辦公軟件基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)課件-word

1、OFFICE辦公軟件的應(yīng)用121234培訓(xùn)目的培訓(xùn)目的34OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用5OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用6OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 Word 2003是Microsoft公司Office 2003辦公自動(dòng)化軟件中的重要成員之一，是Windows操作平臺(tái)上的一個(gè)著名的文字處理軟件。它具有強(qiáng)大的文字處理和圖文排版功能，具有快捷的操作方式、良好的圖形用戶界面、“所見即所得”的顯示方式，具有完善的在線幫助系統(tǒng)。使用它可以高效率、高質(zhì)量地完成公文、信函、文章、書籍、表格等的排版和打印工作，得到圖文并茂的文本。本章將結(jié)合具體實(shí)例，學(xué)習(xí)Word文字處理軟件的基本功能和

2、操作方法。 7OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用雙擊一個(gè)Word文檔的文件名即可啟動(dòng)Word3雙擊桌面上的雙擊桌面上的Word 2003快捷方快捷方式式雙擊桌面上的Word 2003的快捷方式圖標(biāo)，就可以啟動(dòng)Word 2003了。8OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用9OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 標(biāo)題欄標(biāo)題欄 菜單欄菜單欄“常用常用”工具工具欄欄“格式格式”工具工具欄欄視 圖 切 換 按視 圖 切 換 按鈕鈕水平標(biāo)尺水平標(biāo)尺水平滾動(dòng)條水平滾動(dòng)條狀態(tài)欄狀態(tài)欄關(guān)閉關(guān)閉窗口窗口按鈕按鈕垂直垂直滾動(dòng)條滾動(dòng)條Office助手助手編輯區(qū)編輯區(qū)選定欄選定欄插入點(diǎn)插入點(diǎn)任任務(wù)務(wù)窗窗格格Word 2

3、003的主窗口的主窗口10OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用Word的視圖方式（一）的視圖方式（一）11OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用12OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用13OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用14OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用15OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用l進(jìn)入進(jìn)入Word時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)打開一個(gè)名為時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)打開一個(gè)名為“文檔文檔1”的空文檔的空文檔l單擊單擊“常用常用”工具欄上的工具欄上的“新建空白文檔新建空白文檔”按鈕按鈕l選擇選擇“文件文件”菜單中的菜單中的“新建新建”命令，打開命令，打開“新建文檔新建文檔”任務(wù)窗格，任務(wù)窗格，用戶可以從中選

4、擇一個(gè)命令來創(chuàng)建新文檔用戶可以從中選擇一個(gè)命令來創(chuàng)建新文檔l自動(dòng)換行自動(dòng)換行l(wèi)段落標(biāo)記段落標(biāo)記/換行標(biāo)記換行標(biāo)記 （按（按 Shift + Enter）l即點(diǎn)即輸即點(diǎn)即輸16OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用“另存為另存為”- 換名保存換名保存“保存保存”- 按原名保存按原名保存設(shè)置好設(shè)置好3個(gè)參數(shù)：個(gè)參數(shù)：保存位置保存位置/文件名文件名/保存類型保存類型保存類型保存類型文件名文件名保存位置保存位置17OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 選擇“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。如果從上次保存文檔之后對(duì)文檔進(jìn)行了修改，Word 2003會(huì)詢問是否要保存所做的修改18OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件

5、應(yīng)用 19OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 20OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用21OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用22OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用23OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用24OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用25OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用紙張寬度紙張寬度紙張高度紙張高度 下邊距下邊距 右邊距右邊距 左邊距左邊距 上邊距上邊距右縮進(jìn)右縮進(jìn)左縮進(jìn)左縮進(jìn)段落格式化段落格式化段落縮進(jìn)、對(duì)段落縮進(jìn)、對(duì)齊方式、間距齊方式、間距等等字符格式化字符格式化文字的字體、文字的字體、字號(hào)及字形等字號(hào)及字形等頁面設(shè)置頁面設(shè)置紙張大小、頁紙張大小、頁邊距、頁碼等邊距、頁

6、碼等正文區(qū)正文區(qū)右邊界右邊界正文區(qū)正文區(qū)左邊界左邊界首行首行縮進(jìn)縮進(jìn)頁腳頁腳正正文文區(qū)區(qū)26OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用27OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用v設(shè)置字符格式設(shè)置字符格式v設(shè)置段落格式設(shè)置段落格式v設(shè)置制表位設(shè)置制表位v添加邊框和底紋添加邊框和底紋v項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)v創(chuàng)建頁眉和頁腳創(chuàng)建頁眉和頁腳v分欄排版分欄排版28OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用（1）利用“字體”列表框設(shè)置字體（2）利用菜單命令設(shè)置字體29OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用設(shè)置方式同設(shè)置字體相同，可以在“字號(hào)”列表中設(shè)置，也可以在“字體”對(duì)話框中設(shè)置。（1）加粗格式。（2）傾斜格式。

7、（3）下劃線格式。30OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用31OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用單擊“格式”工具欄中的“中文版式”“拼音指南”按鈕32OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用單擊“其他格式”工具欄中的“合并字符”按鈕選擇“其他格式”工具欄中的“帶圈字符”按鈕 33OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用34OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用35OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用（1）將光標(biāo)設(shè)置在認(rèn)為需要添加項(xiàng)目符號(hào)的段落中，如果有多個(gè)段落需要添加項(xiàng)目符號(hào)，則需要將這些段落全部選中。（2）單擊“格式”工具欄上的“項(xiàng)目符號(hào)”按鈕 。或使用“格式”菜單中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令來添加項(xiàng)

8、目符號(hào)。36OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用37OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用選擇菜單“視圖”“頁眉和頁腳”命令，這時(shí)屏幕出現(xiàn)用虛線標(biāo)明的“頁眉”區(qū)和“頁腳”區(qū)，同時(shí)顯示“頁眉和頁腳”工具欄。38OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用39OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用40OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用41OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用42OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用v創(chuàng)建表格創(chuàng)建表格v在表格中輸入在表格中輸入v編輯表格編輯表格v表格的格式化表格的格式化v表格中的數(shù)值計(jì)算表格中的數(shù)值計(jì)算43OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用44OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件

9、應(yīng)用選擇“表格”菜單中的“插入表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話框45OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用46OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用47OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用3表格自動(dòng)套用格式表格自動(dòng)套用格式48OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用49OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用50OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用v插入圖片插入圖片v繪制圖形繪制圖形v編輯圖形編輯圖形v圖片格式圖片格式51OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用52OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用53OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用54OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用55OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦

10、公軟件應(yīng)用56OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用57OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人簽發(fā)人公文標(biāo)題公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)公文正文公文正文附件附件成文日期成文日期主題詞主題詞抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)和日期印發(fā)機(jī)關(guān)和日期58OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。比如：“亢村鎮(zhèn)人民政府文件”。 主要應(yīng)注意的問題是：在沒有文頭紙的情況下，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的位置問題，平行文、下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以

11、及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)。 聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。返回返回59OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角“”括入，經(jīng)常出現(xiàn)使用“（）”或“【】”或“”。文件序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。 上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)

12、，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤是，左右空格不對(duì)，使用字體不對(duì)。 如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排。返回返回60OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。經(jīng)常出現(xiàn)分行沒有注意詞意完整，比如“關(guān)于加強(qiáng)銀行撥款專項(xiàng)資金監(jiān)督檢查工作的通知”在“專項(xiàng)”處分行，正確的分行應(yīng)在“資金”后；使用字體字號(hào)錯(cuò)誤，有的沒有用2號(hào)字，有的沒有用小標(biāo)宋字；行距不對(duì)，有的距離過大，有的過小。返回返回61OFFICE辦公軟

13、件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用 標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。返回返回62OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用返回返回 主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。經(jīng)常出現(xiàn)自然段開始少空或多空。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤有亂用次序數(shù)，比如“一、”以后就是“1.”，亂加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”圓點(diǎn)標(biāo)為“、

14、”。 公文中的計(jì)量單位應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。常見問題是長度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。63OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用64OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用65OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用返回返回66OFFICE辦公軟件應(yīng)用辦公軟件應(yīng)用用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”，不能寫為“0”“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字；主題詞不能超過5個(gè)。公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主