論現(xiàn)代遠程開放教育學籍管理的特點及其戰(zhàn)略意義

1、試論現(xiàn)代遠程開放教育學籍管理的特點及戰(zhàn)略意義田紅梅彭愈強(安徽廣播電視大學,安徽,合肥,230022(河南廣播電視大學,河南,鄭州,450008摘要:開放教育學籍管理是教學管理中的重要組成部分,首先介紹了開放教育學籍管理的主要內(nèi)容,接著闡述了開放教育學籍管理具有現(xiàn)代信息化、數(shù)據(jù)規(guī)?；⑾到y(tǒng)化、復雜化的特點。最后從規(guī)?；膶W籍管理數(shù)據(jù)中進行數(shù)據(jù)挖掘,呈圖表走勢的呈現(xiàn),有利于戰(zhàn)略控制;學籍管理中對學員差異化需求的響應(yīng)措施,有利服務(wù)能力地增強;縮短畢業(yè)頒證時間有利于電大系統(tǒng)管理的質(zhì)量,提升電大內(nèi)涵三個方面,論述開放教育學籍管理在電大實施戰(zhàn)略中的重要戰(zhàn)略意義。關(guān)鍵詞:開放教育;學籍管理;畢業(yè)審核;數(shù)據(jù)

2、挖掘;差異化;戰(zhàn)略目前,“中央電大人才培養(yǎng)模式改革和開放教育試點”已經(jīng)通過教育部的總結(jié)性評估,現(xiàn)代遠程開放教育由此成為電大辦學的常規(guī)形式,這表明電大教育進入了新的發(fā)展階段。隨著開放教育事業(yè)的“擴大開放”,學員注冊人數(shù)不斷增加,畢業(yè)生的數(shù)目也在持續(xù)遞漲,由此“量”的規(guī)模效應(yīng)反映在工作環(huán)節(jié)上,對教學教務(wù)管理的“質(zhì)”產(chǎn)生了一些影響。開放教育學籍管理是教學教務(wù)管理中的重要組成部分,貫穿教學教務(wù)管理全過程。和普通院校的學籍管理不同,開放教育學籍管理緊密契合現(xiàn)代遠程教育的特質(zhì),憑借現(xiàn)代信息技術(shù),依托完整的、遍及全國城鄉(xiāng)教學管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),采用統(tǒng)籌規(guī)劃、分級管理、分工協(xié)作的運作機制,突破了時間和空間的限制,形

3、成了自身獨有的特色。尤其在全國電大推行的“教務(wù)管理系統(tǒng)”軟件中,學籍管理模塊處于軟件系統(tǒng)“出口”的位置,在“出口”把關(guān)中發(fā)現(xiàn)和積極解決問題,由點及面反推梳理整個教務(wù)管理工作流程,不僅保證了教學教務(wù)的全面管理質(zhì)量,而且可以優(yōu)化教學管理模式,更好為開放教育事業(yè)穩(wěn)步擴大、漸進深入提供有力的支持服務(wù)。一、開放教育學籍管理的主要內(nèi)容1.新生入學注冊管理現(xiàn)代遠程開放教育學員入學,參加電大統(tǒng)一組織的入學水平測試后,還要進行資格審查,經(jīng)過省級電大和中央電大的兩層審核,通過后,報教育部高校學生司審核備案。同時將學員的基本數(shù)據(jù)信息導入“教務(wù)管理系統(tǒng)”,統(tǒng)一生成學號,建立開放教育學員的基本信息庫。2.學籍異動管理學

4、員因工作調(diào)動、家庭搬遷等原因可以申請轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)。經(jīng)教學點、省級電大批準后辦理,并上報中央電大。開放教育學員根據(jù)自主學習的需求,每學期可以進行學籍狀態(tài)的選擇,包括休學、退學和復學。3.課程注冊管理在教學點的教學安排下,在導學教師的指導下,在專業(yè)規(guī)則課程范圍內(nèi),每學期初開放教育學員自主選擇擬修課程。各教學點匯總學員課程注冊數(shù)據(jù),上報省級電大,經(jīng)省級電大匯總上報中央電大。4. 畢業(yè)管理在學籍有效期內(nèi),開放教育學員取得專業(yè)規(guī)則規(guī)定的最低總學分,達到畢業(yè)要求,教學點、省級電大、中央電大逐級進行畢業(yè)的審核、記載合格者,中央電大頒發(fā)統(tǒng)一印制的畢業(yè)證書。本科學員達到所修專業(yè)學位授予要求,在規(guī)定時間內(nèi)向授予學

5、位的高校申請學士學位,由中央電大與學位授予高校共同審批。二、開放教育學籍管理的主要特點開放教育實行完全學分制,學籍 8 年有效。電大完全學分制的推行,標志著靈活、多樣的學習需求成為可能。1完全學分制要求學員修完專業(yè)規(guī)則中的課程、達到畢業(yè)總學分。并將這作為衡量學員學習量和畢業(yè)標準的一種開放教育學籍管理機制,它也是與以課程為單元組織教學的教學模式相適應(yīng)的。與傳統(tǒng)學籍管理相比較,開放教育學籍管理具有以下幾個明顯的特點。1.現(xiàn)代信息化開放教育是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型教育模式,突破了時間、地點、空間的限制,相應(yīng)的學籍管理運行模式也充分顯現(xiàn)出現(xiàn)代信息化的特點。具有自身知識產(chǎn)權(quán)“廣播電視大學教務(wù)

6、管理信息系統(tǒng)”網(wǎng)絡(luò)版的研制,于1999年開始在全國電大系統(tǒng)推廣使用,即標志著廣播電視大學教務(wù)管理的現(xiàn)代化、信息化邁上了一個新臺階?！敖虅?wù)管理系統(tǒng)”是基于客戶端/服務(wù)器(Client/Server模式開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng),將SQL SERVER 2000 或SYBASE ANYWHERE作為后臺數(shù)據(jù)庫,進行數(shù)據(jù)的管理和存儲,存儲有全部專業(yè)規(guī)則教學計劃、學籍數(shù)據(jù)、考試管理、成績數(shù)據(jù)及電子注冊數(shù)據(jù)等相關(guān)信息。2開放教育學籍管理通過對“教務(wù)管理系統(tǒng)”的操作使用,依托中央、省、地市教學點三級辦學實體構(gòu)成的教務(wù)管理信息網(wǎng),借助網(wǎng)絡(luò)平臺應(yīng)用教務(wù)管理論壇、專項郵箱,傳輸著開放教育學籍管理各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、執(zhí)行信息。工作

7、中隨著注冊學生數(shù)字的增多,工作強度的增加,交流溝通需求的呼應(yīng),又相繼建立了教務(wù)管理BBS電子公告欄、電大各級學籍管理QQ工作群,通過QQ或MSN進行時時的在線工作反饋,基于網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代信息技術(shù)在開放教育學籍管理中的有效應(yīng)用,為遠程教育學籍管理達到國內(nèi)先進水平積累了寶貴經(jīng)驗。2.數(shù)據(jù)規(guī)?；刂?006年底,開放教育已經(jīng)累計注冊學員379萬余人,累計畢業(yè)生163萬余人,畢業(yè)生占同期全國高等教育本專科畢業(yè)生總數(shù)的10.82%。3 2008年春季招生總數(shù)比2007年秋季增長4.2%,創(chuàng)歷史新高。在2008年春季,全國電大開放教育招生新生注冊約43.7萬人,其中,本科12.6萬人,專科28.7萬人,“一村一

8、名大學生計劃”專業(yè)2.4萬人。4開放教育學員入學在填寫基本信息時,要求做到準確和規(guī)范,因為它和學生畢業(yè)時電子注冊數(shù)據(jù)的準確性密切相關(guān)?；拘畔⒍純Υ嬖凇敖虅?wù)管理系統(tǒng)”軟件中,每名開放教育學生的基本信息包含40個信息點,諸如姓名、性別、出生日期、籍貫、學歷層次等。如果說參加開放教育學習的學員形成了一定的規(guī)模,開放教育學籍管理中的學生數(shù)據(jù)更呈現(xiàn)出了規(guī)?；奶攸c。3.系統(tǒng)化“系統(tǒng)辦學”是電大有別于其它高等院校獨有的特點,中央、省、地市教學點實行統(tǒng)籌規(guī)劃、分級辦學、分級管理、分工協(xié)作的體制。沒有系統(tǒng)化運作,開放教育學籍管理機制不能運行。系統(tǒng)化首先體現(xiàn)在廣播電視大學是個分級辦學實體,各種學籍管理信息在中

9、央電大、省、地市教學點之間傳遞進行,需要三級聯(lián)動才能最終把各項學籍管理工作布置、反饋、落實;其次學籍管理是“教務(wù)管理系統(tǒng)”中的一個分支系統(tǒng),與系統(tǒng)中的招生、專業(yè)規(guī)則計劃、考試管理分支系統(tǒng)的聯(lián)系密切,各分支系統(tǒng)功能模塊操作上先后交織、前后呼應(yīng),各分支系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)互相融合、互為條件;最后學籍管理工作是教學教務(wù)管理系統(tǒng)的組成部分,和招生、教學管理、考試三個部門形成了一個相互協(xié)作的運作體系。學籍管理工作的實效需要其他部門的支持和參與,因為學籍管理提供的信息反饋又有利于促進其他部門工作的完善和創(chuàng)新,其他部門的完善和創(chuàng)新又提高了學籍管理工作的實效,如此形成工作循環(huán)回路。4.復雜化畢業(yè)管理集中體現(xiàn)了開放教育

10、學籍管理的復雜化。畢業(yè)管理是學籍管理工作中重要的組成部分,目前頒發(fā)畢業(yè)證書存在時間延長的現(xiàn)象。現(xiàn)從工作步驟和隱形問題兩個方面來分析現(xiàn)象產(chǎn)生的原因,進而說明學籍管理工作的復雜化。頒發(fā)畢業(yè)證書經(jīng)歷3個相對獨立的工作步驟,首先是省級電大進行畢業(yè)初審,和教學點之間反饋核對,確定畢業(yè)生數(shù)字后上報中央電大;接著是中央電大進行畢業(yè)終審,和省級電大之間反饋核對,確定畢業(yè)生數(shù)字后下發(fā)電子注冊號;最后由省級電大統(tǒng)一打印畢業(yè)生相關(guān)材料和畢業(yè)證書,集中到中央電大交付和驗印?？梢?電大突破地域辦學的特點在學籍管理上需要“庫存”一定的時間。在“教務(wù)管理系統(tǒng)”中,因為學籍管理畢業(yè)審核工作環(huán)節(jié)處于“系統(tǒng)”出口的位置,所以在畢

11、業(yè)審核時,學員幾年中在招生、專業(yè)規(guī)則計劃、考務(wù)、學籍管理中產(chǎn)生的隱性問題都會浮出水面。隱性問題的解決橫向上需要教學管理、招生、考試部分的參與,縱向上需要中央、省、地市、教學點四級學籍管理部門的聯(lián)動。隱形問題的來回反饋、上傳下達不僅要占用時間,同時隨著畢業(yè)生數(shù)字的逐年增加,學生數(shù)量上的積累也和頒證時間延長存在著相關(guān)。三、開放教育學籍管理中的戰(zhàn)略意義現(xiàn)代管理學認為戰(zhàn)略無處不在,它是一種觀念,同價值觀、文化、理想等精神內(nèi)容為企業(yè)成員所共享。5組織的戰(zhàn)略方案確定后,必須通過經(jīng)營層和職能層具體化的實際行動,才能實現(xiàn)組織的戰(zhàn)略和戰(zhàn)略目標。戰(zhàn)略的基本目標就是實現(xiàn)組織競爭優(yōu)勢,而效率、創(chuàng)新、品質(zhì)、和客戶響應(yīng)是

12、競爭優(yōu)勢的四大基石。電大辦學特色和競爭優(yōu)勢的提高,只有分解在組織的各個層面上,落實在各個職能層來提高效率、品質(zhì)、創(chuàng)新、和對開放學員需求的響應(yīng)能力,電大的競爭優(yōu)勢才能獲得可持續(xù)性發(fā)展。6開放教育學籍管理作為教學教務(wù)管理中一個重要的組成部分,一個獨特的職能層,在學籍管理工作中開展創(chuàng)新、加快對開放學員需求的響應(yīng)速度、提高工作效率,這對打造電大優(yōu)秀服務(wù)品牌,提升電大內(nèi)涵,增強電大競爭優(yōu)勢具有重要的戰(zhàn)略意義。1.在規(guī)模化的學籍管理數(shù)據(jù)中進行數(shù)據(jù)挖掘,進行信息統(tǒng)計,有利于把握開放教育發(fā)展規(guī)律,為科研工作提供數(shù)據(jù),為教學改革提供服務(wù),為科學決策提供依據(jù)。數(shù)據(jù)挖掘(Data Mining是一種新的信息技術(shù)方法

13、,是從大量數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)潛在關(guān)聯(lián)和模式,做出預測性分析的有效工具。它能很好的和數(shù)據(jù)庫技術(shù)相結(jié)合,綜合了統(tǒng)計學知識,通過尋找屬性間的相關(guān)性進行分類和預測、歸納、概化或圖形描述數(shù)據(jù),達到可視化效果以便進行分析。7例如在2007年在安徽省教育廳人文社會科學研究項目中,在已經(jīng)結(jié)題的名為從遠程開放教育受眾群看安徽成人高等教育發(fā)展趨向(編號:SK180的課題里,利用“廣播電視大學教務(wù)管理系統(tǒng)”,調(diào)動相關(guān)學籍基本數(shù)據(jù),從學員年齡要素來提取信息,可以看出就讀電大開放本科的學員年齡以23-37為主體,該年齡段的學員約占本科學員總數(shù)的80%,而開放?？粕哪挲g較寬,分散在18 -42歲,該年齡段的學員約占?？茖W員總數(shù)

14、的92%。8開放教育學籍管理信息作為事實性、規(guī)范性、動態(tài)性極強的高密度信息源。隨著開放教育規(guī)模的擴大,在規(guī)模化的學籍數(shù)據(jù)中進行數(shù)據(jù)挖掘,從統(tǒng)計學籍基本信息中獲得第一手資料,再結(jié)合動態(tài)的異動、考試活動,進行預測、規(guī)劃、控制與調(diào)整,可以了解學員的學習軌跡,探索其中的規(guī)律性,研究開放教育發(fā)展趨勢,并且能為科研工組提供數(shù)據(jù),為教學改革提供服務(wù),為科學決策提供依據(jù),從而深化開放教育事業(yè)的發(fā)展。2.在學籍管理中加速對學員差異化需求的響應(yīng),有利于提高開放教育學員的滿意度,打造電大優(yōu)秀服務(wù)品牌,進一步提升電大綜合競爭力。開放教育的對象主體是在職成人,他們來自各個不同崗位,工作性質(zhì)也有較大不同,有著不同的學習目

15、的和個性化學習要求。他們基本上有明確的職業(yè)崗位和職業(yè)能力,可以根據(jù)自己的實際情況,有選擇的自主性學習。這種自主性需求的落實即表現(xiàn)出學籍管理上的差異化管理。開放教育學籍管理規(guī)定已實現(xiàn)了學員的部分差異化需求,比如轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學、休學、復學的辦理,但隨著幾年來電大發(fā)展規(guī)模的壯大,學員自主愿望的增強,想入學不受限制、課程注冊不受約束、畢業(yè)了早些領(lǐng)取到畢業(yè)證書的呼聲越來越多,也越來越強烈。知道學生的需求才能談得上對學員需求的響應(yīng)。開放教育學籍管理貫穿電大教學教務(wù)管理全過程,在學籍管理中實現(xiàn)開放教育學員差異化需求的響應(yīng),實現(xiàn)“隨時接受學生注冊,學生隨時注冊學習課程”9,“隨時審核、隨時頒證、隨時進行電子注冊

16、”10。這些學員差異性的需求在學籍管理中快捷有效地實現(xiàn),有利于提升管理與服務(wù)水平,提升學員的滿意度,打造電大優(yōu)秀服務(wù)品牌,進一步提升電大綜合競爭力。3.縮短畢業(yè)頒證時間,提高工作效率,有利于帶動教學教務(wù)全面質(zhì)量管理,有利于提升電大管理的內(nèi)涵建設(shè),確保電大在遠程教育中先發(fā)優(yōu)勢的可持續(xù)發(fā)展。在畢業(yè)審核中發(fā)現(xiàn)問題,再在整個教學教務(wù)中梳理問題,結(jié)合系統(tǒng)、技術(shù)優(yōu)勢解決問題,需要一個時間的過程。因此就畢業(yè)生日益增多的情況下,如果目前要設(shè)法縮短畢業(yè)頒證時間,作為省級電大,可以在一年兩次畢業(yè)的辦理中增加批次,每次先給大批通過畢業(yè)審核的學生頒發(fā)畢業(yè)證書,讓少數(shù)因為存在隱形問題而暫時不能畢業(yè)的學生,遲些領(lǐng)取證書;

17、作為中央電大,可以發(fā)揮龍頭作用,統(tǒng)籌安排布置,運用先進技術(shù)力量,整合學籍工作流程,進行畢業(yè)證書的集中打印,則會相對縮短頒發(fā)畢業(yè)證書的時間。畢業(yè)審核環(huán)節(jié)處于教務(wù)工作流程“出口”的位置,最大程度上縮短畢業(yè)頒證時間的前提,是考試成績的準確錄入、實踐環(huán)節(jié)成績的及時導入、報考課程和專業(yè)規(guī)則課程的正確對應(yīng)、各級電大之間教學教務(wù)管理數(shù)據(jù)的無差錯傳輸,各級電大之間教學教務(wù)管理信息的快捷交流溝通,中央電大整合工作流程、集中打印畢業(yè)證書。而這些愿景得以實現(xiàn)的條件,則是正確看待畢業(yè)審核中出現(xiàn)的問題,提出問題、研究問題、最終解決問題,形成良性的反饋回路,最終提升教學教務(wù)綜合管理水平。由此可見畢業(yè)審核工作的高效運轉(zhuǎn),開

18、放教育學籍管理工作的順暢進行,是帶動電大教學教務(wù)系統(tǒng)管理、技術(shù)質(zhì)量提高的主動輪。總之,開放教育學籍管理作為電大教學教務(wù)管理的重要組成部分,融合了資源、管理、服務(wù)三個方面的內(nèi)容。在職能層開放教育學籍管理工作中提高工作效率,并帶動提高品質(zhì)、創(chuàng)新和響應(yīng)能力,這對增強電大開放教育的競爭優(yōu)勢、提升電大內(nèi)涵、保障開放教育在遠程教育領(lǐng)域里可持續(xù)的先發(fā)競爭優(yōu)勢,具有重要戰(zhàn)略意義。參考文獻:1王玉娟.電大現(xiàn)代遠程開放教育學籍管理的探索.北京廣播電視大學學報,2005,3: 32.2王杰,陳顯強.電大學籍管理工作中的身份證號信息研究.廣東廣播電視大學學報, 2007,4:31.3葛道凱.從電大發(fā)展看高等繼續(xù)教育未

19、來走向.中央電大時訊, .4 黃傳慧. 2008年春季全國電大開放教育招生工作順利結(jié)束.中央電大時訊,5 楊錫懷,冷克平,王江.企業(yè)戰(zhàn)略管理.北京:高等教育出版社,2004.6C.W.L.希爾,G.R.瓊斯,周長輝.戰(zhàn)略管理.北京:中國市場出版社,2008.7 林明暉.數(shù)據(jù)挖掘與房地產(chǎn)客戶信息分析. 金融經(jīng)濟(理論版,2007,10:23.8陶宇咸.從遠程開放教育受眾群看安徽成人高等教育發(fā)展趨勢。安徽省教育廳人文社會科學研究項目(編號:SK180,2007.9嚴冰.意義·特點·挑戰(zhàn),都需要認真思考,山西廣播電視大學學報,2007,5:5.10中央電大畢業(yè)證書頒發(fā)工作改革初顯

20、成效全面提高頒證效率,中央電大時訊, The theory opens the characteristics and strategic meanings of educate thestudent status managementsTian hong mei Peng yu qiang(The broadcast Open University in Anhui,Anhui,He Fei,230022Abstract:Open to educate the student status management is in the teaching management of importance constitute the part, introduced to open the main contents of educate thestudent status management first, elaborated