SAP PS操作手冊

1、目 錄一、 項目創(chuàng)建31.1 系統(tǒng)內(nèi)項目分類及編碼規(guī)則31.2 項目的創(chuàng)建62.1 項目預算的設置13三、 項目狀態(tài)管理173.1 項目狀態(tài)概述173.2 項目狀態(tài)標識19四、 項目文檔維護264.1 文檔掛接264.2 文檔查看324.3 文檔刪除34五、 項目服務采購的提報及維護385.1 項目服務采購申請創(chuàng)建及修改38六、 項目進度管理426.1 項目進度網(wǎng)絡維護426.2 項目進度確認48七、 項目信息查詢517.1 項目架構查詢517.2 項目定義查詢527.3 項目WBS查詢537.4 項目預算、成本查詢53八、 附錄：名詞解釋56一、 項目創(chuàng)建1.1 系統(tǒng)內(nèi)項目分類及編碼規(guī)則項目

2、分類1.2 項目的創(chuàng)建目前XXX主要有以下幾種類型的項目：評審類（客戶）項目、工程類（客戶）項目、科研類（客戶）項目、技術服務類（客戶）項目、其他客戶項目、科技項目、信息項目、管理咨詢項目、教育培訓項目、股權投資項目。所有項目均可以通過“手工新增”和“EXCEL模板導入”兩種方式進行創(chuàng)建。“手工新增”主要用于單個項目的創(chuàng)建，“EXCEL模板導入”主要用于項目批量創(chuàng)建。1.2.1手工新增創(chuàng)建項目（1）在sap首界面事物代碼欄輸入事物代碼ZPS44003，點擊或者回車，進入項目創(chuàng)建界面：（2）在項目創(chuàng)建界面，選擇“手工新增”創(chuàng)建項目（系統(tǒng)默認為手工創(chuàng)建）：（3）填入項目信息（標識的框為創(chuàng)建項目必填

3、信息），點擊執(zhí)行生成項目編碼和和創(chuàng)建項目架構：（4）系統(tǒng)提示項目項目創(chuàng)建成功信息，記錄項目編碼：1.2.2模板導入創(chuàng)建項目（1）線外維護項目創(chuàng)建模板（模板填寫規(guī)范參考模板填寫說明）：（2）在sap首界面事物代碼欄輸入事物代碼ZPS44003，點擊或者回車，進入項目創(chuàng)建界面：（2）在項目創(chuàng)建界面，選擇“EXCEL模板導入”創(chuàng)建項目：（3）選擇導入文件（從本地選擇EXCEL模板存放路徑），點擊執(zhí)行生成項目編碼和和創(chuàng)建項目架構：（4）系統(tǒng)提示項目項目創(chuàng)建成功信息，記錄項目編碼：二、 項目預算的設置及調(diào)整2.1 項目預算的設置分配預算(1)輸入事務代碼 CJ30，點擊左側的 ： (2)輸入項目編碼，點

4、擊“最初預算”（3） 輸入項目總體預算，點擊保存說明：調(diào)整已分配預算的事務代碼及操作同上。2.1.2預算審批(1)輸入事務代碼 CJ32，點擊左側的 ： (2)輸入項目編碼，點擊“最初預算”（3） 輸入批復的預算數(shù)，點擊保存說明：調(diào)整已下達預算的事務代碼及操作同上。預算查看如果只查看，不進行操作，相關的事務代碼如下：查看已分配未下達預算：CJ31查看已下達預算：CJ33相應的操作參考以上2.1.1及2.1.2操作步驟。三、 項目狀態(tài)管理3.1 項目狀態(tài)概述按照項目管理的要求，我們將項目的整個生命周期劃分為不同的階段和環(huán)節(jié)，在每個階段里，都需要完成多項不同的管理工作，前一階段工作的完成是后一階段

5、工作開展的基礎和前提，為了滿足項目全生命周期管理的要求，在ERP系統(tǒng)中用“狀態(tài)”表示項目相應進行的階段和環(huán)節(jié)。項目的“狀態(tài)”可以通過系統(tǒng)內(nèi)部操作“標識”操作來改變（當對項目執(zhí)行創(chuàng)建、概預算申請、審批、技術性完成、項目關閉等一系列操作后，系統(tǒng)用不同的標識來表示項目狀態(tài)）。項目“狀態(tài)”的改變會對ERP系統(tǒng)內(nèi)后續(xù)操作產(chǎn)生不同的影響。ERP系統(tǒng)中的項目狀態(tài)分為：（1）項目系統(tǒng)狀態(tài)ERP系統(tǒng)固有的標準項目狀態(tài)；（2）項目用戶狀態(tài)根據(jù)客戶實際需要配置創(chuàng)建更加細化的項目狀態(tài)。3.1.1項目系統(tǒng)狀態(tài)項目系統(tǒng)狀態(tài)是ERP系統(tǒng)固有的標準項目狀態(tài)，利用這些標準項目管理狀態(tài)可以滿足部分電網(wǎng)工程項目的管控要求。ERP系

6、統(tǒng)中常見的系統(tǒng)狀態(tài)有以下幾種：（1）CRTD項目創(chuàng)建“項目創(chuàng)建”狀態(tài)表示項目在系統(tǒng)中處于初始階段，是創(chuàng)建項目、項目架構后獲得的狀態(tài)，是項目進行到其他狀態(tài)的起點。當項目在系統(tǒng)中被創(chuàng)建時，系統(tǒng)便自動顯示出項目處于已經(jīng)被創(chuàng)建的狀態(tài)。在“項目構造器”中打開被創(chuàng)建的項目，我們可以看到在項目定義的“基本數(shù)據(jù)”標簽頁系統(tǒng)狀態(tài)欄位出現(xiàn)了“CRTD”，這表示項目已經(jīng)被創(chuàng)建。（2）REL下達“下達”狀態(tài)表示系統(tǒng)中的項目或者WBS已經(jīng)被激活，是系統(tǒng)用于控制項目實際費用發(fā)生和項目部分可以開始實施的狀態(tài)，被下達后對應的工作才可以開始進行。WBS被下達后標志著這個WBS對應的工作可以開始進行，只有在下達狀態(tài)下的WBS才可

7、以發(fā)生實際費用。（3）TECO技術性完成“技術性完成”表示從項目實施的角度已經(jīng)完成，但是會發(fā)生財務費用后續(xù)處理的項目狀態(tài)。當項目的用戶狀態(tài)設置為“結算”，即財務工程結算完成后，由項目經(jīng)理對單項工程標識“技術性完成”。系統(tǒng)狀態(tài)為“技術性完成”狀態(tài)時，無法在系統(tǒng)中進行合同的創(chuàng)建、確認、WBS架構的更改等相關的操作，只能進行財務上的調(diào)整。（4）CLSD關閉項目驗收完成后，在系統(tǒng)內(nèi)對項目進行關閉。“關閉”標志表示項目已經(jīng)完成，項目關閉后不能在系統(tǒng)中對項目進行任何修改操作。3.1.2項目用戶狀態(tài)在ERP系統(tǒng)里用狀態(tài)表示項目相應進行的階段和層次。系統(tǒng)狀態(tài)只能滿足項目的部分管控要求，為了達到項目的實際管控要

8、求，在ERP系統(tǒng)固有的系統(tǒng)狀態(tài)的基礎上，配置了更加細化的用戶狀態(tài)。通過用戶狀態(tài)與系統(tǒng)狀態(tài)的結合，實現(xiàn)了項目全生命周期狀態(tài)管理的需求，不但在系統(tǒng)中明確顯示了項目所處的各個階段，也通過設置是否可發(fā)生費用、是否允許調(diào)整架構等配置，實現(xiàn)了項目不同階段的管控要求。按照項目的管控要求，對項目所處的階段和層次需要由不同的權限人在ERP系統(tǒng)中進行用戶狀態(tài)標識，以便項目相關管理人員查詢，加強對項目的管控。表4 XXX及其下屬單位用戶狀態(tài)表3.2 項目狀態(tài)標識3.2.1項目定義層用戶狀態(tài)標識以以XXX院本部項目中，對項目定義層進行“啟動”狀態(tài)的標識為例。項目建議書審批通過，在系統(tǒng)中創(chuàng)建項目架構，并標識項目狀態(tài)為“

9、立項，”標識“立項”狀態(tài)主要由項目負責人進行操作。（1）輸入事務代碼CJ20N，回車， 進入“項目構造器”界面。（2）在 “項目構造器”界面，點擊a處“未清”按鈕，彈出“打開項目”對話框，在b處輸入項目編碼，點擊c處，或“回車”，打開需要標識狀態(tài)的項目。（3）在下圖項目架構上，單擊a處，選中項目定義層，可以看到b處項目定義層用戶狀態(tài)為“項建”，單擊c處，打開“修改狀 （4）在 “修改狀態(tài)”界面，在“狀態(tài)”“帶狀態(tài)編號的狀態(tài)”一列，雙擊a處“立項”，可以看到“立項”狀態(tài)變?yōu)樗{色，點擊b處“返回”按鈕，回到“項目構造器”界面。（5）回到“項目構造器”界面后，可以看到a處項目“用戶狀態(tài)”已經(jīng)變?yōu)椤傲?/p>

10、項”，此時點擊b處，保存狀態(tài)變更結果。說明：XXX所有項目在項目定義層上的其他用戶狀態(tài)標識同上述操作。3.2.2項目系統(tǒng)狀態(tài)標識在ERP系統(tǒng)中只需對“下達”、“技術性完成”、“關閉”三種系統(tǒng)狀態(tài)進行標識。其它系統(tǒng)狀態(tài)由相應操作后自動激活，不需人工標識。下面以XXX項目中對項目“下達”為例，介紹項目系統(tǒng)狀態(tài)標識的操作步驟。（1）輸入事務代碼CJ20N，回車， 進入“項目構造器”界面。（2）在“項目構造器”界面，點擊a處“未清”按鈕，彈出“打開項目”對話框，在b處輸入項目編碼，點擊c處，或“回車”，打開需要標識狀態(tài)的項目。（3）在下圖項目架構上，單擊a處，選中項目定義層，可以看到b處項目定義層用戶

11、狀態(tài)為“啟動”（注意：其他項目類型系統(tǒng)“下達”狀態(tài)對應的用戶狀態(tài)可能不是“啟動”），此時可以對項目進行“下達”。（4）點擊菜單欄a處“編輯”彈出下拉列表，選擇“狀態(tài)”“下達”，在b處“下達”點擊確認。（5）下圖a處可以看到項目系統(tǒng)狀態(tài)變?yōu)椤癛EL”“下達”，確認無誤后，點擊b處“保存”按鈕，保存狀態(tài)變更結果。說明： 項目系統(tǒng)狀態(tài)“技術性完成”和“關閉”的操作與“下達”相同，具體可參考項目“下達”的操作； 項目狀態(tài)標識完成后要及時保存，否則標識無效； 項目“下達”操作不可取消返回，請謹慎操作。四、 項目文檔維護在項目實施的各個階段，存在著各種文檔資料，用戶可以根據(jù)實際的需要，將項目的相關文檔掛接

12、到項目架構上。4.1 文檔掛接4.1.1創(chuàng)建PS文本（1）在ERP初始界面中的事務代碼欄內(nèi)輸入事務代碼：CJ20N（2）打開需要掛接文本的項目（3）文檔掛接在項目架構中選中首層WBS元素，鼠標右鍵單擊，從彈出的菜單列表中選擇“創(chuàng)建”，再從列表匯總選擇 “PS文本”：選擇“文本類型”，維護ps文本：維護好以上信息之后，回車，繼續(xù)維護文檔內(nèi)容：返回之后，在項目構造器中會產(chǎn)生一個文本標識符：4.1.1創(chuàng)建PS文本附件右鍵單擊文本標識符，選擇“對象的服務” “ 創(chuàng)建” “創(chuàng)建附件”，然后在本機上選擇需要掛入的附件（附件可以是TXT、DOC、RAR等多種格式的文件）選擇本地附件存放位置：注意：XXX所有

13、項目，均可按照以上方式在首層WBS上掛接文檔。4.2 文檔查看 （1）在ERP初始界面中的事務代碼欄內(nèi)輸入事務代碼：CJ20N，回車：（2）打開項目架構，找到要查看的PS文本，在PS文本上右鍵，對象的服務，附件清單，可以查看附件：（3）系統(tǒng)彈出附件列表如下：（3）單擊導出按鈕可以下載附件：4.3 文檔刪除 （1）在ERP初始界面中的事務代碼欄內(nèi)輸入事務代碼：CJ20N，按照前述方式打開掛接了文本的項目，找到文本標識符，右鍵“對象的服務” “附件清單”：選中掛接文檔的文檔標識符：(2)上述操作只是刪除了文本標識符里的文件，文本標識符在項目結構上仍然存在，如果實際工作中發(fā)現(xiàn)文本標識符建錯了，或者位

14、置掛錯了，也可以對其進行刪除。說明： 文檔刪除后要及時進行保存，否則刪除操作無效。五、 項目服務采購的提報及維護5.1 項目服務采購申請創(chuàng)建及修改（1）在SAP初始界面中的事務代碼欄內(nèi)輸入事務代碼：CJ20N，回車：（2）打開要創(chuàng)建采購申請的項目，選擇要掛接采購申請的WBS：（3）維護采購申請信息，回車（4）保存信息，生成采購申請六、 項目進度管理6.1 項目進度網(wǎng)絡維護6.1.1創(chuàng)建進度網(wǎng)絡（1）在SAP初始界面中的事務代碼欄內(nèi)輸入事務代碼：CJ20N，回車：（2）打開要維護項目進度網(wǎng)絡的項目，選擇首層WBS元素，右鍵單擊選擇“創(chuàng)建”“網(wǎng)絡”：（3）維護進度網(wǎng)絡名稱，回車，生成進度網(wǎng)絡：（4

15、）生成進度網(wǎng)絡如下：6.1.2維護進度節(jié)點（1）在SAP初始界面中的事務代碼欄內(nèi)輸入事務代碼：CJ20N，回車：（2）打開要維護項目進度節(jié)點的項目，選擇進度節(jié)點網(wǎng)絡，右鍵單擊選擇“創(chuàng)建”“活動（內(nèi)部）”：（3）維護進度節(jié)點名稱，回車，生成進度節(jié)點：（4）生成進度節(jié)點如下：（5）維護進度節(jié)點時間計劃，選中“開工”活動，在右側“日期”標簽頁維護“計劃開始”和“計劃完成”時間：（6）點擊保存，保存創(chuàng)建的進度節(jié)點網(wǎng)絡。6.2 項目進度確認（1）在SAP初始界面中的事務代碼欄內(nèi)輸入事務代碼：CJ20N，回車：（2）打開要確認時間進度的項目，選中進度節(jié)點網(wǎng)絡中需確認實際時間的具體活動：（3）選中活動后，選

16、擇菜單欄“編輯”“活動”“確認”：（4）在彈出的活動確認界面，維護活動實際開始和完成時間：（5）維護完活動實際開始和完成時間后，返回上一界面，在“日期”標簽頁可以看到活動的實際開始和完成時間已維護，點擊保存，保存確認結果：七、 項目信息查詢7.1 項目架構查詢對于系統(tǒng)里創(chuàng)建的所有項目，可以通過以下操作查看項目清單。(1)輸入事務代碼 CN41N，點擊左側的 ： (2)輸入查詢條件，可進行精確查詢，也可進行模糊查詢(3)顯示查詢結果： 7.2 項目定義查詢對于系統(tǒng)里創(chuàng)建的所有項目，還可以通過事務代碼 CN42N，查看所有項目定義清單。操作類似7.1。7.3 項目WBS查詢對于系統(tǒng)里創(chuàng)建的所有項目

17、，還可以通過事務代碼 CN43N，查看所有項目WBS清單。操作類似7.1。7.4 項目預算、成本查詢對于項目中已發(fā)生的實際成本，可以通過以下操作進行查詢。(1)輸入事務代碼 CN41N，點擊左側的 ： (2)在彈出窗口中選擇標準參數(shù)文件：000000000001結構一覽（未計劃）： (3)輸入查詢條件，可進行精確查詢，也可進行模糊查詢： (4)顯示查詢結果： 八、 附錄：名詞解釋表5 項目模塊部分名詞解釋名稱解釋項目定義項用項目定義對項目的總體目標、范圍等信息進行描述。通過定義項目的各項控制參數(shù)，如項目類型、預算管理方式、進度計劃類型方式等，從項目整體角度規(guī)范了項目管理的后續(xù)操作，保證了同一個

18、項目中所有工作任務目標和操作模式的一致性。工作分解結構（WBS）工作分解結構（Work Breakdown Structure）是以層次結構的形式，將完成一個項目所需執(zhí)行的任務層層細分，以便與項目的管理、統(tǒng)計和分析。通過WBS結構進行項目預算控制、成本歸集，WBS所體現(xiàn)的結構，是項目管理其他一切工作的基礎，同時也為其他各專業(yè)組的工作開展提供了條件。WBS元素工作分解結構（WBS）的組成部分，每個WBS元素有唯一的編碼。WBS元素包含的數(shù)據(jù)主要有：元素編碼、項目類型、公司代碼、工廠、業(yè)務范圍、利潤中心、項目經(jīng)理、項目申請人、所屬的成本中心負責人、成本碼、間接費用碼、項目的文本、結算規(guī)則等。網(wǎng)絡網(wǎng)絡（Network）是項目執(zhí)行過程各種具體工作的有序集合體。網(wǎng)絡中的每個單獨的工作稱為活動、活動是指項目過程中具體的工作安排。網(wǎng)絡可以被分配給項目定義及WBS元素、用來進行項目的進度安排、成本和資源的安排計劃、分析和控制。作業(yè)/