河北區(qū)數(shù)字檔案室建設規(guī)程

1、數(shù)字檔案室建設規(guī)程1. 范圍 本規(guī)程包括數(shù)字檔案室建設的基本原則、內容構成和技術要求等。 本規(guī)程適用于我區(qū)各級機關數(shù)字檔案室建設。2. 術語 數(shù)字檔案室：在統(tǒng)一的標準規(guī)范下，利用現(xiàn)代信息技術，以保證電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性為基礎，對各類電子文件的收集、歸檔、整理、保管、利用全過程，實現(xiàn)文件和檔案一體化管理的虛擬檔案室。 3. 規(guī)范性文件 3.1 執(zhí)行標準： 電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002） 照片檔案管理規(guī)范（GB/T 11821-2002） 中國檔案機讀目錄格式（GB/T 20163-2006） 文書檔案案卷格式（GB/T 9705-2008） 科學技術

2、檔案案卷構成的一般要求（GB/T 11822-2008） 非關系型數(shù)據(jù)格式標準(征求意見稿) 電子文件全程管理系統(tǒng)測評規(guī)范(征求意見稿) 電子文件全程管理業(yè)務需求指南(征求意見稿) 電子文件全程管理基礎數(shù)據(jù)標準(征求意見稿) 電子文件全程管理應用接口規(guī)范(征求意見稿) 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范（DA/T 15-1995） 檔案著錄規(guī)則（DA/T 18-1999） 歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000） 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002） 紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范（DA/T 31-2005） 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范(DA/T 38-2008)

3、 會計檔案案卷格式（DA/T 39-2008） 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T 46-2009） 版式電子文件長期保存格式需求（DA/T 47-2009） 基于XML的電子文件封裝規(guī)范（DA/T 48-2009） 文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與數(shù)據(jù)交換格式（DB 32/505-2002） 數(shù)字檔案館建設規(guī)程（DB 32/T 18922011） 電子檔案基礎元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結構和封裝格式（DB 32/T 18932011） 檔案數(shù)字化轉換操作規(guī)程（DB 32/T 18942011） 3.2 參考文檔： 檔案管理軟件功能設計要求暫行規(guī)定（國家檔案局2001年6月5日發(fā)布） 電子公文歸檔管理暫行辦法

4、（國家檔案局令第6號，2003年7月28日發(fā)布） 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第8號，2006年9月19日發(fā)布） 電子文件管理暫行辦法（中辦國辦廳字(2009)39號） 國家檔案局辦公室關于征求專業(yè)檔案類目體系表（征求意見稿）意見的通知（檔辦2011101號） 天津市電子公文歸檔管理暫行辦法（津檔20069號） 4. 基本原則 4.1 文檔一體原則：保證在不同信息系統(tǒng)中形成的應歸檔電子文件，能及時、完整地進入數(shù)字檔案室。 4.2 館室一體原則：保證在數(shù)字檔案室中形成的電子檔案，符合同級數(shù)字檔案館進館要求，并能通過在線或脫機的方式定期向檔案館移交。 4.3 安全原則：

5、建立健全必要的工作制度，重視安全技術和設備應用，加強安全管理，確保數(shù)字檔案室管理的各類文件及檔案數(shù)據(jù)在應用、存儲和傳輸過程中的安全。 5. 基礎業(yè)務 5.1 電子文件歸檔 5.1.1 文書檔案的歸檔范圍和保管期限，按機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。 5.1.2 電子文件的歸檔內容，應包括與紙質文件內容相對應的電子文件、電子辦文單及元數(shù)據(jù)等。 5.1.3 電子文件的數(shù)據(jù)結構和歸檔格式，應符合相關技術標準要求；暫時未制定標準的，應選擇開放或主流的格式標準。 5.1.4 對于本單位形成的各類業(yè)務文件，要按照國家檔案局專業(yè)檔案類目體系表（征求意見稿）進行歸類，實時或定期歸檔為專業(yè)檔案。

6、 5.1.5 對于實物、照片及音視頻文件，要按照相關標準規(guī)范實時或定期歸檔為實物檔案、照片檔案、聲像檔案等電子檔案。 5.1.6 對于上述各類文件的歸檔管理，如有國家、省相關標準的，要按照標準執(zhí)行；沒有相關標準的，應按照相關規(guī)定執(zhí)行。 5.2 電子檔案保管 5.2.1 在建立相應的管理機制、工作流程、技術保障措施的基礎上，確保電子檔案內容的安全保管；屬于國家秘密級以上的電子檔案保管，應按照國家有關規(guī)定進行管理。 5.2.2 對電子檔案相關數(shù)據(jù)，應根據(jù)數(shù)據(jù)的重要程度以及管理和利用的需要制定合理的備份策略，選擇在線、近線、離線、異地、異質和分級存儲等技術方式定期進行備份；在使用脫機載體進行備份時，

7、脫機載體的制作、選擇和保管，應參照電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范(DA/T38-2008)、磁性載體檔案管理與保護規(guī)范（DA/T l5-95）、檔案數(shù)字化轉換操作規(guī)程（DB 32/T 18942011）等相關標準。 5.3 電子檔案封裝及移交 5.3.1 數(shù)字檔案室應實現(xiàn)向國家綜合檔案館移交各類電子檔案的功能。 5.3.2 移交的方式應包括在線移交和脫機移交。在線移交須通過電子政務網(wǎng)上傳移交內容，脫機移交須定期把移交內容存儲在光盤載體上向檔案館移交。 5.3.3 數(shù)字檔案室向國家綜合檔案館移交的內容，應包括檔案目錄數(shù)據(jù)及與之相對應的電子封裝包（EEP）。具體要求應參照基于XML的電子文件封

8、裝規(guī)范（DA/T 48-2009）、文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構與數(shù)據(jù)交換格式（DB32/505-2002）、電子檔案基礎元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結構和封裝格式（DB 32/T 18932011）等相關標準。 5.3.4 數(shù)字檔案室移交的內容應由檔案員和分管領導使用數(shù)字證書（個人/單位證書）進行數(shù)字簽名。選用的電子簽名服務及其認證證書應符合電子認證服務管理辦法等國家相關規(guī)定。其電子簽名的驗證環(huán)境及相關技術資料、數(shù)據(jù)應與檔案一并移交，以便此類文檔能夠長期可讀和提供利用。 5.4 電子檔案利用 5.4.1 對實現(xiàn)數(shù)字化的檔案，應按權限及時提供利用。 5.5 建立檔案借閱登記和利用效果登記臺帳等。 6. 網(wǎng)絡環(huán)

9、境 6.1 數(shù)字檔案室運行的網(wǎng)絡，應與互聯(lián)網(wǎng)實行物理/邏輯隔離。 6.2 數(shù)字檔案室應在保證安全的前提下，部署在應歸檔文件資源相對豐富的網(wǎng)絡環(huán)境中。 6.3 數(shù)字檔案室所在網(wǎng)絡與不同安全等級的網(wǎng)絡之間需交換數(shù)據(jù)時，應按經(jīng)協(xié)商的交換標準，通過移動存儲介質進行數(shù)據(jù)交換。 7. 硬件設施 7.1 數(shù)字檔案室應配備必要的硬件設施。主要包括：計算機、專用服務器、移動存儲設備、有自動進紙功能的中/低速掃描儀、光盤刻錄機、不間斷電源等。 7.2 有條件或有需要的單位還可考慮選配：有自動進紙功能的高速掃描儀、磁盤陣列設備、雙機熱備服務器、磁帶機等。 8. 系統(tǒng)軟件 8.1 操作系統(tǒng)：應選擇與硬件環(huán)境相匹配的主

10、流操作系統(tǒng)。 8.2 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：應選擇能滿足數(shù)字檔案室性能要求、適應本單位信息化總體規(guī)劃、技術成熟、后期維護有保障的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。 9. 應用軟件 9.1 電子文件歸檔管理：文書類電子文件元數(shù)據(jù)應按照文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T 46-2009）執(zhí)行，必須確保具有上述標準中的必選元數(shù)據(jù)和滿足相關條件的條件選元數(shù)據(jù)，其他元數(shù)據(jù)應根據(jù)需要盡量補全。歸檔電子文件內容、元數(shù)據(jù)和有關資料應能在保證安全的前提下，通過在線或脫機的方式，從單位OA系統(tǒng)實時或定期進入電子文件歸檔管理狀態(tài)，并進行真實、完整、有效性方面的鑒定、檢測。其他各類歸檔業(yè)務文件也應能通過在線或脫機的方式，從單位業(yè)務系統(tǒng)實時或定期

11、進入歸檔管理狀態(tài)。應實現(xiàn)對收文、發(fā)文、會議文件、各類業(yè)務文件、實物、照片、音視頻文件及其他材料等各類電子文件進行登記、查詢、借閱、統(tǒng)計、預歸檔等輔助功能。 9.2 電子檔案管理：各類電子檔案應當按照文件主題、存儲載體、涉密程度、安全等級、形成時間、保管期限和相關管理要求進行分類整理，建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，提供檢索途徑。應實現(xiàn)檔案及資料的著錄、整理編目、借閱、編研、統(tǒng)計、鑒定劃控、目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)檢索、庫房管理等功能。 9.3 電子檔案封裝及移交：應根據(jù)相關標準實現(xiàn)對電子檔案的電子簽名和封裝等功能，并能與綜合檔案館實現(xiàn)在線或脫機移交。 9.4 電子檔案利用：在保證安全的前提下，方便快捷的

12、對本單位工作人員提供符合其規(guī)定權限的各類檔案的利用和服務功能，其方式可考慮通過與服務對象的信息系統(tǒng)進行集成實現(xiàn)，也可與服務對象的信息系統(tǒng)通過鏈接及單點登錄實現(xiàn)?；竟δ軕ǎ悍窃诰€查閱和登記、在線查閱及審批、查閱臺帳管理等。 9.5 系統(tǒng)管理：應包括部門和用戶管理、應用權限控制、檔案和文件的類目管理、數(shù)據(jù)導入導出、報表管理、字典維護、密碼管理、數(shù)據(jù)安全管理及日志管理等功能，實現(xiàn)系統(tǒng)的有效管理和定期備份。 9.6 其它：可根據(jù)需要自行設計并實現(xiàn)其它管理功能。 10. 檔案數(shù)字化 10.1 基本要求 根據(jù)相關規(guī)范和要求以及本單位的實際情況制定符合上級行政及業(yè)務主管部門要求的數(shù)字化規(guī)范及實施計劃。

13、 涉密檔案原則上不進行內容的數(shù)字化處理。 存量檔案的批量數(shù)字化，在保證安全的前提下可采用外包方式進行。 10.2 目錄數(shù)字化 10.2.1 依據(jù)標準： 現(xiàn)行文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)、現(xiàn)行文書檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)、照片檔案目錄數(shù)據(jù)及會計檔案目錄數(shù)據(jù)按照現(xiàn)有標準執(zhí)行。 其它專業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)：參照電子檔案基礎元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結構和封裝格式（DB 32/T 18932011）及市檔案局根據(jù)各專業(yè)管理規(guī)范和要求制定的目錄數(shù)據(jù)格式，垂直管理的機關單位可以依據(jù)系統(tǒng)內上級部門各專業(yè)檔案的管理規(guī)范和要求以及綜合檔案館的進館要求制定。 10.2.2 范圍：完成本單位室藏全部檔案的案卷級、文件級目錄數(shù)字化。 10.3 紙質

14、檔案數(shù)字化 10.3.1 依據(jù)標準：按照紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范（DA/T 31-2005）和檔案數(shù)字化轉換操作規(guī)程（DB 32/T 18942011）執(zhí)行。 10.3.2 范圍：2011年創(chuàng)建數(shù)字檔案室的單位，要完成2006年以來的室藏檔案數(shù)字化；2012年創(chuàng)建數(shù)字檔案室的單位，要完成2005年以來的室藏檔案數(shù)字化；以此類推。 10.4 照片檔案數(shù)字化 10.4.1 依據(jù)標準：按照檔案數(shù)字化轉換操作規(guī)程（DB 32/T 18942011）執(zhí)行。 10.4.2 范圍：完成本單位室藏全部照片的數(shù)字化。 10.5 實物檔案數(shù)字化 10.5.1 依據(jù)標準：按照檔案數(shù)字化轉換操作規(guī)程（DB 32/T 1

15、8942011）執(zhí)行。 10.5.2 范圍：完成本單位室藏全部實物檔案的數(shù)字化。 10.6 多媒體檔案數(shù)字化 10.6.1 依據(jù)標準：按照檔案數(shù)字化轉換操作規(guī)程（DB 32/T 18942011）執(zhí)行。 10.6.2 范圍：完成本單位室藏全部多媒體檔案的數(shù)字化。 11. 數(shù)據(jù)安全 11.1 按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定，建立信息內容安全保密防護體系，實行嚴格的安全保密管理。 11.2 指定專人負責檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，定期對檔案數(shù)據(jù)的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，每年不得少于一次，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并處理。 11.3 數(shù)據(jù)歸檔入庫前，應對數(shù)據(jù)的真實性、完整性

16、和有效性進行必要的鑒定，確認達到要求后，才可正式入庫保管。 11.4 歸檔入庫后的檔案數(shù)據(jù)，原則上不能進行刪、改操作。數(shù)據(jù)確有錯誤的，在刪、改時應由應用系統(tǒng)形成必要的日志以備查證。 11.5 對正在運行的應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)，應采用必要的技術策略和措施，實現(xiàn)在線的應用備份和數(shù)據(jù)備份；同時，必須定期對數(shù)據(jù)進行脫機備份，并使用專用的電子文件柜保存脫機載體。 11.6 檔案數(shù)據(jù)運行的軟硬件環(huán)境、存儲載體等發(fā)生變化，可能影響其效果或安全時，應當及時將其遷移、轉換。 11.7 反映檔案數(shù)據(jù)保管利用過程的相關信息應當記錄和保存。 12. 系統(tǒng)安全 12.1 應在中華人民共和國保守國家秘密法和本單位保密規(guī)定的指導

17、下實施數(shù)字檔案室的建設。 12.2 應根據(jù)需要加強應用系統(tǒng)對訪問的安全控制，保證信息的使用、存儲、傳輸安全。應防止越權訪問，以及防止因偶然或惡意的原因使系統(tǒng)遭到破壞、更改、泄露。 12.3 應采用國家有關主管部門審驗通過的正版查毒、殺毒軟件，實時對服務器和客戶端查毒、殺毒，并健全各種防毒措施。 12.4 應根據(jù)實際需要采用通過安全資質認證的網(wǎng)絡安全設備，采用信息保護、訪問控制、責任認定等技術，對網(wǎng)絡中可疑的訪問進行記錄、跟蹤，阻止非法訪問，保護網(wǎng)絡系統(tǒng)和應用系統(tǒng)的安全。 12.5 應定期對系統(tǒng)漏洞進行掃描，主動查找并升級各種設備存在的漏洞，避免可能引起的破壞。 12.6 有條件的情況下，應該通過政府CA或本單位的CA，采用數(shù)字證書技術，實現(xiàn)對各種用戶身份的有效鑒別，確保用戶身份的合法性 13. 制度建設 13.1 建立本單位電子文件歸檔制度，明確電子文件歸檔范圍、歸檔程序、歸檔方法及開放范圍等。 13.2 建立本單位電子檔案管理制度，明確規(guī)定電子檔案維護管理的職責和要求等。 13.3 建立本單位電子檔案移交制度，明確規(guī)定電子檔案