外包與采購管理

1、第19章外包與采購管理i19.1介紹 119.2外包管理 219.2.1目的 219.2.2角色與職責(zé) 219.2.3啟動準(zhǔn)則 219.2.4輸入 219.2.5主要步驟 3Step1選擇最合適白承包商 3Step2簽訂外包合同 4Step3監(jiān)控外包開發(fā)過程 4Step4外包開發(fā)成果驗收 519.2.6輸出 619.2.7結(jié)束準(zhǔn)則 619.2.8度量 619.3采購管理 619.3.1目的 619.3.2角色與職責(zé) 619.3.3啟動準(zhǔn)則 619.3.4輸入 719.3.5主要步驟 7Step1選擇最合適白供應(yīng)商 7Step2簽訂采購合同 8Step3采購物品驗收 819.3.6輸出 919.

2、3.7結(jié)束準(zhǔn)則 919.3.8度量 919.4實施建議 9第19章外包與采購管理外包與采購管理(OutsourcingandProcurementManagement,OPM)是指外包管理和采購管理，目的是選擇合適的承包商和供應(yīng)商，并依據(jù)合同進(jìn)行有效的管理。外包與采購管理過程域是 SPP 模型的重要組成部分。本規(guī)范闡述了外包與采購管理過程域的兩個主要規(guī)程：外包管理SPP-PROC-OPM-OM采購管理SPP-PROC-OPM-PM上述每個規(guī)程的“目標(biāo)”、“角色與職責(zé)”、“啟動準(zhǔn)則”、“輸入”、“主要步驟”、“輸出”、“完成準(zhǔn)則”和“度量”均已定義。本規(guī)范適用于國內(nèi) IT 企業(yè)的軟件研發(fā)項目。建

3、議用戶根據(jù)自身情況(如商業(yè)目標(biāo)、研發(fā)實力等)適當(dāng)?shù)匦薷谋疽?guī)范，然后推廣使用。19.3介紹軟件業(yè)是一個高速變化、新技術(shù)層出不窮的行業(yè)，同時又是人力資源成本相對較高的行業(yè)。企業(yè)需要采用外包和采購形式來獲取待開發(fā)產(chǎn)品的部件，最大限度地從社會分工合作、資源共享中獲益。一般地，在立項階段，產(chǎn)品負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)進(jìn)行“Make-or-Buy 決策”，確定待開發(fā)產(chǎn)品的哪些部分應(yīng)當(dāng)“采購”、“外包開發(fā)”或者“自主研發(fā)”。外包管理與采購管理的流程如圖 19-1 所示。圖19-1外包管理與采購管理流程圖外包管理和采購管理是機構(gòu)的公共職能，有條件的機構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立外包管理員和采購管理員兩個角色。由于外包管理和采購管理都是為具體

4、的項目服務(wù)的，因此需要項目成員的協(xié)作才能把工作做好。如果機構(gòu)沒有外包管理員和采購管理員的話，由項目經(jīng)理兼此角色。外包管理過程產(chǎn)生的主要文檔有：外包開發(fā)競標(biāo)邀請書，模板見SPP-TEMP-OPM-OM-BID。承包商評估報告,模板見SPP-TEMP-OPM-OM-EVALUATE。外包開發(fā)合同，模板見SPP-TEMP-OPM-OM-CONTRACT外包開發(fā)過程監(jiān)控報告，模板見SPP-TEMP-OPM-OM-MONITOR夕卜包開發(fā)成果驗收報告,模板見SPP-TEMP-OPM-OM-ACCEPTANC 日采購管理過程產(chǎn)生的主要文檔有：采購競標(biāo)邀請書，模板見SPP-TEMP-OPM-PM-BID。供

5、應(yīng)商評估報告,模板見SPP-TEMP-OPM-PM-EVALUATE。采購合同,模板見SPP-TEMP-OPM-PM-CONTRACT采購物品驗收報告,模板見SPP-TEMP-OPM-PM-ACCEPTANCE19.4外包管理19.4.1目的從多個候選承包商中選擇最合適的承包商，與其簽訂外包開發(fā)合同，并依據(jù)合同監(jiān)控外包開發(fā)過程以及驗收成果。19.4.2角色與職責(zé)機構(gòu)外包管理員邀請一些項目成員、同行專家、財務(wù)人員、市場人員等人組成臨時的外包管理小組。機構(gòu)外包管理員為該小組的負(fù)責(zé)人。19.4.3啟動準(zhǔn)則在立項階段，有關(guān)人員已經(jīng)進(jìn)行了“Make-or-Buy 決策”，確定了需要外包的產(chǎn)品部件（通稱外

6、包項目）。19.4.4輸入“Make-or-Buy 決策”產(chǎn)生的文檔，主要是對外包產(chǎn)品部件的描述。Stepl選擇最合適的承包商Stepl.1起草外包開發(fā)競標(biāo)邀請書外包管理小組起草外包開發(fā)競標(biāo)邀請書，主要內(nèi)容包括：外包項目基本信息外包產(chǎn)品部件的詳細(xì)說明一些要求和約束Step1.2制定“承包商評估標(biāo)準(zhǔn)”外包管理小組制定“承包商評估標(biāo)準(zhǔn)”，主要評估因素有：開發(fā)方案是否令人滿意？開發(fā)周期是否可以接受？性能價格比如何？能否提供較好的服務(wù)（維護）？是否具有開發(fā)相似產(chǎn)品的經(jīng)驗？承包商以前開發(fā)的產(chǎn)品是否有良好的質(zhì)量？承包商的開發(fā)能力與管理能力如何？承包商的資源（人力、財力、物資等）是否充足并且穩(wěn)定？承包商的信

7、譽如何？外界對其評價如何？承包商是否已經(jīng)取得業(yè)界認(rèn)可的證書如 ISO 質(zhì)量認(rèn)證、CMM2 級以上認(rèn)證?承包商的地理位置是否合適？外包管理小組可以根據(jù)實際情況適當(dāng)修改上述評估標(biāo)準(zhǔn)。Step1.3競標(biāo)邀請外包管理小組與候選承包商建立聯(lián)系，分發(fā)外包開發(fā)競標(biāo)邀請書以及相關(guān)材料。外包管理小組整理并保存候選承包商提交的“應(yīng)標(biāo)書”以及相關(guān)材料。Step1.4粗篩選外包管理小組按照“承包商評估標(biāo)準(zhǔn)”對候選承包商進(jìn)行粗篩選，剔除明顯不合格的承包商。在此評估過程中，外包管理小組可能要和候選承包商進(jìn)行交流（如面談、電話交談）。評估結(jié)論記錄在承包商評估報告之中。通過了粗篩選的候選承包商將進(jìn)入下一輪評估，轉(zhuǎn)向Step1

8、.5cStep1.5評估候選承包商的綜合競爭力外包管理小組按照“承包商評估標(biāo)準(zhǔn)”逐一評估候選承包商的綜合競爭力，給出排名。在此評估過程中，外包管理小組要和候選承包商進(jìn)行深入的交流（如面談、電話交談）。評估結(jié)論記錄在承包商評估報告之中。Step1.6評估風(fēng)險外包管理小組逐一評估與候選承包商建立外包合同的風(fēng)險，評估結(jié)論記錄在承包商評估報告之中。Step1.7確定承包商外包管理小組根據(jù)Step1.5和Step1.6的結(jié)論，挑選出最合適的承包商。外包管理小組產(chǎn)生完整的承包商評估報告。Step2簽訂外包合同Step2.1協(xié)商外包管理小組和承包商就外包開發(fā)合同的主要條款進(jìn)行協(xié)商（談判），達(dá)成共識。協(xié)商的重

9、點包括：承包金額和付款方式產(chǎn)品交付方式和交付日期違約處理開發(fā)計劃監(jiān)控計劃驗收計劃維護計劃Step2.2起草合同外包管理小組和承包商按照指定的模板共同起草外包開發(fā)合同。Step2.3簽訂合同外包管理小組和承包商仔細(xì)審查外包開發(fā)合同中的每個條款，確保合同沒有錯誤和隱患。合同雙方的代表（具有法律效律的人）在外包開發(fā)合同上簽字，此后合同生效。Step3監(jiān)控外包開發(fā)過程Step3.1進(jìn)展檢查外包管理小組按照外包開發(fā)合同中的“監(jiān)控計劃”，定期檢查承包商的開發(fā)進(jìn)展情況，并記錄到外包開發(fā)過程監(jiān)控報告之中。進(jìn)展檢查的重點是：實際進(jìn)度是否與計劃相符？承包商的投入（人力、物力、財力）是否充分？Step3.2質(zhì)量檢查

10、外包管理小組按照外包合同中的“監(jiān)控計劃”，組織人員對承包商的工作成果進(jìn)行技術(shù)評審、測試，或者參與承包商組織的技術(shù)評審和測試，以保證工作成果的質(zhì)量符合要求。外包管理小組將評審結(jié)論記錄到外包開發(fā)過程監(jiān)控報告之中。Step3.3糾正偏差外包管理小組根據(jù)進(jìn)展檢查和質(zhì)量檢查的結(jié)論，督促承包商糾正工作偏差。如果需要更改合同、產(chǎn)品需求或開發(fā)計劃，則按照變更控制規(guī)程處理。Step4外包開發(fā)成果驗收Step4.1驗收準(zhǔn)備承包商將待驗收的工作成果準(zhǔn)備好，并將必要的材料提前交給外包管理小組。外包管理小組慎重地組織驗收人員。外包管理小組與承包商確定驗收的時間、地點、參加人員等。Step4.2審查與測試成果審查。驗收人

11、員審查承包商應(yīng)當(dāng)交付的成果，如代碼、文檔等等。確保這些成果是完整的并且是正確的。驗收人員將審查結(jié)果記錄在外包開發(fā)成果驗收報告之中。驗收測試。驗收人員對待交付的產(chǎn)品進(jìn)行全面的測試，確保產(chǎn)品符合需求。驗收人員將測試結(jié)果記錄在外包開發(fā)成果驗收報告之中。Step4.3問題處理如果驗收人員在審查與測試時發(fā)現(xiàn)工作成果存在缺陷，則外包管理小組應(yīng)當(dāng)視問題的嚴(yán)重性與承包商協(xié)商，給出合適的處理措施。如果工作成果存在嚴(yán)重的缺陷，則退回給承包商。承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商第二次驗收的時間。如果給驗收方帶來損失，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同對承包商作出相應(yīng)的處罰。如果工作成果存在一些輕微的缺陷，則承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措

12、施，雙方協(xié)商是否需要第二次驗收。Step4.4成果交付與簽字當(dāng)所有的工作成果都通過驗收后，承包商將其交付給外包管理小組。雙方的責(zé)任人簽字認(rèn)可。外包管理員通知本機構(gòu)的財務(wù)人員，將合同余款支付給承包商。外包開發(fā)競標(biāo)邀請書承包商評估報告外包開發(fā)合同外包開發(fā)過程監(jiān)控報告外包開發(fā)成果驗收報告7結(jié)束準(zhǔn)則所有應(yīng)交付的工作成果都已經(jīng)通過驗收。本規(guī)程所有的文檔都已經(jīng)產(chǎn)生。8度量外包管理員統(tǒng)計工作量和文檔的規(guī)模，匯報給項目經(jīng)理以及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。采購管理目的從多個候選供應(yīng)商中選擇最合適的供應(yīng)商，與其簽訂采購合同，并依據(jù)合同驗收產(chǎn)品部件。角色與職責(zé)機構(gòu)的采購管理員邀請一些項目成員、同行專家、財務(wù)人員、市場人員等人組成臨時

13、的采購管理小組。采購管理員為該小組的負(fù)責(zé)人。啟動準(zhǔn)則在立項階段，有關(guān)人員已經(jīng)進(jìn)行了件?！癕ake-or-Buy 決策”產(chǎn)生的文檔，主要是對需采購的產(chǎn)品部件的描述。主要步驟Stepl選擇最合適的供應(yīng)商Stepl.1起草采購競標(biāo)邀請書采購管理小組起草采購競標(biāo)邀請書，主要內(nèi)容包括：需采購的產(chǎn)品部件的詳細(xì)說明一些要求和約束Step1.2制定“供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)”采購管理小組制定“供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)”，主要評估因素有：供應(yīng)商的產(chǎn)品部件的功能是否符合本產(chǎn)品的需求？供應(yīng)商的產(chǎn)品部件的質(zhì)量是否令人滿意？供應(yīng)商的產(chǎn)品部件的性能價格比是否令人滿意？供應(yīng)商的供貨周期是否可以接受？供應(yīng)商能否提供較好的服務(wù)（維護）？供應(yīng)商的信

14、譽如何？外界對其評價如何？供應(yīng)商是否已經(jīng)取得業(yè)界認(rèn)可的證書如 ISO 質(zhì)量認(rèn)證、CMM2 級以上認(rèn)證?Step1.3競標(biāo)邀請采購管理小組與候選供應(yīng)商建立聯(lián)系，分發(fā)采購競標(biāo)邀請書以及相關(guān)材料。采購管理小組整理并保存候選供應(yīng)商提交的“應(yīng)標(biāo)書”以及相關(guān)材料。Step1.4粗篩選采購管理小組按照“供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)”對候選供應(yīng)商進(jìn)行粗篩選，剔除明顯不合格的供應(yīng)商。在此評估過程中，采購管理小組可能要和候選供應(yīng)商進(jìn)行交流（如面談、電話交談）。評估結(jié)論記錄在供應(yīng)商評估報告之中。通過了粗篩選的候選供應(yīng)商將進(jìn)入下一輪評估，轉(zhuǎn)向Step1.5。Step1.5評估候選承包商的綜合競爭力采購管理小組按照“供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)”

15、逐一評估候選供應(yīng)商的綜合競爭力，給出排名。在此評估過程中，外包管理小組要和候選供應(yīng)商進(jìn)行深入的交流（如面談、電話交談）。評估結(jié)論記錄在供應(yīng)商評估報告之中。采購管理小組逐一評估與候選供應(yīng)商建立采購合同的風(fēng)險，評估結(jié)論記錄在供應(yīng)商評估報告之中。Step1.7確定供應(yīng)商采購管理小組根據(jù)Step1.5和Step1.6的結(jié)論，挑選出最合適的供應(yīng)商。采購管理小組產(chǎn)生完整的供應(yīng)商評估報告。Step2簽訂采購合同Step2.1協(xié)商采購管理小組和供應(yīng)商就采購合同的主要條款進(jìn)行協(xié)商（談判），達(dá)成共識。協(xié)商的重點包括：采購金額和付款方式產(chǎn)品部件交付方式和交付日期違約處理驗收計劃維護計劃Step2.2起草合同采購管理

16、小組和供應(yīng)商按照指定的模板共同起草采購合同。Step2.3簽訂合同采購管理小組和供應(yīng)商仔細(xì)審查采購合同中的每個條款，確保合同沒有錯誤和隱患。合同雙方的代表（具有法律效律的人）在采購合同上簽字，該合同生效。Step3采購物品驗收Step3.1驗收準(zhǔn)備采購管理小組慎重地組織驗收人員。采購管理小組與供應(yīng)商確定驗收的時間、地點、參加人員等。供應(yīng)商將待驗收的物品準(zhǔn)備好。Step3.2審查與測試成果審查。驗收人員審查供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)交付的物品，如代碼、文檔等等。確保這些成果是完整的并且是正確的。驗收人員將審查結(jié)果記錄在采購物品驗收報告之中。驗收測試。驗收人員對采購物品進(jìn)行全面測試，確保采購物品符合需求。驗收人員將測試結(jié)果記錄在采購物品驗收報告之中。Step3.3問題處理如果驗收人員在審查與測試時發(fā)現(xiàn)采購物品存在缺陷，則采購管理小組應(yīng)當(dāng)視問題的嚴(yán)重性與供應(yīng)商，給出合適的處理措施。如果采購物品存在嚴(yán)重的缺陷，則退回給供應(yīng)商。承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商第二次驗收的時間。如果給驗收方帶來損失，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同對供應(yīng)商作出相應(yīng)的處罰。如果采購物品存在一些輕微的缺陷，則供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)