某化學工業(yè)集團有限公司加急采購管理規(guī)定

1、×××××化學工業(yè)集團有限公司加急采購管理規(guī)定（試行）第一章 總 則第一條 為加強各項緊急采購工作的管理和控制，及時滿足現場需求，提高工作效率的同時兼顧采購成本，依據*集團采購管理辦法（北華政字2014319號），經公司研究制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于*集團本埠各子（分）公司和其他部門，北瀝公司等外埠企業(yè)依據本規(guī)定，結合本企業(yè)實際制定適合本單位的加急采購管理規(guī)定。第三條 定義（一） 加急采購：是指企業(yè)在生產經營過程中，突發(fā)故障、事故或出現隱患，嚴重影響和威脅生產經營的正常運行，必須加緊處理的，需要通過緊急采購、外委加工、制作、維修等方式從供

2、應市場獲取產品或服務，以保證企業(yè)生產經營活動正常開展的采購行為（不包括工程項目建設加急采購）。加急采購分為緊急采購和一般加急采購。（二） 緊急采購：是指必須刻不容緩的盡一切努力盡快落實采購物資（服務）到貨（到現場）的加急采購。（三） 一般加急采購：是指不需緊急采購，但按照正常采購周期難以滿足問題處理，需要加快采購行為，縮短采購周期的加急采購。第四條 加急采購原則（一） 加快采購行為，縮短采購周期。簡化正常采購工作流程，簡化正常采購手續(xù)和管控內容，滿足生產經營的急需；（二） 加強風險防范，堵塞管理漏洞。保留必要的管控環(huán)節(jié)，加強技術和管理防范措施，防控或規(guī)避因加急產生的各類風險；（三） 加強溝通協(xié)

3、調，明確各項職責。使用單位、采購單位、管理單位要加強溝通協(xié)調，分清輕重緩急、抓住重點，確保各環(huán)節(jié)的密切銜接，確保各項工作即快又準的落到實處。第二章 職 責第五條 加急采購物資或服務使用單位（以下簡稱使用單位）為確定是否需要加急采購的責任部門，并負責保證相關信息及時準確的傳遞到采購部門和各管理部門。第六條 采購單位為加急采購活動的具體落實部門。第七條 招標管理部為加急采購全程管理控制的牽頭部門。設備管理部、生產與質量管理部等專項管理部門為加急采購的審核把關部門。第八條 加急采購過程中各部門各級責任人的職責按照相關崗位職責和*集團采購管理辦法中的相關規(guī)定執(zhí)行，其中補辦手續(xù)環(huán)節(jié)的管理責任部門仍然有事

4、后管控的責任。第三章 加急采購工作業(yè)務流程第九條 緊急采購業(yè)務流程（一） 使用單位發(fā)生需要緊急采購事項，首先與物資采購公司倉儲部門核對庫存，在無庫存或庫存不足的情況下，由使用單位負責人確定啟動緊急采購；（二） 使用單位總經理（負責人）口頭向集團主管副總經理匯報，集團主管副總經理聽取匯報，口頭批準，并通知采購部門；（凡是一個工作日即可完成加急事項處理的，可不需向集團主管副總匯報請示）。（三） 緊急采購獲得批準后，使用單位應及時將相關信息傳遞給有關管理部門和采購部門，將緊急采購的物資名稱、規(guī)格、數量、交貨期等重要信息準確詳細傳遞給采購部門（要求較多的要填寫加急采購需求計劃表）；（四） 采購部門按照

5、領導的指示和使用單位的要求，立即組織貨源，落實交貨期等采購事項，實時掌握發(fā)貨動態(tài)，協(xié)調好到貨檢驗等準備工作；（五） 貨到后，使用單位牽頭組織現場檢驗，檢驗合格后即刻投入使用或維修、安裝等工作；（六） 緊急采購經領導口頭批準后，使用單位即可開始辦理后補手續(xù)。填寫加急采購項目審批單，審批單要經過使用單位基層和主管部門簽字，單位主管領導或總經理簽字后，經集團管理部門專業(yè)審核、外委復審、部門領導審批，最后報集團主管副總經理審批；（七） 加急采購項目審批單通過審核審批后，憑此依據辦理后補手續(xù)；（八） 候補手續(xù)辦理齊全后，進行結算付款。第十條 一般加急采購業(yè)務流程（一） 使用單位發(fā)生需要緊急采購事項，首先

6、與物資采購公司倉儲部門核對庫存，在無庫存或庫存不足的情況下，由使用單位負責人確定啟動加急采購；（二） 使用單位填寫加急采購項目審批單和加急采購需求計劃表，審批單要經過使用單位基層和主管部門簽字，單位主管領導或總經理簽字后，經集團管理部門專業(yè)審核、外委復審、部門領導審批，最后報集團主管副總經理審批；（三） 物資類加急采購需求計劃報送物資采購公司，非物資類加急采購需求計劃報招標部；（四） 物資采購公司根據加急采購需求計劃優(yōu)先做好相關貨源聯(lián)系工作，同時，將計劃報送招標部；（五） 招標部優(yōu)先辦理加急事項，在充分溝通協(xié)調的前提下，確定加急采購事項是否正常招標或進行獨家、議價談判；其中，如果屬于框架協(xié)議采

7、購的，由采購部門通知供應商先行供貨，按框架協(xié)議的批次進行結算；如果正常招標或洽談不延誤加急采購供貨期限，應當進行招標或洽談，并以招標或洽談的會議紀要為依據通知供應商發(fā)貨，并補辦后續(xù)手續(xù)進行結算；如果正常招標或洽談延誤加急采購供貨期限，應由使用單位和采購單位以背書的形式再次確認后，可先行通知供應商發(fā)貨，事后進行價格審核，并補辦手續(xù)；（六） 采購部門按照領導的批示、招標洽談會議紀要，立即組織貨源，落實交貨期等采購事項，實時掌握發(fā)貨動態(tài)，協(xié)調好到貨檢驗等準備工作；（七） 貨到后，使用單位牽頭組織現場檢驗，檢驗合格后即刻投入使用或維修、安裝等工作；（八） 候補手續(xù)辦理齊全后，進行結算付款。第四章 加急

8、采購管理第十一條 加急采購應按照應急管理和風險管理的“非常規(guī)”原理，依據“分級負責、快速反應”機制，實行逐級確認制度。第十二條 采購部門和專業(yè)管理部門要在做好加急采購的統(tǒng)計分析基礎上，進行加急采購消耗規(guī)律的研究，合理設定安全儲備庫存，減少加急采購。第十三條 加急采購選擇了*集團供應商名錄以外的供應商，應在結算前辦理臨時準入，不經供應商審核與考察合格不能視為合格供應商納入供應商名錄。第十四條 凡加急采購事項均作為審計部門和紀檢監(jiān)察部門后評價的重要內容。第十五條 整個采購鏈條中涉及的單位和部門要以加急采購工作為中心，充分溝通、密切協(xié)作，建立協(xié)同聯(lián)動機制，將各環(huán)節(jié)的業(yè)務處理時間和銜接時間降到最低。第

9、十六條 使用單位要及時將加急采購事項相關信息傳遞相關部門和各級領導，采購部門和管理部門應優(yōu)先安排加急采購事項。第十七條 供應商管理部門應根據加急采購品類，選擇有緊急供貨能力的供應商，在供應商準入標準或采購協(xié)議（合同）中明確其緊急供貨承諾條款。第十八條 緊急采購可以口頭請示和口頭確認批準，一般加急采購應根據采購周期合理精簡采購環(huán)節(jié)。第十九條 加急采購到貨后必須進行質量檢驗。使用單位應視情況派人赴供應商處對采購物資進行提前現場檢驗確定。第二十條 采購手續(xù)和后補手續(xù)不全不得辦理結算，采購價格不合理不得辦理結算。第二十一條 沒有經過招標或洽談的加急采購，按價格調整管理程序進行事后審核，審核通過后辦理結算。第二十二條 加急采購需要先付款（訂金）的，則需履行正常請款審批程序。第五章 附則第二十三條 本規(guī)定由招標管理部附則解釋。第二十四條 本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1. 加急采購工作業(yè)務流程（一）：緊急采購 2. 加急采購工作業(yè)務流程（二）：一般加急采購 3. 加急采購（外包服務）項目審批表 4. 加急采購需求計劃表附件1:附件2:附件3:加急采購（外包服務）項目審批表加急級別：申報單位聯(lián)系人聯(lián)系電話項目名稱計劃號加急采購（外包服務）原因：（獨家采購的要說明獨家采購的原因）到貨時間（精確到小時）序號擬推薦供應商單