XXXX10南寧檔案局培訓(xùn)：城建檔案的數(shù)字化處理(黃柏雄)(共57張)

1、南寧市城建檔案館南寧市城建檔案館 黃柏雄黃柏雄 2014 2014年年1010月月2323日日第一章第一章 檔案數(shù)字化的作用及依據(jù)檔案數(shù)字化的作用及依據(jù)第二章第二章 電子檔案的移交電子檔案的移交第三章第三章 檔案數(shù)字化處理的基本環(huán)檔案數(shù)字化處理的基本環(huán)節(jié)節(jié)第一章第一章 檔案數(shù)字化的作用檔案數(shù)字化的作用及依據(jù)及依據(jù)插入檔案管理圖片如何解決我們?cè)跈n案管理中的這些問(wèn)題？數(shù)字化電子檔案的優(yōu)點(diǎn)電子檔案的優(yōu)點(diǎn): : 共享性共享性 多樣性多樣性 開(kāi)開(kāi)放性放性 經(jīng)濟(jì)環(huán)保經(jīng)濟(jì)環(huán)保 保護(hù)原件保護(hù)原件 便于便于傳輸傳輸1. 1.檔案數(shù)字化能有效解決空間儲(chǔ)存檔案數(shù)字化能有效解決空間儲(chǔ)存的問(wèn)題。的問(wèn)題。2. 2.檔案數(shù)

2、字化能有效地保護(hù)檔案原件。檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。（1 1）代替原件使用，保護(hù)檔案原件，）代替原件使用，保護(hù)檔案原件，提高檔案的使用效率。提高檔案的使用效率。（2 2）數(shù)字化副本異地保存；）數(shù)字化副本異地保存； 針對(duì)汶川地震造成當(dāng)?shù)貦n針對(duì)汶川地震造成當(dāng)?shù)貦n案資料嚴(yán)重?fù)p失的情況，國(guó)家檔案案資料嚴(yán)重?fù)p失的情況，國(guó)家檔案局發(fā)出通知，要求各地檔案主管部局發(fā)出通知，要求各地檔案主管部門(mén)開(kāi)展本地重要檔案的電子化、數(shù)門(mén)開(kāi)展本地重要檔案的電子化、數(shù)字化載體在異地備份的相關(guān)工作，字化載體在異地備份的相關(guān)工作，以確保檔案的安全和應(yīng)急利用。以確保檔案的安全和應(yīng)急利用。（3 3）恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字）恢復(fù)

3、檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。 3. 3.檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。式。一是不再受一是不再受“孤本孤本”的限制。的限制。二是數(shù)字化后的檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)二是數(shù)字化后的檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn) 行異地傳輸，擴(kuò)大了檔案的利用空行異地傳輸，擴(kuò)大了檔案的利用空間。間。三是三是“時(shí)間時(shí)間”不再是限制。不再是限制。檔案數(shù)字化工作檔案數(shù)字化工作的技術(shù)規(guī)范的技術(shù)規(guī)范檔案數(shù)字化后檔案數(shù)字化后的管理規(guī)范的管理規(guī)范 在在電子檔案管理規(guī)范電子檔案管理規(guī)范的第的第7 7章第章第1 1節(jié)第節(jié)第1 1條中規(guī)定：條中規(guī)定：“建設(shè)系建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電

4、子檔案形成單位應(yīng)統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案形成單位應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，定期向城建檔案按照有關(guān)規(guī)定，定期向城建檔案館（室）移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)館（室）移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案業(yè)務(wù)管理電子檔案”； 還有第還有第7 7章第章第2 2節(jié)第節(jié)第2 2條規(guī)定：條規(guī)定：“列入城建檔案館（室）接受范圍列入城建檔案館（室）接受范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，案館（室）移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交一套工程電子檔案應(yīng)同時(shí)移交一套工程電子檔案”。第二章第二章 電子檔案的移交電子檔案的移交業(yè)主業(yè)主/整理方報(bào)送整理方報(bào)送提出整改意見(jiàn)提出整改意見(jiàn)不合格不合格業(yè)主業(yè)

5、主/整理方整改整理方整改重新報(bào)送重新報(bào)送科室重審科室重審科室審核科室審核接收、登記接收、登記合格合格合格合格管理、利用管理、利用分辨率、格式分辨率、格式文件命名文件命名掃描質(zhì)量掃描質(zhì)量真實(shí)性、完整性真實(shí)性、完整性光盤(pán)質(zhì)量、封面光盤(pán)質(zhì)量、封面1、分辨率。采用彩色掃描模式，普通文件分辨率為200dpi；圖紙、照片及特殊檔案分辨率為300dpi。二、檔案掃描要求100dpi100dpi200dpi200dpi分辨率為分辨率為200dpi200dpi的的圖片放大圖片放大200%200%的效果的效果分辨率為分辨率為100dpi100dpi的的圖片放大圖片放大200%200%的效果的效果2、圖像數(shù)據(jù) 儲(chǔ)存

6、格式：采用JPEG格式掃描、儲(chǔ)存。三、檔案命名規(guī)則采用一對(duì)一的命名方式：六位檔案號(hào)-輔助碼。1 1、移交書(shū)：、移交書(shū)：檔案號(hào)檔案號(hào)-000-N-000-N（N=01-80N=01-80），如），如185000000-01為移為移交書(shū)的第一頁(yè)；交書(shū)的第一頁(yè)；2 2、卷內(nèi)目錄：、卷內(nèi)目錄：檔案號(hào)檔案號(hào)-000-N-000-N（N=81-98N=81-98），如），如185000000-82為卷為卷內(nèi)目錄的第二頁(yè)；內(nèi)目錄的第二頁(yè)；3 3、卷內(nèi)備考表：、卷內(nèi)備考表：檔案號(hào)檔案號(hào)-000-99-000-994 4、卷內(nèi)內(nèi)容：、卷內(nèi)內(nèi)容：檔案號(hào)檔案號(hào)

7、-M-M（M=001M=001、002002、003003、004.004.），如），如185000-003185000-003為卷內(nèi)內(nèi)容的第三頁(yè)。為卷內(nèi)內(nèi)容的第三頁(yè)。光盤(pán)打印標(biāo)簽樣式光盤(pán)打印標(biāo)簽樣式 第三章第三章 檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)檔案整理檔案整理檔案掃描檔案掃描圖像處理圖像處理數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)掛接目錄建庫(kù)目錄建庫(kù)圖像存儲(chǔ)圖像存儲(chǔ)數(shù)據(jù)備份數(shù)據(jù)備份成果管理成果管理一、檔案整理 檔案整理是檔案數(shù)字化工作的前期工檔案整理是檔案數(shù)字化工作的前期工作，這里所指的整理主要是檔案的作，這里所指的整理主要是檔案的拆分拆分及及幅面分類(lèi)幅面分類(lèi)。 在掃描結(jié)束后，應(yīng)按檔案在掃描結(jié)束后，應(yīng)按檔案原

8、來(lái)的順序原來(lái)的順序進(jìn)行裝盒歸檔，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。進(jìn)行裝盒歸檔，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。 建議：移交到南寧市建議：移交到南寧市城建檔案館的檔案資料城建檔案館的檔案資料不需要裝訂。二、檔案掃描 將分類(lèi)好的檔案根據(jù)幅面的大小選擇將分類(lèi)好的檔案根據(jù)幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或或?qū)I(yè)掃描儀專(zhuān)業(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。進(jìn)行掃描。三、圖像處理 對(duì)圖像對(duì)圖像偏斜度偏斜度、清晰度清晰度、失真度失真度等進(jìn)等進(jìn)行檢查。行檢查。處理前處理前處理后處理后處理前處理前處理后處理后圖像處理操作圖像處理操作四、圖像存儲(chǔ) 1.1.存儲(chǔ)格式存儲(chǔ)格式 一般采用一般采用TIFF(G4)TIFF(G4)、JPEGJ

9、PEG格式存儲(chǔ)。格式存儲(chǔ)。提供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為提供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEBCEB、PDFPDF或其他格式?；蚱渌袷?。 2. 2.圖像文件的命名圖像文件的命名 五、目錄建庫(kù) 1. 1. 按照按照檔案著錄規(guī)則檔案著錄規(guī)則(DA/T18)(DA/T18)的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。 2. 2.采用采用人工校對(duì)人工校對(duì)或或軟件自動(dòng)校對(duì)軟件自動(dòng)校對(duì)的方的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。六、數(shù)據(jù)掛接 通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性一致性和和唯一性唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。 驗(yàn)收抽檢率不得低于驗(yàn)收抽檢率不得低于5%5%。七、數(shù)據(jù)備份 為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化多樣化，可采用，可采用在線、離線在線、離線相結(jié)合的方式相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存異地保存。八、數(shù)字化成果管理 1.1. 確保其確保其安全、完整安全、完整和和長(zhǎng)期可用長(zhǎng)期可用。 2. 2.對(duì)于提供網(wǎng)上檢索