會(huì)議組織與活動(dòng)管理（精編版）

1、.會(huì)議組織與活動(dòng)管理一、會(huì)議的正確認(rèn)知1. 會(huì)議的現(xiàn)狀研究說明， 企業(yè)員工每天有一半以上的時(shí)間在開會(huì)，而會(huì)議議題達(dá)成一致和通過認(rèn)可的卻很少。 由于會(huì)議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計(jì)劃的工作，為企業(yè)帶來各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會(huì)議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會(huì)，大會(huì)接小會(huì)，神經(jīng)快崩潰； 上午有早會(huì)， 下午有午會(huì)， 下班不能走， 還要開晚會(huì)； 每周開周會(huì)， 每月有月會(huì)， 隨時(shí)檢討會(huì)，年底是年會(huì)。大多數(shù)企業(yè)認(rèn)為，通過會(huì)議的效率和會(huì)后的執(zhí)行效率，可以決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議，例如英國每天有4000000 小時(shí)被用于會(huì)議；美國平均每天舉行 1100 萬

2、次會(huì)議；經(jīng)理們花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間占工作時(shí)間的40% 70%；哈佛商業(yè)評論通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間為3.5 小時(shí)，非正式會(huì)議的時(shí)間為1 小時(shí)。通常情況下，企業(yè)行政部門參與的會(huì)議較多，部門員工不僅要出席會(huì)議、組織會(huì)議，更多的時(shí)間是策劃和安排會(huì)議。作者石言曾在2000 年第九期中外管理雜志中提道：“開會(huì)于中國好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差。因此， 企業(yè)要想提高會(huì)議的成功率，很大程度上取決于成功的會(huì)前組織、籌劃和安排。2. 會(huì)議的重要性會(huì)議的召開非常重要，大多數(shù)企業(yè)都是通過會(huì)議決定其根本走向，認(rèn)為召開會(huì)議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都

3、是在會(huì)議中制定和貫 徹，通過會(huì)議可以解決和處理問題，但是由于會(huì)議水平有限，導(dǎo)致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業(yè)花費(fèi)在開會(huì)上的時(shí)間越來越多，召開會(huì)議的頻率也越來越高。3. 會(huì)議的定義會(huì)議是由三個(gè)或三個(gè)以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)展的一種面對面的多向溝通。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷開展，出現(xiàn)了視頻會(huì)議，例如QQ群會(huì)議、 MSN會(huì)議、甚至通過 Skype 也可以開會(huì)。 然而視頻會(huì)議相比面對面會(huì)議具有特殊的要求，視頻會(huì)議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會(huì)議地點(diǎn)且不能夠隨意更改、嚴(yán)格的會(huì)議時(shí)間和超強(qiáng)技術(shù)手段的支撐。4. 會(huì)議的作用會(huì)議的作用主要包括：第一，會(huì)議能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息； 第二，會(huì)聚信息

4、；7 /7第三，解決問題，當(dāng)今會(huì)議不僅在提供信息方面出現(xiàn)問題，更是解決現(xiàn)場出現(xiàn)的問題， 通過會(huì)議形式幫助企業(yè)解決和處理問題；第四，企業(yè)為員工提供的教育和培訓(xùn)，也都是通過會(huì)議的形式傳遞； 第五，會(huì)議還可以為企業(yè)傳達(dá)指示、政策制度和精神；第六， 會(huì)議會(huì)為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領(lǐng)導(dǎo)往往通過盡可能多的召開會(huì)議，鞏固其在團(tuán)隊(duì)成員心目中的地位和作用。5. 會(huì)議的影響會(huì)議為企業(yè)帶來的影響包括正面和負(fù)面影響，會(huì)議不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息、解決問題， 同時(shí)會(huì)議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業(yè)頻繁召開低效 率的會(huì)議， 還會(huì)帶來很多負(fù)面影響，在人員、 本錢、 時(shí)間精力以與效率

5、和品質(zhì)方面產(chǎn)生會(huì)議的波紋效應(yīng)。所謂波紋效應(yīng)， 是指兩個(gè)決策層將處理不了的問題，單獨(dú)拿出召集中層開會(huì)討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個(gè)更好的解決方法，導(dǎo)致影響圍越來越大、所花時(shí)間越來越長，如同水中泛起的波紋一樣。6. 會(huì)議的頻率不同會(huì)議召開的頻率不同：固定的部門會(huì)議，最快最頻繁是一周召開一次，最適宜的是一月召開一次； 全體會(huì)議或員工大會(huì)的頻率要視公司規(guī)模而定，但一般員工大會(huì)每三個(gè)月召開一次屬頻繁，而半年一次比擬適宜；突發(fā)事情的會(huì)議要隨時(shí)召開。7. 會(huì)議的規(guī)模根據(jù)會(huì)議的功能不同，會(huì)議人數(shù)有嚴(yán)格的限制。制定決策的會(huì)議，例如年底的務(wù)虛會(huì)是為決定明年銷售政策、研發(fā)政策、相關(guān)制度和戰(zhàn)略

6、目標(biāo)召開的會(huì)議，一般人數(shù)比擬少，限制在 50 人以，因?yàn)槿藬?shù)越少越容易達(dá)成共識；問題解決式的會(huì)議，人數(shù)不應(yīng)超過10 個(gè)；培訓(xùn)式的會(huì)議，一般建議培訓(xùn)時(shí)是小班30 個(gè)人以效果非常好；正式報(bào)告會(huì)議，比如員工大會(huì)進(jìn)展宣傳貫徹政策時(shí)人數(shù)越多越好。8. 會(huì)議的結(jié)構(gòu)會(huì)議結(jié)構(gòu)與事務(wù)發(fā)生的結(jié)構(gòu)一樣，經(jīng)歷事前、事中和事后三個(gè)過程。事前事前主要是會(huì)議的計(jì)劃、籌備和安排階段。事中事中是會(huì)議的召開階段，分為開場、擴(kuò)展、回收、達(dá)成共識和完畢會(huì)議。會(huì)議開場由主持人詳細(xì)介紹會(huì)議情況；擴(kuò)展是按照會(huì)議議題的順序逐一進(jìn)展討論的過程；回收是對每一個(gè)議題經(jīng)討論達(dá)成一致的結(jié)果，最后達(dá)成共識完畢會(huì)議。事后事后那么是會(huì)議的追蹤和反應(yīng)階段，許

7、多會(huì)議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反應(yīng)。一般每次會(huì)議的完畢一定是下次會(huì)議的開始，因此追蹤反應(yīng)通過會(huì)議紀(jì)要落實(shí)，由主持人或者會(huì)務(wù)工作人員追蹤和落實(shí)。9. 會(huì)議的本錢會(huì)議的本錢包括時(shí)間本錢、直接會(huì)議本錢和效率損失本錢。時(shí)間本錢會(huì)議的時(shí)間本錢是會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后的時(shí)間，可以輕松計(jì)算。直接會(huì)議本錢直接會(huì)議本錢包括場地和設(shè)施設(shè)備的租賃本錢、差旅餐飲住宿本錢、甚至文件復(fù)印與小禮品花費(fèi)的本錢。效率損失本錢效率損失本錢是由于開會(huì)而耽誤和影響其他工作或者合同的落實(shí)和簽訂，帶來的隱形損失。會(huì)議的本錢帶給會(huì)議籌劃者一個(gè)啟示：站在生意人的角度決定某些會(huì)議召開的必要性。二、成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作一個(gè)成功的會(huì)議在召開

8、前需要做許多方面的準(zhǔn)備，其中包含會(huì)議政策、會(huì)議程序、 會(huì)議文化和場外工夫的準(zhǔn)備。1. 會(huì)議政策會(huì)議政策包含：第一，尋找解決會(huì)議的其他方法； 第二，會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制； 第三，了解會(huì)議的目的；第四，選擇適合的參會(huì)人員；第五，合理安排會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)；第六，會(huì)議議題要到位，討論議題的順序要合理；第七，強(qiáng)調(diào)該合起來召開的會(huì)議不分別召開，絕對不必召開的會(huì)議堅(jiān)決取消。一般企業(yè)在進(jìn)展會(huì)議籌劃前，需要考慮有無其他解決會(huì)議議題的方法，如果不開會(huì)可以解決問題那么盡量不開，選擇其他方式進(jìn)展溝通，例如調(diào)研、問卷、短信，或者發(fā)布正式的公文進(jìn)展溝通。會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制是指將負(fù)責(zé)落實(shí)、執(zhí)行和監(jiān)視的人員落實(shí)到位。通常情

9、況下， 會(huì)議管理機(jī)構(gòu)機(jī)制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負(fù)責(zé)和落實(shí)執(zhí)行，包括事后的追蹤和反 應(yīng)。企業(yè)在每次會(huì)議之前要達(dá)到的會(huì)議目的和功能，一般來說，會(huì)議的目的主要包括：提供信息、 會(huì)聚信息、 解決問題、 教育訓(xùn)練、 提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會(huì)人員。而且會(huì)議中只有選擇適宜的參會(huì)人員，才能夠達(dá)到會(huì)議的預(yù)期效果。2. 會(huì)議程序企業(yè)在安排會(huì)議程序時(shí)，需要注意會(huì)議的主題與目標(biāo)、會(huì)議形式、 具體議程、 參會(huì)人員、召開時(shí)間與地點(diǎn)、預(yù)期結(jié)論、會(huì)議文件準(zhǔn)備和發(fā)放與工作分配落實(shí)等方面容。會(huì)議的主題、目標(biāo)、形式會(huì)議的目標(biāo)和主題要清晰，考慮會(huì)議的形式要合理。咨詢式會(huì)議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見

10、的會(huì)議；責(zé)任交付式會(huì)議一般是年 終年底召開， 主要是簽訂目標(biāo)責(zé)任書和責(zé)任的交付；企業(yè)經(jīng)常召開的是提報(bào)式會(huì)議，公司或部門的參會(huì)者提報(bào)需要討論的提案或議題，然后進(jìn)展開場、擴(kuò)展、回收、完畢和總結(jié)。會(huì)議具體議程談?wù)摃?huì)議議程時(shí)經(jīng)常會(huì)談到議題、議程和日程。議題。 議題是要議論的話題或主題。議程。 議程是將議題按一定的排放順序以與時(shí)間順序安排。日程。日程是整個(gè)議題的討論順序和整體的時(shí)間安排，包括一天中將所做事項(xiàng)列出詳細(xì)的表格。許多會(huì)議不僅討論一個(gè)議題，更多時(shí)候?yàn)樘岣邥?huì)議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原那么。議題排位順序的原那么議題排位順序的原那么主要包括：第一，排放議題時(shí)

11、遵循由重到輕的原那么，重要的議題安排在前；第二，討論議題時(shí)遵循先易后難的原那么，將容易的議題放在會(huì)議開始進(jìn)展討論；第三， 敏感鋒利問題要放在會(huì)議最后階段討論， 比如銷售政策和制度、 人事安排和任免與獎(jiǎng)金薪酬的發(fā)放和確定等敏感問題， 如果事先討論這些敏感鋒利的問題， 容易產(chǎn)生與會(huì)人員的爭論和矛盾，導(dǎo)致會(huì)議氣氛受到影響和破壞而無法使得會(huì)議延續(xù)；第四，討論議題還可以按照時(shí)間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關(guān)性安排，例如某個(gè)議題需要某些人參與那么提前討論，然后可以離開會(huì)場，剩下鋒利的問題再小圍討論。人的選擇需要遵循的原那么任何會(huì)議無論是會(huì)議的主題和容如何，人員的選擇要遵照三個(gè)原那么：第一，知情人

12、必須到場原那么，了解事情的具體起因、發(fā)生經(jīng)過和結(jié)果的人必須到場；第二，決策人必須到場原那么，決策人不到場， 往往導(dǎo)致企業(yè)會(huì)議經(jīng)常是議題決而不議、議而不決；第三， 重大關(guān)系人必須到場原那么，重大關(guān)系人是具體的執(zhí)行者，不僅需要知情還需要具體的落實(shí)和展開工作。會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)選擇關(guān)于會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)的選取也有一定的要求。時(shí)間。 影響重要會(huì)議的時(shí)間因素，首先是決策人的時(shí)間必須要保證，其次避開公司重要活動(dòng)或慶典，最后避開放假和收假時(shí)間。地點(diǎn)。 會(huì)議地點(diǎn)選取一定關(guān)乎到會(huì)議的整體討論議題、規(guī)格和涉與的人員，會(huì)議談?wù)摰膯栴}非常而且不愿受到干擾，因此， 小型會(huì)議在公司部的辦公室，或者大型公司的會(huì)議室召開即可；而大

13、型會(huì)議那么可能需要選擇外部的一些會(huì)議中心。會(huì)議座次安排會(huì)議召開時(shí)， 座次的安排同樣有講究，如果會(huì)議的召開或宴請中沒設(shè)群眾席，那么右邊永遠(yuǎn)是尊位；相反如果設(shè)有群眾席那么左邊為尊位，主席臺(tái)是以左為上。圖 1會(huì)議座次安排奇數(shù)圖 2會(huì)議座次安排偶數(shù)當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1 號居中， 2 號在 1 號左手邊， 3 號排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，座次安排如圖2 所示。會(huì)議可能的結(jié)論會(huì)議可能形成的結(jié)論比擬多，一般是由會(huì)議紀(jì)要來記錄。會(huì)議文件準(zhǔn)備會(huì)議所需文件的容更多，比如會(huì)議通知、 事前事中事后的一些文字容，因此文件準(zhǔn)備和發(fā)放工作同樣不容無視。3. 會(huì)議文化會(huì)議文化包括會(huì)前各種各樣會(huì)議資源的

14、準(zhǔn)備、管理過程中對事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團(tuán)隊(duì)的氣氛、士氣、會(huì)議紀(jì)要記錄、效率目標(biāo)。4. 場外工夫場外工夫是指成功的會(huì)議形成的是一個(gè)不斷“PDCA的過程， 即溝通、 協(xié)調(diào)、 精心的過程。高效的會(huì)議特點(diǎn)是“會(huì)而有議，議而有決，決而能行，行必有果；相對應(yīng)低效會(huì)議的特點(diǎn)有“會(huì)而不議，議而不行，行而不決，決未必有果要點(diǎn)提示保證會(huì)議成功的準(zhǔn)備工作包括： 會(huì)議政策； 會(huì)議程序； 會(huì)議文化； 場外工夫。三、大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃一般常用的大型會(huì)議有簽字儀式、慶典活動(dòng)和新聞發(fā)布會(huì)。1. 簽字儀式簽字儀式是特殊類型的會(huì)議形式，主要是人員的準(zhǔn)備和禮儀的準(zhǔn)備。人員準(zhǔn)備人員準(zhǔn)備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體確實(shí)定。禮儀準(zhǔn)本禮儀準(zhǔn)備往往由簽字、交換文本和合影三個(gè)環(huán)節(jié)組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準(zhǔn)備那么需要增加考慮國旗的懸掛與座次的安排。2. 慶典活動(dòng)慶典更多的時(shí)候需要考慮主持人、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、 致辭人和群眾， 慶典一般要安排大型的文藝演出和參