俱樂部公文管理制度

1、俱樂部公文管理制度1 目的為提高公文處理工作效率和公文質(zhì)量，使公司的公文處理規(guī) 范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，特制定本制度。2 適用范圍本公司所有行文、公文法辦均依照本制度執(zhí)行。3 主要職責(zé)3.1 本辦法由人事行政部負(fù)責(zé)制定、修改、完善以及解釋說 明。3.2 人事行政部是公司公文處理的管理機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各 部門的公文處理工作。3.3 公司各部門應(yīng)配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。4 工作程序4.1 公文種類，公文種類包括：決定、通報(bào)、通知、報(bào)告、 請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要及簽報(bào)等。4.2 公文格式， 公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、 秘密等級、 緊急程度、 發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位（部門）、正文、附件

2、、 印章、成文時(shí)間、主題詞、抄報(bào)、抄送單位（部門）等部分 組成。4.2.1 發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文，主 辦單位（部門）應(yīng)當(dāng)排列在前。4.2.2 發(fā)文字號包括公司簡稱（友誼金石谷俱樂部）、主辦 單位（部門）代字、年份、序號，年份應(yīng)完整，并用中括號， 如人事行政部發(fā)文，則：友金字 200910 號。聯(lián)合發(fā)文，按 發(fā)文順序排列編號。4.2.3 上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。4.2.4 公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容和公文 種類，標(biāo)題中除規(guī)章名稱或轉(zhuǎn)發(fā)文加書名號外，一般不用標(biāo) 點(diǎn)符號。4.2.5 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前標(biāo)明 附件順序和名稱。4.2

3、.7 公文主送、抄報(bào)、抄送單位一般用全稱，如用簡稱， 應(yīng)用規(guī)范化簡稱。4.2.7 公文除會議紀(jì)要外應(yīng)加蓋公司印章，用印位置在成文 時(shí)間上側(cè)，要求上不壓正文，下要齊年月日。4.2.8 成文時(shí)間，以公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。4.2.9 公司的公文應(yīng)加注主題詞；上報(bào)的公文應(yīng)按照規(guī)范標(biāo) 注主題詞。主題詞又叫關(guān)鍵詞，是指公文中代表其內(nèi)容特征 的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。選用主題詞的原則 和方法是：從“類別詞”到“類屬詞”，從內(nèi)容到形式。4.3 紙型和字體要求文件紙型使用A4紙，正文使用 A4文頭紙；附件也按A4紙的大小及字?jǐn)?shù)、行數(shù)打印。標(biāo)題字體為黑體小二號字，文號簽發(fā)人、主送單位、正文、落款日期、

4、主題詞、抄送等 均為楷體小三號字。4.4 行文規(guī)則4.4.1 公司各部門的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范 圍確定。4.4.2 公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可向上級單位逐級行文，不能越 級行文。行文應(yīng)主送一個(gè)上級機(jī)關(guān)，如需要其它相關(guān)的上級 機(jī)關(guān)閱知，可以抄報(bào)。4.4.3 各部門的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送上級對應(yīng)主管部門。4.4.4 公司各部門不得以各自名義越級對上級行文，一般不 得越級請示。4.4.5 公文稿一般由發(fā)文部門起草，公司各部門可依據(jù)職權(quán) 范圍代表公司起草公文稿。4.4.6 各部門要不斷提高公文處理水平，努力提高公文處理 工作的效率和質(zhì)量，行文要少而精、注重效用。4.5 公文辦理分收文和發(fā)文兩

5、類。 收文辦理一般包括： 傳遞、 簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、 歸檔、銷毀等程序；發(fā)文管理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、 繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。4.5.1 收文辦理4.5.1.1 登記。包括：來文機(jī)關(guān)、文號、標(biāo)題、來文日期、 收文編號等。一般事務(wù)性來文可視情況確定是否登記。公司 內(nèi)、外來文，均由人事行政部文書負(fù)責(zé)簽收、拆封、登記， 送人事行政部負(fù)責(zé)人批辦后送分管領(lǐng)導(dǎo)閱處。注明領(lǐng)導(dǎo)親啟 件或上下級機(jī)關(guān)信函，原封登記后由領(lǐng)導(dǎo)本人拆閱。4.5.1.2 需要辦理的公文，人事行政部應(yīng)提出擬辦意見，分 送領(lǐng)導(dǎo)指示或送有關(guān)部門，主送公司各部門的公文，由各

6、部 門辦理。需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)確定一個(gè)主辦部門。4.5.1.3 承辦部門應(yīng)當(dāng)抓緊辦理、不得延誤、推諉。對不屬 于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回交 辦部門并說明理由。4.5.1.4 實(shí)行公文催辦制度。 人事行政部要負(fù)責(zé)催辦、 查辦， 做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦， 一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了 解和反饋執(zhí)行情況。4.5.2 發(fā)文程序：主辦部門承辦人擬稿承辦人所在部門 負(fù)責(zé)人核簽有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽（如需要）人事行 政部核稿分管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)人事行政部登記編號人事行政部封發(fā)（見附件二）。0A文件發(fā)文程序執(zhí)行本 條規(guī)定。4.6 公文起

7、草要求4.6.1 符合國家的法律、法規(guī)和方針，符合上級機(jī)關(guān)的政策 及公司的有關(guān)規(guī)定。4.6.2 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，書寫工 整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。4.6.3 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo) 題后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。如：你單 位2007年7月7日關(guān)于辦理XX的請示（友金字XX2009X 號）已收悉。4.6.4 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)， 第一層為 “一” 、第二層為 “（一）”、 第三層為“ 1”、第四層為“（ 1）”。4.6.5 必須使用國家法定計(jì)量單位。4.6.6 用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文字使用簡稱，一般先用全稱， 并注明簡稱。4.6.7 公文

8、中的數(shù)字， 除成文時(shí)間、 部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、 詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù) 字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。4.6.8 按照分工負(fù)責(zé)的原則，誰主管的事由誰擬稿。4.7 公文的簽批4.7.1 公文由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要的或涉及面廣的，必 須由總經(jīng)理總經(jīng)理或者主管副總簽發(fā)。4.7.2 公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，由人事行政部審核。審核的重 點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規(guī)和方針政 策及公司有關(guān)規(guī)定， 是否與有關(guān)部門協(xié)商、 會簽， 文字表述、 文種使用、公文格式是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。在不改變原意情況下，核稿人可對文稿進(jìn)行刪節(jié)和文字 加工，需對文稿進(jìn)行重大修

9、改時(shí)， 提出修改意見由經(jīng)辦人 （主 辦部門）修改。4.8 公文的會簽，公文稿中凡有涉及其他部門的問題，主辦 部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽。會簽文稿均以會簽部 門負(fù)責(zé)人簽字為有效。會簽應(yīng)注意以下事項(xiàng)：4.8.1 公司行文（向上級行文及向下級行文），由主辦部門 送轉(zhuǎn)會簽。有關(guān)部門如有不同意見，應(yīng)當(dāng)在協(xié)商之后再報(bào)公 司主管領(lǐng)導(dǎo)。如經(jīng)協(xié)商仍不能取得一致意見，應(yīng)當(dāng)如實(shí)上報(bào) 主管領(lǐng)導(dǎo)。4.8.2 公司與其它外單位會簽，由主辦部門指定專人承辦。 若外單位對會簽公文有較大的改動，應(yīng)重新送公司領(lǐng)導(dǎo)審 批。4.8.3 外單位送我公司會簽的文稿，先由主辦部門提出意 見，然后按公司發(fā)文程序辦理。4.8.4 上報(bào)的公文， 如有關(guān)部門意見不一致， 應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映。4.9 公文處理必須嚴(yán)格遵守中華人民共和國保守國家秘密 法及保密紀(jì)律，確保黨和國家、公司秘密的安全。凡泄露 或出賣秘密公文的，將根據(jù)國家的有關(guān)條款嚴(yán)肅處理。4.10 公文立卷、歸檔和銷毀4.10.1 公文辦完后， 應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家檔案法以及 友誼集團(tuán)檔 案管理標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)規(guī)定