xx項目管理系統(tǒng)解決方案0808V2

1、 XX公司科研項目管理系統(tǒng)解決方案二零一一年八月北京慧點科技開發(fā)有限公司目 錄第1章 需求分析11.1 建設(shè)目標11.2 建設(shè)內(nèi)容11.3 實施范圍2第2章 系統(tǒng)方案32.1 設(shè)計原則32.2 架構(gòu)設(shè)計42.3 功能設(shè)計5 立項管理5 資金調(diào)整8 科研資金管理8 項目實施管理10 項目驗收管理14 項目考核管理15 模板下載16 系統(tǒng)集成16第3章 實施方案173.1 實施計劃173.2 項目實施小組組成183.3 培訓(xùn)方案19 總體思路19 用戶培訓(xùn)分類20 培訓(xùn)安排21第4章 系統(tǒng)運行環(huán)境22第1章 需求分析1.1 建設(shè)目標XX公司科研項目管理系統(tǒng)的建設(shè)目標是：提高XX公司公司科研項目管理

2、的信息化水平，減輕二級單位科研人員工作量和繁瑣的紙質(zhì)文件往來，促進科研項目按計劃實施，加強管理。本次項目管理系統(tǒng)的建設(shè)目標是對XX公司公司科研項目進行全過程管理，使用部門覆蓋科技部等職能部室和下屬二級單位，實現(xiàn)對項目流程和文檔的全面管理和控制，達到提高工作效率、加強科研項目管理力度的目的。同時，將信息部信息運維項目的管理過程和文檔也進行全面管理。1.2 建設(shè)內(nèi)容科研項目管理系統(tǒng)本期將實現(xiàn)以下6個模塊的功能：1) 立項管理實現(xiàn)科研項目、科研信息項目、信息運維項目的立項信息填報，立項文檔（開題報告、項目任務(wù)書等）上傳，立項過程審批功能。；2) 資金調(diào)整實現(xiàn)資金調(diào)整的流程審批功能；3) 科研資金管理

3、實現(xiàn)月度預(yù)算提報審批，結(jié)合SAP結(jié)算信息，導(dǎo)出月度資金計劃表并下發(fā)；4) 項目實施管理實現(xiàn)項目的基礎(chǔ)信息管理、項目過程文檔管理、項目進度管理，項目半年和年度總結(jié)匯總表及審批功能；5) 項目驗收管理實現(xiàn)項目總結(jié)驗收、評定驗收的資料提交、審核等功能，以及科研項目驗收的信息填報、材料審批，項目驗收過程審批、打印、蓋章、下發(fā)功能。6) 項目考核管理7) 模板下載8) 系統(tǒng)集成實現(xiàn)與XX公司OA系統(tǒng)的待辦集成。1.3 實施范圍本期的實施用戶范圍包含XX公司機關(guān)的科技部、信息部以及二級單位的相關(guān)人員。第2章 系統(tǒng)方案2.1 設(shè)計原則根據(jù)項目建設(shè)內(nèi)容及要求，項目方案設(shè)計及實施應(yīng)滿足以下原則，并在整個系統(tǒng)設(shè)計

4、和實施建設(shè)中嚴格遵循這些原則。1) 技術(shù)可行性：保證技術(shù)上的可行性，適合XX公司公司的實際情況，滿足主要功能需求。2) 技術(shù)先進性：項目既要采用先進的管理理念、軟件架構(gòu)和IT技術(shù)，又要保證軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備、開發(fā)工具的相對成熟。3) 系統(tǒng)靈活性：靈活性需在系統(tǒng)的多處體現(xiàn)，例如能夠自定義內(nèi)部審批流程，靈活性要求盡量實現(xiàn)無需代碼開發(fā)的系統(tǒng)變動。4) 操作易用性：操作界面安排合理，操作設(shè)計優(yōu)化，無多余步驟，無需重復(fù)操作，界面美觀，響應(yīng)快捷；5) 系統(tǒng)可靠性：系統(tǒng)必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不會引起系統(tǒng)的崩潰；同時系統(tǒng)有較高的可用性，當系統(tǒng)出現(xiàn)問題后能在較短的時間內(nèi)恢復(fù)，且保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)具完

5、整性。6) 系統(tǒng)安全性：需實現(xiàn)信息的保護和隔離，系統(tǒng)應(yīng)分別針對不同的應(yīng)用和不同的網(wǎng)絡(luò)通信環(huán)境，采取不同的措施，包括系統(tǒng)安全機制、權(quán)限控制、身份認證等。7) 系統(tǒng)可擴展性：項目的實施，要充分考慮系統(tǒng)今后的延伸，為適應(yīng)未來的業(yè)務(wù)拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以簡便的方法、較低的投資，實現(xiàn)軟件系統(tǒng)的擴展。8) 系統(tǒng)易維護性：后期維護簡單易行，維護工作應(yīng)盡量少的改動程序源代碼。9) 高集成性：系統(tǒng)中相關(guān)模塊都可以方便的互相調(diào)用，可以方便的獲取相關(guān)模塊的信息。對不斷增加的系統(tǒng)模塊也可以達到與此次項目中模塊的方便的雙向的功能調(diào)用和信息調(diào)用。本項目的建設(shè)的系統(tǒng)可以做到與原有OA系統(tǒng)無縫集成。具體包括，待

6、辦、郵件、流程、信息發(fā)布都可以在同一個界面進行查看并處理。2.2 架構(gòu)設(shè)計根據(jù)XX公司科研項目管理系統(tǒng)建設(shè)模型和慧點科技在眾多集團型企業(yè)辦公系統(tǒng)建設(shè)中積累的經(jīng)驗，結(jié)合XX公司公司需求，以需求引導(dǎo)業(yè)務(wù)的信息化應(yīng)用，以信息化手段提高工作效率，進一步規(guī)范企業(yè)運作模式，提高員工工作能力和工作效率。系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)從上到下可分為以下幾個層次：表現(xiàn)層、應(yīng)用層、應(yīng)用支撐層和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施層，而信息安全，管理以及標準、規(guī)范體系貫穿于各個層面，如下圖所示。 圖 1系統(tǒng)架構(gòu)圖系統(tǒng)平臺基于IBM Lotus Domino技術(shù)平臺，依托Indi.Platform平臺的流轉(zhuǎn)引擎作為系統(tǒng)基礎(chǔ)，支撐在以此為基礎(chǔ)的其他應(yīng)用。XX

7、公司科研項目管理系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)重點考慮以下管理要求：管理提升u 滿足公司管理需要，簡化工作、提高效率，注重過程文檔收集歸檔。u 數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)、相關(guān)系統(tǒng)集成，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。功能適用u 充分利用成熟產(chǎn)品和應(yīng)用的功能模塊及管理業(yè)務(wù)模型，快速準確匹配公司的管理特點和業(yè)務(wù)模式，滿足管控要求。u 針對用戶的使用進行大量人性化設(shè)計，保證系統(tǒng)快速應(yīng)用。安全可靠u 采用符合國際安全標準、公安部認可的安全機制，保證系統(tǒng)的安全性。u 支持高可用和完善的備份方案，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。架構(gòu)強壯u 支持靈活的物理及邏輯上的集中式與分布式部署，可以完全契合企業(yè)不同的地域分布/集中模式和管理分布/集中模式。u 系統(tǒng)支持大

8、用戶量并發(fā)訪問，滿足未來迅速擴張后的系統(tǒng)需求。u 可擴展的SOA標準架構(gòu)，采用 “框架組件”的設(shè)計，易于擴展。服務(wù)專業(yè)u 成熟產(chǎn)品個性化服務(wù)模式，量身定做，確保系統(tǒng)符合公司的管理理念。u 提供專業(yè)服務(wù)隊伍，提供持續(xù)長期的服務(wù)，為系統(tǒng)保駕護航。2.3 功能設(shè)計本項目中，通過表單填報，流程審批、短信待辦提醒的方式來實現(xiàn)各個功能。在每個流程審批的節(jié)點，都將設(shè)置短信和待辦提醒功能，以提高審批效率。用戶在撤回審批時，可選擇駁回的位置，只駁回到出問題的環(huán)節(jié)節(jié)點即可，以避免有些流程駁回到起始點后，未出問題的環(huán)節(jié)節(jié)點人員也說得重新審批一次的重復(fù)勞動。下面詳細闡述各個功能模塊的功能設(shè)計：2.3.1 立項管理科技

9、部項目共分三種類別分別是科研項目、科研信息化項目、信息運維項目，以上三類項目的立項流程略有差別，表單一致。2.3.1.1 科研項目立項申報流程：二級單位科研管理員將立項申報信息，立項中的文檔如開題報告、項目任務(wù)書等通過表單填報（如圖1所示）及上傳附件（如圖2所示）的形式完成立項起草工作。立項申報起草信息經(jīng)二級單位部室主任->二級單位技術(shù)負責人->科技部主管工程師，在科技部主任工程師審批通過后提供項目立項信息的匯總初表統(tǒng)計查詢（包括新開的項目和未結(jié)項目的匯總）。評審專家審核（線下完成）->通過后返回科技部主管工程師完成立項審批工作。系統(tǒng)會根據(jù)相關(guān)條件（評審專家意見等）生成燕化公

10、司科研開發(fā)項目計劃匯總表。項目計劃匯總表包括跨年度項目和新開項目，其中跨年度項目匯總表中的字段“截止上年末已完成科研項目經(jīng)費”需考慮自動計算生成，最后結(jié)果提供手動修改。項目計劃匯總表提供手動觸發(fā)功能，每年保留經(jīng)理辦公會審批版本、同時年底決算完成后保留決算版本。圖2：表單填報示意圖圖3：上傳附件示意圖圖4：項目立項管理示意圖2.3.1.2 科研信息化項目立項流程：立項起草信息經(jīng)二級單位部室主任->二級單位技術(shù)負責人->信息部?？萍疾恐鞴芄こ處熜枰吹酱肆鞒?，同時也需要匯總到項目立項信息的匯總初表統(tǒng)計查詢（包括新開的項目和未結(jié)項目的匯總）。信息部組織評審專家審核->通過后返回科技

11、部主管工程師完成立項審批工作。2.3.1.3 信息運維項目立項流程：檔案中心上報信息部或信息部直接填報立項。形成年度信息運維項目匯總表。2.3.2 資金調(diào)整由二級單位科研管理員起草項目資金調(diào)整申請表，經(jīng)部室主任->主管廠長->科技部主管工程師->科技部長審批后，根據(jù)調(diào)整結(jié)果修改科研開發(fā)項目計劃表。2.3.3 科研資金管理2.3.3.1 月度預(yù)算提報由二級單位科研管理員起草月度預(yù)算表單，經(jīng)部室主任->主管廠長->科技部主管工程師->科技部資金管理員->科技部長審批后，完成月度預(yù)算提報。并根據(jù)相關(guān)規(guī)則生成月度預(yù)算匯總表，表樣如下，系統(tǒng)直接導(dǎo)出生成。圖5：月

12、度預(yù)算匯總表示意圖2.3.3.2 月度資金計劃各單位提交月度預(yù)算后，結(jié)合SAP導(dǎo)出的項目結(jié)算表，經(jīng)過手工調(diào)整后，導(dǎo)入潤乾報表工具，報表工具可以按各種維度，制作報表。形成各單位的月度資金計劃表，下發(fā)到各二級單位。SAP導(dǎo)出的項目結(jié)算表如下，通過匹配開發(fā)，實現(xiàn)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)進行分析。圖 6資金報表此功能可與月度預(yù)算提報功能一起開發(fā)，全部流程如下：二級單位科研管理員->部室主任->主管廠長->科技部主管工程師->科技部資金管理員->科技部長->資金管理員->下發(fā)到二級單位。本功能模塊采用潤乾報表實現(xiàn)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、分析、匯總功能。用戶可以隨時面對數(shù)據(jù)庫，進行多角

13、度的靈活查詢，并通過對不同的“維”進行上下鉆取、左右拖動、縱橫旋轉(zhuǎn)、分頁、切片切塊等操作進一步深入分析，實時獲取所需信息，根據(jù)慧點經(jīng)驗項目管理系統(tǒng)中常用報表有網(wǎng)格式表、分組式報表、交叉報表三種具體如下圖：圖 7經(jīng)費使用計劃示意圖圖 8報表樣例圖圖 9報表示意圖2.3.4 項目實施管理2.3.4.1.1 科研類項目實施2.3.4.1.1.1 基礎(chǔ)信息管理公司科研項目計劃正式下達后，各二級單位制定所負責項目的具體實施計劃，在系統(tǒng)中填寫所負責項目的基礎(chǔ)信息表。本期項目中將通過表單填報方式實現(xiàn)項目的基礎(chǔ)信息發(fā)布功能，此模塊同時具有項目基礎(chǔ)信息的刪除、修改功能。具體填報的信息包括：項目類別、項目名稱、計

14、劃進度、關(guān)鍵控制點（每個項目的控制點和里程碑可以根據(jù)自己情況定，數(shù)量可以不一樣）、資金、項目負責人等。根據(jù)系統(tǒng)授權(quán)，此模塊只能由科技部修改，其它單位和部門一經(jīng)填寫后，不具有修改和刪除的權(quán)限。2.3.4.1.1.2 項目過程文檔記錄項目實施過程中的工作內(nèi)容日志大事記和附件資料的提交存檔。圖10：項目管理示意圖圖11：項目列表示意圖2.3.4.1.1.3 項目進度管理二級單位科研員填寫個項目的具體進展情況，經(jīng)部室主任->技術(shù)廠長->科技部主管工程師流程審核后，由科技部主管工程師根據(jù)實施計劃對項目進度進行標識，科技部主管工程師具有修改、駁回的權(quán)限。進度管理是指在項目實施過程中，通過編制有

15、效的計劃指導(dǎo)生產(chǎn)，并定期跟蹤項目進展，并通過控制管理措施，使項目能在指定的時間內(nèi)完成的管理。同時，通過合理的計劃制定，確定項目的資源需用計劃和資金安排，保證資源的合理利用和資金的合理使用，并間接控制項目資源的消耗。進度計劃分為總計劃、年度計劃、季度計劃、月度計劃，并可根據(jù)企業(yè)的實際管理情況，適度延伸到旬或周計劃（但旬或周計劃不同時編制），甚至到日計劃。對計劃的管理可以從上自下，這樣可以保持上級管理機構(gòu)對項目的總體要求，實現(xiàn)上級管理機構(gòu)的計劃目標；慧點項目管理系統(tǒng)提供項目總體監(jiān)控看板，具有紅路燈預(yù)警顯示功能。項目主管人員可以監(jiān)控到所有項目的狀態(tài)例如進度狀態(tài)、文檔是否齊全、是否存在變更等等。例如進

16、度情況，系統(tǒng)對進度計劃和實際時間情況實時對比，未按計劃完成的項目系統(tǒng)給出紅燈預(yù)警，主管人員可以點開，有問題的項目查看詳細內(nèi)容。具體查看方式見下圖。圖 12進度管理示意圖圖13：進度監(jiān)控示意圖2.3.4.1.1.4 項目半年和年度總結(jié)二級單位科研員通過系統(tǒng)填報項目半年和年度總結(jié)，經(jīng)部室主任->技術(shù)廠長->科技部主管工程師進行審批和匯總。2.3.4.1.2 信息運維類項目實施2.3.4.1.2.1 項目啟動合同簽訂后，項目啟動開始進入建設(shè)階段，項目承建部門和信息主管處室新建維護項目基本情況，包括項目建設(shè)計劃、實施方案、項目組人員、項目重要里程碑等信息。2.3.4.1.2.2 系統(tǒng)詳細設(shè)

17、計信息系統(tǒng)管理部組織各相關(guān)部門提出合理的業(yè)務(wù)需求，并按要求對項目進行需求分析，出具詳細設(shè)計說明書，按內(nèi)控要求走相應(yīng)文檔審核流程，信息部門備案。圖 14詳細設(shè)計系統(tǒng)示意圖2.3.4.1.2.3 實施報告項目責任部門提交項目實施報告、項目周報、項目會議紀要等，信息系統(tǒng)管理部項目主管處室審批、存檔。圖 15實施報告2.3.4.1.2.4 項目上線管理系統(tǒng)或項目安裝聯(lián)調(diào)完畢，信息系統(tǒng)管理部門組織對系統(tǒng)進行集成測試，形成集成測試評價意見；并根據(jù)集成測試評價意見責成項目實施單位進行修改完善。信息系統(tǒng)管理部門還可以組織最終用戶進行用戶接受測試，記錄測試過程，并由最終用戶簽字確認。測試通過，具備上線條件的系統(tǒng)

18、進行上線申請審批，正式上線運行。2.3.5 項目驗收管理科研項目驗收分為兩種分別是項目總結(jié)驗收和項目評定驗收。竣工管理系統(tǒng)實現(xiàn)竣工文件的全文歸檔管理與全文檢索；圖像、錄像、錄音等多媒體竣工文件管理；竣工文件信息統(tǒng)計；文件借閱利用統(tǒng)計。具備查詢竣工驗收情況記錄，竣工資料分類管理、竣工資料的檢索等功能。并且實現(xiàn)不同的資料文件對應(yīng)不同的部門進行管理，包括有分類存儲、借閱管理、檢索檔案等功能。提供數(shù)據(jù)跨部門進行檢索功能。系統(tǒng)支持預(yù)先設(shè)定驗收需要提交的文檔，項目實施方驗收文檔不全，延期提交的等未按要求提交的系統(tǒng)都會預(yù)警。2.3.5.1 項目總結(jié)驗收二級單位科研員在項目完成后提交驗收總結(jié)材料，經(jīng)部室主任-

19、>技術(shù)廠長->科技部主管工程師->科技部成果管理員審核后，組織專家完成驗收。2.3.5.2 項目評定驗收填寫提交評定申請相關(guān)文檔材料，經(jīng)部室主任->技術(shù)廠長->科技部主管工程師->科技部成果管理員審核后，提交項目評定證書并最后證書打印、蓋章、下發(fā)。2.3.6 項目考核管理月度專業(yè)考核科技部主管工程師每月按時提報考核信息，系統(tǒng)形成匯總表。此文檔在科技部內(nèi)共享，相關(guān)人員經(jīng)過授權(quán)可以填寫信息。如下圖所示，在系統(tǒng)界面中進行表單化設(shè)計。2.3.7 模板下載本項目中，通過信息發(fā)布的方式將項目相關(guān)的制度規(guī)范已經(jīng)空白的模板表格發(fā)布到系統(tǒng)中，供員工查閱和使用。2.3.8 系統(tǒng)

20、集成本項目建設(shè)的科研項目管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)緊密集成，實現(xiàn)統(tǒng)一待辦處理。用戶需要到不同系統(tǒng)中了解需要處理的工作，并進行相應(yīng)的處理，造成工作效率低、容易遺漏某些系統(tǒng)中的工作。因此，建立一個統(tǒng)一的待辦中心，集中不同系統(tǒng)中的待辦工作，將會大大提高工作效率和便利性。統(tǒng)一待辦中心的目的就是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部用戶可以通過一個統(tǒng)一的入口方便的訪問到需要處理的任務(wù)，而這些任務(wù)是分布在各種后臺系統(tǒng)中。ü 使用者在同一個區(qū)域處理來自不同應(yīng)用系統(tǒng)的流程處理工作；ü 使用者能夠知道來自不同應(yīng)用類型的審批工作的數(shù)量；ü 支持根據(jù)工作列表來檢索信息。待辦中心功能能將工作人員需要處理的工作信息第一時間

21、推送到用戶面前，包括領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作、項目審批、待處理的各類公文、審批信息、會議通知、電子公告等。該模塊通過建立鏈接的方式，將待辦事宜與具體的操作界面聯(lián)系在一起，從而方便用戶快速、直接的處理工作。圖 16統(tǒng)一待辦第3章 實施方案3.1 實施計劃根據(jù)XX公司公司對本系統(tǒng)的要求，以及慧點科技實施中積累經(jīng)驗，大概的實施計劃如下，預(yù)計3個月多左右進入試運行，試運行時間為1個月。項目經(jīng)理到位后，會立即制定出詳盡的項目計劃和工作說明書（啟動時間若有調(diào)整，按周期相應(yīng)后推）。圖17：項目實施計劃3.1.1 總體思路系統(tǒng)培訓(xùn)是一個非常重要的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)培訓(xùn)工作應(yīng)該與本部門的工作實際結(jié)合起來，根據(jù)不同的用戶情況調(diào)

22、整培訓(xùn)內(nèi)容和方法：l 對于負責系統(tǒng)運行維護的信息部門人員，培訓(xùn)的重點是系統(tǒng)的管理、應(yīng)用開發(fā)以及系統(tǒng)日常維護中的事務(wù)處理；l 對于XX公司公司中的較熟悉計算機操作和網(wǎng)絡(luò)操作的人員，重點是系統(tǒng)的使用方法、使用技巧和問題的處理，使他們成為分布在各個部門的系統(tǒng)使用專家，可以為周圍的人解答使用中出現(xiàn)的問題，能成為周圍用戶和系統(tǒng)管理維護人員之間的溝通橋梁；l 對于操作計算機不是很熟練的人員，從計算機操作、網(wǎng)絡(luò)基本操作入手，重點是利用系統(tǒng)完成日常工作的操作培訓(xùn)。通過完備的系統(tǒng)培訓(xùn)，提高企業(yè)人員的計算機應(yīng)用水平，形成以系統(tǒng)管理維護人員為核心，各部門技術(shù)骨干為依托，全體參與的辦公自動化應(yīng)用隊伍。3.1.2 用戶

23、培訓(xùn)分類在項目的實施過程中，一個最重要的環(huán)節(jié)就培訓(xùn)，慧點科技將為XX公司公司提供技術(shù)培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、使用培訓(xùn)，并根據(jù)使用的需求設(shè)定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃，從而保證系統(tǒng)能夠在XX公司公司正常穩(wěn)定地運行。具體培訓(xùn)項目和課程根據(jù)以往的工程經(jīng)驗，各項培訓(xùn)的內(nèi)容和目的歸納如下：3.1.2.1 技術(shù)培訓(xùn)XX公司公司的技術(shù)人員需要對整個系統(tǒng)有比較深入的了解，以便能夠自主完成對系統(tǒng)的日常維護工作，并在需要的時候，可以在系統(tǒng)的標準體系框架下，開發(fā)新的系統(tǒng)模塊，豐富系統(tǒng)的功能。3.1.2.2 管理培訓(xùn)針對系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)各業(yè)務(wù)模塊、應(yīng)用系統(tǒng)的主要管理人員。在系統(tǒng)的管理工作中，技術(shù)管理只是其中的一個方面，還需要對系統(tǒng)進行日常的配置管理和定制管理，如信息發(fā)布系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)的工作流程等工作，都會由用戶方的系統(tǒng)管