行政管理手冊626

1、第一章 公司印章管理辦法為加強公司印章使用的合法性、嚴肅性和規(guī)范性，杜絕違法行為， 維護公司利益，根據(jù)國家法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合本公司實際情 況，特制定本辦法。本辦法適用于重慶立晟地產(chǎn)經(jīng)紀有限責任公司全體員工。一、印章的種類及用途 公司印章主要包括：企業(yè)公章、法人私章、財務(wù)專用章、行政人 事部專用章。（一）企業(yè)公章：主要用于對外簽訂的需確定公司權(quán)利、義務(wù)的有 關(guān)文件、授權(quán)委托書（需同時加蓋法人私章） 、重要商務(wù)函等；對內(nèi)所 頒布的重要經(jīng)營管理辦法、人事任免文件；其它需以公司名義證明其 權(quán)威性的文件等。（二）法人私章：主要用于授權(quán)委托書（需同時加蓋企業(yè)公章） 、 財務(wù)確認單等加蓋公司法人私章

2、的文件資料。（三）行政人事部專用章：主要用于行政人事部及公司的一般收發(fā) 文件，如通知、通報、決議等。（四）財務(wù)專用章：主要用于結(jié)算業(yè)務(wù)票據(jù)、憑證、財務(wù)、稅務(wù)報 表的填報、財務(wù)決算等。二、印章的保管（一）公司印章的保管實行專人專管制。企業(yè)公章、企業(yè)法人私章 由公司指定專人保管，行政人事部專用章由行政人事部經(jīng)理保管、財 務(wù)專用章由財務(wù)部專人保管。（二）公司印章保管必須安全可靠，必須加鎖保存，公司印章不準 私自委托他人代管。（三）公司印章保管人因事或休假離崗 3 天以上時，須經(jīng)總經(jīng)理同 意后將印章上交至公司相關(guān)負責人處進行保管。（四）公司印章移交須辦理手續(xù)，填寫印章交接單 （附件 1）， 注明移交人

3、、接交人、監(jiān)交人、移交時間、印章類別等信息。四、印章的使用（一）“企業(yè)公章”和“法人私章”的使用必須嚴格遵守用印程序：1、 用章申請人在行政人事部領(lǐng)取用章申請審批表（附件2），親自填寫后交由相關(guān)負責人審批、簽字，用章申請審批表的填寫應(yīng)遵循“一事一批”、“專章專用”的原則，同一事項不重復(fù)審批、用章， 不同事項獨立審批、用章；2、相關(guān)負責人對用章申請人上交的用章申請審批表進行嚴格 的審查、核實，無誤后才能簽字；3、 用章申請人在印章管理人處填寫印章使用登記表（附件3）；4、 印章管理人對用章申請人的用章申請審批表、印章使用登 記表認真進行核實，無誤后取印、用印；5、印章的使用應(yīng)在印章管理人的監(jiān)督之

4、下進行，用印之后，印章管理人應(yīng)檢查印章的完整性并及時完善印章使用登記表。“財務(wù)專用章”的使用僅限于財務(wù)部，使用前必須在印章管理人 員處的印章使用登記表上登記，印章管理人核實其內(nèi)容后方可用 印。（二）“行政人事部專用章”的使用僅限于行政人事部處理公司內(nèi) 部事務(wù)，用印內(nèi)容經(jīng)行政人事部經(jīng)理審核后，方可在印章使用登記 表上登記，并用印。行政人事部專用章不得外借及帶出公司使用。（三）印章的外出使用與授權(quán)嚴禁印章管理人將公司印章帶出公司使用。若因特殊工作需要， 確需將公司印章帶出使用，需在用章申請審批表說明事由、授權(quán) 時間，經(jīng)公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批通過后，由印章管理人和使用人 一起帶出使用。五、印章的刻

5、制、啟用與廢止（一）公司印章的刻制與啟用：1、公司或部門若要新增其他印章，需填寫、提交印章制發(fā)申請 審批表（附件4），結(jié)合公司實際擬出印章模式，經(jīng)總經(jīng)理批準后，指 定專人憑登記管理部門核發(fā)的營業(yè)執(zhí)照、等級證書或者所在地公安派出所出具的證明，到所在地縣級以上公安機關(guān)申請辦理準刻手續(xù)。待 申請批準后，按照相關(guān)法律規(guī)定攜帶所需文件到國家公安管理部門指 定的印章公司刻制。2、新印章刻制完成后由公司指定專人將刻制的印章在公安機關(guān)辦理印鑒備案后，使用部門填寫印章交接單，到相關(guān)負責人處辦理印章領(lǐng)用手續(xù)，負責人留存印標樣、登記備案。3、公司印章的啟用應(yīng)報總經(jīng)理批準，并下發(fā)啟用通知，注明啟用 日期，發(fā)放單位和適

6、用范圍。（二）印章的廢止1、有下列情況，公司印章需停用：機構(gòu)撤銷、更名或業(yè)務(wù)變動； 公司印章?lián)p壞、遺失或被竊。2、 公司印章遺失或被竊，必須在規(guī)定的媒體聲明作廢，如有必要， 函告相關(guān)單位或個人，并對相關(guān)責任人進行懲罰。3、 公司印章的廢止，必須填寫印章廢止申請審批表（附件5）， 審批通過后，按照國家相關(guān)法律規(guī)定，由專人負責報印章備案機關(guān)登記銷毀；特殊需要留存的，應(yīng)向相關(guān)部門申請并公告，經(jīng)批準后予以 登記并封存。需要制發(fā)新印章的，按本辦法規(guī)定的印章制發(fā)程序和要 求辦理。六、印章的日常管理（一）印章的日常維護與清潔由印章的保管人進行；（二）任何人未經(jīng)總經(jīng)理同意，不得在空白公文紙和未填好內(nèi)容的 介紹

7、信、證明以及合同上蓋章。（三）使用手續(xù)簽批不齊全的拒絕用章。（四）合同、協(xié)議及意向書用印時必須留存一份原件備案；稅務(wù)報 表、公司行政文件等用印時需留存一份復(fù)印件；為員工個人出具的有 關(guān)婚姻、收入、家庭情況、檔案等信息的證明文件用印時可以不予備 案留存。（五）印章保管人員應(yīng)嚴格遵守本辦法相關(guān)規(guī)定，必須保守因用印 所知悉的任何有關(guān)公司的以及與公司有關(guān)的經(jīng)營、財務(wù)、技術(shù)、客戶 檔案等信息，不得泄漏；若發(fā)現(xiàn)違反本辦法相關(guān)規(guī)定、未遵守印章管 理辦法、因職務(wù)私自用印等行為時公司有權(quán)追究其法律責任。（六）已蓋章的文件若不能使用，必須交回印章管理員進行銷毀。第二章收發(fā)文管理辦法為規(guī)范公司文書處理工作，提高辦文

8、速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮 文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。收文指收進外部送達本企業(yè)的公務(wù)文書和資料，包括文件、電報、 信函、刊物、其他文字資料等。發(fā)文指以本企業(yè)的名義對外發(fā)出的， 需要加蓋公司印章的文書和資料，包括通知、請示、公告、函告、說 明等。文書處理工作必須嚴格遵循本辦法的規(guī)定，確保文書處理準確規(guī) 范。本辦法自頒發(fā)之日起，必須嚴格執(zhí)行。一、收文處理（一）文件的簽收與登記1、公司所有外來文件由行政秘書負責簽收、登記。在簽收和拆封 時，需注意檢查封口的完整性，對開口和郵票撕毀的函件應(yīng)查明原因。2、 收到外來文件后，行政秘書應(yīng)在收文登記簿 （附件6）上登 記，并在文

9、件的前面貼附 收文處理箋（附件7）,詳細填寫其中的“來 文單位”、“來文字號”、“文件主題”等內(nèi)容。3、由部門直接接收的文件，應(yīng)及時在行政秘書處進行收文登記， 行政秘書應(yīng)按照收文程序辦理。（二）文件呈送與辦理1、做好收文登記后，行政秘書應(yīng)及時將原件編號存檔，將復(fù)印件 及時送達行政人事部經(jīng)理，由其提出閱示意見，呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。 若遇領(lǐng)導(dǎo)出差，應(yīng)電話傳達文件精神，按領(lǐng)導(dǎo)指示將文件送遞其指定 的負責人閱辦。2、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后，行政秘書應(yīng)將批示后的文件進行處理。按照 批示精神，及時送達相關(guān)承辦責任人，并督促追蹤落實。需要內(nèi)部傳 閱的，及時將文件在相關(guān)部門及人員間流轉(zhuǎn)并簽字收回。3、文件的承辦部門或個

10、人在收到文件后，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對收文的批 辦意見，盡快辦理、落實文件內(nèi)容。辦理完畢后，填寫辦理結(jié)果反饋 單，及時向批辦領(lǐng)導(dǎo)報告辦理結(jié)果，批辦領(lǐng)導(dǎo)確認簽字后交行政秘書 處存檔。4、屬聯(lián)合承辦的文件，主辦負責人應(yīng)主動做好協(xié)調(diào)工作，協(xié)辦人 則要積極配合，力戒互相推諉。5、一般性質(zhì)的函、信、單據(jù)等，可由行政秘書直接分轉(zhuǎn)處理。6、催辦。行政秘書及行政人事部經(jīng)理負責每周對已登記的、領(lǐng)導(dǎo) 已批示的、尚未收回的文件進行催促、督導(dǎo)、檢查，以防積壓或漏辦， 保證領(lǐng)導(dǎo)批辦文件在指定限期內(nèi)落實。二、發(fā)文處理（一）發(fā)文的草擬及簽發(fā)：1、 一般情況下，公司發(fā)文由承辦人起草， 并填寫發(fā)文稿箋（附 表8），經(jīng)直接上級審核通過，并

11、交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核、簽發(fā)，由行政秘書處進行格式的套用。行政秘書準確選擇文種、填寫發(fā)文標題、發(fā)文字 號、機密等級、主送單位等，進行打印。2、以公司名義發(fā)出的公文由總經(jīng)理簽發(fā)；其他公司文書如需要用 印的報表、單據(jù)等，由副總經(jīng)理簽發(fā)。公文簽發(fā)的原始依據(jù)由行政秘 書妥善存檔。3、代表委托單位起草并發(fā)給委托單位的文件，在發(fā)給委托方時， 應(yīng)盡量讓委托方在備份的文件上簽字確認，并將此份文件交行政秘書 處進行存檔。4、公司發(fā)文實行以下文書規(guī)范格式：文書題目及附標題用黑體二號加粗；文書內(nèi)容用宋體或仿宋 _GB2312四號；行距為固定值行距（25磅）；頁碼標在頁腳并居中。（二）發(fā)文的復(fù)核與用印1、套用好格式后按用印流

12、程進行復(fù)核。復(fù)核的內(nèi)容包括：(1) 行文方式是否妥當，行文關(guān)系、格式是否正確。(2) 必要時由法律顧問進行法律方面的審核。(3) 用印審核程序是否完善。2、復(fù)核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的 問題，應(yīng)退回原草擬部門負責修改，修改過大，要重新抄正。3、公司文書的用印應(yīng)按照印章管理辦法來進行，行政秘書對 公文格式的規(guī)范性、準確性及發(fā)文份數(shù)負責。(三) 發(fā)文的登記與備份公司文書在分發(fā)前，行政秘書應(yīng)進行登記與備份。登記時應(yīng)在發(fā) 文登記薄(附表9)上標明發(fā)文的時間、文書名稱、份數(shù)、應(yīng)送達的 單位等。文書的紙質(zhì)、電子版都應(yīng)備份并分類存檔。(四) 發(fā)文的送達1、文書的送達應(yīng)遵循“印文即送

13、”的原則，當天印出的文書應(yīng)在 當天進行送達，不拖延，特殊情況除外。2、公司發(fā)文的送達形式一般包括：親自送達、掛號信、快遞、報 紙公告、電郵等。(1) 親自送達：發(fā)文的承辦人或由上級指定的送達人，在將文件 送達到收文單位、個人處時，應(yīng)要求其在相同的備份文件上簽字確認 簽收。若其拒收或拒簽，則找第三方簽字確認文件的送達。(2) 掛號信：當發(fā)文以掛號信的形式寄出時，應(yīng)將郵局返回的收 據(jù)與備份的文件一起存檔。(3) 快遞：當發(fā)文以快遞的形式寄出時，應(yīng)在回執(zhí)單上的“內(nèi)件 品名”一欄里寫明發(fā)文的名稱、字號、主送單位、主題、機密等級等， 并將回執(zhí)單與備份的文件一起存檔。(4) 報紙公告：當?shù)怯泄竟娴膱蠹?/p>

14、發(fā)行后，應(yīng)將印有公告的 報紙整張存檔。(5) 電郵：當要將文件以電郵的形式發(fā)給主送單位時，應(yīng)在發(fā)文之前把郵件設(shè)置成發(fā)送后自動保存或自動回執(zhí)的形式，同時抄送行政 秘書辦公專用QQ言箱。三、公司文書的歸檔與借閱（一）歸檔1、歸檔的文件材料必須為正本， 本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。 不能保存正本的，應(yīng)保存正本完整復(fù)印件，需再次啟用歸檔的文件復(fù) 印件時，需加蓋新印才能生效。2、歸檔內(nèi)容：（1）收文原件或復(fù)印件、收文處理箋、經(jīng)批辦人簽字確認的 承辦結(jié)果反饋報告、反饋表。（2）發(fā)文一一原件、經(jīng)主送單位簽收的原件、憑據(jù)及附件。3、歸檔方式：按收文、發(fā)文的字號進行歸檔，年度裝訂成冊。4、公司文書在日常的歸檔

15、中應(yīng)按收、發(fā)文時間順序建立卷宗。5、年終定卷時，分類立卷歸檔。6、年終定卷時，以每個案卷為單位，將卷內(nèi)文件按所排順序用阿 拉伯數(shù)字編寫頁碼，并填寫案卷目錄。標注頁碼的位置要統(tǒng)一，一般 標注在文件材料的右上角或左上角。每個案卷的封面目錄應(yīng)包括以下 事項：內(nèi)含文件的性質(zhì)、類別、成文的起止日期（卷內(nèi)最早、最晚兩 個文件的成文日期）、保管期限、文件件數(shù)、立卷部門等。7、公司文書由行政秘書負責按照上述規(guī)范要求進行整理、歸檔， 各部門的文書則由部門主管助理負責按照上述辦法進行整理。（二）借閱文書的借閱按照公司的檔案管理辦法執(zhí)行。四、附貝U（一）全體員工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī) 定，不失

16、密。否則將追究法律責任。（二）本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交行政秘書處進行登記編號保管，不得個人保存，如因工作所需，需要借閱的可 復(fù)印或借用。（三）工作調(diào)動或辭、離職時，必須把個人所負責的文件全部移交 清楚。沒有保存價值的文件、資料，應(yīng)及時進行有效的處理或銷毀。第四章會議管理辦法為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量和效率，實現(xiàn)會議管理的規(guī) 范化，特制定本辦法。本管理辦法適用于公司召開的各種會議。一、會議的組織（一）公司會議可分為高層決策會議，每周、月主管例會，全體員 工會議，專題會議，部門工作會議，學(xué)習(xí)會議及半年、年度總結(jié)會等。（二）高層決策會議由公司核心管理人員、專家顧問組等參加，

17、會 議主要任務(wù)是確定公司的組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、重要人事任免、重要 協(xié)議的簽訂及其他重大事項的決策等，會議由公司高層領(lǐng)導(dǎo)召集，根 據(jù)工作需要擇時召開。（三）主管例會為每周、月召開，參加人員為部門主管助理及以上 管理人員，會議主要內(nèi)容是總結(jié)各部門一周、月的工作，制定下周、 月工作計劃，提出并解決各部門日常工作中遇到的問題，會議時間為 每周六、月末，由副總經(jīng)理組織、行政人事部主持召開。，會（四）公司全體員工會議由副總經(jīng)理組織、行政人事部主持召開， 公司全體人員參加，一般每月召開一次（特殊情況由總經(jīng)理確定） 議的主要任務(wù)是總結(jié)工作、布置任務(wù)等。（五）專題會議分公司和部門組織。公司專題會議的主要任務(wù)是解

18、 決業(yè)務(wù)項目、財務(wù)、經(jīng)營等相關(guān)的業(yè)務(wù)問題，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理組 織召開，相關(guān)部門人員參加；部門專題會議的主要任務(wù)是研究、討論 實際工作中較為重大的或急需解決的業(yè)務(wù)問題等，由專題所屬部門負 責人組織召開，部門員工參加。專題會議根據(jù)實際工作需要不定期召 開。（六）部門會議由各部門負責人組織，每周六、月末召開，主要任 務(wù)是總結(jié)本部門一周、月的工作情況，制定下周、月的工作計劃，協(xié) 調(diào)解決部門員工日常工作中遇到的問題。（七）公司業(yè)務(wù)會議可分為上級現(xiàn)場辦公會、報告會、業(yè)務(wù)洽談會、客戶座談會等。一律由公司行政人事部組織安排，相關(guān)部門進行協(xié)助。二、會議的安排（一）為避免會議過多或重復(fù)，公司一律將日常性的會議納

19、入例會 制，原則上要按照例行規(guī)定的時間、地點和內(nèi)容組織召開。（二）凡涉及公司內(nèi)部需要多部門負責人參加的、非例會制的會議，需要使用投影儀等設(shè)備的，參見第二十九條第二項規(guī)定；無需使用投影儀等設(shè)備的，由參會部門自行組織召開，各部門若要使用會議室，必 須在會后對會議室進行整理、清掃，關(guān)閉空調(diào)、照明設(shè)備等電源。會 議發(fā)起部門應(yīng)告知與會人員會議主題及相關(guān)議題，并在會議前準備好 會中需要的各種電子、紙質(zhì)資料，確保準備充分，提高會議質(zhì)量和效率。（三）行政人事部每周六、月末召開周或月例會，統(tǒng)一以電子或紙 質(zhì)的形式向各參會人員下發(fā)會議通知。（四）對于已列入會議計劃的會議，如需改期或安排其他會議時， 會議組織部門應(yīng)

20、提前一天報公司行政人事部，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后 方可改動，被改期會議由行政人事部另作安排。（五）對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相似的幾個會議，行政 人事部有權(quán)安排合并召開。（六）公司各種會議的召開應(yīng)堅持小會服從大會、部門服從公司的 原則。（七）對需要在公司會議室召開的會議，行政人事部應(yīng)在會議召開 之前布置好會場。（八）重大會議、學(xué)習(xí)培訓(xùn)會應(yīng)存留影響資料，由行政助理負責。三、會議紀律（一）開會前5分鐘參會人員必須到達會場并在會議簽到簿（附件15）上簽到，同時將手機調(diào)到振動或關(guān)機狀態(tài)；凡遲到一次罰款10 元，由行政秘書做好記錄，在當月工資計發(fā)時扣除。（二）參會人員應(yīng)在會前做好參會準備（需要在會議

21、上發(fā)言的應(yīng) 提前做好發(fā)言準備），會中做好記錄。（三）會議召開期間，嚴禁在會場內(nèi)吸煙、隨意走動、大聲喧嘩， 未經(jīng)允許不得進行私自討論。（四）會中發(fā)言人講話時其他參會人員不得隨意打斷，不得將與 會議內(nèi)容無關(guān)的話題在會議上進行討論。（五）參會人員因為特殊原因不能按時出席會議的，須在會前向行政人事部請假并說明原因（部門會議需向部門主管請假），得到許可后方能不參加會議，否則一律按考勤曠工處理。（六）會議中途參會人員如有急事需離開，要向會議主持人提出 請假，得到同意后方可離開。未經(jīng)許可提前離開者，按考勤早退處理。（七）周、月例會主管及主管助理請假的問題。四、會議的落實（一）公司周、月例會，一般專題會議等由

22、行政秘書負責整理會 議紀要，于會議結(jié)束次日下發(fā)各參會部門，并做好簽收登記。其他會 議根據(jù)實際需要指定專人負責整理紀要。（二）會議內(nèi)容及會議形成的計劃、方案、決議等，需要進行傳 達的，參會人員應(yīng)及時傳達至部門相關(guān)工作人員，嚴格按會議精神推 進工作，行政人事部對落實情況進行督查。會議形成的計劃、方案、 決議，需要時由行政人事部以正式文件的形式下發(fā)執(zhí)行。五、會議室及會議設(shè)備的管理（一）公司會議室由行政秘書負責管理，會后對會議室進行整理、 清掃，關(guān)閉空調(diào)、照明設(shè)備等電源。（二）會議室的衛(wèi)生由行政人事部后勤保潔員進行維護，在每次 會議召開前、后均要進行打掃，并做好日常保潔工作。（三）會議設(shè)備的使用與管理

23、。1、公司會議設(shè)備由行政秘書統(tǒng)一管理，其他任何部門或人員未經(jīng) 行政人事部經(jīng)理同意，不得私自使用會議設(shè)備。2、 相關(guān)部門和人員在會議室召開會議時，若需使用投影儀等設(shè)備, 應(yīng)由行政秘書統(tǒng)一安裝、調(diào)試后供會議使用。開會部門應(yīng)愛護室內(nèi)各 項設(shè)備，不得隨意挪動會議室的設(shè)施設(shè)備；如需調(diào)整位置，應(yīng)在行政 秘書的指導(dǎo)下進行，否則造成的后果由使用者承擔。3、行政秘書發(fā)現(xiàn)會議設(shè)備因使用者操作不當即人為造成損壞的， 應(yīng)及時向行政人事部經(jīng)理報告，分析原因，明確責任，并要求使用者 進行賠償。（四）會議設(shè)備的保管與維護1、行政秘書負責會議設(shè)備的保管，當行政秘書離職、調(diào)崗時，行 政人事部經(jīng)理應(yīng)及時指派其他員工接手其會議設(shè)備

24、的保管工作。2、行政秘書應(yīng)定期開展檢測工作，一般每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題 及時處理并做好記錄，以確保會議設(shè)備正常運行。3、行政秘書發(fā)現(xiàn)會議設(shè)備出現(xiàn)問題時應(yīng)及時上報，嚴禁未經(jīng)批準 私自修理、拆卸。4、會議設(shè)備因老化、損耗及其他原因需要報廢時，由行政秘書提 出申請，經(jīng)專業(yè)人員檢測后，報行政人事部經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理 審批，審批通過后方能辦理報廢手續(xù)。第五章辦公物資管理辦法為加強公司辦公物資的管理，達到節(jié)約成本、提高效率、規(guī)范流 程、明確責任的目的，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦 公方式，特制定本辦法。本辦法適應(yīng)于公司全體員工。一、辦公物資管理職責（一）行政人事部負責對辦公物資的庫存、結(jié)算

25、、采購計劃、采購 報審、購買及登記、領(lǐng)用、調(diào)配、轉(zhuǎn)賣、折舊與報廢進行管理。（二）公司總經(jīng)理負責對辦公設(shè)施采購置和報廢的審批。（三）公司財務(wù)部積極配合行政人事部做好辦公用品的月計劃、管 理及領(lǐng)用、維護工作。二、辦公物資的分類（一）辦公物資按種類可分為辦公設(shè)施、辦公設(shè)備、低值易耗品、 管制用品、勞保用品；（二）設(shè)備電腦、傳真機、打印機、電話機、復(fù)印機、考勤機、裝 訂機、投影機、數(shù)碼照像機等；（三）辦公設(shè)施為白板、文件柜、飲水機、消毒柜、燃氣灶、抽水 煙機、滅火器、垃圾筒、指示牌等；（四）低值易耗品為電腦清潔用品、鉛筆、白板筆、膠水、膠帶、 釘書針、簽字筆、圓珠筆、簽字筆芯、修正液、熒光筆、筆記本、

26、復(fù) 寫紙、便利貼、標簽、橡皮擦、檔案袋、印泥、打印紙、傳真紙等；（五）管制用品為剪刀、筆筒、直尺、美工刀、訂書機、打孔機、 名片冊、計算器等；（六）勞保用品：日化清潔用品、食品/飲品、生活用紙、紙杯、燈泡燈管、證書獎狀、電源插座、電池等。三、辦公物資的申購、登記與領(lǐng)用（一）行政秘書對每月的辦公用品的庫存、結(jié)算和按季采購計劃進 行統(tǒng)計，行政人事部經(jīng)理根據(jù)辦公物資需求進行統(tǒng)計核查，并書面報 送采購計劃。經(jīng)財務(wù)部、副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。審批通過后，交行 政秘書會同財務(wù)擇優(yōu)采購；各部門若需采購臨時急需的辦公物資，應(yīng) 填寫申購單并注明急需采購的原因，經(jīng)行政人事部經(jīng)理審批報副 總經(jīng)理、總經(jīng)理同意后實施采購

27、。（二）所申購的物資到位后，由行政秘書和財務(wù)部根據(jù)送貨單和采購單進行驗收。驗收無誤后將送貨單和發(fā)票交財務(wù)部進行付款。對沒 通過驗收的辦公物資，采取退回或調(diào)換的處理方式。（三）行政秘書及時將到位的辦公物資進行入庫登記，更新辦公物資入庫登記臺賬（附件17）。財務(wù)部及時完善辦公物資明細賬。（四）行政秘書應(yīng)針對驗收合格的辦公設(shè)備、 設(shè)施及時填寫設(shè)備、 設(shè)施卡片（附件18），同時制作身份編號標簽 （附件19）粘貼于 辦公設(shè)備、設(shè)施上。（五）辦公物資的編號原則：取其漢語拼音的前兩個聲母+排序號（三位數(shù)）。例如：第23臺電腦DN023;第4臺打印機DY004（六）公司各員工、各部門需要領(lǐng)用辦公物資時，應(yīng)先填

28、寫領(lǐng)用 單（附件20）,經(jīng)部門主管確認簽字后交行政秘書，行政秘書核實后分發(fā)辦公物資給領(lǐng)料人，并在辦公物資個人領(lǐng)用登記表（附件21）上進行登記，登記完成后，將領(lǐng)用單交財務(wù)部進行財務(wù)入賬。（七）辦公用品領(lǐng)用原則1、消耗品的領(lǐng)用遵循適度的原則，按工作的情況來決定，不可領(lǐng)用與本工作無關(guān)的用品。 簽字筆、圓珠筆、筆記本每季度領(lǐng)用一支/本, 筆芯每月領(lǐng)用一支，便利貼為每2個月領(lǐng)用一本，其他辦公用品如標簽、曲別針、文件袋等視具體情況而定；2、打印紙的使用以節(jié)約為原則，除正式文件、合同、對外資料，其他打印文件盡量雙面使用；3、辦公用品嚴禁帶回家私用；4、 新進人員到職時有管理部門通知，向行政人事部領(lǐng)用辦公物品

29、； 人員離職時，必須向行政人事部辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)行政人 事部認可的，不得為其辦理離職手續(xù)；5、行政部有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。四、設(shè)施、設(shè)備的使用及注意事項（一）設(shè)施、設(shè)備在第一次啟用時，就要粘貼身份編號標簽，落實使用人、責任人、檢查人。（二）公共區(qū)域的辦公物資由行政秘書負責保管、維護，行政秘書 為日常管理員，各個部門的辦公物資誰使用、誰負責、誰保管。（三）公司內(nèi)空調(diào)的啟用必須是室內(nèi)溫度達到30C,此數(shù)據(jù)由行政秘書負責每天公布在員工工作去向牌上。（四）公司員工在每天下班的時候，應(yīng)關(guān)閉自己所負責的辦公設(shè)施 設(shè)備，切斷其電源，保證安全。（五）設(shè)施設(shè)備的使用者應(yīng)嚴格按其操作規(guī)程

30、來使用。日常維修、 保養(yǎng)（如清洗、使用監(jiān)管）堅持“誰使用誰負責”的原則，以“預(yù)防 為主”，加強設(shè)備運行中的維護保養(yǎng)、檢查監(jiān)測，確保設(shè)備正常運轉(zhuǎn)， 提高效率，降低維修成本。（六）發(fā)生損壞時，使用者或保管人應(yīng)在第一時間將情況向行政人 事部經(jīng)理匯報，屬于非人為損壞的、在保修范圍內(nèi)的由行政秘書聯(lián)系 相關(guān)維修單位進行修復(fù)或按合同約定處理，維修費用計入使用部門當 期的費用成本進行核算。若屬于操作者操作不當造成的人為損壞，由 損壞者負責進行維修，維修費用自行承擔。（七）特殊情況下，如公司放假、下班期間發(fā)生偷盜、火災(zāi)等事件 造成公司設(shè)施設(shè)備損壞的，由事件直接責任人承擔相應(yīng)賠償責任，若 不能發(fā)現(xiàn)直接責任人，由公

31、司值班人員承擔一定的賠償責任。若發(fā)生 公司內(nèi)部員工故意偷盜、縱火等行為，予以開除并追究法律責任。五、辦公物資的調(diào)配、轉(zhuǎn)賣、折舊與報廢（一）資移交行政人事部驗收，行政人事部檢查確認無誤后，方可 辦理離職手續(xù)，移交時發(fā)現(xiàn)存在惡意損壞的情況，行政人事部應(yīng)提出 處理意見并確定賠償責任。（二）如因工作需要進行內(nèi)部調(diào)配，由申請調(diào)配部門主管填寫辦 公物資內(nèi)部調(diào)配申請單（附件22）,取得調(diào)出部門主管的同意，經(jīng)行 政人事部審批后方可調(diào)配；行政秘書將辦公物資內(nèi)部調(diào)配申請單 妥善保管存底，及時更改相關(guān)信息。（三）因公司不使用或其他原因經(jīng)總經(jīng)理同意轉(zhuǎn)賣、租賃、借出的物資，物資所屬部門應(yīng)填具辦公物資清理單（附件23）

32、式兩聯(lián)，第一聯(lián)交行政人事部，第二聯(lián)送財務(wù)部。（四）公司辦公設(shè)施設(shè)備采用直線法計提折舊，殘值率為5%,電腦、復(fù)印機、打印機、空調(diào)等最低折舊年限為3年，辦公桌椅等最低折舊年限為5年，車輛的最低折舊年限為 8年。（五）各部門的辦公用品（主要是指購買成本在10元以上的辦公用品，如訂書機、插線板等）出現(xiàn)損壞不能使用的情況時， 需填寫報 廢申請單（附件24），通過所在部門主管、行政人事部經(jīng)理審批后，才能進行報廢。（六）辦公設(shè)施設(shè)備報廢時需將報廢申請單報行政人事部經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批，審批通過后準予報廢，報廢申請單交行政秘書處存檔。行政秘書將報廢的辦公物資妥善保管，待日后統(tǒng)一進行 處理。六、辦公物資的

33、日常管理（一）行政人事部、財務(wù)部負責公司辦公物資的日常管理。行政人事部主要負責辦公物資的采購、分發(fā)、庫存管理、報廢處理、合理使 用等監(jiān)督事宜。財務(wù)部負責辦公物資相關(guān)的財務(wù)處理，如：明細賬、臺賬、費用核算等。（二）使用人的職責是：1、保證所保管物資的安全、完整、正常運行，不得擅自拆卸、更 換配置；2、在發(fā)生損毀、遺失或報廢等情況時，應(yīng)及時通知行政人事部， 并協(xié)助查明原因；3、配合管理部門對辦公物資的清查、盤點工作。（三）公司各員工使用辦公物資時應(yīng)本著愛惜、節(jié)約的原則，不鋪 張浪費，嚴禁將辦公物資帶出公司挪為私用。（四）辦公設(shè)施設(shè)備的盤點通常情況下采取定期盤點的方式，行政人事部應(yīng)至少每半年對所管轄

34、的辦公設(shè)施設(shè)備盤點一次；每年的12月,財務(wù)部、行政人事部應(yīng)聯(lián)合對公司所有的辦公設(shè)施設(shè)備進行一次全面 清查盤點。根據(jù)工作或特殊情況的需要可以對其進行不定期盤點。辦 公用品的盤點由行政秘書負責，每季度進行一次。（五）盤點后，行政人事部與財務(wù)部共同根據(jù)盤點表與明細賬、卡 片逐項核對，對盤盈、盤虧、損毀、閑置的查明原因后撰寫清查盤點 情況報告，提出處置意見，報副總經(jīng)理、總經(jīng)理審查。財務(wù)部根據(jù)審 批后的盤盈、盤虧表按照財務(wù)辦法的規(guī)定進行賬務(wù)處理。第六章辦公環(huán)境及行為管理辦法為了徹底做好辦公室和公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，營造一個井然有序 的辦公環(huán)境和氛圍，真正體現(xiàn)企業(yè)文化特點，特制定本辦法。本辦法適用于公司全體

35、員工。一、辦公管理的分類辦公管理分為環(huán)境管理和行為管理兩大類。環(huán)境管理包括辦公整 理、整頓、清掃、清潔的管理；行為管理包括素養(yǎng)、安全、節(jié)約、學(xué) 習(xí)、服務(wù)、堅持的管理二、辦公區(qū)域環(huán)境管理（一）環(huán)境管理方式采用由行政人事部統(tǒng)一管理，各部門員工按 照整理、整頓、清掃 、清潔的管理要求來實施、執(zhí)行。（二）辦公區(qū)域分為公共辦公區(qū)域和個人辦公區(qū)域。公共辦公區(qū) 域包括公共過道、會議室、男女衛(wèi)生間、陽臺、生活區(qū)及公司大門口； 個人辦公區(qū)域包括辦公桌及個人辦公設(shè)施設(shè)備擺放臺。（三）公共辦公區(qū)域及總經(jīng)理、副總經(jīng)理辦公室為保潔員責任區(qū)域；個人辦公區(qū)域為每位員工責任區(qū)域。（四）每天上班前，保潔員應(yīng)把公共辦公區(qū)域打掃干

36、凈，保持工 作場所良好的衛(wèi)生狀況；工作中，保潔員應(yīng)堅持流動服務(wù)，每兩小時 巡查辦公環(huán)境衛(wèi)生狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；下班后，每位員工應(yīng)將 自己的個人辦公區(qū)域整理干凈、物品擺放整齊，再由保潔員對公共辦 公區(qū)域進行清理。（五）保潔員責任區(qū)域清潔標準，嚴格安排整理、整頓、清掃 清潔的4S標準執(zhí)行：即地面、墻壁要求干凈無雜物、無水漬，垃圾筒 內(nèi)垃圾及時傾倒；門框、玻璃：要求門框邊沿無浮塵，玻璃要潔凈明 亮無污漬；掃帚、抹布、毛巾、清潔用品、紙箱、廢紙等物品要在合 理位置處擺放，不可放在明顯的位置或隨意、隨處亂放；花盆或觀賞 植物要及時澆水并清理黃葉、落葉、枯枝，營造良好的綠色工作環(huán)境； 辦公區(qū)域公共設(shè)施

37、設(shè)備的保潔工作；堅持開窗通風(fēng)，經(jīng)常保持空氣新鮮；衛(wèi)生間所需物品隨時補充 （如:香皂、檀香等），確保地面無積水, 清潔刷上無積物；生活區(qū)域（參見食堂就餐管理辦法）。（六）員工責任區(qū)域的清潔標準，嚴格安排整理、整頓、清掃 清潔的4S標準執(zhí)行：即辦公桌、計算機桌面、打印機桌面等整潔，物 品擺放有序，不可擺放私人物品（如：提包，私人相框照片、玩具等 與工作無關(guān)的物品），做到清潔美觀；紙屑果皮和廢棄物品等垃圾要丟 入垃圾筒內(nèi)；辦公室桌椅要擺放整齊，文件擺放整潔有序，重要文件 做到及時保存，不能隨意放置在桌面上，避免造成機密的泄露；資料 柜內(nèi)及儲物架上書籍、資料、物品的擺放必須整齊有序，盡量按需分 類裝入

38、資料盒內(nèi)；室內(nèi)辦公桌隔板或臨近的墻面上不能張貼、懸掛各種宣傳畫、涉及工作的相關(guān)提示和重要信息等，不得凌亂過多張貼便 利貼，應(yīng)及時分類記錄在工作筆記本或辦公電腦中。（七）行政人事部確保全力督促各部門辦公設(shè)施設(shè)備擺放規(guī)范， 無灰塵、污跡，無損壞。行政人事部負責檢查室內(nèi)各種線路走向簡潔、整齊、安全，并用護釘固定，不可亂搭臨時線路。三、辦公區(qū)域行為管理行為管理分為思想行為、儀容行為、外交行為、安全行為等。（一）思想行為的要求1、嚴格遵守公司的作息時間及考勤管理辦法；認真執(zhí)行考勤管理 辦法，未經(jīng)批準，不得中止工作或脫離工作崗位；2、要做到有計劃、有步驟、迅速踏實地進行，遇有工作部署應(yīng)立 即行動，不得借故

39、推諉、拖延、積壓；不扯閑話；3、不隨便離開自己的崗位。如因工作原因需要暫時離開自己的座 位時，要整理好自已的桌面，椅子與辦公桌位置留出一身位，以示主人未遠離。如需長時間離開崗位時，可能會有電話或客人，事先應(yīng)拜托給上司或同事，椅子全部推入，并在員工工作去向牌上作好記錄，以 示主人外出；4、應(yīng)做到精神飽滿，注意力集中，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀；5、在工作中，不得有吃、拿、卡、要、報等行為，確辦廉潔奉公。（二）工作行為的要求1、下班時文件、文具、用紙等要整理，要收拾桌子，椅子歸位；2、 下班前考慮好第二天的任務(wù)，并記錄在項目日記上，養(yǎng)成良好 的工作習(xí)慣；3、 最后一位離開部門的員工關(guān)好各自部門門窗，

40、檢查部門電源是 否關(guān)閉；4、不得做與本職工作無關(guān)的事項口：上網(wǎng)聊天、聽音樂、吃零 食、當眾化妝、扎堆聊天、讀與工作無關(guān)的書籍、打私人電話等；5、外部來訪客人應(yīng)安排在相關(guān)接待區(qū)域，未經(jīng)允許一律不得進入 辦公區(qū)域，同時不允許在上班時間內(nèi)會見私客；6、不得睡覺、大聲喧嘩、爭吵、擾亂辦公區(qū)域的正常秩序；7、需要加班時，事先要通知行政人事部。（三）儀容行為的要求1、上班時統(tǒng)一穿著公司發(fā)放的工作裝，保持整潔、得體的形象，確保自然、協(xié)調(diào)、美觀，禁止穿背心、吊帶裝及短褲、超短裙等不適應(yīng)辦公工作的服裝進入公司辦公區(qū)域及合作單位辦公區(qū)域；2、 服裝要整潔、完好、無污漬，紐扣齊全，不漏扣、錯扣；3、每位員工胸前應(yīng)佩

41、戴公司統(tǒng)一編號的員工胸卡；4、鞋、襪保持干凈、衛(wèi)生，鞋面潔凈，在工作場所不打赤腳、不穿 拖鞋；5、頭發(fā)梳理整齊，不染夸張色彩的頭發(fā)，不戴夸張的飾品；6、 男職工修飾得當，頭發(fā)長不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)，嘴上不 留胡須；7、女職工淡妝上崗，修飾文雅，且與年齡、身份相符；8、上班時間坐姿端正，上身自然挺直，兩肩平衡放松，后背與椅背保持一定間隙，不翹二郎腿，不抖動腿，不用手托腮，樹立良好的公司形象和個人形象；9、 避免在他人面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、摳鼻孔、挖耳朵等。 實在難以控制時，應(yīng)側(cè)面回避；10、站姿端正。抬頭、挺胸、收腹、雙手下垂置于大腿外側(cè)或雙手交疊自然下垂；雙腳并攏，腳跟相靠，腳尖微

42、開。不能在他人面前雙手抱胸，盡量減少不必要的手勢動作。（四）語言行為的要求1、與人交談，態(tài)度親切、誠懇、謙虛，語音清晰、語速適中、語 調(diào)平和、言簡意賅，提倡講普通話。2、與人交談，要專心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反應(yīng)冷漠。3、不要隨意打斷別人的講話，認真傾聽，適時與對方交談，確認和領(lǐng)會對方談話內(nèi)容及目的。4、工作中使用文明用語，嚴禁說臟話、忌語。5、如遇來電，應(yīng)在電話鈴響后三聲之內(nèi)接聽，主動報上公司名稱，并使用“您好”、“請”等文明用語；通話結(jié)束后，待對方放下電話方可 掛斷電話。（五）社交行為要求1、接待來訪客人熱情周到， 做到來有迎聲，去有送聲，有問必答， 百問不厭。2、 來訪客人要辦理

43、的事情無論是否對口，不能說“不知道”、“不 清楚”。要認真傾聽，熱心引導(dǎo)，快速銜接，并為來訪者提供準確的聯(lián)系人、聯(lián)系電話和地址。3、訪問他人要事先預(yù)約， 依照預(yù)約時間提前 5分鐘到達見面地點， 如果因故不能按時到達，應(yīng)提前用電話與對方聯(lián)絡(luò)，并致歉；在進行自我介紹時，應(yīng)說明公司名稱、工作崗位和自己的姓名。4、進入他人辦公室前應(yīng)敲門，得到允許后進入。5、使用他人辦公室的電話應(yīng)征得同意方可使用，使用時，應(yīng)簡潔 明了。6、 遞送名片時，應(yīng)雙手遞送并將名片順向方面對客人；接名片時， 也應(yīng)雙手迎接，接過名片后確認對方姓名，并妥善保存。（六）安全行為要求1、行政人事部行政秘書負責每月定期對消防器材及應(yīng)急燈進行維 護保養(yǎng)并檢查是否有效可靠。2、 下班時，員工應(yīng)檢查所有電器設(shè)備的電源是否斷開，確保安全。3、嚴禁攜帶危險