office辦公軟件實(shí)用技巧培訓(xùn)(共69張)

1、2018.4.11Microsoft office軟件學(xué)習(xí)的目的軟件學(xué)習(xí)的目的提升工作效率提升工作效率增加工作技能增加工作技能增加解決技術(shù)問(wèn)題的途徑增加解決技術(shù)問(wèn)題的途徑軟件學(xué)習(xí)的種類軟件學(xué)習(xí)的種類軟件下載與破解軟件下載與破解officeoffice軟件家族主要成員軟件家族主要成員WORDEXCELPOWERPOINTACCESSOUTLOOK其他文字排版文字排版數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)演示文稿演示文稿數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)管理管理電子郵件電子郵件officeoffice軟件家族常用的三大應(yīng)用軟件家族常用的三大應(yīng)用WORDEXCELPOWERPOINT我最擅長(zhǎng)：文檔編排，能制作出圖文并茂的文檔。我最擅長(zhǎng)：文檔編

2、排，能制作出圖文并茂的文檔。我最擅長(zhǎng)：表格設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)處理，圖表制作。我最擅長(zhǎng)：表格設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)處理，圖表制作。我最擅長(zhǎng)：圖文展示，匯報(bào)講演文案制作。我最擅長(zhǎng)：圖文展示，匯報(bào)講演文案制作。常用的快捷鍵常用的快捷鍵Ctrl+A 全選Ctrl+C 復(fù)制Ctrl+X 剪切Ctrl+V 粘貼Ctrl+Z 撤銷Ctrl+Y 恢復(fù)(重復(fù))Ctrl+N 新建Ctrl+S 保存Ctrl+O 打開(kāi)Ctrl+P 打印Ctrl+Shift+= 上標(biāo)Ctrl+= 下標(biāo)Ctrl+B 加粗Ctrl+I 斜體Ctrl+U 刪除線Ctrl+F 查找Ctrl+H 替換Ctrl+L 左對(duì)齊Ctrl+R 右對(duì)齊Ctrl+E 居中對(duì)齊A

3、lt+Shift+D 插入日期Alt+Shift+T 插入時(shí)間自動(dòng)保存和自動(dòng)保存和恢復(fù)恢復(fù)打開(kāi)打開(kāi)“文件文件”菜單，單擊菜單，單擊“選項(xiàng)選項(xiàng)”命令，彈出對(duì)話框中單擊命令，彈出對(duì)話框中單擊“保存保存”選項(xiàng)卡，里面有選項(xiàng)卡，里面有一個(gè)一個(gè)“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”項(xiàng)，勾選，并設(shè)置間隔時(shí)間。項(xiàng)，勾選，并設(shè)置間隔時(shí)間。( (默認(rèn)為默認(rèn)為1010分鐘分鐘) )格式刷：格式刷：可應(yīng)用的格式包括字體、字號(hào)、填充色等。可應(yīng)用的格式包括字體、字號(hào)、填充色等。* *雙擊格式刷可多次復(fù)制樣式。雙擊格式刷可多次復(fù)制樣式。查找、替換：查找、替換：批量更改文字。批量更改文字。插入符號(hào)插入符號(hào)打開(kāi)

4、打開(kāi)“插入插入”菜單，單擊菜單，單擊“符號(hào)符號(hào)”命令命令，點(diǎn)擊，點(diǎn)擊“其他符號(hào)選項(xiàng)其他符號(hào)選項(xiàng)”，彈出對(duì)話框，從，彈出對(duì)話框，從列表中選擇要插入的特殊字符列表中選擇要插入的特殊字符，雙擊選中，雙擊選中的的字符可插入到文檔中。字符可插入到文檔中。 部分符號(hào)在現(xiàn)在部分符號(hào)在現(xiàn)在的輸入法中均可的輸入法中均可用拼音首字母縮用拼音首字母縮寫打出來(lái)！寫打出來(lái)！創(chuàng)建自動(dòng)目錄創(chuàng)建自動(dòng)目錄打開(kāi)打開(kāi)“引用引用”菜單，單擊菜單，單擊“目錄目錄”命令命令，彈出對(duì)話框，從，彈出對(duì)話框，從列表中列表中選選擇擇“自動(dòng)目錄自動(dòng)目錄”。編輯文檔后，點(diǎn)擊目錄左上角的編輯文檔后，點(diǎn)擊目錄左上角的“更新目錄更新目錄”命令，選擇命令，

5、選擇“更新更新整個(gè)目錄整個(gè)目錄”選項(xiàng)，點(diǎn)擊確定。選項(xiàng)，點(diǎn)擊確定。( (最后適當(dāng)調(diào)整格式最后適當(dāng)調(diào)整格式) )* * 進(jìn)行文檔編輯時(shí)，需選用進(jìn)行文檔編輯時(shí)，需選用標(biāo)題樣式，否則不能識(shí)別自標(biāo)題樣式，否則不能識(shí)別自動(dòng)更新目錄。動(dòng)更新目錄。單擊單擊“插入插入”工具欄，單擊工具欄，單擊“ExcelExcel電子表格電子表格(X)”(X)”選項(xiàng)，選項(xiàng)，WordWord文檔界面文檔界面中中的菜單欄和工具欄就變成了標(biāo)準(zhǔn)的的菜單欄和工具欄就變成了標(biāo)準(zhǔn)的ExcelExcel菜單和工具欄，可以像在菜單和工具欄，可以像在ExcelExcel中中一樣進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理。一樣進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理。在在WordWord中插入新的中插

6、入新的ExcelExcel工作表：工作表：打開(kāi)打開(kāi)“文件文件”菜單，單擊菜單，單擊“選項(xiàng)選項(xiàng)”命令命令，在彈在彈出出對(duì)話框的對(duì)話框的“常規(guī)常規(guī)”選項(xiàng)卡內(nèi)設(shè)置。選項(xiàng)卡內(nèi)設(shè)置。設(shè)置新建工作簿默認(rèn)字體、字號(hào)：設(shè)置新建工作簿默認(rèn)字體、字號(hào)：* * 也可以選中所有單元格，在也可以選中所有單元格，在“開(kāi)始開(kāi)始”菜菜單中修改。單中修改。打開(kāi)打開(kāi)“文件文件”菜單，單擊菜單，單擊“選項(xiàng)選項(xiàng)”命令命令，在彈，在彈出出對(duì)話框的對(duì)話框的“高級(jí)高級(jí)”選項(xiàng)卡內(nèi)設(shè)置，勾選選項(xiàng)卡內(nèi)設(shè)置，勾選“將精度設(shè)將精度設(shè)為所顯示的精度為所顯示的精度”。避開(kāi)避開(kāi)ExcelExcel的誤差的誤差* * 利用利用RoundRound函數(shù)對(duì)中間

7、值四舍五入函數(shù)對(duì)中間值四舍五入ExcelExcel中中RoundRound函數(shù)的格式為：函數(shù)的格式為：Round(Round(數(shù)值，保留的小數(shù)位數(shù)數(shù)值，保留的小數(shù)位數(shù)) )。打開(kāi)打開(kāi)“頁(yè)面布局頁(yè)面布局”菜單，單擊菜單，單擊“打印標(biāo)題打印標(biāo)題”命令命令，在彈，在彈出出對(duì)話框?qū)υ捒虻牡摹肮ぷ鞅砉ぷ鞅怼边x項(xiàng)卡選項(xiàng)卡“頂端標(biāo)題行頂端標(biāo)題行”設(shè)置每頁(yè)需要打印的標(biāo)題設(shè)置每頁(yè)需要打印的標(biāo)題( (或表頭或表頭) )。設(shè)置每頁(yè)打印標(biāo)題：設(shè)置每頁(yè)打印標(biāo)題：* * 設(shè)置后打印多頁(yè)文件時(shí)，每頁(yè)的表頭系統(tǒng)默認(rèn)打設(shè)置后打印多頁(yè)文件時(shí)，每頁(yè)的表頭系統(tǒng)默認(rèn)打印選中的標(biāo)題行。印選中的標(biāo)題行。打開(kāi)打開(kāi)“條件格式條件格式”菜單，單

8、擊菜單，單擊“新建規(guī)格新建規(guī)格”命令命令，在彈，在彈出出對(duì)對(duì)話框中選擇話框中選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”選項(xiàng)，輸選項(xiàng)，輸入公式，單擊入公式，單擊“格式格式”命令，在彈出對(duì)話框中設(shè)置格式。命令，在彈出對(duì)話框中設(shè)置格式。隔行著色：隔行著色：* * 公式：公式：MOD(ROW(),2)=0MOD(被除數(shù)、除數(shù))，其功能為返回兩數(shù)相除的余數(shù)。ROW(需要得到其行號(hào)的單元格或單元格區(qū)域)，其功能為返回引用的行號(hào)。選擇區(qū)域，打開(kāi)選擇區(qū)域，打開(kāi)“條件格式條件格式”菜單，單擊菜單，單擊“新建新建規(guī)格規(guī)格”命令命令，在彈，在彈出出對(duì)話框中選擇規(guī)則類型，設(shè)對(duì)話框中選擇規(guī)則類

9、型，設(shè)定條件，單擊定條件，單擊“格式格式”命令，在彈出對(duì)話框中設(shè)命令，在彈出對(duì)話框中設(shè)置格式。置格式。特定數(shù)據(jù)醒目顯示：特定數(shù)據(jù)醒目顯示：選擇區(qū)域，打開(kāi)選擇區(qū)域，打開(kāi)“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單，單擊菜單，單擊“創(chuàng)建組創(chuàng)建組”命令命令，在彈，在彈出對(duì)話框中單擊出對(duì)話框中單擊“創(chuàng)建組創(chuàng)建組” ” 。折疊部分行或列：折疊部分行或列：* * 完成后單擊完成后單擊“- -”號(hào)即可折疊選中號(hào)即可折疊選中行或列，單擊行或列，單擊“+ +”號(hào)展開(kāi)。號(hào)展開(kāi)。又稱又稱“數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性”，打開(kāi)，打開(kāi)“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單，單擊菜單，單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)數(shù)據(jù)驗(yàn)證證”命令，在彈出對(duì)話框中命令，在彈出對(duì)話框中單擊單擊“數(shù)據(jù)驗(yàn)證數(shù)據(jù)驗(yàn)證”。

10、數(shù)據(jù)驗(yàn)證命令應(yīng)用：數(shù)據(jù)驗(yàn)證命令應(yīng)用：選擇數(shù)據(jù)所在列，打開(kāi)選擇數(shù)據(jù)所在列，打開(kāi)“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單，單擊菜單，單擊“分列分列”命令，在彈命令，在彈出對(duì)話框出對(duì)話框中選擇最合適的文件類型，如中選擇最合適的文件類型，如“分隔符號(hào)分隔符號(hào)”，單擊下一，單擊下一步，選擇分隔符號(hào)的類型。步，選擇分隔符號(hào)的類型。分列命令的應(yīng)用：分列命令的應(yīng)用：* * 可自定義分隔符號(hào)，但可自定義分隔符號(hào)，但一次只能自定義一種。一次只能自定義一種。除了明確定義的篩選以外，還可以按照顏色、數(shù)據(jù)條件，文本條件進(jìn)行自定義篩選。除了明確定義的篩選以外，還可以按照顏色、數(shù)據(jù)條件，文本條件進(jìn)行自定義篩選。篩選命令的多種用途：篩選命令的多種用

11、途：?jiǎn)螕魡螕簟芭判蚺c篩選排序與篩選”命令，單擊命令，單擊“自定義排序自定義排序”選項(xiàng)，在彈出對(duì)話框中設(shè)置排序的主次條件。選項(xiàng)，在彈出對(duì)話框中設(shè)置排序的主次條件。多條件排序：多條件排序：實(shí)用函數(shù)命令實(shí)用函數(shù)命令COUNTA計(jì)算范圍中不為空的單元格的個(gè)數(shù)。COUNTIFS 函數(shù)將條件應(yīng)用于跨多個(gè)區(qū)域的單元格，然后統(tǒng)計(jì)滿足所有條件的次數(shù)。僅一個(gè)條件擇用COUNTIF。PRODUCT使所有以參數(shù)形式給出的數(shù)字相乘并返回乘積。 SUMIFS滿足某條件的單元格求和AVERAGEIF滿足某條件的單元格求平均值熟練操作熟練操作 事半功倍事半功倍上電腦！把PPT里的每個(gè)功能都試一試內(nèi)容性目標(biāo)性邏輯性簡(jiǎn)單化視覺(jué)化

12、文表圖PPT的理念內(nèi)容性內(nèi)容性理念理念PPT只是表現(xiàn)工具內(nèi)容為王PPT只是為你的演講服務(wù)，最重要的是你的內(nèi)容不要讓PPT成為你的障礙更不要過(guò)分依賴PPT捆綁你的能力老師PPT做得爛并不影響他的教學(xué)最精彩的演講并不是缺PPT不可沒(méi)有PPT你也可以繼續(xù)你的演講目標(biāo)性目標(biāo)性理念理念作為你演說(shuō)的對(duì)象觀眾為王從觀眾的角度思考設(shè)計(jì)你的PPT觀眾最大程度得決定你演講的主題內(nèi)容、風(fēng)格以及形式觀眾可以理解你說(shuō)的內(nèi)容嗎？觀眾想聽(tīng)你講的內(nèi)容嗎？觀眾記得住你PPT的內(nèi)容嗎？邏輯雜亂無(wú)章邏輯性邏輯性理念理念貫穿的內(nèi)容邏輯是PPT的生命高手與菜鳥(niǎo)的本質(zhì)區(qū)別在于思路結(jié)構(gòu)清晰明朗123456雜亂難以記憶且無(wú)說(shuō)服力連貫易于記憶

13、且以理服人邏輯性邏輯性理念理念PPT中展示邏輯的不同？Word垂直思考法(左腦)什么是對(duì)的？啊，原來(lái)是這樣的！PPT水平思考法(右腦)邏輯性邏輯性理念理念PPT中展示邏輯的不同？應(yīng)用金字塔原理后：制作時(shí)間文字密度內(nèi)容條理金字塔原理_要有中心思想一頁(yè)P(yáng)PT要突出一個(gè)中心思想40年經(jīng)典著作邏輯性邏輯性理念理念學(xué)會(huì)從結(jié)論說(shuō)起老板，我最近在留意原材料的價(jià)格，發(fā)現(xiàn)很多鋼材都漲價(jià)了；還有剛才物流公司也打電話來(lái)說(shuō)提價(jià)；我又比較了幾家的價(jià)格，但是還是沒(méi)有辦法說(shuō)服他不漲價(jià)；還有，競(jìng)爭(zhēng)品牌*最近也漲價(jià)了， 我看到;對(duì)了，廣告費(fèi)最近花銷也比較塊，如果可能。一個(gè)糟糕的匯報(bào)者老板，我認(rèn)為我們的牌子應(yīng)該漲價(jià)20%，而且要

14、超過(guò)競(jìng)爭(zhēng)品牌，因?yàn)椋旱谝?、原材料最近都漲價(jià)了30%，物流成本也上漲了；第二、競(jìng)爭(zhēng)品牌全部都調(diào)價(jià)10-20%，我們應(yīng)該跟進(jìn)；第三、廣告費(fèi)超標(biāo)，我們還應(yīng)該拉出空間，可以;老板，你覺(jué)得這個(gè)建議是否可行？假如他學(xué)習(xí)了金字塔邏輯性邏輯性理念理念金字塔原理構(gòu)建實(shí)例葡萄、桔子、酸奶油、土豆、蘋果、牛奶、雞蛋、胡蘿卜、黃油邏輯性邏輯性理念理念兩種建立金字塔結(jié)構(gòu)的方法如果你對(duì)業(yè)務(wù)很熟悉：自上而下法n 完成金字塔n 快速列出中心思想n 列出分析問(wèn)題的經(jīng)典框架n 分析可以獲得的素材n 將素材放進(jìn)對(duì)應(yīng)的框架下邏輯性邏輯性理念理念兩種建立金字塔結(jié)構(gòu)的方法如果你對(duì)業(yè)務(wù)不很熟悉：自下而上法n 形成完整的框架結(jié)構(gòu)和完整的內(nèi)容

15、支撐n 好的金字塔結(jié)構(gòu)可以不斷重復(fù)復(fù)用n 框架結(jié)構(gòu)逐步完善n 調(diào)整素材材料分類n 給框架補(bǔ)充新的內(nèi)容n 零星的素材n 想辦法搜集更多n 構(gòu)建初步的框架結(jié)構(gòu)n 不斷發(fā)現(xiàn)新的素材材料文表圖文表圖理念理念把概念或數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成圖文中國(guó)對(duì)汽油的含硫量要求很低表中國(guó)對(duì)汽油的含硫量要求把自己想要表達(dá)的內(nèi)容通過(guò)PPT以觀眾最容易理解的形式表現(xiàn)出來(lái)一目了然，簡(jiǎn)潔明了：PPT是用來(lái)瞟的，不是看的相對(duì)于文字，大腦更喜歡圖形放的信息越多，觀眾不一定記住越多圖中國(guó)對(duì)汽油的含硫量要求1030150歐洲美國(guó)中國(guó)視覺(jué)化視覺(jué)化理念理念設(shè)計(jì)四原則對(duì)齊對(duì)比聚攏統(tǒng)一視覺(jué)化視覺(jué)化理念理念設(shè)計(jì)四原則1對(duì)齊這個(gè)就是左對(duì)齊吧左對(duì)齊左對(duì)齊左對(duì)齊

16、左對(duì)齊左對(duì)齊這個(gè)就是中間對(duì)齊吧中間對(duì)齊中間對(duì)齊中間對(duì)齊中間對(duì)齊中間對(duì)齊這個(gè)就是右對(duì)齊吧右對(duì)齊右對(duì)齊右對(duì)齊右對(duì)齊右對(duì)齊視覺(jué)化視覺(jué)化理念理念設(shè)計(jì)四原則2對(duì)比大小顏色形狀深淺距離對(duì)比制造重點(diǎn)要么完全一樣，要么完全不同視覺(jué)化視覺(jué)化理念理念設(shè)計(jì)四原則3聚攏相關(guān)的東西盡量在一起無(wú)關(guān)的東西盡量分開(kāi)視覺(jué)化視覺(jué)化理念理念設(shè)計(jì)四原則4統(tǒng)一123一致的風(fēng)格 一致的排版一致的字體 一致的配色視覺(jué)化視覺(jué)化理念理念設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)僅獻(xiàn)給新手的建議用純色吧盡量別用黑底千萬(wàn)別亂用圖片做背景背景配色字體圖片用單色吧顏色越少越好駕馭千萬(wàn)不要超過(guò)三種顏色用微軟雅黑吧記得不要太小哦千萬(wàn)不要和背景顏色相近用真人相片吧試試全景華蓋吧千萬(wàn)不要再用

17、百度了簡(jiǎn)單化簡(jiǎn)單化理念理念如何化腐朽為神奇？不合格 PPT一般 PPT好的 PPT看不懂可以理解引發(fā)思考簡(jiǎn)單化簡(jiǎn)單化理念理念心有成竹錯(cuò)誤可能有許多種，但他們都有幾個(gè)共同點(diǎn)：雜、亂、繁、過(guò)我們的目標(biāo)齊、整、簡(jiǎn)、適簡(jiǎn)單化簡(jiǎn)單化理念理念一目了然保持簡(jiǎn)單思路一：提煉關(guān)鍵詞大標(biāo)題表達(dá)中心思想小標(biāo)題是本段關(guān)鍵詞這里是大標(biāo)題要點(diǎn)一 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文要點(diǎn)二 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文要點(diǎn)三 正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文簡(jiǎn)單化簡(jiǎn)單化理念理念思路二：利用行間距留白不好的形式好的形式不好的形式不

18、好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式不好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式 好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式好的形式簡(jiǎn)單化簡(jiǎn)單化理念理念思路三：巧妙排版

19、小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題X

20、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX小標(biāo)題XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX1234橫向無(wú)時(shí)間順序橫向有時(shí)間順序縱向無(wú)時(shí)間順序縱向有時(shí)間順序如何做如何做 PPT深思熟慮紙上談兵視覺(jué)呈現(xiàn)了解目的解讀內(nèi)容制作封面分配內(nèi)容分析觀眾收集材料目錄導(dǎo)航提煉文案確定形式與內(nèi)容組織思路美化排版構(gòu)建結(jié)構(gòu)圖配圖檢查修改明確目的紙上談兵視覺(jué)呈現(xiàn)我為什么要做這個(gè)PPT？觀眾是誰(shuí)？觀眾想要聽(tīng)什么？觀眾怎樣才能更多更好的記住？根據(jù)前面的問(wèn)題確定展示的內(nèi)容，形式，風(fēng)格等解讀內(nèi)容分配內(nèi)容收集材料提