物資采購管理模式

1、部門職能采購部部門名稱：采購部上級部門：總經(jīng)理下屬崗位：采購員、統(tǒng)計員部門本職：采購公司所需物資主要職能：1 .及時為生產(chǎn)經(jīng)營提供所需的原輔材料、設(shè)備備品備件以及其他物資。2 .掌握市場信息，優(yōu)化進貨渠道，降低采購費用。3 .會同財務(wù)管理部、會計部確定合理的采購批量，及時了解存貨情況，合理采購。4 .匯總各系統(tǒng)的物資需求計劃，平衡采購計劃。5 .評審供應(yīng)商選擇、建立供應(yīng)商檔案。6 .組織采購合同評審，簽訂采購合同，實施采購活動。7 .建立采購合同臺賬，并對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督。8 .對大型采購進行比價或組織招標(biāo)、競標(biāo)活動。9 .采購物資的報驗和入庫工作。10 .采購過程中的退、換貨工作。11

2、.采購合同、檔案及各種表單的保管與定期歸檔工作。第1頁共31頁崗位描述采購部經(jīng)理崗位名稱：采購部經(jīng)理直接上級：總經(jīng)理直接下級：統(tǒng)計員、采購員本職工作：生產(chǎn)、辦公物資供應(yīng)及貿(mào)易品的采購直接責(zé)任：日常工作1 .根據(jù)采購部各項物資的采購工作量，合理調(diào)度采購部人員和設(shè)備。2 .根據(jù)各部門的物資需求計劃和庫存量，平衡采購量和采購時間，編制采購計戈上3 .組織進行物資的尋價和比價，審核比價單，并上報。4 .根據(jù)審批意見，組織實施采購，并協(xié)調(diào)物資的運輸。5 .對于重大采購，組織進行采購合同的評審和會簽。6 .對于專業(yè)設(shè)備、儀器和物資委托使用部門進行聯(lián)合購買。7 .查看采購部預(yù)算的執(zhí)行情況。8 .配合質(zhì)量與庫

3、管人員進行物資的驗收。9 .對于大宗采購（萬元以上），負(fù)責(zé)組織編制標(biāo)書和進行招標(biāo)。10 .組織進行貿(mào)易品的采購。11 .負(fù)責(zé)辦理不合格物資的退換工作。12 .檢查物資采購臺帳的建立工作。周工作1 .參加生產(chǎn)調(diào)度會，針對供應(yīng)管理中產(chǎn)生的各種問題，提出解決方案。2 .每旬一次審閱統(tǒng)計員匯總編制的有關(guān)采購的統(tǒng)計報表。3 .對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查，如有問題及時向有關(guān)部門進行反饋。4 .評估采購部的預(yù)算執(zhí)行情況。5 .每周末將平時檢查各個崗位工作的情況匯總整理。匯總結(jié)果作為崗位平時考核成績，是月度考核和述職的依據(jù)之一。6 .每周五下午親自檢查采購部所屬辦公及責(zé)任區(qū)域的衛(wèi)生情況，并在檢查結(jié)果單上簽字

4、。月度工作1 .審閱、分析采購月報表，針對問題及時做出工作調(diào)整。2 .負(fù)責(zé)按月報表與財務(wù)、庫管等有關(guān)部門對帳，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時作出處理。3 .會同財務(wù)中心和庫管部制訂各種物資的采購周期，提高采購水平，保證生產(chǎn)。4 .負(fù)責(zé)組織員工進行供貨渠道的優(yōu)化，尋找新的物資供應(yīng)商。5 .進行公司所需物資的市場尋價，對采購員的采購水平進行考核和監(jiān)督。6 .上報本月員工過失單和獎勵申請單，將獎勵面和獎懲額度控制在有關(guān)獎懲制度允許的范圍內(nèi)。7 .每月組織一次所屬員工培訓(xùn)，學(xué)習(xí)公司有關(guān)采購的制度規(guī)定，形成培訓(xùn)資料存檔。對于不適應(yīng)的和反映強烈的條款要形成修訂建議文稿上報生產(chǎn)總監(jiān)。8 .收集物資使用質(zhì)量信息，組織供應(yīng)

5、商的質(zhì)量評審，并建立供應(yīng)商檔案。9 .組織進行運輸管理學(xué)習(xí)，降低運耗。年度工作1 .每年第四季度，組織制訂采購部的年度預(yù)算。2 .負(fù)責(zé)拜訪公司重要的供應(yīng)商，建立良好的合作關(guān)系，確保公司生產(chǎn)物資的供應(yīng)。3 .審查、批準(zhǔn)采購員和統(tǒng)計員制訂的工作計劃。4 .每年底向總經(jīng)理上報年度采購建議報告書，闡述采購面臨的現(xiàn)實和潛在的隱患，提出消除隱患的方法和建議。5 .總結(jié)本年度采購管理的情況，對執(zhí)行情況好的采購員提出獎勵申請，報送總經(jīng)理。領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任:1 .對采購管理指標(biāo)的完成負(fù)責(zé)。2 .對采購部工作影響公司整體工作的效果負(fù)責(zé)。3 .對采購部報表數(shù)據(jù)的真實性、邏輯性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)4 .對采購的物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)。5 .

6、對采購的及時性負(fù)責(zé)。6 .對采購部工作程序和規(guī)章制度的正確執(zhí)行負(fù)責(zé)。主要權(quán)力：1 .對違反規(guī)定和程序的物資采購有拒絕權(quán)。管轄范圍:2 .采購部所屬員工。3 .采購部所屬辦公場所及衛(wèi)生責(zé)任區(qū)4 .采購部所屬辦公用具、設(shè)備設(shè)施。崗位描述采購員崗位名稱：采購員直接上級：采購部經(jīng)理本職工作：及時以合適的價格為企業(yè)購進合格的原材料工作責(zé)任：1 .認(rèn)真執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和工作程序，服從采購部經(jīng)理指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督檢查，保質(zhì)保量按時完成工作任務(wù)。2 .對采購的物資進行詢價（至少三家）。3 .編制物資采購計劃并報采購部經(jīng)理審批。4 .根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請單和詢價結(jié)果實施采購，并負(fù)責(zé)索取所購物資的發(fā)票和單據(jù)以

7、及相關(guān)資料，協(xié)助做好驗收工作。5 .參加商務(wù)談判和擬訂合同條款。6 .協(xié)助采購部經(jīng)理管理合同的副本，建立臺賬，進行合同登記，掌握合同的執(zhí)行情況。7 .優(yōu)化采購渠道，適時填報供應(yīng)商審批表。8 .協(xié)助采購部經(jīng)理進行供應(yīng)商信用評定，據(jù)實提出對供應(yīng)商信用評定意見，建立健全供應(yīng)商檔案。9 .根據(jù)供貨合同或訂貨單辦理催貨。10 .具體辦理采購物資交接、驗收、報帳手續(xù)。11 .及時向供應(yīng)商反饋原材料質(zhì)量信息。12 .辦理采購?fù)素浕驌Q貨。13 .協(xié)調(diào)購入物資的運輸工作。14 .積極參加培訓(xùn)活動，努力鉆研本職工作，主動提出合理化建議。15 .做好業(yè)務(wù)記錄以及記錄的保管或移交工作，保守公司秘密。16 .完成采購部

8、經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)并及時復(fù)命。第21頁共31頁崗位描述統(tǒng)計員崗位名稱：統(tǒng)計員直接上級：采購部經(jīng)理本職工作：采購的統(tǒng)計工作責(zé)任：1 .認(rèn)真執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和工作程序，服從采購部經(jīng)理指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督檢查，保質(zhì)保量按時完成工作任務(wù)。2 .負(fù)責(zé)采購計劃的保管。3 .負(fù)責(zé)物資市場信息的收集。4 .負(fù)責(zé)采購合同的保管和登記。5 .負(fù)責(zé)米購報表的編制。6 .負(fù)責(zé)供應(yīng)商質(zhì)量評審。7 .負(fù)責(zé)物資使用質(zhì)量信息的收集。8 .協(xié)助采購部經(jīng)理進行供應(yīng)商信用評定，據(jù)實提出對供應(yīng)商信用評定意見，建立健全供應(yīng)商檔案。9 .根據(jù)供貨合同或訂貨單辦理催貨。10 .積極參加培訓(xùn)活動，努力鉆研本職工作，主動提出合理化建議

9、。11 .做好業(yè)務(wù)記錄以及記錄的保管或移交工作，保守公司秘密。12 .完成采購部經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)并及時復(fù)命。CG-ZD-01采購管理規(guī)定1 總貝U1.1 為了加強公司采購管理，規(guī)范采購工作，降低成本，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常持續(xù)供應(yīng)，特制訂本規(guī)定。1.2 本規(guī)定適用于公司所有物資的采購。2 采購的組織及其權(quán)限2.1 公司的采購部負(fù)責(zé)公司所有物資的供應(yīng)。2.2 采購業(yè)務(wù)及范圍：公司采購分為原材料、輔助材料、機器設(shè)備及具備品備件、維修材料以及辦公物資的采購。2.3 采購管理工作的任務(wù)。2.3.1 為了保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動需要，必須做好公司物資采購工作。2.3.2 在保障供應(yīng)的前提下，選擇優(yōu)質(zhì)物

10、資，確保采購物資的質(zhì)量合格。2.3.3 開拓貨源基地，優(yōu)化供應(yīng)渠道，降低采購成本。2.4 公司采購原則上采取統(tǒng)一采購，根據(jù)不同性質(zhì)的采購對象，采取歸口管理方法。2.4.1 生產(chǎn)用原材料、輔助材料由生產(chǎn)調(diào)度室負(fù)責(zé)提交物資需求計劃。2.4.2 辦公物資采購方面，由辦公室統(tǒng)計并匯總，提交物資需求計劃。2.4.3 生產(chǎn)設(shè)備、備品備件由設(shè)備能源部提交物資需求計劃。2.4.4 化?；幱芍行脑囼炇姨峤晃镔Y需求計劃；2.4.5 勞保用品由計劃調(diào)度事安全員提出物資需求計劃。2.5 公司所采購物資屬專業(yè)技術(shù)物資（機械設(shè)備、化?；帲r，由相應(yīng)部門配合采購員進行采購或公司經(jīng)理批準(zhǔn)后委托其他部門采購，相應(yīng)部門應(yīng)積極

11、配合。2.6 各部門的月度物資需求計劃（歸口部門提出）必須在每月的25日報送到采購部,經(jīng)采購部經(jīng)理初步審核后，報送總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由采購部進行平衡，并實施采購。2.7 臨時的采購申請根據(jù)審批權(quán)限進行審批，具體見臨時采購申請程序。2.7.1 各部門所需物資申購均須事前填具采購申請單，分預(yù)算計劃內(nèi)、計劃外按程序辦理審批。3 采購工作規(guī)定3.1 采購審批一律使用采購申請單或物資需求計劃表：3.1.1 采購申請單和物資需求計劃表各欄填寫是否清楚，審批者是否簽字。3.1.2 緊急采購申請單應(yīng)優(yōu)先辦理。3.1.3 無法于需用日期辦妥的采購申請，必須及時通知申購部門。3.1.4 接到撤銷通知的采購申

12、請，應(yīng)先處理，并在采購計劃中刪除。3.2 詢價及洽談要求：3.2.1 充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求。3.2.2 向供應(yīng)商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點、付款方式。3.2.3 有沒有價格上漲、下跌因素。3.2.4 尋求其他更適合的替代品。3.2.5 經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標(biāo)。3.2.6 同規(guī)格產(chǎn)品的供應(yīng)商至少對比三家。3.2.7 尋價單應(yīng)注明與供應(yīng)商議定的成交條件。3.2.8 如果是緊急需求臨時購買，采購人員可以參考以往之類似的價格。3.3 訂購：3.3.1 需預(yù)付定金、長期需用的物資、采購金額一元（人民幣）以上或有附加條件的采購活動應(yīng)簽訂合同。3

13、.3.2 分批交貨的須在合同中注明。3.3.3 訂購單（采用聯(lián)絡(luò)函或傳真）交供應(yīng)商，無法按需用日期交貨的，采購部必須及時通知申購部門。3.4 采購要求：3.4.1 采購人員應(yīng)對供應(yīng)商所提供物資進行詳細(xì)核對，確認(rèn)是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致。3.4.2 采購員購入的各種大宗原材料和設(shè)備必須有合格證和有關(guān)使用手冊等資料。3.4.3 采購物資到達(dá)公司后，采購人員應(yīng)及時通知倉庫和質(zhì)量管理部驗收。3.5 收貨：3.5.1 原輔材料入庫前，采購人員填具報驗單，報質(zhì)量管理部進行檢驗。采購人員接到合格通知后辦理入庫手續(xù)。3.5.2 其他物資需經(jīng)申購部門驗收后，并出具檢驗合格手續(xù)，采購部門方可辦理入庫手

14、續(xù)。3.5.3 采購人員憑入庫單和有效發(fā)票辦理付款或報銷。3.6 付款結(jié)算時采購人員必須核對發(fā)票臺頭、金額及其它內(nèi)容是否相符，有預(yù)付款或暫付款的應(yīng)先扣除預(yù)付款或暫付款之后再付款。4 供應(yīng)商管理4.1 建立供應(yīng)商檔案：4.1.1 采購部負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，相關(guān)部門予以配合。對每個選定的供應(yīng)商必須有詳盡的供應(yīng)商檔案。4.1.2 供應(yīng)商檔案包括：供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商質(zhì)量檔案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價格表及相關(guān)資料。4.1.3 供應(yīng)商檔案由采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。4.2 供應(yīng)商調(diào)查：4.2.1 采購人員應(yīng)隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量。凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)

15、系而且符合條件者應(yīng)填具供應(yīng)商調(diào)查表，作為選擇供應(yīng)廠商的參考。供應(yīng)商調(diào)查表呈采購部經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.2.2 采購人員應(yīng)依據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表每半年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變動情況，更正原有資料內(nèi)容。4.2.3 在每批物資供貨結(jié)束后，供應(yīng)商的資料記入供應(yīng)商質(zhì)量檔案，作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。4.3 供應(yīng)商的選點由采購部負(fù)責(zé)。在下列情況下，采購人員填寫供應(yīng)商審批表，提請有關(guān)人員審批。4.3.1 原有供應(yīng)商被撤點。4.3.2 新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。4.3.3 原有供應(yīng)商由于各種原因拒絕供貨。4.4 樣品的檢驗：4.4.1 對通過初審的供應(yīng)商所送檢的樣品，必須經(jīng)質(zhì)量管理部或有關(guān)

16、部門進行各項指標(biāo)的檢驗和檢測。4.4.2 供應(yīng)商提供樣品同時應(yīng)附帶完整的檢驗報告及合格證明等資料。4.4.3 對通過初審和提供樣品檢驗合格的供應(yīng)商方可進行供貨。4.4.4 如果評審結(jié)果不合格，要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入選供應(yīng)商資格。4.5 簽訂合同4.5.1 對于供貨信譽好，資信度高的供應(yīng)商可以與其簽訂長期（以一年為限）供貨合同，以保證供應(yīng)商的穩(wěn)定。4.5.2 如果是代理商，須與其簽署質(zhì)量保證協(xié)議。4.6 供應(yīng)商控制4.6.1 供應(yīng)商每批供貨，采購部根據(jù)質(zhì)量管理部提供的各項檢驗數(shù)據(jù)建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案，并定期將檢驗單復(fù)印報財務(wù)管理部一份。4.6.2 如果供貨不合格或供貨不

17、及時，采購部通知其進行整改。如果在一年中出現(xiàn)多次質(zhì)量變動或供貨不及時，報總經(jīng)理批準(zhǔn)則取消其供應(yīng)商資格。4.7 供應(yīng)商業(yè)績考評4.7.1 采購人員定期整理供應(yīng)商供貨記錄，會同質(zhì)量管理部按供應(yīng)業(yè)績區(qū)分不同等級并制訂相應(yīng)政策。5 附貝U5.1 本規(guī)定由采購部負(fù)責(zé)制訂并解釋。5.2 本規(guī)定報總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改及廢止時亦同。5.3 本規(guī)定施行后，原有的類似規(guī)定自行終止，與本規(guī)定有抵觸的規(guī)定以本規(guī)定為準(zhǔn)。簽否$咨部門簽理編制-物資需求表歸口部門負(fù)責(zé)人T-采購部經(jīng)理市場分析3-庫存分析采購員庫管部經(jīng)理制臬上報采購部經(jīng)理月度采購計劃調(diào)整呆購計劃I確定資金與成本分析會計部經(jīng)理程序名稱：月度采購計劃制定程序程

18、序代號：CQ-CX-01主管部門，采購部說明:1、采購申請人指各個職能部門的負(fù)責(zé)人。2、歸口部門負(fù)責(zé)人指生產(chǎn)調(diào)度室主任、設(shè)備能源部皂辦公室主任和技術(shù)質(zhì)量總監(jiān)。3、直接用于生產(chǎn)和一次采購總額大于2000元的主要原材料（含設(shè)備備品備件）采購必須進行尋價:一次采購總額小于2。元的辦公用品、雜品的采購可直接進入零星采購程ffX4、工作表單；月度物資需求表程序名稱臨時采購申請程序程序代號：CG-CX-02主管部門采購部笑否說明：1 .采購申請簽準(zhǔn)，進入尋價程序或零星采購程序。2 .采購申請簽否，退回申請人.必要時，堅持采購，進入“堅持申請采購程序，3 .批準(zhǔn)后的采購申請單由采購員轉(zhuǎn)交相應(yīng)庫管員一聯(lián)，餐工

19、作表單：采購申請單程序名稱堅持申請采購程序程序代號：CG-CX-03主管部門采購部提交$申請部門負(fù)表大 堅持采購申請單說明：L采購申請由于種種原因被簽否退回申請人后，因該項采購情況特殊，并必須盡快采購時，申請部門負(fù)責(zé)人埴寫堅持采購申請單，提交總經(jīng)理3人總經(jīng)理經(jīng)過進一步核查后仍然不同意采購，并將堅持采購申請單退回申請部門，申請部門最終放棄申請。4 .工作表單.堅持采購申請單程序名稱尋價程序程序代號：CG-CX-04主管部門：采購部說明：L采購員進行市場尋價，填寫尋價單，最好將資料存入計算機.2,采購部經(jīng)理甫閱尋價單，采取兩種決策。（1）認(rèn)為價格合理則批準(zhǔn)采購。（2）認(rèn)為價格有異，則要求采購員繼續(xù)

20、尋價。3、供應(yīng)商應(yīng)提供以下書面資料；（1）報價單，（2）產(chǎn)品性能，規(guī)格的說明:（3）供應(yīng)資格的證明.4、工作表單，尋價單程序名稱采購合同審查筌訂程序程序代號：CG-CX-05主管部門采購部說明：1、采購船至理確定合同條款后交商務(wù)審核員進行合同商務(wù)審核及會計在理進行合同經(jīng)濟審核。入采購部經(jīng)理對已簽定的采購合同進行審核，若有問題，應(yīng)立即更正若無問題，即可提交辦公室蓋章生效,3,合同簽定后，采購員實施采購程序.程序名稱:采購程序程序代號CG-CX-06主管部門采購部$來購員聯(lián)系按合同出行采購原材料入庫供應(yīng)商執(zhí)行合同統(tǒng)貨告知(2)0 J 有貨發(fā)黃通知采購員來購員通知采購申請人說明：1,無所需采購的物品

21、，采購員告知采購申請人，申請人放棄采購,或向采購員提出替代品采購需求，進入“替代品采購審批程序，2、采購員根據(jù)采購合同進行采購活動口3,供應(yīng)商應(yīng)及時，保質(zhì)，保量、準(zhǔn)確無誤地送達(dá)貨物。4、工作表單：采購合同程序名稱替代員采購審批程序程序代號：CG-CX-07主管部門采購部說明：h本程序適用于所用的材料不能由現(xiàn)有的供應(yīng)商提供時采取的應(yīng)急措施。2、申請采購部門員責(zé)人是指實際使用物資的部門經(jīng)理、總監(jiān)。申請采購部門負(fù)貴人可根據(jù)實際情況.提請有關(guān)技術(shù)人員進行技術(shù)評審。3,申請采購部門員責(zé)人根據(jù)企業(yè)運作情況決定購買與否。丸工作表單；替代品采購審批表程序名稱：零星采購程序程序代號.CG-CX-08主管部門：采

22、購部，說明：K公司的零星采購應(yīng)事先選定供應(yīng)商，但也必須進行比價,2,零星采購的比價每季度進行一次。程序名稱：退貨程序程序代號：CG-CX-09主管部門：采購部說明：1.如果供應(yīng)商不再具備質(zhì)量信譽，應(yīng)直接通知其退貨，并根據(jù)合同進行賠償,如果供應(yīng)商信譽尚可，可由其進行換貨，2、工作表單：退貨單程序名稱：采購價格調(diào)整程序程序代號:CG-CX-10主管部門：采購部說明.L采購部人員應(yīng)時刻關(guān)注原材料的市場價格趨勢，及時對公司的采購提出修訂意見.2、財務(wù)管理部負(fù)責(zé)對市場價格的變動實際和變動趨勢進行分析，并對采購部的調(diào)整原因進行評價。3、會計部負(fù)責(zé)對調(diào)整后的采購計劃進行成本分析.采購部文件CG-BD-01月度物資需求表申購部門：日期：年月日編號:序號物品名稱規(guī)格型號質(zhì)里要求數(shù)量估計價格用途需用日期備注申購人：申購部門經(jīng)理：批準(zhǔn)人：注：本單一式三聯(lián)，第一聯(lián)申購部門留存，第二聯(lián)交采購部，第三聯(lián)交倉庫。備注欄須注明預(yù)算“內(nèi)、外”字樣。CG-BD-02采購申請單申購部門：年月日編號:序號物品名稱規(guī)格型號質(zhì)里要求數(shù)量估計價格用途需用日期備注申購人：申購部門經(jīng)理：批準(zhǔn)人：注：本單一式三聯(lián)，第一聯(lián)申購部門留存，第二聯(lián)交采購部，第三聯(lián)交倉庫。備注欄須注明預(yù)算“內(nèi)、外”字樣。第#頁共31頁吉林星云管理