淺談Excel在會計學中的應用

1、“Excel高級辦公應用技術”課程論文學院：會計學院班級：14級注會1班學號：20143991專業(yè)：會計學（注冊會計師方向）姓名：宣夢婷淺談Excel在會計學中的應用摘要：本文主要通過描述Excel在基礎會計、憑證匯總、登記賬簿、保護會計數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)核算、共享數(shù)據(jù)、財務分析以及函數(shù)運用等方面在會計學中應用，可以發(fā)現(xiàn)Excel與會計日常做賬是密不可分的，而且比一般的財務系統(tǒng)更有優(yōu)勢，配置較低，成本較少，保密性高但對企業(yè)會計人員的素質要求較高，這就要求我們定期進行企業(yè)職員培訓加強業(yè)務能力和做賬本領。將Excel與會計ERP系統(tǒng)的結合，勢必會推動中國會計電算化方面的改革和飛速提升。關鍵詞：會計 E

2、xcel函數(shù) 數(shù)學模型 會計電算化 會計，在我國，它是一門獨立的、也具有比較完整的方法體系和理論的學科，它所具備了決策、預測、規(guī)劃、評價和控制的職能。在Office的軟件應用程序中，Excel電子表格軟件是其中之一它是一款由 Microsoft 為裝有 Windows和 Apple Macintosh 操作系統(tǒng)的電腦而編寫的試算表軟件。在眾多微軟辦公套裝軟件的組件中，Excel是一個重要的組成部分，它除了可以進行數(shù)據(jù)處理外還可以進行統(tǒng)計分析和輔助決策等操作，在財務管理、統(tǒng)計財經(jīng)、金融數(shù)據(jù)分析等多個領域應用也非常廣泛，如報表的處理、工程的計算、統(tǒng)計分析和財務處理以及對圖表的制作方面等。隨著我國科

3、技的進步，在80年代后期左右電腦開始應用于財務會計，財務會計的軟件系統(tǒng)也慢慢建立起來，漸漸的一些軟件公司就為一些特殊的企業(yè)量身設計專門的會計財務軟件。雖然說這些財務軟件在會計記賬方面確實大大減少了會計的工作量，但是會計軟件的普及應用也暴露出數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一的問題，不適應信息時代對會計信息處理效率和質量的要求。利用 Excel的數(shù)據(jù)處理功能，可以完成財務數(shù)據(jù)的挖掘 、合并和傳遞，能夠延伸會計軟件的功能，完善財務軟件的管理和決策，所以，應用Excel軟件可以實現(xiàn)對會計數(shù)據(jù)加以分析利用。（一） Excel在會計中應用的必要性1)Excel作為一個表格分析的軟件，他的數(shù)據(jù)篩選和數(shù)據(jù)顯示特別方便，不用編寫

4、代碼，僅用Excel內置的函數(shù)就可以實現(xiàn)這些功能，同時可以較為直觀的看清數(shù)據(jù)。2)作為專門的財會軟件，如用友或者金蝶，都需要專業(yè)的軟件工程師維護，必要時還要聯(lián)系軟件公司的人來升級，滿足企業(yè)記錄經(jīng)濟往來的需要。而Excel則不需要，由于非一次性到位開發(fā)，所以需要用一些簡單的代碼即可完成升級。不需要多高深的計算機知識。 3)Excel的使用非常方便，同時在目前中國市場上占有度最高，人們由于習慣問題更傾向于Excel使用，給會計人員應用Excel進行會計憑證匯總、報表數(shù)據(jù)分析等提供極大的便利。應用簡單，入門也快，日常的數(shù)據(jù)和界面呈開放式，快捷輕松的記賬。4) Excel在電腦里安裝對電腦的硬件和軟件

5、要求不高，可以輕松實現(xiàn)安裝和應用，只需投入很少的資金，就能夠完成復雜的數(shù)據(jù)計算，這也給Excel在企業(yè)中的普及提供了便利。5)在ExceI的賬務處理系統(tǒng)中，它的功能是基本可以滿足中小企業(yè)的會計日常業(yè)務處理工作文件并且是開放性的，所以可以自由的使用修改。在保存企業(yè)報表中，可以將報表模板設計好作為單個文件再繼續(xù)保存使用，這樣可以重復使用，同時不占耗內存。（二） Excel在基礎會計中的應用（1） Excel在會計憑證匯總中的應用凡是學習過會計的人都知道，采用科目匯總表核算形式的企業(yè)，首先需要填制會計憑證匯總底稿，然后編制科目匯總表，將不同的明細會計科目匯總成幾個大類，經(jīng)試算平衡后，再根據(jù)科目匯總表

6、登記總賬，。在沒有專門的財務管理軟件時，人工編制科目匯總表是一件十分繁瑣的工作，在這一計算和復核中，往往需要花費大量的時間，而且很容易出現(xiàn)差錯，這時Excel在憑證匯總中的作用就凸顯出來了。在Excel工作簿中設立 Sheet1 、Sheet2 、Sheet3 三張工作表 ，設計出T型表、余額表、匯總表的大體結構，各個會計科目的借方或者貸方設置自動求和公式，在只能在借方或者貸方有余額的科目要設置好格式，對其另一方直接用“”表示。此時就可以在同一個Excel中，登記T型賬戶，注明業(yè)務發(fā)生的時間，金額和具體事項，同時關聯(lián)余額表和匯總表，隨時觀察余額和本期發(fā)生額是否平衡，同時自動求和，省去計算的麻煩

7、。（2） Excel在登記賬簿中的具體應用 在會計中，匯總完憑證就是登記賬簿了，日常登記賬簿多是庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬還有某些科目的明細賬，在如此之多的賬簿中，要將各種憑證逐日逐筆登記按照收付款順序是十分麻煩的。所以這時Excel在進行記錄現(xiàn)金日記賬時，通過記錄日期的順序，把把收、付款憑證中所記錄相關的內容復制，粘貼到現(xiàn)金日記賬中即可。在一張工作簿中多建幾個工作表，設置好相關格式，將每一單元格對應與一個會計科目，實現(xiàn)在一個工作簿中建立一本賬簿，而且可以隨時進行數(shù)據(jù)分析，通過數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表。（3） Excel在保護會計數(shù)據(jù)中的應用在Excel中，還有一個保護Excel文件的功能，

8、在“工具”選項卡中，選擇·“選項”，其中有一個“安全性”,輸入打開權限密碼即可。而我們會計中，每個會計類崗位都有自己的權限，不得隨意變更數(shù)據(jù)和蓋章，會計主管，會計和出納每個崗位各司其職，互不兼容，這就是Excel在會計中施行的另一大可能性，即可以提供完全的保密功能，保證會計數(shù)據(jù)的真實性和完整性、可靠性。避免企業(yè)機密文件和數(shù)據(jù)的泄露。（4） Excel在固定資產(chǎn)核算中的具體應用Excel軟件在上課過程中特別提到有一種會計函數(shù)，比如計算固定資產(chǎn)折舊的相關計算問題，根據(jù)固定資產(chǎn)原值，預計凈殘值以及預計使用年限為原始依據(jù)，首先計算出應提折舊總額，再根據(jù)年限平均法、雙倍余額遞減法亦或者是年數(shù)總

9、和法將固定資產(chǎn)折舊總額分攤到固定資產(chǎn)預計使用壽命中的一種常規(guī)會計方法。DDB函數(shù)則是用來計算雙倍余額遞減折舊法的折舊額，DDB（cost，salvage，life，period,factor）Cost為資產(chǎn)原值;Salvage為資產(chǎn)在折舊期末的價值（有時也稱為資產(chǎn)殘值）。此值可以是 0. Life 為折舊期限（有時也稱作資產(chǎn)的使用壽命）。 Period為需要計算折舊值的期間。Period 必須使用與life 相同的單位。 Factor為余額遞減速率。如果factor 被省略，則假設為2（雙倍余額遞減法）。 如果不想使用雙倍余額遞減法，可以更改余額遞減速率。同時，Excel中也有用一個函數(shù)SYD

10、（cost，salvage，life，per）來處理用年數(shù)總和法計算的折舊問題，cost是原值，salvage是殘值，life是使用年限，per是第幾年的折舊。例如某公司新購置一臺價值60萬元的設備，折舊年限測定為15年，殘值為6萬元，按年數(shù)總和法折舊，應該如何計算？在C3計算單元中輸入公式=SYD(A3,A4,A5,1)，計算出第一年的折舊值。在C4計算單元中輸入公式=SYD(A3,A4,A5,10)，計算出第十年的折舊值。（5） Excel在共享數(shù)據(jù)上的應用 在企業(yè)的財務工作中，一個賬簿的登記，匯總及其他工作并不是由一名會計完成，而是分為出納，會計和主管，三者各司其職，嚴格按照崗位責任制來

11、工作，其中會計下還會劃分出成本會計，財務分析會計和專門負責固定資產(chǎn)清算的會計等，由專人來負責每一項的會計具體工作，所以這就需要面臨的是怎樣把這些專人負責的分散數(shù)據(jù)統(tǒng)一至同一個工作簿上，以及可以查到每項數(shù)據(jù)問題是哪項的負責人填制編輯?？傊?，也就是說把這個會計工作簿建立成為工作簿共享區(qū)，單擊菜單欄里的“工具”，然后再單擊“共享工作簿”，再選擇選項卡“編輯”，允許多用戶同時編輯，再選擇允許復選框“工作簿合并”，最后選擇“確定”即可保存工作簿，完成了。這可以在不同部門間更快的傳遞數(shù)據(jù)，共享數(shù)據(jù)資源，及時迅速做出有效的判斷和預期，給企業(yè)決策者的決定提供決定性的參考意見。（三） Excel在財務分析中的應

12、用（1）財務分析指以企業(yè)的財務報表等會計資料為基礎，采用專門的方法，分析和評價企業(yè)的經(jīng)營成果、財務狀況及其變動情況，目的是了解過去、評價現(xiàn)在、預測未來。在企業(yè)管理的循環(huán)中起著承上啟下的作用。（2）通過對企業(yè)財務數(shù)據(jù)進行排序和篩選以及分類匯總，就能很直觀的查看源數(shù)據(jù)不同的匯總結果。財務分析的方法主要有比率分析法、趨勢分析法、結構分析法、圖解分析法和綜合分析法等等。通過對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析后，會計人員就能依照分析結果進行一定的預測，然后將預測結果以報告的形式提供給相關部門進行下一步分析。（3）在Excel的軟件中，它所提供的數(shù)據(jù)透視表，就是通過對數(shù)據(jù)的排序和篩選以及分類匯總的過程相結合，它可轉換行列

13、查看源數(shù)據(jù)不同的匯總結果，還可顯示不同的頁面的功能篩選數(shù)據(jù)，根據(jù)所需要顯示的區(qū)域里的數(shù)據(jù)明細，是方便用戶可以在同一個清單中統(tǒng)計數(shù)據(jù)。（4）得到的分析結果，能夠為以后的會計工作提供指導作用。財務人員通過應用Excel的軟件來實現(xiàn)原始數(shù)據(jù)預測和統(tǒng)計，就不用對相對復雜的數(shù)學公式和統(tǒng)計功力財務人員完成了。會計人員通過篩選、求和、排序以及設立數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表等可以分級顯示數(shù)據(jù)，暴露企業(yè)經(jīng)營管理上的一些問題，有利于依據(jù)結果做出相關正確性較高的決策。（四） Excel函數(shù)運用以及數(shù)學模型建立對會計核算的簡化 Excel的函數(shù)可以用來建立數(shù)學模型來計算會計中存貨價格計量、金融資產(chǎn)的價值變動或者是一些總賬

14、、明細賬的科目余額。就拿會計中存貨價格計量，就有四種方法，先進先出法、移動加權平均法、月末一次加權平均法、個別計價法等，我們可以建立一種Excel的數(shù)學模型，通過輸入各批進貨數(shù)量、單價及出庫數(shù)量的條件下就可以自動計算出存貨的出庫成本及結存成本，使存貨成本核算的效率大為提高。據(jù)資料顯示，我們是可以設計出這種模型的，在這里就不加贅述；同時也可以設置稅率計算企業(yè)所繳納不同稅種稅額的總額。在稅收上的模型建立主要是要設置稅收函數(shù)，并將稅率標清楚，可由計算機自動計算出總和，加快統(tǒng)計速度，提高納稅額的準確性。（五） Excel在會計中依舊存在的問題（1） 盡管說Excel在會計中有諸多應用，但是現(xiàn)實情況是更

15、多的財務人員并不熟悉Excel軟件，僅僅是用來制作表格，無法更多的用來制作報表，甚至是一些折舊，自動求和等最基本的函數(shù)公式，所以說這種是Excel在企業(yè)會計應用中存在的問題之一.（2） 同時有些財務軟件和Excel無法兼容，或者說財務模型的構建不健全，降低了Excel的使用效率，即沒有建立如時間價值，風險預期，邊際成本等科學概念，不注重現(xiàn)金流量的管理以及財務處理行為不規(guī)范，財務處理的模型的不完善，導致Excel的使用效率大大降低，嚴重影響企業(yè)會計工作效率。（3） 數(shù)據(jù)處理問題。，大型制造業(yè)常使用用友 ERP或金蝶系統(tǒng) ，而商品流通企業(yè)可能使用用友通、金蝶 KIS或其他小型財務軟件。不同會計軟件

16、的數(shù)據(jù)庫設計不同，存放憑證 、總賬、明細分類賬也不同，包括格式和科目名稱，在需要數(shù)據(jù)往來時常常會發(fā)現(xiàn)溝通困難，從而導致企業(yè)間無法直接進行數(shù)據(jù)傳遞。企業(yè)與稅務往來的主要數(shù)據(jù)是稅務報表，稅務報表有專門的格式其文件格式采用 Excel電子文檔；企業(yè)與工商部門往來數(shù)據(jù)主要是業(yè)務審查數(shù)據(jù)，以紙質文檔為主，但也要報送一些財務數(shù)據(jù)；企業(yè)與銀行往來的數(shù)據(jù)主要是對賬單，每一種業(yè)務都對應不同的數(shù)據(jù)格式，怎樣用Excel將這些數(shù)據(jù)保存格式轉變，完成不同企業(yè)的數(shù)據(jù)合并又是一大難題。（六） 如何將Excel在會計中更好的運用針對以上所提到的問題，我認為可以大致可以采取下列措施使Excel在會計中得到更廣泛和充分的應用。

17、（1） 定期給企業(yè)員工培訓，普及或者說提升財務人員應用Excel的能力，快速而準確的進行合并報表或者稅額、固定資產(chǎn)凈額統(tǒng)計，避免出現(xiàn)上個世紀企業(yè)普遍存在“任人唯親”沒有按照才能選拔人才的局面，將Excel在書中的知識先被人接受，才能使其更好的應用。（2） 更加完善Excel的功能，即我們可以建立日常常用數(shù)據(jù)模型在工作簿中模板，這可以是我們多次利用，重復使用，提高記賬效率，同時也可以避免財務軟件啟動的不方便和緩慢。（3） 將一些Excel在會計中常用函數(shù)單獨挑揀出來，稍微變換一下Excel 的 操作界面，使其更加適應本企業(yè)的數(shù)字核算?？傊?，Excel已經(jīng)成功地被應用到會計工作中，從會計從業(yè)資格證考試中可以發(fā)現(xiàn)，會計電算化已經(jīng)