公司檔案管理制度(范本)

1、公司檔案管理制度XXXX 企業(yè)有限公司年月日2XXXX企業(yè)有限公司檔案管理制度目 錄1 制定目標(biāo)12 管理職責(zé)22.1 管理部門22.2 項目組職責(zé)22.3 檔案員職責(zé)22.4 主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)23 管理流程34 歸檔范圍44.1 項目文件的歸檔范圍44.2 歸檔的質(zhì)量要求44.3 文件的形成、收集、移交 44.4 工程項目文件收集要求 54.5 文件和檔案資料的驗收 75 檔案立卷95.1 立卷的原則95.2 立卷的方法95.3 立卷要求95.4 案卷編目105.4.1 檔案案件目錄105.4.2 卷內(nèi)目錄編制 105.4.3 卷內(nèi)備考表的編制125.4.4 案卷封面的編制125.4.5 案卷裝

2、訂136 檔案管理156.1 庫房管理156.2 檔案密級確定、借閱管理156.3 檔案保管期限、鑒定銷毀16IIXXXX企業(yè)有限公司檔案管理制度1制定目標(biāo)檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件，項目檔案是指從項目提出、立項、審批、設(shè)計、 生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗收等項目執(zhí)行及管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、 表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是管理工作的重要組成部分，建立與加強(qiáng) 項目檔案管理工作，是項目管理工作的需要。特別對于工程項目，如果沒有進(jìn)行相應(yīng)的項目檔案工作， 項目檔案就處于乏 人管理狀態(tài)，其結(jié)果必然會影響項目的實施、驗收、經(jīng)驗總結(jié)等工作。1 . 一個質(zhì)量合格的項目必須要有一份內(nèi)容齊全、原始技術(shù)資

3、料完整、文字 記載真實可靠的技術(shù)資料；按照規(guī)范的要求積累而成的完整、真實、具 體的技術(shù)資料，是項目驗收交付的必備條件。2 .項目資料為項目的檢查、維護(hù)、完善、改造、擴(kuò)建提供可靠的依據(jù)。3 .項目資料是對項目進(jìn)行稽查、審計、檢查、監(jiān)督的重要依據(jù)。4 .項目資料是對項目管理的依據(jù)。5 .項目資料是建設(shè)單位維權(quán)的依據(jù)。為加強(qiáng)公司檔案管理工作，依據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)范及要求，針對公司目前發(fā) 展現(xiàn)狀，及時、全面的收集各類檔案，避免檔案遺失，有效地保護(hù)和利用檔案， 維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。152管理職責(zé)2.1 管理部門公司行政部為檔案管理部門，設(shè)置檔案專管崗位。2.2 項目組職責(zé)項目組是公司根據(jù)需要，

4、臨時成立的組織，用于完成生產(chǎn)、工程、研發(fā)等特 定任務(wù)，項目經(jīng)理由公司任命，項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目的組織、管理和協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查項目文件的形成、收集、整理關(guān)于項目的文 件，組員配合項目經(jīng)理的工作。項目經(jīng)理向檔案室提交與項目相關(guān)的文件。2.3 檔案員職責(zé)檔案庫房管理。接收項目經(jīng)理提交的項目文件，并完成文件檢查、整理、文件編號、組卷、 歸檔等工作。2.4 主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。3管理流程文件整埋、分類（初步立卷）編制卷內(nèi)目錄編制案卷號編制卷內(nèi)備考表編制案卷封面編制卷盒脊背內(nèi)容整理裝訂檔案錄入機(jī)讀目錄制作檢索工具檔案入庫分類上架檔案的統(tǒng)計、利用、保管4歸檔范圍4.

5、1 項目文件的歸檔范圍與公司管理、研發(fā)、生產(chǎn)、工程等項目有關(guān)的重要活動、記載主要過程和現(xiàn) 狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。根據(jù)公司實際情況，歸檔范圍包括：1、公司（含關(guān)聯(lián)企業(yè)）各類基礎(chǔ)文件，包括章程、股東會決議、合同、證 照，正式公函（含對外報送、接收）；2、項目檔案（報價單、方案、招投標(biāo)文件、合同、中標(biāo)通知書、變更書， 出、入庫單、裝箱發(fā)貨單，執(zhí)行過程文件、交接驗收單、驗收文件等所有項目相 關(guān)文件；維修協(xié)議、維修記錄、客戶信息、出差記錄報告等客服相關(guān)文件）；3、研發(fā)項目檔案（說明書、圖紙、操作手冊、作業(yè)指導(dǎo)書等需歸檔的軟件、 硬件部文件），公司數(shù)字文件資料的整

6、理與存儲；4、固定資產(chǎn)檔案（固定資產(chǎn)、物資等）。4.2 歸檔的質(zhì)量要求1、歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映活動的全過程。2、歸檔的文件應(yīng)為原件，盡量減少復(fù)印件。3、文件的內(nèi)容及深度必須符合國家有關(guān)方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。4、文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與項目實際相符合。5、文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。6、文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為 A4幅面，圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。7、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。8、減少無效文件，無效文件是指：一是缺原件、簽字、蓋章，手續(xù)不完備; 二是檔案載體不符合要求，字跡不清；三是檔案內(nèi)容有缺項，內(nèi)容不準(zhǔn)確，圖與 物不符的項目，對無效文件要

7、采取補(bǔ)救措施。4.3 文件的形成、收集、移交1、檔案是公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，各相關(guān)部門或個人，根據(jù)制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料 的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整：公司（含關(guān)聯(lián)企業(yè)）各類基礎(chǔ)文件由行政部收集；研發(fā)、生產(chǎn)、工程項目文件由項目經(jīng)理組織收集；固定資產(chǎn)相關(guān)文件由行政部收集。2、根據(jù)項目實施程序和特點，移交可以分階段進(jìn)行，也可以在分包單位或 分項工程通過竣工驗收后進(jìn)行。3、移交內(nèi)容項目經(jīng)理與檔案員協(xié)商后確定。4、整個項目施工完成后，項目經(jīng)理必須在 1個月內(nèi)進(jìn)向檔案室移交一套符 合規(guī)定的項目檔案。5、只有文件資料移交并驗收合格后，

8、方可履行報銷手續(xù)。6、項目經(jīng)理向檔案室移交文件時，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方 可交接。7、檔案清點無誤后，由驗收人和交付人辦理交接手續(xù)，填寫文件資料移 交/驗收記錄表，記錄表內(nèi)容包括檔案內(nèi)材料名稱，交接時間、 地點、交接人簽 名等事項，文件資料移交/驗收記錄表一式兩份，驗收人和交付人各保留1份。8、對查出缺少的資料，向交付人詢查情況，交付人認(rèn)可不要求追查的就進(jìn) 入下一步交接；交付人認(rèn)為要追查缺失資料的，辦理退回手續(xù)或是暫存手續(xù)，待 補(bǔ)齊資料后再進(jìn)行下一步工作。9、對改建、擴(kuò)建和維護(hù)項目，項目組應(yīng)據(jù)實補(bǔ)充和完善原檔案。對改變的 項目，應(yīng)重新編制檔案，并在項目驗收后移交。4.4 工程項目文

9、件收集要求工程項目文件是指項目從提出、立項、規(guī)劃、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到 竣工驗收、備案等項目全過程形成的各種載體的文件和資料。工程準(zhǔn)備階段文件：是指在工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè) 計、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。監(jiān)理文件：是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件；施工文件：是指施工單位在工程施工過程中形成的文件 ；竣工圖：是指在工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣；竣工驗收文件：是指在建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件工程項目應(yīng)該歸檔的文件包括但不限于表格 1中所列：表格1:工程項目文件收集清單與要求客尸名稱項目名稱項目類別口生產(chǎn)；口研發(fā)；工程

10、（測震；口前兆；強(qiáng)震；預(yù)警；深井；口海洋）階段/收 集部門 （人）文件（標(biāo)注*為必須提交的資料）載體要求簽章要求內(nèi)容要求招投標(biāo)階 段（客服 部）我標(biāo)邀請書（或直接發(fā)包 的證明材料）紙質(zhì)招標(biāo)文件紙質(zhì)授權(quán)投標(biāo)委托書紙質(zhì)公司公草投標(biāo)文件紙質(zhì)和光盤公司公章中標(biāo)通知書紙質(zhì)招標(biāo)單位公章合同簽訂 階段 （客服 部）*合同書紙質(zhì)甲乙單位公章按項目管理要求外包工程合同書紙質(zhì)甲乙單位公章按項目管理要求承包單位資質(zhì)材料紙質(zhì)承包單位公章按項目管理要求施工階段（項目經(jīng) 理）項目實施方案光盤按項目管理要求技術(shù)交底會議記錄紙質(zhì)交底人簽字 項目經(jīng)理簽字按項目管理要求*工作單紙質(zhì)部門經(jīng)理（副經(jīng)理）簽字項目經(jīng)理簽字按項目管理要求

11、安裝前期調(diào)查或客戶交流 記錄紙質(zhì)項目經(jīng)理簽字按項目管理要求設(shè)備出廠檢驗單紙質(zhì)部門經(jīng)理（副經(jīng)理）簽字質(zhì)監(jiān)工程師簽字按項目管理要求*發(fā)貨裝箱清單紙質(zhì)部門經(jīng)理（副經(jīng)理）簽字行政部經(jīng)理簽字發(fā)貨人簽字按項目管理要求*設(shè)備開箱驗收單紙質(zhì)項目經(jīng)理簽字 建設(shè)單位代表簽字按項目管理要求分包工程施工資料紙質(zhì)承包單位公章按項目管理要求分包工程驗收資料紙質(zhì)承包單位公章 項目經(jīng)理簽字按項目管理要求工程聯(lián)系函紙質(zhì)甲乙單位公章按項目管理要求工程變更書紙質(zhì)甲乙單位公章按項目管理要求項目會議紀(jì)要紙質(zhì)甲、乙、監(jiān)理單位公章按項目管理要求*客戶滿意度調(diào)查表紙質(zhì)客戶簽字:按項目管理要求*培訓(xùn)記錄表紙質(zhì)受訓(xùn)人員簽字按項目管理要求項目配套

12、軟件系統(tǒng)光盤:按項目管理要求臺站（中心）照片光盤按項目管理要求工作過程照片光盤:按項目管理要求隱蔽工程照片光盤按項目管理要求臺站接線圖光盤:按項目管理要求*臺站安裝檢驗記錄表紙質(zhì)按項目管理要求數(shù)據(jù)采集器參數(shù)光盤按項目管理要求水溫傳感器參數(shù)光盤按項目管理要求*客戶滿意度調(diào)查表紙質(zhì)客戶簽字按項目管理要求*交接文件紙質(zhì)項目經(jīng)理簽字 建設(shè)單位代表簽字按項目管理要求*項目總結(jié)紙質(zhì)項目經(jīng)理簽字1、項目基本情況、完 成情況。2、問題的總結(jié)、經(jīng)驗、 教訓(xùn)3、建設(shè)單位項目主管 領(lǐng)導(dǎo)姓名、科室、聯(lián) 系方式4、建設(shè)單位項目負(fù)責(zé) 人姓名、科室、聯(lián)系 方式監(jiān)理（項目經(jīng) 理）監(jiān)理檢查記錄表紙質(zhì)監(jiān)理單位代表簽字監(jiān)理檢查工作

13、照片光盤監(jiān)理工程師通知單紙質(zhì)監(jiān)理單位公章監(jiān)理工程師通知回復(fù)單紙質(zhì)公司公章按項目管理要求竣工驗收（項目經(jīng) 理）竣工報告光盤按項目管理要求*技術(shù)報告（安裝調(diào)試報告）光盤按項目管理要求試運行報告光盤按項目管理要求驗收意見紙質(zhì)建設(shè)單位公章4.5 文件和檔案資料的驗收項目執(zhí)行完成后，檔案管理員對項目經(jīng)理提交的所有文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和質(zhì)量進(jìn)行審查驗收，驗收合格后，整理立卷。只有檔案驗收合格后，項目組方可報銷差旅費。檔案資料驗收時，重點驗收以下內(nèi)容：1、文件材料的內(nèi)容是否填寫完整、客觀，文件材料中的數(shù)據(jù)是否存在涂改 現(xiàn)象；2、文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確的反映項目活動和實際狀況；3、竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格

14、等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔、該有竣工圖章；4、文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù) 完備;5、文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。5檔案立卷立卷是指按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類地整理成案 卷，亦稱為組卷。5.1 立卷的原則立卷應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保 管和利用。5.2 立卷的方法1、按類別立卷，根據(jù)歸檔范圍，檔案有 4個類別；2、公司（含關(guān)聯(lián)企業(yè)）各類基礎(chǔ)文件按內(nèi)容、按年度立卷；3、研發(fā)、生產(chǎn)、工程項目檔案按項目分別立卷；4、固定資產(chǎn)檔案按資產(chǎn)類別立卷。5.3 立卷要求1、案卷不宜過厚，一般不超

15、過 40mmi2、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。3、文字材料按事項、時間排列。4、一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件， 原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本） 為一件，來文與復(fù)文可為一件。5、同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的主體與附件不能分開，并按批復(fù)在 前、請示在后，主體在前、附件在后的順序排列。6、圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。綜合圖在前，專業(yè)圖在 后；室外圖在前、室內(nèi)圖在后；土建圖在前，設(shè)備安裝圖在后。即：以綜合、建 筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等為序。5.4 案卷編目5.4.1 檔案案件目錄檔案案件目錄見表1。1、案卷號按

16、類別編制案卷號檔案分類應(yīng)力求切合實用，檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等 因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類表2:檔案號編制說明類別部門大類小類編制說明按案件產(chǎn)出部 門，部門名稱的 首字母按案件的內(nèi)容、性質(zhì)按以下要求分類編號YW （行政部）RLZY （人力資源相關(guān)）按類別JCWJ （基礎(chǔ)文件）按年度WLHJ（往來函件）按年度CGWJ采購相關(guān)）按采購類別GDZC（固定資產(chǎn)相關(guān)）按資產(chǎn)類別YJ （硬件部）SJCJ （采集器）按產(chǎn)品型號CGQJ（傳感器）DYXG（電源）CSCC（傳輸存儲）RJ （軟件部）QZRJ （

17、 XX軟件）按版本號CZRJ （XX 軟件）QZRJ （ XX軟件）YJRJ （ XX軟件）XXFW XX軟件）KF （客服部）SCXG（市場相關(guān)）按客戶名稱WHX G維護(hù)相關(guān)）按項目名稱GC （工程部）SCXM（生產(chǎn)項目項目）按項目名稱GCXM工程項目項目）按項目名稱5.4.2 卷內(nèi)目錄編制1、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。2、卷內(nèi)目錄式樣宜符合下表的要求：3、序號：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1依次標(biāo)注4、文件編號：填寫文件原有的文號或圖號。5、責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位或個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個 主要責(zé)任者，其余用等代替。6、文件材料題名：填寫文件標(biāo)題的全程。7、日期：

18、填寫文件形成的日期。8、頁數(shù)：文件的頁數(shù)。卷內(nèi)目錄廳P文件 編號責(zé)任者文件材料題名日期頁數(shù)備注5.4.3 卷內(nèi)備考表的編制1、卷內(nèi)備考表的式樣宜符合下圖的要求。2、卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及對案卷情況的說明。3、卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。4、卷內(nèi)備考表主要說明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況等，沒有說明的事項可不必填寫說明。圖L3卷內(nèi)備考表式樣5.4.4 案卷封面的編制1、案卷封面粘貼在卷盒、卷夾的正表面。2、案卷封面式樣宜符合下圖要求 3、案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號、案卷題名、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。4、檔號應(yīng)由分類號、項目號和案卷號組成。圖1,4案卷封面式樣5.4.5 案卷裝訂案卷不裝訂。案卷采用卷盒存放。卷盒脊背內(nèi)容包括：案卷號、案卷題名，式樣宜符合下圖6檔案管理6.1 庫房管理檔案庫房內(nèi)要配備“防盜、防塵、防潮、防光、防