽表6.4表單填寫(xiě)1、所有質(zhì)量記錄不得用鉛筆填寫(xiě)，可米用鋼筆或碳水筆填寫(xiě)，字體要止確、清楚，不得遺漏，應(yīng)能準(zhǔn)確識(shí)別并有授權(quán)人 簽字或蠱章。2、記錄填寫(xiě)要完整、詳細(xì)、如不須填寫(xiě)項(xiàng)目，可以在欄內(nèi)以7”表示。3、各種記錄填寫(xiě)的內(nèi)容需更改時(shí)，可以在錯(cuò)誤處畫(huà)“/”應(yīng)當(dāng)由更改者在更改處簽字或蓋章。各表單記 錄填寫(xiě)人各部門(mén)表 單6.5表單收集1、各部門(mén)依據(jù)本部門(mén)的記錄一覽表進(jìn)行收集，每月底對(duì)各項(xiàng) 記錄進(jìn)行歸檔并進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便查閱；各部負(fù)責(zé) 人各部門(mén)表 單6.6表單保管1、各部門(mén)每月底歸檔的記

14、錄按質(zhì)量記錄一覽表里規(guī)定期 限要求對(duì)本部門(mén)各類(lèi)記錄進(jìn)行保管。2、記錄的防護(hù)須注意避免返潮、損壞、防水、防火、遺失等， 對(duì)于電子文件的記錄表應(yīng)作好備份，定期對(duì)電腦進(jìn)行殺毒。各部負(fù)責(zé) 人各部門(mén)表 單6.7表單查閱1、當(dāng)客戶(hù)、供應(yīng)商或第二方認(rèn)證機(jī)構(gòu)需查閱記錄時(shí)，由相關(guān) 部門(mén)人員陪同，記錄負(fù)責(zé)人應(yīng)能迅速提供相關(guān)記錄。2、當(dāng)公司內(nèi)部查閱和追溯相關(guān)記錄時(shí)，各部門(mén)記錄負(fù)責(zé)人應(yīng) 能找出所要查閱和追溯的記錄。各部負(fù)責(zé) 人各部門(mén)表 單XXX有限公司文件編號(hào)QP-01文件版本A/0文件與記錄控制程序生效日期2019-02-20頁(yè) 碼6/86.8表單保存時(shí)間1、公司各部門(mén)記錄的保存時(shí)間必須滿(mǎn)足政府、安全和法規(guī)及 顧客

15、的要求，與產(chǎn)品的生命周期相適應(yīng)，由文控在質(zhì)量 記錄一覽表中明確各類(lèi)記錄的保存時(shí)間，經(jīng)管理者代表 審核后各部門(mén)按照規(guī)定的要求進(jìn)行保存。記錄保管 人質(zhì)量記錄 一覽表6.9表單銷(xiāo)毀處理1、各部門(mén)文件記錄負(fù)責(zé)人按規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存，對(duì)于 已過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文件記錄，由部門(mén)文員 填寫(xiě)文件變更申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，呈報(bào)管理 者代表批準(zhǔn)，并確定處理方式。對(duì)于仍需保存的記錄，按 6.6要求執(zhí)行。2、處理方式包括：碎紙機(jī)碎紙、燒毀、賣(mài)廢紙、做二手紙等 方式，具體的按照要求執(zhí)彳處理工作必須由2人以上進(jìn)行。記錄保管 人文件受更 申Bi6.10表單更改1、表格的修改由各部門(mén)的表格使用人填寫(xiě)文件變

16、更申請(qǐng)表，由各部門(mén)主管審核，管理者代表審核后交文控執(zhí)行；2、當(dāng)表格中內(nèi)容只做少量修改時(shí)，只需要變更表單版次,當(dāng) 表格修訂達(dá)9次或超1/3版面內(nèi)容時(shí)，直接升級(jí)版本；3、當(dāng)表單有變更后，文控需將質(zhì)量記錄一覽表中的信息 也應(yīng)及時(shí)更新。并更新相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息，確保表單在網(wǎng)絡(luò) 上為取新版本。4、新版表格正式使用時(shí)，各部門(mén)應(yīng)把舊版表格作廢。各部門(mén)負(fù) 責(zé)人 文控文件受更 申Bi 質(zhì)量記錄 一覽表6.11表單印刷1、當(dāng)表格使用量較大時(shí)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)管理者代表審核后，交由資源中心進(jìn)行采購(gòu)。2、不經(jīng)常使用的表格或偶爾使用的表格，直接用打印機(jī)打印。各部門(mén)負(fù) 責(zé)人管理者代 表請(qǐng)購(gòu)單七：知識(shí)管理流程流程流程

17、說(shuō)明責(zé)任人輸出記錄7.1法規(guī)知識(shí)收集1、負(fù)責(zé)收集公司內(nèi)部管理制度；2、負(fù)責(zé)外部國(guó)家法律法規(guī)，行業(yè)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等。3、負(fù)責(zé)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理維護(hù)。行政部/7.2客戶(hù)知識(shí)收集1、負(fù)責(zé)收集顧客和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等利益相關(guān)者的動(dòng)態(tài)報(bào)告，專(zhuān)家、顧客意見(jiàn)的采集，行業(yè)信息、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等。2、負(fù)責(zé)客戶(hù)投訴、建議知識(shí)的收集積累；3、負(fù)責(zé)收集與產(chǎn)品相關(guān)的客戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)及樣板等；市場(chǎng)部/7.3原料知識(shí)收集1、負(fù)責(zé)收集與本公司產(chǎn)品的原材料的相關(guān)動(dòng)態(tài)變化；2、負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)的二N流程、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等；采購(gòu)部/7.4質(zhì)量知識(shí)收集1、負(fù)責(zé)原材料、過(guò)程、成品檢

18、驗(yàn)的不合格糾正措施經(jīng)驗(yàn)的收集 積累；2、負(fù)責(zé)收集與本公司相關(guān)的檢驗(yàn)技術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)的動(dòng)態(tài)跟蹤；采購(gòu)部/XXX有限公司文件編號(hào)QP-01文件版本A/0文件與記錄控制程序生效日期2019-02-20頁(yè) 碼7/87.5生產(chǎn)知識(shí)收集1、負(fù)責(zé)收集研發(fā)過(guò)程控制技術(shù)（工藝等）的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。2、負(fù)責(zé)與本公司相關(guān)的外部技術(shù)動(dòng)態(tài)的跟蹤。研發(fā)部/7.6技術(shù)知識(shí)收集1、負(fù)責(zé)技術(shù)研發(fā)或生產(chǎn)過(guò)程工藝改進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的收集積累。2、負(fù)責(zé)收集與產(chǎn)品相關(guān)的 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó) 際標(biāo)準(zhǔn)等；研發(fā)部/7.7管理知識(shí)收集1、內(nèi)部審核的不符合項(xiàng)糾正措施經(jīng)驗(yàn)的收集積累；2、管理評(píng)審時(shí)各部門(mén)建議或意見(jiàn)的收集積累；3、其他公司成功的管理經(jīng)驗(yàn)的收集積累；管理層/7.8知識(shí)的管理1