行政文員須掌握的WORD格式講解

1、、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)1、進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置選擇 文件”一一頁(yè)面設(shè)置”選擇 頁(yè)邊距”附簽，上37厘米 下35厘米左28厘 米右26厘米。選擇 版式”附簽,將頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成 奇偶頁(yè)不同”在該選項(xiàng)前 打“諒”選擇 文檔網(wǎng)格”附簽,字體設(shè)置”中文字體”設(shè)置為 仿宋”；字號(hào)”設(shè)置成 三號(hào)”單擊 確定”按鈕，選中指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”將 每行”設(shè)置成“ 28個(gè)字符; 每頁(yè)”設(shè)置成“ 22行。然后單擊 確定”按鈕,這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字 為標(biāo) 準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。2、插入頁(yè)號(hào)選擇插入”一一頁(yè)碼”，位'置”設(shè)置為頁(yè)面底端（頁(yè)腳”對(duì)齊方式”設(shè)置為外 側(cè)”。然后單擊 格式”按鈕

2、，數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示 格式，單擊 確定”按鈕，再 次單擊 確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短 線；并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成 四號(hào)”字體任意；奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶 數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作選擇 插入”一一文本框”一一橫排”菜單項(xiàng),鼠標(biāo)將會(huì)變成“ +在,W ord 2000版 面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個(gè)文本框,在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān) 標(biāo)識(shí),輸入完成后， 選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵一一設(shè)置文本框格式”在這里來(lái)設(shè)置紅頭的屬性。選擇 顏色和線條”附簽,顏色”設(shè)置成 無(wú)填充顏色”。選擇 大小”附簽,高度” 設(shè)置成“ 2cm寬度設(shè)置

3、成“ 15.5cm?！弊?用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào) 節(jié)尺寸。選擇 版 式”附簽，單擊 高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：對(duì)齊方式”設(shè)置成 居中”度量依據(jù)”設(shè)置成 頁(yè) 面”垂直對(duì)齊：絕對(duì)位置”設(shè)置成 頁(yè)邊距”,下側(cè)”設(shè)置成“ 2.5cm ” 亍文標(biāo) 準(zhǔn)，“ 8.0cm ”行文標(biāo)準(zhǔn),注:用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊確定”。選擇 文本框”附簽,左、右、上、下都設(shè)置成“ Ocm單擊 確定”完成。文本框 屬性全部設(shè)置完成，單擊 確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成 紅 色”字體設(shè)置成 小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成 相應(yīng)字號(hào)，但要盡量充 滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上2

4、5mm的紅頭制作完成。4、紅線制作首先將 視圖”一一工具欄”一一繪圖”選中,單擊 繪圖”工具條的直線 工具，鼠 標(biāo)會(huì)變成 十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左 到右劃一條水平 線,然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 設(shè)置自選圖形格式”紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè) 置。選擇 顏色和線條”附簽，顏色”設(shè)置為 紅色”；虛實(shí)”設(shè)置為 實(shí)線”粗線” 設(shè)置為“ 2.2磅”選擇 大小”附簽,寬度”設(shè)置為“ 15.5cm?！边x擇 版式”附簽，單 擊高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：對(duì)齊方式”設(shè)置成 居中”，度量依據(jù)”設(shè)置成 頁(yè)面”垂直對(duì)齊：絕對(duì)位置”設(shè)置 成頁(yè)邊距”，下側(cè)”設(shè)置成“ 7cm ” 行文標(biāo)準(zhǔn)，“ 1

5、3. 5cm ”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注:用 戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。5、文號(hào)制作平行文文號(hào)：文號(hào) 三號(hào)仿宋、居中顯示。上行文文號(hào)：文號(hào)一一三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人一一三號(hào)仿 宋字體;簽發(fā)人姓名一一三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。注:文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇 插入”一一符號(hào)”- 符號(hào)”附簽,找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊 插入”按鈕即 可。6主題詞制作選擇 表格”一一插入”一一表格”選中表格,單擊鼠標(biāo)右鍵一一表格屬性表格”附簽,對(duì)齊方式”設(shè)置為 居中”然后單擊 邊框和底紋”按鈕，在 預(yù)覽”窗口中 將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫(xiě)具體內(nèi)

6、 容:主題詞用三號(hào)黑體；主題詞 詞目用三號(hào)小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位 及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。7、保存成模板文件單擊 文件”一一保存”，保存類型”選擇 文檔模板（*dot ”文件名”給模板命 名；保存位置”模板所在路徑（一般不做,默認(rèn)即可。至此,模板制作完成。以后所有 屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。要對(duì)該模板進(jìn) 行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是:選擇 文件”一一打開(kāi)”找到相應(yīng)的模板路徑，若 模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。二、公文正文排版1依據(jù)模板建立新公文：選擇 文件”一一新建”一一常用”附簽,選中所需模板, 單擊確定，調(diào)出模板。2制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以 從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)題一一二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示；主送機(jī)關(guān)一一三號(hào)仿宋字體，頂格,冒號(hào) 使用全角方式；正文三號(hào)仿宋字體；成文日期三號(hào)仿宋字體,右空四個(gè)字的距離,“（和