國(guó)家開(kāi)放大學(xué)電大《辦公室管理》設(shè)計(jì)題題庫(kù)及答案

1、最新國(guó)家開(kāi)放大學(xué)電大辦公室管理設(shè)計(jì)題題庫(kù)及答案(試卷號(hào)2180)設(shè)計(jì)題1. 設(shè)計(jì)一份開(kāi)業(yè)典禮的籌備工作流程。答：開(kāi)業(yè)典禮籌備工作的流程：開(kāi)業(yè)典禮的輿論宣傳工作(可運(yùn)用傳播媒介在報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開(kāi) 業(yè)告示)，要做好來(lái)賓邀請(qǐng)工作；發(fā)放請(qǐng)柬一現(xiàn)場(chǎng)的布置；準(zhǔn)備開(kāi)幕詞、致答詞；要做好接待服務(wù)工作;要做好禮品饋贈(zèng)工作；擬定典禮程序；做好各種物質(zhì)的準(zhǔn)備工作。2. X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長(zhǎng)的一份緊急材料寫(xiě)作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公 室，在走廊被分管經(jīng)濟(jì)工作的楊副市長(zhǎng)叫了過(guò)去。楊副市長(zhǎng)要李助理趕緊為他查找有關(guān)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要資 料。李助理此時(shí)此刻一心只想到完成徐市長(zhǎng)

2、布置的任務(wù)，對(duì)楊副市長(zhǎng)說(shuō)的什么心不在焉。楊副市長(zhǎng)見(jiàn)他有 些走神，又重述了一遍自己的話(huà)。面對(duì)兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時(shí)布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請(qǐng)你為李助理設(shè)計(jì)一個(gè)合理的應(yīng)對(duì)之策。答：(1)辦公室的一項(xiàng)基木職能是為領(lǐng)導(dǎo)(政務(wù))服務(wù)，李助理對(duì)于徐市長(zhǎng)和楊副市長(zhǎng)交辦的事情都 不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來(lái)。(2) 李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報(bào)，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長(zhǎng)交辦 的事項(xiàng)。(3) 李助理白己全神貫注認(rèn)認(rèn)真真起草徐市長(zhǎng)交代的緊急材料寫(xiě)作任務(wù)。(4) 他人查找完楊副市長(zhǎng)所要的材料后，李助理親白將材料送至楊副市長(zhǎng)處，如果可能，可以順帶把 實(shí)際參與查找人員的名字講一下。3.

3、給下面的情境設(shè)計(jì)禮貌用語(yǔ)。問(wèn)人姓氏說(shuō)(仰慕已久說(shuō)(3) 長(zhǎng)期未見(jiàn)說(shuō)(4) 請(qǐng)人解答說(shuō)(5) 求人辦事說(shuō)(6) 請(qǐng)改文章說(shuō)(7) 求人指點(diǎn)說(shuō)(8) 身體不適說(shuō)(9) 看望別人說(shuō)(10)請(qǐng)人接受說(shuō)(11)希望照顧說(shuō)()(12)贊人見(jiàn)解說(shuō)(13)歸還物品說(shuō)(14)請(qǐng)人赴約說(shuō)()(15)需要考慮說(shuō)(答：(D貴姓(2)久仰(3)久違(4)請(qǐng)教(5)拜托(6)斧正(7)賜教(8)欠安(9)拜訪(10)笑納(11)關(guān)照(12)高見(jiàn)(13)奉還(14)賞 光(15)斟酌4 .設(shè)計(jì)一份電話(huà)記錄表答:電謠但眼未電入此名.務(wù)，尊位！¥月_日at分通詛絕點(diǎn)掌電人受靖人瞄點(diǎn)孔整束時(shí)#n日一H_i|交由2. 用

4、飩的電X的定再*電話(huà)id果人5. 辦公室的清理和清掃方法。答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。(1) 辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。(2) 辦公用品。電腦、打印機(jī)等不用時(shí)要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話(huà)機(jī)聽(tīng)簡(jiǎn)兩端要用 消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時(shí)清理，歸置整齊的習(xí)慣。(3) 書(shū)架上的書(shū)籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒(méi)有灰塵。(4) 地毯。每天打掃辦公室和會(huì)客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。(5) 整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。(6) 抽煙工具。來(lái)訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機(jī)還

5、能點(diǎn)燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢 查清楚并收拾妥當(dāng)。(7) 掛畫(huà)、擺設(shè)。用捶子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。(8) 廢物簡(jiǎn)。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時(shí)要特別細(xì)心，因?yàn)榭赡苡猩纤倦S手丟棄的機(jī) 密文件或底稿，需要揀出來(lái)用碎紙機(jī)打碎，不可粗心大意地一倒了之。6. 上司在與客人談話(huà)，這時(shí)有某公司張總經(jīng)理來(lái)找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話(huà)？答：(1)用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項(xiàng)書(shū)寫(xiě)：“某公司張總，為急事來(lái)訪，請(qǐng)他等幾分鐘，還是請(qǐng)何 人代為會(huì)見(jiàn)，要問(wèn)他哪些事情？ ”然后將寫(xiě)好的便條對(duì)折折好。(2) 走入會(huì)客室，在上司背后說(shuō)一聲：“對(duì)不起，打攪一下”。(3) &#

6、177;司回頭時(shí)，遞上便條與鉛筆。(4) 退一步，等候指示。7. 如何接受對(duì)方的名片？答：(1)在接對(duì)方名片時(shí)，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。(2) 當(dāng)對(duì)方遞出名片時(shí)，應(yīng)點(diǎn)頭致意，雙手在平行胸部的位置接過(guò)名片，最好不要捏到名片上的字， 以示尊重。(3) 雙手接過(guò)名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對(duì)方，鄭重地讀出名片上的名稱(chēng)，以 確認(rèn)無(wú)誤。(4) 遇到名片上有不認(rèn)識(shí)的字，不可輕率錯(cuò)讀，可誠(chéng)懇地請(qǐng)教對(duì)方：“很冒味，可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè) 字怎么念？"對(duì)方回答后，可按對(duì)方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。8. 當(dāng)來(lái)訪者自稱(chēng)事先已和上司約好會(huì)面時(shí)，文員如何接待與應(yīng)對(duì)？答

7、：(1)先向來(lái)訪者說(shuō)：“是嗎？請(qǐng)稍等一下。”(2) 然后請(qǐng)來(lái)訪者稍坐，再聯(lián)系上司。(3) 向上司匯報(bào)：“您約好的某某單位某先生(女士)，現(xiàn)在已經(jīng)來(lái)了”。(4) 如果上司確認(rèn)已事先約好，文員就回來(lái)向來(lái)訪者說(shuō)：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已約好， 讓您久等了，請(qǐng)往這邊走”。然后引導(dǎo)客人去會(huì)見(jiàn)上司。9. 所謂有問(wèn)題的來(lái)訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對(duì)？答：(1)固執(zhí)任性的來(lái)訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復(fù)進(jìn)行解釋 并提出建議。堅(jiān)持說(shuō)你沒(méi)有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對(duì)方寫(xiě)信給上司，上司一定會(huì)看到這封信。(2) 進(jìn)行威脅的來(lái)訪者。悄悄地告訴老板，打電話(huà)保安部門(mén)，不要與

8、蠻橫無(wú)理、可能帶來(lái)危險(xiǎn)的來(lái)訪 者直接沖突。(3) 情緒激動(dòng)的來(lái)訪者。如果來(lái)訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性；女文員可能會(huì)使 她平靜下來(lái)；如不行，找一個(gè)成熟的女同事來(lái)幫忙。(4) 騙人的老手。他們介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格低得離譜；公司經(jīng)營(yíng)時(shí)間不長(zhǎng)；個(gè)人或公司沒(méi)有 通訊地址，或電話(huà)號(hào)碼有疑問(wèn)。必須保護(hù)公司和上司的利益。10. 某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買(mǎi)禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何 辦？要考慮哪些因素？答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；(2) 征求上司意見(jiàn)或同意，在允許的錢(qián)款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；(3) 比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理

9、又比較喜歡的物品；(4) 贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；(5) 附上賀卡寫(xiě)上中國(guó)公司的名稱(chēng)，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。11. 安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工， 共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任 請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？答：接受任務(wù)；(2) 了解來(lái)賓；(3)制訂計(jì)劃；(4)預(yù)訂食宿；(5)迎接來(lái)賓； (6)商議日程；安排會(huì)談；陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。12. 上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技

10、術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李,你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?答：(1)接受任務(wù)(2) 了解來(lái)賓、制訂計(jì)劃預(yù)訂食宿(4)歡迎來(lái)賓、商議日程(5)禮節(jié)性拜訪、宴請(qǐng)(6)正式會(huì)談(7)簽訂協(xié)議書(shū)(8)陪同參觀游覽(9)互贈(zèng)禮品(10) 歡送來(lái)賓、接待小結(jié)13. 文員面對(duì)“有問(wèn)題”的來(lái)訪者時(shí)，這些來(lái)訪者一般是怎樣的？應(yīng)如何應(yīng)對(duì)?答：(1)固執(zhí)任性的來(lái)訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)(但要注意禮貌)地反復(fù)進(jìn)行解 釋并提出建議。堅(jiān)持說(shuō)你沒(méi)有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對(duì)方寫(xiě)

11、信給上司，上司一定會(huì)看到這封信。(2) 進(jìn)行威脅的來(lái)訪者。悄悄地告訴老板，打電話(huà)保安部門(mén)，不要與蠻橫無(wú)理、可能帶來(lái)危險(xiǎn)的來(lái)訪 者直接沖突。(3) 情緒激動(dòng)的來(lái)訪者。如果來(lái)訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會(huì)使 她平靜下來(lái)；如不行，找一個(gè)成熟的女同事來(lái)幫忙。(4) 騙人的老手。他們介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格低得離譜；公司經(jīng)營(yíng)時(shí)間不長(zhǎng)；個(gè)人或公司沒(méi)有 通訊地址，或電話(huà)號(hào)碼有疑問(wèn)。必須保護(hù)公司和上司的利益。14. 本單位為了推進(jìn)工作開(kāi)展，擬制定近三年或中長(zhǎng)期工作發(fā)展規(guī)劃，決定召開(kāi)部分人員參加的工作 研討會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)？答：(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是對(duì)部門(mén)工作熟悉，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；(2) 座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；(3) 座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4) 主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5) 詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引入注目的座位上去做；(6) 座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短，(7) 會(huì)場(chǎng)也可準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。15. 某公司為了推銷(xiāo)自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營(yíng)銷(xiāo)前的準(zhǔn)備工作，以良好的社會(huì)形象及合適的價(jià)格打 人市場(chǎng)，決定組織召開(kāi)專(zhuān)家座談會(huì)，對(duì)其推銷(xiāo)產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個(gè) 座談會(huì)，你該如何做？答：(1)