用Excel作為管理工具

1、2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1 1第第 一節(jié)一節(jié)用用ExcelExcel作為管理工具作為管理工具2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 2 2ExcelExcel是專門進(jìn)行數(shù)字處理的工作表程序。使是專門進(jìn)行數(shù)字處理的工作表程序。使用用ExcelExcel可以把辦公室大量繁雜的工作，如考勤可以把辦公室大量繁雜的工作，如考勤表、人事管理檔案、采購計(jì)劃、庫存管理、生表、人事管理檔案、采購計(jì)劃、庫存管理、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)，以及會(huì)議報(bào)到、會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出、經(jīng)費(fèi)產(chǎn)統(tǒng)計(jì)，以及會(huì)議報(bào)到、會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出、經(jīng)費(fèi)結(jié)算等大量的數(shù)據(jù)處理為預(yù)算表、統(tǒng)計(jì)明細(xì)表、結(jié)算等大量的

2、數(shù)據(jù)處理為預(yù)算表、統(tǒng)計(jì)明細(xì)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、商業(yè)表格、會(huì)計(jì)工作表、圖表等文財(cái)務(wù)報(bào)表、商業(yè)表格、會(huì)計(jì)工作表、圖表等文件加以管理。件加以管理。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 3 3ExcelExcel通過單元格構(gòu)成通過單元格構(gòu)成工作表，提供復(fù)制、移工作表，提供復(fù)制、移動(dòng)、替換等一系列命令動(dòng)、替換等一系列命令，使數(shù)據(jù)的錄入、修改，使數(shù)據(jù)的錄入、修改十分方便。十分方便。利用利用ExcelExcel的格式設(shè)置的格式設(shè)置命令，可以對(duì)表格的字命令，可以對(duì)表格的字體、邊框、單元格的寬體、邊框、單元格的寬度和高度進(jìn)行修改，使度和高度進(jìn)行修改，使表格外觀美觀漂亮、重表格外觀美觀漂亮、

3、重點(diǎn)突出。點(diǎn)突出。ExcelExcel工作表的建立和數(shù)據(jù)的輸入工作表的建立和數(shù)據(jù)的輸入 2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 4 4ExcelExcel支持支持1414類類200200余種統(tǒng)計(jì)圖，可以用圖形方式余種統(tǒng)計(jì)圖，可以用圖形方式形象地表示表格中的數(shù)據(jù)。形象地表示表格中的數(shù)據(jù)。ExcelExcel工作表的建立和數(shù)據(jù)的輸入工作表的建立和數(shù)據(jù)的輸入 2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 5 5ExcelExcel對(duì)關(guān)系數(shù)據(jù)對(duì)關(guān)系數(shù)據(jù)庫的工作表，提供庫的工作表，提供排序、篩選、分類排序、篩選、分類匯總等，并可進(jìn)行匯總等，并可進(jìn)行各種數(shù)據(jù)分

4、析。各種數(shù)據(jù)分析。ExcelExcel工作表的建立和數(shù)據(jù)的輸入工作表的建立和數(shù)據(jù)的輸入 2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 6 6Excel Excel 可以將工作簿以可以將工作簿以HTMLHTML的格式保存，的格式保存，以便在以便在WEBWEB上使用，可以從上使用，可以從INTERNETINTERNET的的FTPFTP站點(diǎn)上導(dǎo)入數(shù)據(jù)。站點(diǎn)上導(dǎo)入數(shù)據(jù)。 ExcelExcel工作表的建立和數(shù)據(jù)的輸入工作表的建立和數(shù)據(jù)的輸入 2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 7 7ExcelExcel工作簿是處理和工作簿是處理和存儲(chǔ)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件。數(shù)據(jù)

5、的文件。Excel Excel 約定，一個(gè)工約定，一個(gè)工作簿中預(yù)設(shè)有作簿中預(yù)設(shè)有1616張工作表，最多可以容納張工作表，最多可以容納256256張工作表。張工作表。工作簿工作簿2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 8 8工作表是工作表是ExcelExcel工作簿中的一頁，用于輸入數(shù)據(jù)、執(zhí)行計(jì)算和工作簿中的一頁，用于輸入數(shù)據(jù)、執(zhí)行計(jì)算和組織信息。每個(gè)工作表最多組織信息。每個(gè)工作表最多可以可以有有1638416384行、行、256256列?？梢酝??？梢酝瑫r(shí)打開工作表的多少取決于計(jì)算機(jī)內(nèi)存的大小。時(shí)打開工作表的多少取決于計(jì)算機(jī)內(nèi)存的大小。工作表工作表2-1 2-1 用用

6、ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 9 9ExcelExcel的工作表數(shù)據(jù)類型分為：標(biāo)志、數(shù)值和公式。的工作表數(shù)據(jù)類型分為：標(biāo)志、數(shù)值和公式。數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型- -標(biāo)志標(biāo)志文本型數(shù)據(jù)稱為標(biāo)志。標(biāo)志不能進(jìn)文本型數(shù)據(jù)稱為標(biāo)志。標(biāo)志不能進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算，當(dāng)把數(shù)字作為文本數(shù)行數(shù)學(xué)運(yùn)算，當(dāng)把數(shù)字作為文本數(shù)據(jù)處理時(shí)，先對(duì)其應(yīng)用文本格式，據(jù)處理時(shí)，先對(duì)其應(yīng)用文本格式，并在數(shù)字前面加單引號(hào)。例如，并在數(shù)字前面加單引號(hào)。例如，8439284392。系統(tǒng)默認(rèn)文本型數(shù)據(jù)一律。系統(tǒng)默認(rèn)文本型數(shù)據(jù)一律左對(duì)齊。如果要改變其對(duì)齊方式，左對(duì)齊。如果要改變其對(duì)齊方式，在在“單元格格式單元格格式”對(duì)話框，選擇對(duì)話框，選擇“

7、對(duì)齊對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選擇所需選項(xiàng)。選項(xiàng)卡，選擇所需選項(xiàng)。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1010數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型- -數(shù)值數(shù)值數(shù)字型數(shù)據(jù)稱為數(shù)值。數(shù)數(shù)字型數(shù)據(jù)稱為數(shù)值。數(shù)值可以進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算，數(shù)字值可以進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算，數(shù)字型數(shù)據(jù)包括數(shù)字、日期和時(shí)型數(shù)據(jù)包括數(shù)字、日期和時(shí)間。系統(tǒng)默認(rèn)數(shù)字型數(shù)據(jù)一間。系統(tǒng)默認(rèn)數(shù)字型數(shù)據(jù)一律右對(duì)齊。打開律右對(duì)齊。打開“單元格格單元格格式式”對(duì)話框，選擇對(duì)話框，選擇“對(duì)齊對(duì)齊”選項(xiàng)卡，可以改變其對(duì)齊方選項(xiàng)卡，可以改變其對(duì)齊方式。式。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1111數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型- -公式公式公式是

8、第三種數(shù)據(jù)類型。公式是工作表的重要組成公式是第三種數(shù)據(jù)類型。公式是工作表的重要組成部分，它的作用是對(duì)輸入的數(shù)據(jù)執(zhí)行數(shù)學(xué)運(yùn)算。公部分，它的作用是對(duì)輸入的數(shù)據(jù)執(zhí)行數(shù)學(xué)運(yùn)算。公式中可以包含常量、變量和函數(shù)。如果沒有公式，式中可以包含常量、變量和函數(shù)。如果沒有公式，工作表就只能存放數(shù)據(jù)，而不能處理數(shù)據(jù)。工作表就只能存放數(shù)據(jù)，而不能處理數(shù)據(jù)。公式通常由三部分組成：單元格地址、數(shù)值和數(shù)學(xué)公式通常由三部分組成：單元格地址、數(shù)值和數(shù)學(xué)運(yùn)算符。其中單元格地址和數(shù)值可以混合使用。運(yùn)算符。其中單元格地址和數(shù)值可以混合使用。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1212數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型-

9、-公式公式先選定一個(gè)區(qū)域，再輸入公式，然后按先選定一個(gè)區(qū)域，再輸入公式，然后按 CTRL+ENTER CTRL+ENTER 鍵，鍵，可以在該區(qū)域內(nèi)的所有單元格中輸入同一公式?？梢栽谠搮^(qū)域內(nèi)的所有單元格中輸入同一公式。直接輸入公式直接輸入公式先鍵入（等號(hào)），再輸入公式內(nèi)容。先鍵入（等號(hào)），再輸入公式內(nèi)容。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1313數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型- -公式公式使用函數(shù)：函數(shù)是預(yù)定義的內(nèi)置公式。例如，求使用函數(shù)：函數(shù)是預(yù)定義的內(nèi)置公式。例如，求和函數(shù)和函數(shù)SUM( )SUM( )、求平均函數(shù)、求平均函數(shù)AVERAGE( )AVERAGE( )。2-1

10、 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1414輸入日期輸入日期輸入日期的格式輸入日期的格式可以用可以用2002-10-12002-10-1或或2002/10/12002/10/1或或20022002年年1010月月1 1日。日。前兩種是前兩種是ExcelExcel的的標(biāo)準(zhǔn)日期格式，標(biāo)準(zhǔn)日期格式，日期格式可以通日期格式可以通過日期的格式化過日期的格式化來改變。來改變。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1515輸入日期輸入日期日期可以參加運(yùn)算，但是要用引號(hào)把日期型數(shù)據(jù)引日期可以參加運(yùn)算，但是要用引號(hào)把日期型數(shù)據(jù)引起來，運(yùn)算的結(jié)果才正確。例如起來

11、，運(yùn)算的結(jié)果才正確。例如=“2002-10-1”-=“2002-10-1”-“2002-09-25”“2002-09-25”，運(yùn)算結(jié)果為，運(yùn)算結(jié)果為6 6（天）。（天）。Excel Excel 將日將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理。系統(tǒng)默認(rèn)，日期和時(shí)間項(xiàng)期和時(shí)間視為數(shù)字處理。系統(tǒng)默認(rèn)，日期和時(shí)間項(xiàng)在單元格中右對(duì)齊。在單元格中右對(duì)齊。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1616輸入時(shí)間輸入時(shí)間時(shí)間可以按時(shí)間可以按2424小時(shí)計(jì)時(shí)制或小時(shí)計(jì)時(shí)制或1212小時(shí)計(jì)時(shí)制進(jìn)行輸入。小時(shí)計(jì)時(shí)制進(jìn)行輸入。按按 12 12 小時(shí)制輸入時(shí)間時(shí)要在時(shí)間后留一空格，并小時(shí)制輸入時(shí)間時(shí)要在時(shí)間后留

12、一空格，并輸入輸入A A 或或 P P，表示上午或下午，例如，表示上午或下午，例如，9:00 P9:00 P，1010：31AM31AM。如果只輸入時(shí)間數(shù)字，。如果只輸入時(shí)間數(shù)字，Excel Excel 按按 AMAM（上午）（上午）處理，例如，只鍵入處理，例如，只鍵入 3:00 3:00 ，系統(tǒng)默認(rèn)為，系統(tǒng)默認(rèn)為3:00 AM3:00 AM。 提示提示 用用Ctrl+ Ctrl+ ； 可以輸入當(dāng)天的日期，用可以輸入當(dāng)天的日期，用Ctrl+Shift+Ctrl+Shift+； 可以輸入當(dāng)前時(shí)間?？梢暂斎氘?dāng)前時(shí)間。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1717輸入時(shí)間

13、輸入時(shí)間系統(tǒng)默認(rèn)時(shí)間項(xiàng)在單元格中右對(duì)齊。時(shí)間可以參加運(yùn)算，系統(tǒng)默認(rèn)時(shí)間項(xiàng)在單元格中右對(duì)齊。時(shí)間可以參加運(yùn)算，但要用引號(hào)把時(shí)間型數(shù)據(jù)引起來。例如，但要用引號(hào)把時(shí)間型數(shù)據(jù)引起來。例如，=“94-5-12”-=“94-5-12”-“94-3-5”“94-3-5”。Excel Excel 自動(dòng)將所有日期存儲(chǔ)為序列號(hào)，將自動(dòng)將所有日期存儲(chǔ)為序列號(hào)，將所有時(shí)間存儲(chǔ)為小數(shù)。所有時(shí)間存儲(chǔ)為小數(shù)。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1818利用填充柄進(jìn)行快速輸入利用填充柄進(jìn)行快速輸入 對(duì)文本型數(shù)據(jù)和一對(duì)文本型數(shù)據(jù)和一般數(shù)值型數(shù)據(jù)，從活般數(shù)值型數(shù)據(jù)，從活動(dòng)單元格拖動(dòng)到目的動(dòng)單元格拖動(dòng)

14、到目的單元格，可以將一個(gè)單元格，可以將一個(gè)序列全部復(fù)制為活動(dòng)序列全部復(fù)制為活動(dòng)單元格的內(nèi)容。單元格的內(nèi)容。 當(dāng)鼠標(biāo)移動(dòng)到活動(dòng)單元格的右下角時(shí)，鼠標(biāo)會(huì)變成十字形狀，當(dāng)鼠標(biāo)移動(dòng)到活動(dòng)單元格的右下角時(shí)，鼠標(biāo)會(huì)變成十字形狀，這時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)可以實(shí)現(xiàn)快速輸入的效果。這時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)可以實(shí)現(xiàn)快速輸入的效果。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 1919利用填充柄進(jìn)行快速輸入利用填充柄進(jìn)行快速輸入 對(duì)遞增的序列，可以按住【對(duì)遞增的序列，可以按住【CTRLCTRL】鍵不放，拖動(dòng)】鍵不放，拖動(dòng)填充柄完成。填充柄完成。 2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 2020

15、利用填充柄進(jìn)行快速輸入利用填充柄進(jìn)行快速輸入 對(duì)日期序列，也可以通過填充柄快速輸入。對(duì)日期序列，也可以通過填充柄快速輸入。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 2121數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)處理- -數(shù)據(jù)求和數(shù)據(jù)求和數(shù)據(jù)求和時(shí)，可以選擇數(shù)據(jù)求和時(shí)，可以選擇 “ “”自動(dòng)求和；也可以選定自動(dòng)求和；也可以選定單元格后，例如，輸入單元格后，例如，輸入=D3+E3+F3+G3+H3=D3+E3+F3+G3+H3，求和。在利，求和。在利用公式計(jì)算時(shí)，常常因?yàn)檩斎脲e(cuò)誤而不能正常運(yùn)算，常用公式計(jì)算時(shí)，常常因?yàn)檩斎脲e(cuò)誤而不能正常運(yùn)算，常見的系統(tǒng)出錯(cuò)信息如下：見的系統(tǒng)出錯(cuò)信息如下： 2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 2222數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)處理- -數(shù)據(jù)格式化數(shù)據(jù)格式化在在ExcelExcel中可以通中可以通過過“格式格式”工具欄工具欄中的中的“單元格單元格”選選項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行格式項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行格式化，使所有數(shù)據(jù)符化，使所有數(shù)據(jù)符合一定的規(guī)格和表合一定的規(guī)格和表達(dá)形式。達(dá)形式。2-1 2-1 用用ExcelExcel作為管理工作為管理工具具 2323數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)處理- -數(shù)據(jù)格式化數(shù)據(jù)格式化例如，將下表中的小數(shù)形式轉(zhuǎn)換為百分比形式。例如，將下表中的小數(shù)形式轉(zhuǎn)換為百分比形式。先選定要轉(zhuǎn)換成百分比的數(shù)據(jù)，選擇百分比按先選定