學(xué)校組織結(jié)構(gòu)圖的制作——使用SmartArt

1、項目一：學(xué)校組織結(jié)構(gòu)圖的制作使用SmartArt一、 項目描述假設(shè)你是學(xué)校辦公室工作人員，現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)把一份有關(guān)學(xué)校組織結(jié)構(gòu)的文檔交給你，讓你閱讀后根據(jù)資料使用Word為公司繪制一個組織結(jié)構(gòu)圖。圖4-1 學(xué)校組織結(jié)構(gòu)圖組織結(jié)構(gòu)圖是組織架構(gòu)的直觀反映，是最常見的表現(xiàn)雇員、職稱和群體關(guān)系的一種圖表，它形象地反映了組織內(nèi)各機構(gòu)、崗位上下左右相互之間的關(guān)系。組織結(jié)構(gòu)圖由框（職位或部門）和線組成。其中，框中通常包含各部門或者職位名稱，也可以把職務(wù)人名字寫在其中，甚至可以加上照片；線用來表示各部門或職位名稱之間的關(guān)系。二、 知識和能力目標(biāo)通過制作學(xué)校組織結(jié)構(gòu)圖，將需具備以下能力。（1） 能夠使用Word200

2、7的SmartArt圖形制作層次結(jié)構(gòu)圖、流程圖、循環(huán)關(guān)系圖等。（2） 能夠熟練的在SmartArt圖形中輸入文本。（3） 能夠熟練編輯SmartArt圖形，如添加/刪除形狀、更改顏色、填充圖形、移動圖形、更改圖形大小等。（4） 能夠制作公司組織結(jié)構(gòu)圖。三、 項目實施下面我們參考圖4-1所示的效果來制作學(xué)校組織結(jié)構(gòu)圖。首先創(chuàng)建文檔并設(shè)置文檔的紙張方向，然后在文檔中插入層次組織圖，接著輸入文本并添加所需項目，最后對組織結(jié)構(gòu)圖進行編輯美化操作。任務(wù)一 插入層次結(jié)構(gòu)圖由于我們的結(jié)構(gòu)圖橫向較長，故要制作項目的組織結(jié)構(gòu)圖，首先要創(chuàng)建橫向文檔并在其中插入組織結(jié)構(gòu)圖。步驟1：新建文檔“學(xué)校組織結(jié)構(gòu)圖”，然后將

3、紙張方向設(shè)置為“橫向”。方法為單擊“頁面布局”選項卡“頁面設(shè)置”選項組中的“紙張方向”按鈕，在下拉列表中選擇“橫向”如圖4-2所示。 圖4-3 SmartArt按鈕圖4-2 設(shè)置紙張方向步驟2：單擊“插入”選項卡“插圖”組中的“SmartArt”按鈕，如圖4-3所示，打開“SmartArt圖形”對話框，可看到內(nèi)置的SmartArt圖形庫，有列表、流程、循環(huán)、層次結(jié)構(gòu)、關(guān)系、矩陣、棱錐圖等七大類，一共提供了80中不同類型的膜拜。如圖4-4所示。圖4-4 打開“選擇SmartArt圖形”對話框步驟3：單擊對話框左側(cè)的“層次結(jié)構(gòu)”項，在對話框中部選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”項，單擊“確定”按鈕，即可在文檔中插

4、入一個組織結(jié)構(gòu)圖框架，效果如圖4-5所示。4-6 輸入文本4-5插入組織結(jié)構(gòu)圖如上圖所示，SmartArt圖形由兩部分組成，圖形區(qū)域（相當(dāng)于畫布）和形狀，創(chuàng)建SmartArt圖形后，默認(rèn)將選中圖形區(qū)域，并在其周圍顯示一個灰色的方框，我們也可以單擊圖形區(qū)域的任意處將其選中；圖形區(qū)域中的圖形被稱為形狀，它里面的“文本”字樣被稱為占位符，用于指示文字的輸入位置，單擊即可在形狀中輸入文字。我們可單擊選中SmartArt圖形的圖形區(qū)域和各形狀，并分別對它們進行編輯和格式設(shè)置。任務(wù)二 輸入文本并添加項目插入組織結(jié)構(gòu)圖后，我們先在其中輸入學(xué)校組織結(jié)構(gòu)圖的幾個大結(jié)構(gòu)，然后再為各大結(jié)構(gòu)添加子結(jié)構(gòu)。、步驟1：單擊

5、最上方的“文本”占位符，輸入“校長室”，使用同樣的方法，依次輸入其他部門的名稱效果如圖所示。步驟1輸入文本時還可以采用以下兩種方法：1. 單擊SmartArt圖形區(qū)域左側(cè)方框上的。2. 單擊“SmartArt 工具 設(shè)計”選項卡“創(chuàng)建圖形”組中的“文本窗格”按鈕。 打開“在此處鍵入文字”窗格，然后單擊該窗格中的相應(yīng)“文本”占位符，即可輸入文字，在圖形中相應(yīng)位置會顯示輸入的問題，如圖4-7所示。圖4-7 在此鍵入文本窗格選中SmartArt圖形后，默認(rèn)將顯示“SmartA工具 設(shè)計”選項卡步驟2：下面給“校長室”添加一個上方的形狀，右擊頂部的“校長室”文本框，在彈出的快捷菜單中選擇“添加形狀”下

6、的“在上方添加形狀”，如圖4-8左圖所示，結(jié)果如4-8右圖所示。 圖4-8 添加“黨支部”上述操作也可選擇要添加形狀的項目后，在“SmartArt工具 設(shè)計”選項卡“創(chuàng)建圖形”組中單擊“添加形狀按鈕”下方的三角按鈕，在展開的列表中選“在上方添加形狀”項。步驟:3：給“校長室”添加一個助理。右擊頂部的“校長室”文本框，在彈出的快捷菜單中選擇“添加形狀”下的“添加助理”，輸入文字“副校長”。Ø 要在所選形狀所在的級別的后面插入一個形狀，可在形狀列表中單擊“在后面添加形狀”；若要在該形狀前面插入一個形狀，則單擊“在前面添加形狀”。Ø 要在所選形狀的下一級別插入一個形狀，可單擊“在

7、下方添加形狀”項。當(dāng)添加、刪除形狀或編輯文字時，形狀的對齊方式和位置會根據(jù)形狀的個數(shù)和形狀中的文字?jǐn)?shù)量自動更新。步驟4：單擊“校長”形狀的邊緣選中該形狀，再利用鼠標(biāo)拖動方法或鍵盤上的上方向鍵將該相撞向上稍微一動；使用同一的方法將“副校長”形狀稍微向下移動，效果如圖4-9所示。圖4-9 調(diào)整項目的上下位置步驟5：單擊“政教處”形狀將其選中，然后在“添加形狀”列表中選擇三次“在后面添加形狀”項，在“政教處”所在項目后面添加三個形狀并輸入科室名稱“教務(wù)處”、“招生就業(yè)處”、“后勤處”。如圖4-10所示。至此，學(xué)校組織結(jié)構(gòu)圖的幾個大塊項目就構(gòu)建出來了。圖4-10 添加平級項目步驟6：參考前面的方法為其

8、他項目添加更下一級的項目，然后在各項目中輸入所屬項目的文本即可。效果入托4-11所示。圖5-11 輸入文本后的組織結(jié)構(gòu)圖任務(wù)三 編輯、美化組織結(jié)構(gòu)圖下面為組織結(jié)構(gòu)圖更改圖形顏色、選擇圖形樣式、設(shè)置紋理填充和發(fā)光燈效果。步驟1：選中SmartArt圖形后，可利用“SmartArt工具 設(shè)計”選項卡統(tǒng)一設(shè)置其形狀、樣式和布局方式等。例如，單擊選中SmartArt圖形，然后單擊“SmartArt 工具 設(shè)計”選項卡上“SmartArt樣式”組中的“更改顏色”按鈕，在展開的列表中選擇“彩色-強調(diào)文字顏色”選項，如圖5-12所示圖5-12 更改形狀顏色步驟2：更改樣式。單擊“SmartArt 樣式”組中

9、的“其他”按鈕，在展開的列表中選擇“優(yōu)雅”項，如圖5-13左圖所示，效果如圖右圖所示。圖5-13 更改圖形樣式步驟3：我們還可以利用“SmartArt  工具 格式”選項卡設(shè)置所選SmartArt圖形區(qū)域或形狀的填充、邊框、效果、樣式和文字環(huán)繞方式等。方法是，選中SmartArt圖形，單擊“格式”選項卡標(biāo)簽可切換到該選項卡。如圖5-14所示。圖5-14 “SmartArt 工具 格式”選項卡Ø “形狀”組：設(shè)置SmartArt圖形中所選形狀的大小和形狀（不能設(shè)置SmartArt圖形區(qū)域）。Ø “形狀樣式”組：設(shè)置SmartArt圖形中所選形狀或圖形區(qū)域的填充、輪廓

10、和效果等。若只選中SmartArt圖形區(qū)域，則該組左側(cè)列表中系統(tǒng)提供的形狀樣式將不起作用。Ø “藝術(shù)字樣式”組：設(shè)置所選SmartArt圖形中文字的藝術(shù)字效果。若選中的是SmartArt圖形區(qū)域，則將同時設(shè)置SmartArt圖形中所選形狀的文字效果。Ø “排列”和“大小”組：主要用于設(shè)置整個SmartArt圖形的位置、文字環(huán)繞方式和大小等。注意這兩個組中的大多數(shù)選項對SmartArt圖形中的形狀不起作用。步驟4：填充紋理。在“形狀樣式”組中單擊“形狀填充”按鈕，在展開的列表中選擇“紋理” “紙袋”，為SmartArt圖形區(qū)域設(shè)置紙袋紋理填充，如圖5-15所示。注意：填充整個

11、SmartArt圖形區(qū)域時，應(yīng)確保當(dāng)前沒選中圖形中的形狀，為此，可單擊形狀之外的SmartArt圖形區(qū)域。 圖5-15 為圖形填充紋理步驟5：添加邊框。在“形狀輪廓”列表中分別選擇綠色、“虛線” “方點”和“粗細(xì)” “4.5磅”，為SmartArt圖形添加邊框，效果如圖5-16所示。 圖5-16 為圖形添加邊框若要為某個形狀設(shè)置填充，需單擊該形狀，然后在“形狀填充”列表中選擇某個選項；若要為多個形狀設(shè)置同一填充，需單擊第一個形狀，然后再按住“Ctrl”鍵的同時依次單擊其他形狀將他們同時選中，再選擇填充選項；若要向SmartArt圖形中的所有形狀設(shè)置同一種填充，需單擊SmartArt圖形，然后按

12、【Ctrl+A】組合鍵來選擇所有形狀，再選擇填充選項。設(shè)置形狀輪廓、效果、藝術(shù)字等也是如此。步驟6：發(fā)光效果。單擊“形狀效果”按鈕，在展開的列表中為SmartArt圖形設(shè)置發(fā)光效果，如圖5-17效果所示。 5-17 為圖形設(shè)置發(fā)光效果步驟7：單擊“排列”組中的“位置”按鈕，在展開的列表中選擇“中間居中，四周文字型環(huán)繞”項，如圖5-18左圖所示，將SmartArt圖形居中顯示在頁面中。圖5-18 設(shè)置圖形在頁面中的位置 步驟8：確保SmartArt圖形的選中狀態(tài)，將鼠標(biāo)指針移到圖形右下角，帶鼠標(biāo)指針變成 形狀后，向右下角拖動，到合適位置后釋放鼠標(biāo)，調(diào)整圖形大小，如圖5-18右圖所示。步驟9：設(shè)置

13、形狀寬度。分別單擊選中文字較多項目所在的形狀，然后調(diào)整其寬度，使其中的文本以一行顯示。組織結(jié)構(gòu)圖的最終效果如圖5-19所示。圖5-19 最終效果四、 知識補充（一） 更改SmartArt圖形的形狀如果要更改SmartArt圖形中的形狀，可在SmartArt圖形中選中要更改的形狀，然后單擊“SmartArt 工具 格式”選項卡上的“形狀”組中的“更改形狀”按鈕，在展開的列表中選中一種形狀即可，如圖5-20所示。圖5-20更改形狀樣式（二） 還原SmartArt圖形的默認(rèn)布局和顏色當(dāng)對SmartArt圖形進行了一洗了的編輯操作后，若想將其還原到默認(rèn)設(shè)置，此時可單擊“SmartArt 工具 設(shè)計”選項卡上“重設(shè)”組中的“重設(shè)圖形”按鈕，如圖5-21所示。圖5-21