商業(yè)項目收費管理日常事務(wù)操作知識

1、1商業(yè)項目收費管理日常事務(wù)操作知識天街管理處天街管理處2目錄目錄一、目的二、適用范圍三、商業(yè)項目收費管理日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點3隨著公司快速發(fā)展，商業(yè)項目也隨之增加，根據(jù)北城天街及西城天街管理經(jīng)驗，將管理過程中的收費流程、日常事務(wù)操作及注意事項進行歸納總結(jié)，形成固化的知識模板，實現(xiàn)快速復(fù)制目的，降低培訓(xùn)成本。一、目的：一、目的：4 產(chǎn)權(quán)為龍湖地產(chǎn)的大型商業(yè)項目（如：重慶的北城天街、西城天街、晶酈館、后期時代天驕；成都的北城天街）二、適用范圍：二、適用范圍：5三、商業(yè)項目收費管理日常事務(wù)操三、商業(yè)項目收費管理日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點作方法及關(guān)注點6商業(yè)項目事務(wù)操作流程圖：商業(yè)項目事務(wù)操作流程圖

2、：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立確認商戶資料生成項目及標準信息核對商戶資料核對無誤導(dǎo)入系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)資料變更商運公司發(fā)送進撤場信息進撤場數(shù)據(jù)現(xiàn)場確認核對數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)月度結(jié)算款項收繳收款發(fā)送賬單填制報表及催繳欠費7日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立： 確認商戶資料，并生成項目及收費標準信息：確認商戶資料，并生成項目及收費標準信息：1.與商運公司對接商戶簽約信息表；2.與工程部對接商戶水電表信息；3.與財務(wù)部對接物管費收費標準，并將物管費收費標準發(fā)送集團；4.牽頭各部門主管制定商業(yè)項目特約服務(wù)收費標準；5.聯(lián)系集團軟件維護人員，在系統(tǒng)中建立項目檔案及操作人員檔案

3、。關(guān)注點：關(guān)注點：所有需集團建立的信息資料需比商業(yè)項目集中開業(yè)時間提前至少 20天發(fā)送集團，在信息建立后應(yīng)仔細核對（項目名稱、操作人員登錄情況及權(quán)限開通情況、標準下發(fā)是否正確完整）。8日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立： 資料核對：資料核對：1.核對商戶總戶數(shù)、商戶進場時間、合同面積、承租人及經(jīng)營品牌關(guān)注點：關(guān)注點：（1）商戶進場時間只可能是資料發(fā)送的當(dāng)月或以后月份；（2）承租人聯(lián)系電話、聯(lián)系地址不能空，后期需跟蹤店鋪內(nèi)的聯(lián)系電話；（3）與商運公司相關(guān)人員確認相同承租人需獨立結(jié)算的店鋪信息。9日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)

4、注點：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立： 資料核對：資料核對：2.核對店鋪安裝水電表數(shù)量、表號、倍率、起度、有無商戶簽字確認關(guān)注點：關(guān)注點：（1）了解大商鋪各水電表接入的設(shè)備，便于后期核對使用過程中數(shù)據(jù)是否存在異常；（2）水電表的倍率不會為0，最低為1；（3）確認接入商鋪的水電表來源（如：是商業(yè)項目的專配還是其他項目的專配）。10日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立： 資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：關(guān)注點：關(guān)注點：（1）生成數(shù)據(jù)前，需將導(dǎo)入系統(tǒng)的合同面積、商戶總數(shù)、商戶編碼、水電表總數(shù)及起數(shù)與發(fā)送文件進行核對；（2）

5、商戶編碼必須與商運公司合同簽訂的商戶編碼一致；（3）聯(lián)系人地址欄需填寫經(jīng)營品牌，承租人及店鋪編號，如遇多個店鋪編號，只寫靠前的店鋪編號。11日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立： 資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：操作：操作：1.房屋資料導(dǎo)入操作步驟：（1）將商戶編碼明細發(fā)送財務(wù)部，由財務(wù)部核對后統(tǒng)一發(fā)送集團財務(wù)，送軟件公司導(dǎo)入系統(tǒng)生成；（2）自行生成的可通過項目管理-房產(chǎn)管理-房屋登記中批量登記生成并保存格式文件，打開保存的格式文件，按格式文件的標題行名稱填寫相應(yīng)的內(nèi)容，內(nèi)容填寫完成后選擇“文件另存為”方式保存，再通過“批量

6、導(dǎo)入詳情”界面，點擊“瀏覽”按鈕，選擇文件后點“讀取”及確定導(dǎo)入按鈕導(dǎo)入生成房屋資料。12日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立： 資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：房屋資料生成操作中的注房屋資料生成操作中的注意事項：意事項：1、文件名不能修改2、保存的類型必須選擇為“Microsoft office Excel工作表”133、在點擊“確定導(dǎo)入”按鈕前，須檢查核對此處顯示的導(dǎo)入結(jié)果，查看是否全部導(dǎo)入成功！14日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立： 資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：資料

7、導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：2.客戶資料因條件太多，故不建議由自己導(dǎo)入系統(tǒng)，統(tǒng)一提交軟件公司導(dǎo)入系統(tǒng)關(guān)注點：關(guān)注點：（1）軟件公司發(fā)送的表格格式不能更改；（2）業(yè)主信息及商戶信息分表格填寫；（3）對軟件公司導(dǎo)入系統(tǒng)的資料必須核對商戶總數(shù)，每個商戶是否對應(yīng)的正確物業(yè)編碼；（4）不同合同的相同承租方，其賬戶是否是獨立的。3.水電表初始數(shù)據(jù)同客戶資料一樣，提軟件公司導(dǎo)入系統(tǒng)關(guān)注點：關(guān)注點：核對導(dǎo)入后的房間掛表數(shù)量、水電表初始度數(shù)、倍率與提交表格是否一致。15日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立： 資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：4.批量綁

8、定客戶標準：物管費標準、水電費標準、合同約定按月結(jié)算的特約服務(wù)標準；關(guān)注點：關(guān)注點：1.如存在多種標準，為快速配置可先做收費類型的設(shè)置（詳見軟件用戶手冊指導(dǎo)）；2.標準配置時，如計費周期不一樣（存在按季交費、按月交費情況）可對特殊計費周期進行單戶標準的綁定操作，具體操作見第二部分資料變更指導(dǎo)；3.如費用由租戶承擔(dān)須在“出租時自動轉(zhuǎn)給租戶”中選擇“是”；16日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立：（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立： 資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：資料導(dǎo)入系統(tǒng)并生成數(shù)據(jù)：操作：操作：（1）通過收費管理-收費設(shè)置-客戶標準設(shè)置界面，選擇費用項目、收費標準、計費周期及指定費

9、用承擔(dān)人等，將與所選標準對應(yīng)的房屋信息指定到綁定框中，點擊“設(shè)置”按鈕后即完成標準配置；17注意事項：注意事項：1. 計費周期不能選擇為無固定周期，須根據(jù)結(jié)算期配置：如按月結(jié)算的選擇按每1月，按季結(jié)算的選擇按每3月等2.商業(yè)項目費用承擔(dān)人為租賃戶，故此處必須選擇為“是”3.批量配置標準，每次只能配置50戶，為保證標準全部配置成功，在配置完成后須再次檢查核對標準配置情況18日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：（二）資料變更： 商運公司發(fā)放進、撤場信息：商運公司發(fā)放進、撤場信息：關(guān)注點：關(guān)注點：1.商家進、撤場信息無固定時間，以商運公司招商部通過QQ方式發(fā)送的商家簽

10、約信息明細表及商家撤場信息明細為準；2.如發(fā)生商家延期進場情況（物管費起計時間是以商家實際進場時間為準），需保存好商運公司發(fā)送的文件，并隨時關(guān)注商家進、撤場情況，做好記錄；3.做進、撤場信息變更時須商家簽約信息、 商家撤場信息結(jié)合商運公司傳真的商鋪交付及收回記錄表進行系統(tǒng)操作；4.月度結(jié)算前須與商運公司核對總的變更情況，以保證數(shù)據(jù)無遺漏，提高正確性；5.將所有變更信息及文件存檔保管，以備后期查驗。19日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：（二）資料變更： 商家進、撤場信息現(xiàn)場確認：商家進、撤場信息現(xiàn)場確認：關(guān)注點：關(guān)注點：1.提醒工程現(xiàn)場確認須檢查店鋪內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、

11、消防設(shè)施、空調(diào)是否完好；2.抄水表電時應(yīng)注意表號、交付起數(shù)、退場止數(shù)及倍率有無異常；3.檢查完成后須在現(xiàn)場完成租戶、商運公司客戶專員、物業(yè)工程部經(jīng)辦人的確認手續(xù)。20日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：（二）資料變更： 核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：商家進、撤場變更的系統(tǒng)操作總結(jié)歸納為“進六退一法”（即：商家進場六步，商家撤場一步），具體操作如下：1.新增進場商家：新增進場商家：（1）進入房屋管理-房屋登記-單戶登記界面，點擊“房屋登記”按鈕，再出現(xiàn)的界面中點擊最右邊的“新增”按鈕，進入 房屋信息維護界面，根據(jù)商運公司發(fā)送信

12、息維護商戶編碼、經(jīng)營品牌、合同面積等；（軟件具體操作見操作手冊，此處只講解操作中必須注意的事項，見圖解）214.面積類型必須選擇合同面積而非產(chǎn)權(quán)面積5.因商業(yè)項目一般以按套內(nèi)面積收取，故收費面積錄入到套內(nèi)面積中7.因商業(yè)項目為自留經(jīng)營產(chǎn)業(yè)，故產(chǎn)權(quán)性質(zhì)選擇“自有產(chǎn)權(quán)”，而非“業(yè)主產(chǎn)權(quán)”6.組團區(qū)域須與商運公司簽訂合同一致8.因產(chǎn)業(yè)為租賃性質(zhì)，故使用狀態(tài)必須選擇為產(chǎn)權(quán)人出租2.房屋名稱處須錄入商家經(jīng)營品牌3.為保證數(shù)據(jù)正常生成，樓宇必須選擇對應(yīng)的樓層號提醒注意：提醒注意：1.屋編號必須與商運公司合房同簽訂編碼一致22日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：（二）資料變更

13、： 核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：商家進、撤場變更的系統(tǒng)操作總結(jié)歸納為“八進六出法”，具體操作如下：1.新增進場商家：新增進場商家：（2）進入房屋管理-房屋狀態(tài)界面，通過查詢功能找到要設(shè)置狀態(tài)的房屋，點擊對應(yīng)房屋信息最右邊的編輯按鈕，進入房屋狀態(tài)維護界面設(shè)置新增房屋的房屋狀態(tài)；（操作注意事項見圖解）23注意事項：注意事項：1、商業(yè)項目不管是否租賃，均按全額收取物管 費，故房屋狀態(tài)必須選擇為“已裝修（100%）”2、因房屋狀態(tài)更改后次月才能生效，故月結(jié)后新增房屋狀態(tài)的，本月費用須單獨增加24日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：

14、（二）資料變更： 核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：1.新增進場商家：新增進場商家：（3）進入客戶管理-客戶登記界面，點擊“單戶登記”按鈕，在出現(xiàn)的業(yè)主信息界面中選擇要綁定的業(yè)主，點擊選擇業(yè)主信息的最右邊“編輯”按鈕，進入 業(yè)主基本信息維護界面，對新增房屋綁定業(yè)主；注意事項：注意事項：1、商業(yè)項目因為留存自營性產(chǎn)業(yè)，故客戶資料均為地產(chǎn)公司，綁定房屋資料時不需再新客戶，只需查找到地產(chǎn)客戶資料，進入編輯綁定即可。252、本框所列房屋編碼均為已綁定的房屋，新增綁定要進入上面“房屋登記”勾選框選擇。26日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更

15、：（二）資料變更： 核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：1.新增進場商家：新增進場商家：（4）進入租售管理-房屋租賃辦理界面，點擊“輸入方式”按鈕，再點擊最右邊“新增”按鈕，進入 業(yè)主信息及租戶信息指定界面，做房屋租賃綁定；注意事項：注意事項：為減少系統(tǒng)中垃圾資料及后期收費正確性，所有租賃戶資料應(yīng)先在已有客戶資料查詢，查詢沒有后再通過“新增”按鈕新增客戶資料。27日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：（二）資料變更： 核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：1.新增進場商家：新增進場商家：（5）進入抄表管

16、理-表計設(shè)置-房屋表設(shè)置界面，點擊“單戶設(shè)置”按鈕，選擇要配置水電表的房屋編碼，點擊右上角“新增”按鈕，進入表計信息設(shè)置界面對房屋進行水電表綁定；注意事項：注意事項：1.表計序號須選擇對應(yīng)計算的表號2.為便于后期查詢，表計名稱最好對應(yīng)為店鋪名稱4. 初始讀數(shù)不為0時，須與工程部核實情況3.倍率必須錄入28日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：（二）資料變更： 核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：1.新增進場商家：新增進場商家：（6）進入收費管理-收費設(shè)置-客戶標準配置界面，點擊“單戶設(shè)置”按鈕，選擇要配置標準的客戶名稱或房屋編碼，再

17、選擇費用項目，點擊 “新增”按鈕，進入標準設(shè)置界面對指定的客戶房屋進行標準綁定；注意事項：注意事項：1.如月結(jié)后再入場的商家，須將計費開始日期調(diào)整為當(dāng)月，再單戶月結(jié)生成當(dāng)月應(yīng)收費用29日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：（二）資料變更： 核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：2.已有商家撤場、變更：已有商家撤場、變更：（1）進入租售管理-房屋租賃辦理界面，選擇要撤場的商戶，點選擇商戶最右邊的“退租”按鈕，進入退租辦理界面，對撤場商戶做退租處理；注意：如撤場客戶有欠費，做退租后，其資料進入歷史租戶中，客注意：如撤場客戶有欠費，做退租后

18、，其資料進入歷史租戶中，客戶交費時在歷史租房資料中查找收取。戶交費時在歷史租房資料中查找收取。30日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：（二）資料變更： 核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：2.已有商家撤場、變更：已有商家撤場、變更：（2）舊商家退租后，新商家進入時需要在房屋管理-房屋登記中將房屋名稱中舊商家品牌更改為新商家品牌；關(guān)注點：關(guān)注點：1.所有資料完成后，需檢查商家品牌、經(jīng)營類型是否維護；2.房屋狀態(tài)必須在當(dāng)月維護為“已裝修”；3.商家撤場時水電費須于撤場當(dāng)天錄入；4.新增商鋪編碼前需查詢確認系統(tǒng)中無此編碼；5.非整月進場

19、的商家其物管費需按實際天數(shù)計算，因系統(tǒng)計算基數(shù)為30天計算，故需在結(jié)算后做賬目調(diào)整處理；31日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：（二）資料變更： 核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：關(guān)注點：關(guān)注點：6.檢查同一商戶不同租約是否已分別建檔；7.檢查水電表“表計”編號是否為需設(shè)置的水電表號；8.月結(jié)后進場的商家在增加當(dāng)月費用后還需要增加下月物管費；9.新增商鋪編碼前需查詢確認系統(tǒng)中無此編碼；10.如原商鋪編碼分為兩個或多個時，商運公司簽訂合同中編碼無變化時可直接在系統(tǒng)中做拆分處理，如不一致時，需根據(jù)商運公司資料新增商鋪編碼（原編碼如無

20、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可將其撤除，撤銷后其資料進入歷史查詢中）；32日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（二）資料變更：（二）資料變更： 核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：核對商家進、撤場信息完成系統(tǒng)操作：關(guān)注點：關(guān)注點：11.商家撤場操作前，必須先將撤場商家的水電費及派工費全部生成應(yīng)收數(shù)據(jù)（因退租操作完成后，撤場商家賬戶已關(guān)閉，只能對欠費進行收取，但不能再生成應(yīng)收數(shù)據(jù)）；12.同一商家換鋪，其費用生成應(yīng)在原店鋪名下，不能修改在新店鋪下；13.撤場時，商家水電必須抄表錄數(shù)，不能以“收回代墊水電費”方式處理，如商家未繳納上月水電費，只需直接選中未交納的水電數(shù)據(jù)進行止數(shù)編輯（如新增的水電費，在結(jié)

21、算后會自動覆蓋此費用）；14.對商家未撤場前又有新商家進入時，先建立臨時客戶進行費用收取，待舊商家撤場后，再將臨時客戶轉(zhuǎn)為正式租賃戶，其前期交納的管理費必指定沖抵費項及費用期間。33日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：日常事務(wù)操作方法及關(guān)注點：（三）月度結(jié)算：（三）月度結(jié)算： 操作方法同住宅類的月度結(jié)算，此處不做贅述操作方法同住宅類的月度結(jié)算，此處不做贅述關(guān)注點：關(guān)注點：1.月度結(jié)算前需再次與商運公司核實撤場商家信息，確保已撤場商家在月結(jié)前全部處理完成；2.如出現(xiàn)商鋪變大，而物管費無變化時需與商運公司落實清楚原因，并確認增加面積物管費的承擔(dān)人；3.核對月結(jié)成功條數(shù)是否與應(yīng)月結(jié)數(shù)據(jù)相符（如物管費、水電費總數(shù)），核對工程抄表統(tǒng)計數(shù)與系統(tǒng)中抄表數(shù)據(jù)