合同檔案管理分類的措施研究

1、合同檔案管理分類的措施研究摘要在企業(yè)消費活動中，合同是企業(yè)維護自身合法權益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風電企業(yè)日常管理的重要任務。隨著風電企業(yè)業(yè)務、規(guī)模的不斷擴展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)開展提供信息支持和便捷效勞，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的根本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的根底上，結合筆者的實際工作經(jīng)歷，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。關鍵詞合同檔案；風電企業(yè)；管理分類合同檔案詳細記錄了風電企業(yè)的各項經(jīng)濟活動，在企業(yè)制定年度預算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)

2、對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業(yè)必需要采取合理的合同檔案管理分類方法，實現(xiàn)合同檔案的科學分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業(yè)的合法權益。1企業(yè)合同檔案的根本特征對風電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在詳細內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。1.1法律性法律性是企業(yè)合同檔案的根本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特

3、征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格按照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟活動和維護企業(yè)法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應有的作用。1.2憑證性近年來，風電行業(yè)蓬勃開展，風電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟開展的同時，也加劇了行業(yè)內競爭的劇烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當?shù)母偁幨侄危瑥亩鴰碓S多經(jīng)濟糾紛。合同作為企業(yè)消費經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應盡的義務和擁有的權利進展了明確說明，在解決經(jīng)濟糾紛、維護自身合法權益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而防止了不必要的損失。1.3標準性標準性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的標準性主要

4、表達在兩方面。一方面是合同檔案內容的標準性。一份完好的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的標準性。合同檔案在管理過程中，假設出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必需要嚴格按照相關的規(guī)定進展管理，保證合同檔案的完好性。1.4繁雜性企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進展分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發(fā)揮，相關工作人員就

5、要搜集、整理和保存好這些合同檔案。2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施2.1強化企業(yè)合同檔案管理機制建立健全合同檔案管理機制，可以為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的搜集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據(jù)風電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務的開展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理可以與企業(yè)開展向適應。從企業(yè)開展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業(yè)實現(xiàn)安康和持續(xù)開展。2.2加強合同檔案之間的聯(lián)絡企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，假設采用單獨整編和單獨

6、管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了進步企業(yè)合同檔案的管理效率，在進展合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯(lián)絡，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這可以起到化繁為簡的效果。當然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。2.3施行合同檔案的統(tǒng)一編號為了便于進展合同檔案的管理，風電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進展統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進展翻找，而是直接查找編號，極大的進

7、步了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進展，例如可以根據(jù)合同檔案內容的不同進展分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時間進展分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進展標注，防止混淆。2.4定期進展檔案材料的整理合同檔案的管理是一項動態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項業(yè)務的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風電企業(yè)在進展合同檔案的管理分類時，也要注重對新消費合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進展檔案檢查，確保合同檔案的完好性和平安性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔枯燥，防止因空氣潮濕導致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提早

8、清點好合同檔案的數(shù)量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進展銷毀。對合同文件變化情況都要進展及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因此不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完畢的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法3.1集分式歸類原那么為核心的合同檔案分類管理企業(yè)合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進展分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的消費、科研內容以及建立工程的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務的管理以及經(jīng)營方面的管理內

9、容，這些檔案內容不利于查找和統(tǒng)計，在進展分類、搜集、整理的過程中，存在較大的難度，因此，需要依循集分式歸類的原那么，進展合同檔案的分類管理，還要按照?合同法?中的無名合同和有名合同的不同種類，進展重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。3.2集分式分類表我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)那么和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)那么和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定標準且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進展分類歸檔，進展統(tǒng)一的編號和整理。理論證明，集分式分類表可以在很大程度

10、上，進步企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。3.3分類表的使用方法集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理方法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優(yōu)勢得到完美的表達。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的根本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進展參考。其次，科學區(qū)分合同檔案的年號、分類

11、號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。4結語在日趨劇烈的行業(yè)競爭環(huán)境中，合同檔案成為關系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，標準化、科學化的合同檔案管理，可以確保合同檔案的保存平安和其應有價值的發(fā)揮。作為風電企業(yè)的管理者，應當重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營開展中所發(fā)揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氣氛，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業(yè)才能，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。主要參考文獻1藍玉超.新時期國有企業(yè)職工檔案管理工作存在的問題及對策J.蘭臺世界,2021(z3).2蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究以完善?企業(yè)破產(chǎn)法?第十八