第五章 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)分析與設(shè)計

1、第五章 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)分析與設(shè)計本章學(xué)習(xí)提示本章重點：銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的客戶檔案設(shè)置，科目設(shè)置，期初余額設(shè)置，內(nèi)部數(shù)據(jù)流程；單據(jù)記賬；往來核銷。本章難點：銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)流程與外部數(shù)據(jù)關(guān)系；單據(jù)記賬。第一節(jié) 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)文檔與模型銷售與應(yīng)收款管理是企業(yè)信息一體化解決方案中的兩個不同系統(tǒng)，銷售管理系統(tǒng)屬于供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，應(yīng)收款管理系統(tǒng)屬于財務(wù)系統(tǒng)。由于二者聯(lián)系緊密，一般集成使用，所以將銷售管理系統(tǒng)和應(yīng)收款管理系統(tǒng)作為一個相對的整體系統(tǒng)進(jìn)行分析與設(shè)計。銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的具體目標(biāo)包括：及時反映銷售計劃完成情況；及時完成銷售的日常核算和管理；提供銷售決策支持信息。一

2、、銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)文檔銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)中使用的主要文檔如表5-1所示：表5-1 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)中使用的主要文檔文檔名稱基本目標(biāo)制作部門接收部門銷售訂單登記該筆銷售的詳細(xì)信息，是銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票等單據(jù)的參考單據(jù)銷售部門銷售部門銷售發(fā)貨單依據(jù)銷售訂單，登記發(fā)出貨物的信息銷售部門倉儲部門銷售發(fā)票依據(jù)銷售訂單或銷售發(fā)貨單，登記該筆銷售的財務(wù)信息財務(wù)部門財務(wù)部門收款單依據(jù)銷售發(fā)票等單據(jù)，登記該筆銷售收回的款項財務(wù)部門財務(wù)部門（1） 銷售訂單銷售訂單是購銷雙方共同簽署的、用以確認(rèn)購銷活動的標(biāo)志。銷售訂單格式如表5-2所示：表5-2 銷售訂單銷 售 訂 單訂單編號 訂單日期 銷售類型 客戶

3、名稱 發(fā)貨地址 銷售部門 業(yè)務(wù)員 定金 發(fā)運方式 收款條件 產(chǎn)品編碼產(chǎn)品名稱數(shù)量單位單價稅率金額(2) 銷售發(fā)貨單銷售發(fā)貨單是銷售部門在確定銷售訂貨時，向倉儲部門發(fā)出的發(fā)貨通知單。銷售發(fā)貨單格式如表5-3所示： 表5-3 銷售發(fā)貨單 銷 售 發(fā) 貨 單發(fā)貨編號 發(fā)貨日期 銷售類型 訂單號 客戶名稱 發(fā)貨地址 銷售部門 業(yè)務(wù)員 發(fā)票號 發(fā)運方式 收款條件 倉庫產(chǎn)品編碼產(chǎn)品名稱數(shù)量單位單價金額(3) 銷售發(fā)票銷售發(fā)票是銷售業(yè)務(wù)中最重要、也是最終的環(huán)節(jié)，是供應(yīng)鏈管理與財務(wù)系統(tǒng)聯(lián)系的主要數(shù)據(jù)通道，決定了財務(wù)系統(tǒng)中銷售收入、銷售稅金、應(yīng)收款的核算。銷售發(fā)票格式如表5-4所示： 表5-4 銷售發(fā)票銷 售

4、發(fā) 票發(fā) 票 號 開票日期 銷售類型 訂 單 號 客戶名稱 客戶地址 開戶銀行 賬號 稅號 銷售部門 業(yè)務(wù)員 收款條件 產(chǎn)品編碼產(chǎn)品名稱數(shù)量單位單價稅率金額 (四)收款單 收款單是用來記錄企業(yè)因為銷售而收到的款項。收款單格式如表5-5所示：表5-5 收款單 收 款 單 單據(jù)編號 收款日期 客戶名稱 款項類型 結(jié)算科目 金 額 客戶銀行 客戶賬號 票 據(jù) 號 銷售部門 業(yè) 務(wù) 員 收款條件 二、銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)模型企業(yè)從銷售到收款結(jié)算的業(yè)務(wù)循環(huán)所要經(jīng)過的環(huán)節(jié)一般表現(xiàn)為：銷售部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂銷售訂單，銷售訂單通過審核后分別傳遞到倉儲部門、財務(wù)部門、客戶；銷售部門根據(jù)審核后的銷售訂單開具貨物清

5、單分別傳遞給客戶和倉儲部門；倉儲部門負(fù)責(zé)發(fā)出貨物并開出銷售出庫單；財務(wù)部門負(fù)責(zé)開出銷售發(fā)票、銷售結(jié)算和賬簿登記。銷售及應(yīng)收款管理的業(yè)務(wù)處理涉及的職能部門包括銷售部門、倉儲部門、財務(wù)部門和客戶(外部部門)，其業(yè)務(wù)處理模型如圖5-1所示：銷售部門客戶簽訂訂單發(fā)貨單銷售訂單銷售訂單催款單發(fā)貨單銷售發(fā)票財務(wù)部門收款單倉儲部門出庫單貨物 圖5-1 銷售、應(yīng)收款管理業(yè)務(wù)處理模型從銷售、應(yīng)收款管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理模型可以看出，銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理主要包括銷售訂單、銷售出庫、銷售核算、銷售結(jié)算四個環(huán)節(jié)。在這四個環(huán)節(jié)中，既包含著物流的流動，又包含著資金流的流動，同時還包含著交易數(shù)據(jù)在總賬系統(tǒng)與存貨等系統(tǒng)

6、之間的信息流。因此，銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)是物流、資金流、信息流的統(tǒng)一體。(一)銷售訂單銷售部門根據(jù)客戶的銷售訂單，填寫銷售訂單多聯(lián)，經(jīng)銷售部門和財務(wù)部門審核后，分別傳遞到倉儲部門、財務(wù)部門、客戶，然后依據(jù)審核后的銷售訂單編制銷售發(fā)貨單，傳遞給倉儲部門和客戶。因此，銷售訂單是銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)起點。(二)銷售出庫倉儲部門根據(jù)銷售部門的銷售訂單和銷售發(fā)貨單，組織產(chǎn)品發(fā)貨，填寫或簽署銷售出庫單，登記產(chǎn)品出庫數(shù)量賬，并將有關(guān)單據(jù)傳遞到財務(wù)部門。(三)銷售核算財務(wù)部門收到銷售部門、倉儲部門、運輸部門轉(zhuǎn)來的銷售訂單、銷售出庫單、運輸單等單據(jù)后，向客戶出具銷售發(fā)票，并依據(jù)上述單據(jù)編制與銷售收入、銷售

7、成本、銷售費用、銷售稅金有關(guān)的記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，登記銷售明細(xì)賬和總賬。(四)銷售結(jié)算財務(wù)部門根據(jù)銷售訂單、出庫單、銷售發(fā)票以及結(jié)算方式，簽發(fā)收款結(jié)算憑單給客戶，并編制記賬憑證，登記銀行存款、應(yīng)收賬款等相關(guān)賬簿。根據(jù)銷售訂單的收款條件，定期向銷售部門提供催款通知單。各期期末對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，提列壞賬準(zhǔn)備金。 第二節(jié) 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)流程描述一、銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的流程重構(gòu)通過銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的文檔和模型可以看出，雖然銷售與應(yīng)收款管理工作都是圍繞如何提高效率，快速準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)事實而進(jìn)行的，但是這些處理形式存在明顯的局限性，容易造成數(shù)據(jù)重復(fù)登記，數(shù)據(jù)不一致；信息滯后且準(zhǔn)確性降

8、低和信息深加工難度大等問題。結(jié)合上述業(yè)務(wù)處理形式的分析，利用信息技術(shù)來消除其處理方式所固有的缺陷，應(yīng)從如下幾個方面對流程進(jìn)行優(yōu)化。(一)整個流程共享統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫在業(yè)務(wù)流程中，整個業(yè)務(wù)處理的數(shù)據(jù)起點是銷售訂單，銷售部門、倉儲部門、財務(wù)部門的業(yè)務(wù)處理都與銷售訂單相關(guān)，因此，在銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)中，應(yīng)以銷售訂單文件為主數(shù)據(jù)庫文件，各部門和崗位的業(yè)務(wù)處理都必須依據(jù)銷售訂單文件中的基本數(shù)據(jù)輸入其他數(shù)據(jù)，如參照銷售訂單的基本數(shù)據(jù)輸入銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票、銷售收款單的相關(guān)數(shù)據(jù)。(二)實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的集成在銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)中，銷售訂單被輸入審核后，倉儲部門的發(fā)貨出庫業(yè)務(wù)、財務(wù)部門出具銷售發(fā)票與結(jié)算業(yè)務(wù)、財

9、務(wù)部門的收款業(yè)務(wù)，都可以銷售訂單為依據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理，實現(xiàn)銷售與應(yīng)收款管理與總賬處理、庫存管理、存貨核算的業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享。(三)實現(xiàn)銷售、發(fā)貨和收款的動態(tài)管理對于一般企業(yè)而言，銷售、發(fā)貨及收款三個環(huán)節(jié)由不同部門、不同人員處理，這三個環(huán)節(jié)之間的信息傳遞與共享對于有效管理銷售流程至關(guān)重要。因此，銷售發(fā)票的數(shù)量應(yīng)該決定銷售發(fā)貨單的數(shù)量，并通過發(fā)票數(shù)量控制出庫數(shù)量，通過銷售發(fā)票的關(guān)鍵數(shù)據(jù)項目，如客戶編碼、客戶名稱、金額等控制收款對象和結(jié)算金額，保證數(shù)據(jù)的一致性。二、銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的外部數(shù)據(jù)關(guān)系分析從銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理模型圖中可以看出，銷售部門的銷售管理系統(tǒng)是企業(yè)供應(yīng)鏈管理的最

10、后環(huán)節(jié)，主要完成單據(jù)的錄入和審核，包括銷售訂單的錄入和審核、銷售發(fā)貨單的錄入和審核、銷售發(fā)票的錄入和審核、代墊運雜費的錄入和審核。財務(wù)部門的應(yīng)收款管理系統(tǒng)主要依據(jù)銷售發(fā)票和收款單等單據(jù)完成應(yīng)收款的核算及其統(tǒng)計分析。銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的外部數(shù)據(jù)關(guān)系如圖5-2所示：審核銷售訂單錄入銷售訂單銷售管理系統(tǒng)審核審核審核代墊運費單銷售發(fā)票銷售發(fā)貨單存貨核算系統(tǒng)庫存管理系統(tǒng)應(yīng)收款管理系統(tǒng)自動生成自動生成單據(jù)記賬銷售出庫單應(yīng)賬款編制憑證編制憑證審核總賬系統(tǒng)記賬憑證臨時文件記賬審核圖5-2 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的外部數(shù)據(jù)關(guān)系銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系說明：1.通過銷售管理系統(tǒng)錄入并審核銷售訂單，

11、依據(jù)銷售訂單參照錄入并審核銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票以及代墊運費單。2.傳遞銷售發(fā)貨單到庫存管理系統(tǒng)中，修改并生成銷售出庫單。3.在庫存管理系統(tǒng)中，由倉庫保管員發(fā)出貨物，并對銷售出庫單進(jìn)行審核簽字。4.在存貨核算系統(tǒng)中，對已審核的銷售出庫單記賬并編制結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本的轉(zhuǎn)賬憑證。5.通過應(yīng)收款管理系統(tǒng)，依據(jù)銷售發(fā)票確認(rèn)產(chǎn)品銷售入，依據(jù)銷售訂單中的結(jié)算方式和代墊運費單確認(rèn)債權(quán)關(guān)系，編制應(yīng)收款的記賬憑證.6.總賬系統(tǒng)接收應(yīng)收款管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)的記賬憑證，審核記賬憑證并登記相關(guān)賬簿。三、銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程分析(一)銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程通過對銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的文檔與模型、外部數(shù)據(jù)關(guān)

12、系的分析，結(jié)合計算機(jī)數(shù)據(jù)處理的特點，可抽象出銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程，如圖5-3所示：財務(wù)部門P1銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)銷售部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和期初數(shù)據(jù)記賬憑證銷售訂單銷售發(fā)貨單銷售部門催款單財務(wù)部門銷售發(fā)票管理信息 收款單管理部門 圖5-3 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程圖銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程圖概述了系統(tǒng)與外部實體的數(shù)據(jù)關(guān)系。由銷售部門錄入銷售管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和應(yīng)收款管理的期初數(shù)據(jù)，完成系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置，如客戶檔案、部門檔案、職員檔案、結(jié)算方式、收款條件、銷售方式等。在日常業(yè)務(wù)處理中，由銷售部門錄入銷售訂單、銷售發(fā)貨單，由財務(wù)部門錄入銷售發(fā)票和收款單，通過系統(tǒng)對各種銷售發(fā)

13、票、收款單的處理，生成記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，輸出催款單傳遞到銷售部門，輸出相關(guān)信息傳遞到管理部門，如銷售統(tǒng)計表、發(fā)貨統(tǒng)計表、發(fā)票使用明細(xì)表、銷售人員業(yè)績統(tǒng)計表、銷售增加分析表、銷售結(jié)構(gòu)表、銷售毛利表、應(yīng)收款周轉(zhuǎn)率分析表、應(yīng)收款賬齡分析表等。頂層數(shù)據(jù)流程圖揭示了銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的邊界，明確了系統(tǒng)與外部實體的數(shù)據(jù)關(guān)系，對其進(jìn)一步分解，便形成銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的詳細(xì)數(shù)據(jù)流程圖，如圖5-4所示：P1.2期初記賬P1.1基礎(chǔ)設(shè)置客戶檔案文件基礎(chǔ)數(shù)據(jù)期初數(shù)據(jù)P1.4單據(jù)記賬應(yīng)收款明細(xì)賬文件P1.5分類匯總銷售發(fā)票文件P1.3單據(jù)錄入收款單文件銷售訂單銷售發(fā)貨單銷售發(fā)票應(yīng)收款匯總文件收款單P1.7編

14、制憑證總賬系統(tǒng)銷售訂單文件P1.6統(tǒng)計分析銷售發(fā)貨單文件庫存管理銷售情況統(tǒng)計表應(yīng)收款賬齡分析表圖5-4 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖上述銷售與應(yīng)收款管理管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖是基于銷售管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)、應(yīng)收款管理系統(tǒng)集成應(yīng)用的模式。銷售管理系統(tǒng)主要錄入并審核銷售訂單，并依據(jù)審核后的銷售訂單錄入銷售發(fā)票，然后向應(yīng)收款管理系統(tǒng)傳遞銷售發(fā)票數(shù)據(jù)；應(yīng)收款管理系統(tǒng)主要通過讀取銷售管理系統(tǒng)的銷售發(fā)票數(shù)據(jù)和直接錄入收款單，生成銷售收入、應(yīng)收款項的記賬憑證，并傳遞到總賬系統(tǒng)。銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖說明如下：1.基礎(chǔ)設(shè)置通過基礎(chǔ)設(shè)置將企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和期初數(shù)據(jù)錄入到客戶檔案等基礎(chǔ)設(shè)置

15、文件中。2.期初記賬通過期初記賬處理，將客戶檔案中的期初余額數(shù)據(jù)記錄到應(yīng)收款明細(xì)賬文件中。3.單據(jù)錄入在日常業(yè)務(wù)處理中，由銷售部門和財務(wù)部門通過銷售管理系統(tǒng)錄入銷售訂單、銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票，其單據(jù)數(shù)據(jù)分別存儲在銷售訂單文件、銷售發(fā)貨單文件、銷售發(fā)票文件中。財務(wù)部門通過應(yīng)收款管理系統(tǒng)錄入收款單，其單據(jù)數(shù)據(jù)存儲在收款單文件中。4.單據(jù)記賬由財務(wù)部通過應(yīng)收款管理系統(tǒng)讀取銷售發(fā)票數(shù)據(jù)，生成銷售收入的確認(rèn)憑證，增加應(yīng)賬收款，同時更新應(yīng)收款明細(xì)賬文件。由財務(wù)部通過應(yīng)收款管理系統(tǒng)錄入收款單，生成應(yīng)收款項的收款憑證，減少應(yīng)收賬款，同時更新應(yīng)收款明細(xì)賬文件。5.分類匯總 在期末，通過應(yīng)收款管理系統(tǒng)對應(yīng)收款明細(xì)

16、賬進(jìn)行匯總處理，了解應(yīng)收賬款總體情況。 6.統(tǒng)計分析依據(jù)銷售訂單和應(yīng)收款明細(xì)賬進(jìn)行統(tǒng)計分析，輸出銷售訂單執(zhí)行明細(xì)表、銷售情況統(tǒng)計表、銷售價格分析表、應(yīng)收款賬齡分析表等。7.編制期末憑證 期末，依據(jù)應(yīng)收款匯總和統(tǒng)計分析情況，計提壞賬準(zhǔn)備，確認(rèn)壞賬，并編制相應(yīng)憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。(二)銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)庫文件包括客戶檔案文件、銷售訂單文件、銷售發(fā)貨單文件、銷售發(fā)票文件、收款單文件、應(yīng)收款明細(xì)賬文件等數(shù)據(jù)文件。1.客戶檔案文件客戶檔案文件是了解客戶信息的入口，用于存儲所有客戶的基本信息，以及所欠賬款綜合動態(tài)信息，以便加強(qiáng)貨款催收工作，改善銷售管理。文

17、件中每個記錄對應(yīng)一個客戶，根據(jù)此文件可以輸出欠款客戶信息表、客戶信譽(yù)信息表、催款單、客戶代碼等等。客戶檔案文件包括的信息有：客戶編碼、客戶名稱、客戶簡稱、所屬分類碼、所屬地區(qū)碼、所在行業(yè)、稅號、開戶銀行、銀行賬號、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、聯(lián)系地址、發(fā)貨地址、應(yīng)收款余額、購貨折扣率、價格級別、信用等級、信用額度、客戶付款條件、最后交易日、最后交易額、最后收款日期、最后收款金額等數(shù)據(jù)項目。在日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理過程中，銷售訂單、銷售出庫單、銷售發(fā)票、收款單等單據(jù)需要頻繁使用客戶檔案中的基本信息，可以直接參照客戶檔案文件的相關(guān)記錄生成，保證各類單據(jù)所記載的客戶信息一致。客戶檔案數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)如表5-6所

18、示：表5-6 客戶檔案數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)序號字段名類型說 明1客戶編碼C與實際客戶一一對應(yīng)2客戶名稱C漢字或英文字母3客戶簡稱C客戶全稱的縮簡4所屬分類碼C按客戶的某些特征編碼5所屬地區(qū)碼C客戶區(qū)域分類，如華東、華南等6所在行業(yè)C客戶的行業(yè)性質(zhì)，如工業(yè)、商業(yè)、房地產(chǎn)開發(fā)等7稅號C納稅人稅務(wù)登記證編號8開戶銀行C客戶的結(jié)算銀行9銀行賬號C客戶的結(jié)算銀行編號10聯(lián)系人C客戶聯(lián)系人姓名11聯(lián)系電話C客戶的通訊聯(lián)系電話12聯(lián)系地址C客戶的詳細(xì)住所13發(fā)貨地址C企業(yè)發(fā)出貨物的地點14應(yīng)收款余額N客戶的購貨欠款15購貨折扣率N客戶適用的價格折扣比率16價格級別C相同產(chǎn)品，對不同客戶采用不同價格的等級17

19、信用等級C企業(yè)對客戶信用評價后得出的信用好壞程度18信用額度N賒銷所允許客戶欠款的最高限額19客戶付款條件C賒銷回收貨款時，對不同期間客戶付款所允許的現(xiàn)金折扣比例20最后交易日D與客戶最后一次交易的時間21最后交易額N與客戶最后一次交易的金額22最后收款日期D客戶最后一次付款的時間23最后收款金額N客戶最后一次付款的金額2.銷售訂單文件銷售訂單文件是指企業(yè)銷售合同中關(guān)于貨物的明細(xì)內(nèi)容，是反映由購銷雙方確認(rèn)的客戶要貨需求的單據(jù)。銷售訂單文件包括的信息有：訂單日期、訂單編號、銷售類型、客戶編碼、客戶名稱、銷售部門、業(yè)務(wù)員、結(jié)算方式、交貨方式、交貨地點、付款條件、產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、稅率

20、、金額等信息。在系統(tǒng)設(shè)計時，允許一張訂單錄入多種產(chǎn)品，因此，一張訂單的簽訂并不是一條記錄，而是多條記錄。銷售訂單數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)如表5-7所示：表5-7 銷售訂單數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)序號字段名類型說 明1訂單日期D訂單簽訂日期2訂單編號C手工錄入或系統(tǒng)自動連續(xù)編制3銷售類型C銷售方式，如委托代銷、分期收款銷售等4客戶編碼C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲5客戶名稱C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲6銷售部門C從部門檔案文件讀取、選擇、存儲7業(yè)務(wù)員C從職員檔案文件讀取、選擇、存儲8結(jié)算方式C支付貨款的方式，如支票、匯票等9交貨方式C產(chǎn)品移交的方式10交貨地點C產(chǎn)品移交的地點11付款條件C現(xiàn)金折扣

21、比例12產(chǎn)品編碼C從存貨檔案文件讀取、選擇、存儲13產(chǎn)品名稱C從存貨檔案文件讀取、選擇、存儲14數(shù)量N產(chǎn)品實物數(shù)量15單價N產(chǎn)品銷售價格16稅率N銷售產(chǎn)品適用的增值稅稅率，如17%，13%等17金額N含稅金額3.銷售發(fā)貨單文件銷售發(fā)貨單文件主要存儲銷售交易所需發(fā)出貨物的詳細(xì)信息。銷售發(fā)貨單文件包括的信息有：發(fā)貨日期、發(fā)貨單號、銷售類型、客戶編碼、客戶名稱、銷售部門、結(jié)算方式、發(fā)運方式、發(fā)貨地點、付款條件、業(yè)務(wù)員、產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品名稱、數(shù)量等數(shù)據(jù)項目。銷售發(fā)貨單數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)如表5-8所示：表5-8 銷售發(fā)貨單數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)序號字段名類型說 明1發(fā)貨日期D產(chǎn)品發(fā)出日期2發(fā)貨單號C產(chǎn)品發(fā)

22、貨單編號3銷售類型C銷售方式，如委托代銷、分期收款銷售等4客戶編碼C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲5客戶名稱C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲6銷售部門C從部門檔案文件讀取、選擇、存儲7業(yè)務(wù)員C從職員檔案文件讀取、選擇、存儲8結(jié)算方式C支付貨款的方式，如支票、匯票等9付款條件C現(xiàn)金折扣比例10發(fā)運方式C產(chǎn)品發(fā)運的方式11發(fā)貨地點C產(chǎn)品發(fā)送的地點12產(chǎn)品編碼C從存貨檔案文件讀取、選擇、存儲13產(chǎn)品名稱C從存貨檔案文件讀取、選擇、存儲14數(shù)量N產(chǎn)品實物數(shù)量 4.銷售發(fā)票文件銷售發(fā)票文件用于存儲在銷售開票過程中用戶所開具的銷售發(fā)票的詳細(xì)信息。銷售發(fā)票文件包括的信息有：開票日期、銷售類型、發(fā)票編號、客戶

23、編碼、客戶名稱、客戶地址、開戶銀行、銀行賬號、稅號、銷售部門、業(yè)務(wù)員、付款條件、稅率、產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、金額、稅額等數(shù)據(jù)項目。銷售發(fā)票數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)如表5-9所示：表5-9 銷售發(fā)票數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)序號字段名類型說 明1開票日期D銷售發(fā)票出具日期2銷售類型C銷售方式，如委托代銷、分期收款銷售等3發(fā)票編號C發(fā)票的編號4發(fā)貨單號C對應(yīng)發(fā)貨單的編號5客戶編碼C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲6客戶名稱C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲7開戶銀行C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲8銀行賬號C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲9稅號C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲10銷售部門C從部門檔案文

24、件讀取、選擇、存儲11業(yè)務(wù)員C從職員檔案文件讀取、選擇、存儲12付款條件C現(xiàn)金折扣比例13稅率N銷售產(chǎn)品適用的增值稅稅率，如17%，13%等14產(chǎn)品編碼C從存貨檔案文件讀取、選擇、存儲15產(chǎn)品名稱C從存貨檔案文件讀取、選擇、存儲16數(shù)量N產(chǎn)品實物數(shù)量17單價N產(chǎn)品銷售價格18金額N含稅金額19稅額N依據(jù)增值稅率計算的銷項稅額5.收款單文件收款單文件用于存儲收款單信息，記錄企業(yè)所收到的客戶款項，每張收款憑證作為一個記錄，以提供生成應(yīng)收賬款明細(xì)賬所需的收款信息，款項性質(zhì)包括應(yīng)收款、預(yù)收款、其他應(yīng)收款等等。收款單文件包括的信息有：單據(jù)編號、收款日期、客戶編碼、客戶名稱、客戶銀行、客戶賬號、票據(jù)號、銷

25、售部門、業(yè)務(wù)員、結(jié)算方式、結(jié)算科目、金額等數(shù)據(jù)項目。收款單數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)如表5-10所示：表5-10 收款單數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)序號字段名類型說 明1單據(jù)編號C收款單據(jù)編號2收款日期D款項到賬日期3客戶編碼C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲4客戶名稱C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲5客戶銀行C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲6客戶賬號C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲7票據(jù)號C承兌票據(jù)編號8銷售部門C從部門檔案文件讀取、選擇、存儲9業(yè)務(wù)員C從職員檔案文件讀取、選擇、存儲10結(jié)算方式C從結(jié)算方式文件讀取、選擇、存儲11結(jié)算科目C從會計科目文件讀取、選擇、存儲12金額N含稅金額6.應(yīng)收款明細(xì)賬文件

26、應(yīng)收款明細(xì)賬文件用于存儲每筆賒銷業(yè)務(wù)形成的應(yīng)收賬款信息，該信息由銷售發(fā)票文件記賬與收款單文件核銷后生成。該文件是生成應(yīng)收賬款對賬單的重要數(shù)據(jù)來源。利用該文件可以生成銷售發(fā)票信息列表、客戶欠款發(fā)票列表、應(yīng)收賬款賬齡分析表等。應(yīng)收款明細(xì)賬文件包括的信息有：客戶編碼、客戶名稱、記賬日期、業(yè)務(wù)日期、憑證字號、摘要、對方科目、借方金額、貸方金額等。應(yīng)收款明細(xì)賬數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)如表5-11所示：表5-11 應(yīng)收款明細(xì)賬數(shù)據(jù)庫文件的基本結(jié)構(gòu)序號字段名類型說 明1客戶編碼C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲2客戶名稱C從客戶檔案文件讀取、選擇、存儲3記賬日期C憑證制單日期4業(yè)務(wù)日期C從系統(tǒng)中讀取5憑證字號C系

27、統(tǒng)自動產(chǎn)生6摘要C憑證的簡明漢字摘要每行都有7對方科目C一般為銀行存款、銷售收入、應(yīng)交稅金等8借方金額N科目金額大小9貸方金額N科目金額大小第三節(jié) 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)功能設(shè)計根據(jù)銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖和系統(tǒng)設(shè)計的要求，銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)一般包括基礎(chǔ)設(shè)置、單據(jù)錄入、業(yè)務(wù)處理、統(tǒng)計分析和期末結(jié)賬等功能。銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)如圖5-5所示：銷售/應(yīng)收款管理系統(tǒng)期末結(jié)賬統(tǒng)計分析業(yè)務(wù)處理單據(jù)錄入基礎(chǔ)設(shè)置單據(jù)記賬銷售訂單客戶檔案往來核銷銷售類型發(fā)貨單壞賬處理科目設(shè)置銷售發(fā)票往來對沖壞賬準(zhǔn)備收款單票據(jù)管理賬齡區(qū)間報警級別期初余額 圖5-5 銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)一、基礎(chǔ)設(shè)置銷

28、售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置的主要功能是設(shè)置與銷售業(yè)務(wù)處理有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括客戶檔案、銷售類型、科目設(shè)置、壞賬準(zhǔn)備、賬齡區(qū)間、報警級別、期初余額等，其中，部門檔案、職員檔案、結(jié)算方式的設(shè)置主要在薪酬管理系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)中設(shè)置?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的建立，不僅有利于方便、快速地輸入日常業(yè)務(wù)單據(jù)，而且有利于信息的分類統(tǒng)計分析，提供多角度的管理信息，另外，會計信息系統(tǒng)的各系統(tǒng)都將使用相同的基本檔案，這為各個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享與傳遞奠定了基礎(chǔ)。(一)客戶檔案設(shè)置客戶檔案記錄了往來客戶的基本信息，用于對客戶資料進(jìn)行設(shè)置、維護(hù)和管理。客戶檔案資料將存入客戶檔案文件，在錄入銷售訂單、銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票、收款單時，可以直

29、接調(diào)用客戶檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)。進(jìn)行統(tǒng)計分析時，可以把客戶檔案作為查詢或統(tǒng)計條件?？蛻魴n案包括客戶基本信息、客戶聯(lián)系信息、客戶信用信息等。1.基本信息客戶基本信息包括客戶編碼、客戶名稱、客戶簡稱、所屬分類碼、所屬地區(qū)碼、所在行業(yè)、稅號、開戶銀行、銀行賬號等，其中在單據(jù)錄入和處理過程中應(yīng)用最多的就是客戶編碼。由于各企業(yè)客戶數(shù)量、客戶區(qū)域分布、客戶所在行業(yè)的差異，一般根據(jù)企業(yè)銷售管理的需求，采用區(qū)間碼的方式設(shè)計客戶編碼。編碼要求與科目代碼相似，便于根據(jù)需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和匯總。在具體設(shè)計客戶編碼時，要考慮很多因素，比如客戶所在地區(qū)，以便了解銷售的地區(qū)分布情況；客戶的行業(yè)類型，以便進(jìn)行市場潛力的分析等等。

30、2.聯(lián)系信息客戶聯(lián)系信息包括聯(lián)系人、聯(lián)系電話、聯(lián)系地址、郵政編碼、發(fā)貨地址、發(fā)貨方式等。3. 信用信息客戶信用信息包括應(yīng)收款余額、購貨折扣率、價格級別、信用等級、信用額度、客戶付款條件、最后交易日、最后交易額、最后收款日期、最后收款金額。（1） 應(yīng)收款余額。應(yīng)收款余額是指該客戶當(dāng)前的應(yīng)收賬款余額。（2） 購貨折扣率。購貨折扣率是客戶可以享受的購貨折扣比率。(3)價格級別。價格級別是針對不同客戶、不同存貨、不同批量而對商品價格進(jìn)行的分級管理。比如，把客戶分為批發(fā)類和零售類，那么他們所適合的價格級別分別有批發(fā)價和零售價，對批發(fā)類的客戶價格級別仍可以細(xì)分。不同的價格級別可以在系統(tǒng)中設(shè)定不同的價格算法

31、，有關(guān)參數(shù)來源于商品檔案，如參考成本、最新成本、計劃單價等。企業(yè)在價格政策中，可能采用多種銷售價格，還可能針對不同客戶給予不同的折扣率，具體的客戶購買的商品所享受的折扣率在客戶折扣率表中進(jìn)行設(shè)置。(4)信用等級、信用額度。信用等級是對客戶展開信用評價，而給出的客戶所適合的信用等級。信用額度是根據(jù)客戶的信用等級來確定的客戶可以使用的信用額度。設(shè)置信用等級、信用額度是企業(yè)實施信用控制的重要手段，可選做信用控制的單據(jù)包括銷售合同、銷售發(fā)票、銷售發(fā)貨單，用戶可以同時選擇多個信用控制單據(jù)，在進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)處理時，系統(tǒng)將提供信用控制。(5)客戶付款條件。客戶付款條件將決定客戶在某段期間內(nèi)付款所能獲取的現(xiàn)金折

32、扣，同時將決定每筆銷售業(yè)務(wù)的最后付款日期，是企業(yè)為了鼓勵客戶盡早償還貨款而允諾在一定期限內(nèi)給予的規(guī)定的折扣優(yōu)待。假設(shè)現(xiàn)金折扣條件表示為“5/10，1/20，n/30”，其含義是客戶在10天內(nèi)付款，可得到5%的折扣，即只付原價的95%的貨款；在20天內(nèi)付款，可得到1%的折扣，即只付原價的99%的貨款；在30天內(nèi)付款，則須按照全額支付貨款。在30天以后付款，則不僅要全額付款，還可能要支付延期付款利息或違約金?？蛻舾犊顥l件主要用于銷售訂單、銷售發(fā)票等環(huán)節(jié)。(6)最后交易日?？蛻舻淖詈笠还P業(yè)務(wù)的交易日期。(7)最后交易金額?？蛻舻淖詈笠还P業(yè)務(wù)的交易金額。(8)最后收款日期?？蛻舻淖詈笠还P收款日期。(9

33、)最后收款金額?？蛻舻淖詈笠还P收款業(yè)務(wù)的收款金額。(二)銷售類型設(shè)置企業(yè)在處理銷售業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)應(yīng)允許企業(yè)根據(jù)自身的實際情況自定義銷售類型，以便按銷售類型對銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析。銷售類型通常包括零售、批發(fā)、委托代銷、分期收款、售后回購等，每一種銷售方式應(yīng)定義一個唯一的編碼，以便系統(tǒng)識別，進(jìn)行相應(yīng)的自動轉(zhuǎn)賬處理。銷售類型的設(shè)置跟單據(jù)記賬時對應(yīng)的憑證模板直接相關(guān)，如表5-12所示：表5-12 銷售類型對應(yīng)的憑證模板銷售類型憑證模板銷售類型憑證模板零售借：庫存現(xiàn)金 貸：主營業(yè)務(wù)收入應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅(銷項稅額)分期收款借：長期應(yīng)收賬款銀行存款貸：主營業(yè)務(wù)收入應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅(銷項稅額) 未

34、實現(xiàn)融資收益批發(fā)借：銀行存款貸：主營業(yè)務(wù)收入應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅(銷項稅額)委托代銷借：應(yīng)收賬款 貸：主營業(yè)務(wù)收入應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅(銷項稅額)售后回購借：銀行存款 貸：其他應(yīng)付款應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅(銷項稅額) (三)科目設(shè)置銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的科目設(shè)置主要包括兩類：基本科目設(shè)置和受控科目設(shè)置。1.基本科目銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)基本科目是核算應(yīng)收款項時經(jīng)常用到的會計科目，主要包括應(yīng)收科目、預(yù)收科目、銷售收入和應(yīng)交增值稅科目?；究颇恳卜Q單據(jù)類型科目，可以在增加單據(jù)時帶出相關(guān)的科目，常見的基本科目如表5-13所示：表5-13 基本科目設(shè)置單據(jù)類型科目單據(jù)類型科目收款單應(yīng)收賬款銷售發(fā)票應(yīng)收賬款

35、預(yù)收單預(yù)收賬款退款單應(yīng)收賬款其他應(yīng)收單其他應(yīng)收款應(yīng)收票據(jù)應(yīng)收票據(jù)應(yīng)交稅金應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅(銷項稅額)2.受控科目受控科目是指所有帶有客戶往來輔助核算的科目：應(yīng)收科目和預(yù)收科目。這些科目只能在銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)中使用的科目，相關(guān)的憑證必須在銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)中處理，不能在總賬里直接增加受控科目的憑證。 (四)壞賬準(zhǔn)備設(shè)置采用備抵法估計應(yīng)收賬款壞賬損失的方法主要有應(yīng)收款余額百分比法、銷售余額百分比法、賬齡分析法，系統(tǒng)應(yīng)提供上述三種計提方法的處理功能，由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)的會計政策在系統(tǒng)中選擇確定。(五)賬齡區(qū)間設(shè)置為了對應(yīng)收款進(jìn)行賬齡分析，評估客戶信譽(yù)，并按一定比例估計壞賬損失，首先需要根據(jù)應(yīng)

36、收款欠款時間長短定義賬齡區(qū)間。賬齡區(qū)間的定義有助于對應(yīng)收款進(jìn)行分級分析，實時掌握客戶的欠款情況。(六)報警級別設(shè)置報警功能是為應(yīng)收款管理提供的一項輔助功能。通過對報警級別的設(shè)置，將客戶按照欠款余額與被授信用額度比例分為不同的類型，以便及時掌握、分析各個客戶的信用情況，減少企業(yè)可能的損失。 (七)期初余額設(shè)置期初余額設(shè)置是為了保證銷售業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性和完整性，在企業(yè)第一次啟用銷售與收款管理系統(tǒng)時，在期初必須錄入尚未完成銷售管理全部流程的業(yè)務(wù)單據(jù)。期初需要錄入的單據(jù)通常包括：分期收款或先發(fā)貨后開票銷售方式下已發(fā)貨尚未出具銷售發(fā)票的出庫單；先開票后發(fā)貨方式下的已開發(fā)票而尚未發(fā)貨的銷售發(fā)票；委托代銷方

37、式下尚未與受托方辦理結(jié)算的出庫單；尚未辦理結(jié)算的銷售發(fā)票和收款單等。二、單據(jù)錄入銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)單據(jù)的錄入包括銷售訂單、銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票、收款單等，這些單據(jù)雖然是分別輸入的，但它們之間存在一定的控制關(guān)系。一般都是以銷售訂單數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，參照輸入銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票、收款單，但由于銷售方式的影響，銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票、收款單的錄入不存在先后關(guān)系，但存在相互制約的關(guān)系。(一)銷售訂單錄入企業(yè)根據(jù)銷售訂單組織貨源，并對訂單的執(zhí)行進(jìn)行管理、控制和追蹤，在銷售管理系統(tǒng)中處于核心地位。由于工業(yè)企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)可以實現(xiàn)以銷售訂單決定銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算和采購預(yù)算等多種業(yè)務(wù)處理。因而在所有業(yè)務(wù)單據(jù)中

38、，銷售訂單的傳遞途徑最多，涵蓋的業(yè)務(wù)范圍最廣，是供應(yīng)鏈整體的起源單據(jù)和最終目標(biāo)。銷售訂單也是應(yīng)收款管理和銷售管理系統(tǒng)聯(lián)系的紐帶，如銷售訂單可以連接應(yīng)收款管理系統(tǒng)的銷售合同，又可以將合同信息傳遞到銷售發(fā)票，將物流和資金流結(jié)合起來。銷售訂單主要包括：訂單日期、訂單編號、銷售類型、客戶編碼、客戶名稱、銷售部門、結(jié)算方式、交貨方式、交貨地點、付款條件、業(yè)務(wù)員、產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、稅率等信息。銷售訂單可以手工輸入，也可以參照銷售合同輸入。(二)銷售發(fā)貨單錄入銷售發(fā)貨單是銷售訂單的重要執(zhí)行單據(jù)，不僅要處理與銷售訂單直接關(guān)聯(lián)的執(zhí)行情況，還要處理銷售出庫單與銷售訂單間接關(guān)聯(lián)的執(zhí)行情況，起到承上啟下

39、的業(yè)務(wù)管理作用。銷售發(fā)貨單數(shù)據(jù)項目與銷售訂單的數(shù)據(jù)項目基本相同，主要包括：發(fā)貨日期、發(fā)貨單號、銷售類型、客戶編碼、客戶名稱、銷售部門、結(jié)算方式、發(fā)運方式、交貨地點、付款條件、業(yè)務(wù)員、產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、稅率等信息，一般而言，銷售發(fā)貨單可以通過手工錄入，也可根據(jù)銷售訂單派生。參照訂單發(fā)貨時，一張訂單可多次發(fā)貨，多張訂單也可一次發(fā)貨。(三)銷售發(fā)票錄入銷售發(fā)票是在銷售開票過程中企業(yè)所開具的原始銷售單據(jù)，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票及其所附清單。銷售專用發(fā)票的數(shù)據(jù)項目包括：開票日期、銷售類型、發(fā)票編號、客戶編碼、客戶名稱、客戶地址、開戶銀行、銀行賬號、稅號、銷售部門、業(yè)務(wù)員、付款條件、稅

40、率、產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、金額、稅額等信息。銷售發(fā)票可以手工輸入，也可以參照銷售訂單或銷售發(fā)貨單輸入。參照發(fā)貨單開票時，多張發(fā)貨單可以匯總開票，一張發(fā)貨單也可拆單生成多張銷售發(fā)票。(四)收款單錄入收款單據(jù)錄入是將已收到的客戶款項錄入到應(yīng)收款管理系統(tǒng)。企業(yè)收到每一筆款項應(yīng)知道該款項是客戶結(jié)算所欠貨款，還是提前支付的貨款，還是支付其他費用。一般通過款項類型予以區(qū)分不同的用途，在錄入收款單時，需要指定其款項用途，如果選擇款項類型為“應(yīng)收款”，則表明該款項性質(zhì)為沖銷應(yīng)收款；如果選擇款項類型為“預(yù)收款”，則該款項用途為形成預(yù)收款。系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)款項類型的設(shè)定對收款業(yè)務(wù)做相應(yīng)的賬務(wù)處理。對于現(xiàn)銷業(yè)務(wù)

41、的結(jié)算，可以直接根據(jù)銷售發(fā)票生成收款單。收款單的主要數(shù)據(jù)項目包括：單據(jù)編號、收款日期、客戶編碼、客戶名稱、結(jié)算方式、結(jié)算科目、金額、客戶銀行、客戶賬號、票據(jù)號、銷售部門、業(yè)務(wù)員等。三、業(yè)務(wù)處理銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理主要是應(yīng)收款的業(yè)務(wù)處理，包括單據(jù)記賬、往來核銷、壞賬處理、往來對沖、票據(jù)管理等功能。(一)單據(jù)記賬單據(jù)記賬是應(yīng)收款管理系統(tǒng)依據(jù)審核后的銷售發(fā)票、收款單、退貨單生成記賬憑證，并登記各類賬戶的過程，如登記銷售、發(fā)出商品、應(yīng)收賬款總賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬。銷售業(yè)務(wù)賬務(wù)處理所涉及的會計科目與銷售方式和結(jié)算方式有明確的對應(yīng)關(guān)系。在銷售與應(yīng)收款管理系統(tǒng)中，記賬憑證的生成是通過銷售類型、結(jié)

42、算方式設(shè)置中定義的憑證模版，在銷售業(yè)務(wù)確認(rèn)處理的同時根據(jù)輸入的有關(guān)數(shù)據(jù)自動生成的。憑證模版的定義是針對不同的單據(jù)、業(yè)務(wù)特征，定義不同的實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化為會計信息之間的規(guī)則。一般只需在期初定義一次，在銷售業(yè)務(wù)發(fā)生變化的情況下需要調(diào)整規(guī)則。在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中，由于每種銷售類型和結(jié)算方式各對應(yīng)一個憑證模板，因此在銷售發(fā)票、收款單、退貨單錄入審核后，系統(tǒng)依據(jù)憑證模板自動生成記賬憑證。如在輸入審核銷售發(fā)票后，根據(jù)銷售方式和結(jié)算方式生成會計分錄：借記“庫存現(xiàn)金(銀行存款、預(yù)收賬款、應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、長期應(yīng)收款)”，貸記“主營業(yè)務(wù)收入”和“應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅(銷項稅額)”；根據(jù)收款單上記錄的結(jié)算方式和款

43、項類型，自動生成該結(jié)算方式對應(yīng)的會計分錄：借記“庫存現(xiàn)金(銀行存款)”，貸記“應(yīng)收賬款(應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款、長期應(yīng)收款)”。(二)往來核銷應(yīng)收款管理系統(tǒng)的往來核銷是企業(yè)日常進(jìn)行的以回收貨款核銷應(yīng)收款的工作。為了準(zhǔn)確核算應(yīng)收賬款，加快應(yīng)收賬款的回收，必須對企業(yè)和客戶之間的往來款項加強(qiáng)管理。由于收款中存在預(yù)收賬款，無法預(yù)先知道該筆款項所屬的銷售業(yè)務(wù)，而且收款出納在根據(jù)發(fā)票收款時也可能出現(xiàn)沒有記錄銷售發(fā)票號的現(xiàn)象，為了準(zhǔn)確核算應(yīng)收客戶款項，需要進(jìn)行往來核銷，建立收款與應(yīng)收款的對應(yīng)關(guān)系，加強(qiáng)往來款項的管理。主要的往來核銷方式如表5-14所示：表5-14 往來核銷類型核銷方式含義余額核銷在收款結(jié)算時，將

44、滿足條件的未結(jié)算單據(jù)按單據(jù)的到期日從前到后排序，然后從到期日最早的單據(jù)開始核銷的方法。單據(jù)核銷將滿足條件的未結(jié)算單據(jù)全部列示，根據(jù)所選擇的單據(jù)進(jìn)行核銷。存貨核銷將滿足條件的往來結(jié)算單據(jù)按存貨列出，選擇要結(jié)算的存貨，根據(jù)所選擇的存貨進(jìn)行核銷。 可見，不同核銷方式的選擇，將影響到賬齡分析的精確性。一般而言，選擇按單據(jù)核銷方式或按存貨核銷方式能進(jìn)行更精確的賬齡分析。(三)壞賬處理應(yīng)收款管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)應(yīng)收款統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)，提供計提壞賬準(zhǔn)備、壞賬發(fā)生、壞賬收回等業(yè)務(wù)處理功能。壞賬處理的作用是系統(tǒng)自動計提應(yīng)收款的壞賬準(zhǔn)備，當(dāng)壞賬發(fā)生時進(jìn)行核銷處理；當(dāng)被核銷的壞賬又收回時進(jìn)行相應(yīng)轉(zhuǎn)回處理。壞賬處理的結(jié)果應(yīng)自

45、動生成記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中。1.計提壞賬準(zhǔn)備。企業(yè)應(yīng)于期末分析各項應(yīng)收款項的可收回性，并預(yù)計可能產(chǎn)生的壞賬損失，計提壞賬準(zhǔn)備。企業(yè)計提壞賬準(zhǔn)備的方法由企業(yè)自行確定，系統(tǒng)提供壞賬處理的方法，包括應(yīng)收款余額百分比法、銷售余額百分比法、賬齡分析法等。系統(tǒng)將自動根據(jù)企業(yè)所選擇的應(yīng)收賬款計提方法，計算與當(dāng)前應(yīng)收賬款匹配的壞賬準(zhǔn)備余額，并根據(jù)本次計提前的壞賬準(zhǔn)備余額，計算當(dāng)前應(yīng)計提額，并生成記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，如借記“資產(chǎn)減值損失”，貸記“壞賬準(zhǔn)備”。2.壞賬發(fā)生與收回。當(dāng)壞賬發(fā)生時，企業(yè)應(yīng)確定哪些應(yīng)收款為壞賬，通過壞賬發(fā)生，選定發(fā)生壞賬的應(yīng)收款業(yè)務(wù)單據(jù)，生成記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，如借記“壞賬準(zhǔn)

46、備”，貸記“應(yīng)收賬款”。當(dāng)被核銷的壞賬又被重新收回時，則需要在系統(tǒng)中指定哪張收款單位壞賬收回單，并與已經(jīng)確認(rèn)為壞賬的發(fā)票進(jìn)行核銷，然后依據(jù)收款單借記“應(yīng)收賬款”，貸記“壞賬準(zhǔn)備”；借記“銀行存款”，貸記“應(yīng)收賬款”。(四)往來對沖往來款項對沖處理是為了避免往來款多頭掛賬的問題而設(shè)置的功能。在實際業(yè)務(wù)中由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，有時候無法明確劃分某些企業(yè)是客戶還是供應(yīng)商，有些企業(yè)的銷售貨款是其他企業(yè)代付的，有些企業(yè)的預(yù)收款項無法明確是哪筆銷售業(yè)務(wù)，因此，系統(tǒng)一般都提供往來對沖處理功能，以便正確反映與這類企業(yè)的往來情況。在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中，常見的往來對沖處理業(yè)務(wù)如表5-15所示：表5-15 往來對沖類

47、型類型內(nèi)容應(yīng)收沖應(yīng)付以某客戶的應(yīng)收款沖抵某供應(yīng)商的應(yīng)付款項，系統(tǒng)通過應(yīng)收沖應(yīng)付功能將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客戶和供應(yīng)商之間進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，實現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收債權(quán)與應(yīng)付債務(wù)的沖抵。應(yīng)收沖應(yīng)收將某一客戶的應(yīng)收款轉(zhuǎn)到另一客戶中，系統(tǒng)將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客戶之間進(jìn)行轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，實現(xiàn)應(yīng)收款業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收款業(yè)務(wù)在不同客戶間錯戶或合并的問題。預(yù)收沖應(yīng)收指處理客戶的預(yù)收款和該客戶應(yīng)收款的轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務(wù)。 (五)票據(jù)管理一般情況下，企業(yè)的銷售活動都會產(chǎn)生應(yīng)收票據(jù)管理業(yè)務(wù)。因此，應(yīng)收款管理系統(tǒng)應(yīng)提供對銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票的管理功能，記錄票據(jù)的詳細(xì)信息和票據(jù)的處理情況，包括票據(jù)貼現(xiàn)、背書、計息、結(jié)算、轉(zhuǎn)出等處理。應(yīng)收票據(jù)輸入審核后，自動派生一張收款單，并生成記賬憑證，借記“應(yīng)收票據(jù)”，貸記“主營業(yè)務(wù)收入”和“應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅(銷項稅額)”；票據(jù)到期收到款項后，借記“銀行存款”，貸記“應(yīng)收票據(jù)”。如果企業(yè)在票據(jù)到期前進(jìn)行背書處