XXX公司供應商管理流程

1、XXX 股份有限公司供應商管理作業(yè)指引 1. 流程概況 2. 流程圖3. 工作程序3.1. 供應商信息檔案管理3.1.1. 通過考察和資格預審的供應商,列入供應商庫。供應商在供應商庫里僅有 一個編號,且編號是唯一的。 3.1.2. 供應商編號原則3.1.2.1. 對應合約規(guī)劃二級控制科目劃分為前期(QQ 、建安(JA 、基礎(JC 、公 建(GJ ,以括號內的字母為供應商編號的第一個代碼。3.1.2.2. 按供應商的性質劃分為施工類供應商(SG 、物資類供應商(包括供貨及安 裝 (WZ 、咨詢服務類供應商(FW ,以括號內的字母為供應商編號的第二代碼。 3.1.2.3. 依據(jù) 工程及物資采購類

2、別作業(yè)指引 , 以供應商提供的產(chǎn)品及服務內容來劃 分(見下表, 工程及物資采購類別作業(yè)指引未包含的,可以另行補充 ,以其字 母為供應商編號的第三代碼。 3.1.2.4. 采購類別分為五大類,其中代碼代表第一類工程;代表第二類工程; 代表第三類工程;代表第四類工程;代表第五類工程,具體詳見工程及物資 采購類別作業(yè)指引 。以其代號為供應商編號的第四代碼。3.1.2.5. 按供應商歸口管理的組織來劃分,分為股份公司(SNUC 、江南(NJS 、江 北(NJN 、無錫(WX 、上海(SH 、北京(BJ 、云南(YN 、佛手湖 (FSH、吉 林 (JL等,以括號內的字母為供應商編號的第五代碼。其中供應商

3、編號第四代碼為 或的,編號的第五代碼為股份公司代碼(SNUC ,不采用城市公司的代碼。 3.1.2.6. 按供應商資格預審通過的順序來劃分,以其排列序號(按 3位數(shù)為供應商 編號的第六代碼。3.1.2.7. 代碼舉例:3.1.2.7.1.JA-SG-LMC- -SNUC-001:股份公司統(tǒng)一歸口管理的在建安工程科目下的 鋁門窗工程第 001號供應商。3.1.2.7.2.JC-SG-XF- -SH-001:上海公司歸口管理的在基礎設施科目下的消防工程 第 001號供應商。3.1.3. 供應商資料如有樣品、光盤、電子郵件等,可同步提供,一并放入其檔案。 3.1.4. 所有供應商資料(包括樣品、光盤

4、等列入嚴格保密文件,并按檔案管理規(guī)定 做出存檔或銷毀處理,一律不退還。如供應商有退還要求的,要求供應商單獨特別 申明,包括明確退還權限,并與招標采購部資料接收人員簽署退還資料備忘錄。3.1.5. 供應商必須按工程類(含監(jiān)理、造價咨詢 、物資類分別進行填寫供應商檔 案登記表 ,表單格式由股份公司統(tǒng)一。3.1.6. 供應商檔案所附的資料須加蓋供應商法人公章。3.1.7. 供應商的紙質資料全部采用 A4紙張進行裝訂成冊。3.1.8. 工程類(含監(jiān)理、造價咨詢供應商檔案中必須包括以下資料:3.1.8.1. 供應商檔案登記表3.1.8.2. 供應商資格評審表3.1.8.3. 企業(yè)經(jīng)營相關文件3.1.8.

5、3.1. 企業(yè)法人證書或法人委托書3.1.8.3.2. 企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記和企業(yè)資質等級證書(設計、安裝、施工、消防 等專業(yè)3.1.8.3.3. 企業(yè)組織結構、三大體系認證證書、安全生產(chǎn)許可證3.1.8.3.4. 企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營設施水平(生產(chǎn)技術、設施裝備等3.1.8.3.5. 企業(yè)的主要競爭優(yōu)勢和來源3.1.8.4. 項目管理文件3.1.8.4.1. 項目管理模式和項目經(jīng)理(實際承包人情況,提供相應證明資料(項目 經(jīng)理需提供任職證書和公司近 6個月內為其繳納的“四金”憑證3.1.8.4.2. 技術團隊和勞務組織及管理情況3.1.8.4.3. 生產(chǎn)資料和原材料采購管理情況3.1.8.5.

6、 工程承包商基本信息:最近三年承包工程一覽表3.1.8.6. 供應商履約考核評審表(已合作或正在合作的供應商3.1.8.7. 供應商問題現(xiàn)場投訴與處理單(如有3.1.8.8. 供應商投訴單(如有3.1.9. 物資類供應商檔案中必須包括以下資料:3.1.9.1. 供應商檔案登記表3.1.9.2. 供應商資格評審表3.1.9.3. 企業(yè)經(jīng)營相關文件3.1.9.3.1. 企業(yè)法人證書或法人委托書3.1.9.3.2. 企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記和企業(yè)資質等級證書(設計、安裝、施工、消防等專業(yè)3.1.9.3.3. 企業(yè)的生產(chǎn)標準(企業(yè)、行業(yè)、國家或國際3.1.9.3.4. 企業(yè)組織結構、企業(yè)發(fā)展介紹3.1.

7、9.3.5. 產(chǎn)品質量管理體系認證證書、安全生產(chǎn)許可證(如有3.1.9.3.6. 企業(yè)標準合同(如有3.1.9.3.7. 企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營設施水平(生產(chǎn)技術、設施裝備等3.1.9.3.8. 企業(yè)的主要競爭優(yōu)勢和來源3.1.9.4. 產(chǎn)品生產(chǎn)有關文件3.1.9.4.1. 產(chǎn)品檢驗報告、標準圖集和生產(chǎn)許可證3.1.9.4.2. 產(chǎn)品合格證(消防產(chǎn)品和建筑材料、設備的登記備案證、衛(wèi)生防疫報告、 環(huán)保報告等3.1.9.4.3. 產(chǎn)品說明書(系統(tǒng)原理圖、安裝接線圖、基礎平面布置圖、外型尺寸等 3.1.9.4.4. 產(chǎn)品的使用情況介紹和證明(在 5萬平方米以上或有示范性的相關項目的 供貨情況介紹、售后服務

8、保障和效果以及該項目的資格在職證明人及聯(lián)系方式 3.1.9.5. 供應商履約考核評審表(已合作或正在合作的供應商3.1.9.6. 供應商問題現(xiàn)場投訴與處理單(如有3.1.9.7. 供應商投訴單(如有3.2. 供應商資格預審管理3.2.1. 評價對象 :侯選供應商3.2.2. 評價時間:依據(jù)業(yè)務需要,不定期進行。3.2.3. 評價準則:采用對應評價指標評分進行加權平均,實行 100分制。3.2.4. 評價目的:選擇和確定可用的供應商,列入供應商庫 。3.2.5. 評價原則:總分超過 70分(含 70分為可用供應商并錄入供應商庫 ,對 可用供應商在入圍提名時,如有必要可再次審核;總分低于 70分的

9、,停止開發(fā),不 錄入供應商庫 ,其資料另行備案。3.2.6. 評價指標,具體詳見附表供應商資格評審表 :3.2.6.1. 質量3.2.6.1.1. 資信審查(供應商提交的信息和資料的核實情況 。3.2.6.1.2. 社會信譽、市場業(yè)績及業(yè)主評價(市場口碑及業(yè)界評價、行業(yè)知名度、典 型案例業(yè)主評價證明及暗訪調查結果 。3.2.6.1.3. 質量管理體系(認證體系、檢測手段、質量監(jiān)控等 。3.2.6.1.4. 技術研發(fā)、加工工藝和設備(技術研發(fā)團隊人員素質和專業(yè)實驗設備及年 投入研發(fā)資金、辦公場所 /廠區(qū)的所有權及規(guī)模、生產(chǎn)流水線及設備狀況等 。 3.2.6.2. 服務3.2.6.2.1. 生產(chǎn)資

10、料采購(原材料、技術和管理人員、勞務 /安裝人員、外協(xié)加工等生 產(chǎn)資料的來源和穩(wěn)定性3.2.6.2.2. 產(chǎn)品 100%交付保證和生產(chǎn)、施工能力(技術和生產(chǎn)的硬件保障能力、典型 案例履約歷史交付紀錄等。如核定其履約能力較差,停止評審,以不合格供應商處 理3.2.6.2.3. 售后服務體系(維修組織、維修響應、維修滿意度等3.2.6.2.4. 項目經(jīng)理(或實際承包人的能力和品行(資金實力、執(zhí)業(yè)經(jīng)驗、組織協(xié) 調、業(yè)務水平、應急處理、問題決策、職業(yè)道德、甲方 /分包 /外部關系等方面 。 3.2.6.2.5. 合作意識及表現(xiàn)(合作過程中出現(xiàn)和問題及處理方式、雙方合作滿意度、 經(jīng)濟糾紛或訴訟案件等 。

11、3.2.6.3. 價格3.2.6.3.1. 財務狀況(近三年資產(chǎn)負債和盈利狀況,如核定其近二年內連續(xù)虧損,停 止評審,以不合格供應商處理3.2.6.3.2. 價格體系(已完工程 /產(chǎn)品銷售價格指標在行業(yè)內的分位、市場占有率及性 價比評價 。3.2.6.3.3. 經(jīng)營業(yè)績(近三年在全國已簽合同總額的經(jīng)營規(guī)模、在本地區(qū)近二年典型 案例及合同最高簽約金額3.2.7. 評價組織機構3.2.7.1. 股份公司 /各城市公司招標采購、 工程 /項目、 設計管理等相關部門組成臨時工 作小組,由招標采購中心 /部負責組織,招采中心負責人 /總經(jīng)理審批。3.2.8. 職能評價對應指標3.2.8.1. 工程 /項

12、目管理部門、設計管理部門偏重評價:質量管理體系;技術研發(fā)、加 工工藝和設備、產(chǎn)品 100%交付保證和生產(chǎn)(安裝能力、售后服務體系、項目經(jīng)理(或實際承包人能力和品行及團隊合作意識及表現(xiàn)等3.2.8.2. 招標采購部門偏重評價:資信審查、社會信譽、業(yè)主評價、經(jīng)營業(yè)績、價格 競爭力、生產(chǎn)資料采購、財務狀況等3.2.9. 評價工具3.2.9.1. 視情況需要招標采購部門組織工程 /項目管理部門、設計管理部門等相關人 員通過實地考察、訪談等方式進行信息驗證,形成書面的考察報告 。3.2.9.2. 依據(jù)考察報告的記錄,考察人按供應商資格評審表對應的指標進行 評分,招標采購部門匯總意見后形成正式審批文件報總

13、經(jīng)理 /招采中心負責人審批。 3.2.10. 評價結果3.2.10.1. 評價結果分為可用供應商和不合格供應商二類。3.2.10.2. 有以下任何一種情況出現(xiàn),可直接評定為不合格供應商。3.2.10.2.1. 供應商提供的資料存在虛假或偽造信息。3.2.10.2.2. 用戶不滿意,在業(yè)內口碑及誠信很差。3.2.10.2.3. 供應商在近一二年出現(xiàn)持續(xù)虧損。3.2.10.2.4. 供應商如近一二年內出現(xiàn)過群訪群訴事件和重大經(jīng)濟糾紛、 發(fā)生重大停工 事件、重大安全事故。3.2.10.2.5. 供應商歷史項目中如有發(fā)生三個以上的項目總體進度嚴重滯后, 不能滿足 業(yè)主要求。3.2.11. 特殊的供應商

14、可不經(jīng)評審直接列入合格供應商,但需要進行供應商基本信息 登記,具體分為以下幾種:3.2.11.1. 國家法定部門或機構,如檢測、計量部門、海關、商檢等。3.2.11.2. 獨家壟斷經(jīng)營,經(jīng)樣品認定合格且能提供出貨質量保證的供應商。 3.2.11.3. 由股份公司招投標委員會直接認可的供應商。3.3. 供應商履約考核管理3.3.1. 考核對象 :供應商庫中所有已合作或正在合作的供應商3.3.2. 考核時間:3.3.2.1. 施工周期較長的工程,如總包工程,原則上每半年進行一次合同履約情況考 核。3.3.2.2. 施工或供貨周期較短的工程,原則上在合同業(yè)務完成后,在合同結算前完成合同履約考核。3.

15、3.2.3. 在一年內未發(fā)生合同關系的供應商,原則上在每年 2月底前按 3.2條重新進 行評價。3.3.2.4. 異常情況報告:在合同履約過程中供應商發(fā)生任何異常情況 (對質量、 安全、 進度、成本有重大影響的情況 ,由工程管理部 /項目部負責填報供應商異常情況 報告 ,向總經(jīng)理提報,同時抄報股份公司工程負責人、股份公司招采負責人、股份 公司分管高管。3.3.3. 考核準則:采用對應考核指標評分加權平均,實行 100分制。3.3.4. 考核目的:除保持供應商資格預審管理原有的要求外,更側重于履約過程 中的工作績效和應改進的方面,判定是否保持其資格,進行優(yōu)勝劣汰,對供應商 庫進行動態(tài)調整。3.3

16、.5. 考核指標,具體詳見供應商履約考核評審表 :3.3.5.1. 質量指標 :檢測或檢查報告評價、驗收通過率、退貨或返修次數(shù)、質量問題投 訴率。3.3.5.2. 價格指標:合約規(guī)劃中標價格偏差率、中標價格在投標單位中的排名及與最 低價的偏差率。3.3.5.3. 服務指標3.3.5.3.1. 工期節(jié)點達成:合同工期節(jié)點完成率3.3.5.3.2. 施工過程配合度:變更簽證費用合同占比、合理要求的響應度、總(分 包關系滿意度、合同商務問題協(xié)調次數(shù)、施工現(xiàn)場問題協(xié)調次數(shù)、危機事件次數(shù)。 3.3.5.3.3. 售后服務:接報響應時間、業(yè)主滿意度、重復維修的次數(shù)、客戶回訪的次 數(shù)。3.3.6. 考核組織

17、機構:股份公司 /城市公司招標采購、成本管理、工程 /項目、物業(yè)公 司等部門組成臨時工作小組,由招采部門負責組織協(xié)調,經(jīng)總經(jīng)理審核報招采中心 負責人、分管高管審批。3.3.7. 職能考核對應指標3.3.7.1. 工程管理部 /項目部、偏重考核:質量指標、服務指標3.3.7.2. 招標采購部偏重考核 :價格指標、服務指標3.3.7.3. 成本管理部偏重考核 :價格指標3.3.7.4. 物業(yè)公司偏重考核 :服務指標中的售后服務類指標3.3.8. 評價工具:3.3.8.1. 視情況需要, 招標采購中心 /部組織工程管理部、 成本管理部 /中心等相關人員 對合作的工程項目進行實地考察、訪談等方式進行信

18、息驗證,形成書面的評審報 告 。3.3.8.2. 依據(jù)評審報告 ,評審人按供應商履約考核表對應的指標進行評分, 招標采購部匯總意見后形成正式審批文件報分管高管審批。3.9. 考核結果:股份公司招標采購中心 /城市公司招標采購部根據(jù)評審結果調整供 應商庫 ,達到 A 級的列入優(yōu)秀供應商排行榜予以公示。3.3.10. 考核結果等級管理 3.3.10.1. 評價 D 級為不合格供應商或禁用供應商,亮紅燈,待其合同業(yè)務完成后, 取消其后續(xù)投標資格。不合格供應商如想以后再合作,則需按供應商資格預審管 理程序重新審核。3.3.10.2. 評價 C 級的合格供應商,亮黃燈,可以接受但為不穩(wěn)定分供方,必須就其

19、 存在的問題制定糾正預防措施并實施整改計劃。3.3.10.3. 評價 B 級為較為穩(wěn)定的合格供應商,需實施整改提升計劃。3.3.10.4. 評價 A 級為穩(wěn)定的優(yōu)秀合格供應商,列入股份公司優(yōu)秀供應商排行榜, 并可優(yōu)先增加工程量份額,股份公司各城市公司可優(yōu)先采用。3.3.10.5. 有以下任何一種情況出現(xiàn),可直接評定為 D 級供應商。3.3.10.5.1. 出現(xiàn)致命的質量缺陷,直接評為 D 級,以黑名單處理。3.3.10.5.2. 驗收通過率在 60%以下,直接評為 D 級,以黑名單處理。3.3.10.5.3. 出現(xiàn)因退貨或投訴或返修導致工程整體進度受到嚴重影響, 形成了關鍵的 堵點,直接評為

20、D 級,以黑名單處理。3.3.10.5.4. 出現(xiàn)有串標、行賄等行為,直接評為 D 級,以黑名單處理。3.3.10.5.5. 因交貨或施工不及時造成工程整體進度受到嚴重影響, 或發(fā)生嚴重停工事 件,直接評為 D 級,以黑名單處理。3.3.10.5.6. 出現(xiàn)有嚴重的群訪群訴事件和危機事件,直接評為 D 級,以黑名單處理。 3.3.10.5.7. 出現(xiàn)拒不履行維修責任或多次維修仍不能達到預期效果或拖延維修等情 況造成小業(yè)主及甲方嚴重損失,直接評為 D 級,以黑名單處理。3.3.10.5.8. 因供應商管理不善,發(fā)生重大工程安全事故的,直接評為 D 級,以黑名單 處理。3.3.10.5.9. 合作

21、過程中發(fā)生重大經(jīng)濟糾紛或進行法律訴訟的, 直接評為 D 級, 以黑名 單處理。3.3.11. 考核體系星級管理3.3.11.1. 履約考核的三個維度(質量、服務、價格采用星級標示,對應星級的分值 為(多次評價按每次分值進行平均得分 : 96 100 90 95 80-89 76-79 70-753.3.12. 考核等級對應待遇3.3.12.1. 每年對 A 級供應商進行表彰,表彰的形式有:3.3.12.1.1. 書面感謝函3.3.12.1.2. 向現(xiàn)場負責人頒發(fā)獎狀和獎金3.3.12.1.3. 增加后續(xù)工程的工程量或供貨量3.3.12.1.4. 同等條件下享有優(yōu)先中標權3.3.12.1.5.

22、享受價格上差別待遇,相比 B 級可有 1.02-1.03的系數(shù)、相比 C 級可有 1.03-1.05的系數(shù)。3.4. 供應商庫管理3.4.1. 供應商庫界面 3.4.2. 供應商庫界面說明3.4.2.1. 產(chǎn)品或服務:按 3.1.2.3. 列表 (依據(jù)股份公司 工程及物資采購類別作業(yè)指引 所劃分的項目類產(chǎn)品及服務,如工程及物資采購類別作業(yè)指引包含的,可以另 行補充 ,以此作為供應商庫第一檢索關鍵詞。3.4.2.2. 供應商編號:供應商檔案登記表 中的編號, 每一個供應商在股份公司內僅 有一個編號,詳見 3.1.2. 供應商編號原則。3.4.2.3. 供應商名稱:點擊可鏈接到供應商檔案登記表 。

23、3.4.2.4. 供應商分類:按供應商資格評審和供應商履約評審的結果進行分類 錄入,共分五類:優(yōu)秀供應商、合格供應商、可用供應商、不合格供應商、禁用供 應商(黑名單 ,以此作為供應商庫第二檢索關鍵詞。3.4.2.5. 總評等級:以供應商為單位,以其合約為基數(shù),對每一個合約作履約考核, 綜合確定其在供應商庫的等級,其等級以 A 、 B 、 C 、 D 的代號顯示。3.4.2.6. 評價維度:按質量、價格、服務三個指標分別進行評價,顯示相應數(shù)。 3.4.2.7. 合作狀態(tài):點擊可鏈接到已合作項目情況表或正合作項目情況表 3.4.2.8. 投標記錄:點擊可鏈接到投標記錄信息表3.4.3. 供應商庫的

24、作用3.4.3.1. 為各城市公司選擇供應商提供信息平臺。3.4.3.2. 提供所有優(yōu)秀、合格、可用、不合格及禁用(黑名單供應商名錄3.4.3.3. 按類別可快速查找各類供應商3.4.3.4. 查看各類供應商動態(tài)履約考核情況3.4.3.4. 查看各類供應商合作狀態(tài)和歷史投標記錄3.4.4. 供應商入庫程序3.4.4.1. 招標采購部門是所有供應商信息資料的受理部門,在收集和整理供應商相關 信息資料后, 按業(yè)務需要進行初審并組織相關部門進行考察和評審, 并負責填報 供 應商資格評審表 。3.4.4.2. 供應商資格評審表 在參與考察和評審的部門會簽意見后, 向總經(jīng)理報批 (股份公司組織的考察和評

25、審,向招采中心負責人報批 。3.4.4.3.總經(jīng)理(招采中心負責人審批后, 供應商資格評審表轉發(fā)給招標采購 部 /中心。審批同意的,由招標采購部 /中心負責錄入供應商庫;審批不同意的,由招 標采購部 /中心負責將資料備案或退還。3.4.5. 供應商入圍提名程序3.4.5.1. 非供應商庫的單位不得提名,在供應商庫但列入不合格和禁用等級 的不得提名。3.4.5.2. 在供應商庫內,但本次是第一次合作且入庫時間超過六個月的,提名前 需做復核考察。3.4.5.3. 不在供應商庫內,但因工程需要進行提名的,提名前需補充進入供應商 資格評審辦理入庫手續(xù);3.4.5.4. 招標采購部 /中心在招標采購前,

26、從供應商庫中選取供應商進行投標意向 征詢,有較強的合作意向和能力的方可列為正式提名名單。3.4.5.5. 招標采購部 /中心在完成投標意向征詢后, 填寫招標入圍名單, 向總經(jīng)理 /分管 高管進行報批。3.4.5.6. 供應商庫中的優(yōu)秀、合格和可用供應商,各城市公司可直接從中選擇開 展相關業(yè)務關系,除“ 3.4.5.2. ”規(guī)定的除外,其它供應商可以不需再進行資格考察 工作,減少考察周期和成本。3.5. 供應商關系管理3.5.1. 供應商和企業(yè)的關系已經(jīng)不再是單純的買賣關系, 供應商作為企業(yè)的一種寶貴 資源,采購供應已經(jīng)成為企業(yè)獲取利潤的第二源泉,對其管理的重要性越來越得到企業(yè)的重視，企業(yè)間的競

27、爭已經(jīng)延伸到對優(yōu)秀供應商的競爭。 3.5.2.供應商與股份公司及城市公司的合作關系都是對等的，股份公司和城市公司都 要尊重每一個供應商，與供應商建立必要的聯(lián)系，把供應商的管理文化升化到 XXX 股份公司的企業(yè)文化。 3.5.3.供應商關系管理應秉承“友情+原則”的工作準則。 3.5.4.供應商的投訴機制 3.5.4.1.股份公司審計監(jiān)察中心為受理供應商投訴的主管部門。處理投訴應當堅持公 平、公正和簡便、高效的原則，維護公司和供應商的合法利益。 3.5.4.2.供應商投訴實行實名制，其投訴應當有具體的投訴事項及證據(jù)，不得進行虛 假、惡意投訴。 3.5.4.3.供應商認為采購文件、采購過程、中標和

28、成交結果使自已的權益受到損害的， 可以首先向采購人、招標采購部/中心提出質疑。對采購人、招標采購部/中心質疑答 復不滿意或采購人、招標采購部/中心未作答復的，供應商可向審計監(jiān)察中心進行投 訴。 3.5.4.4.供應商投訴時，應當提交投訴書。投訴書應當包括下列主要內容： 3.5.4.4.1.投訴人和被投訴人的名稱，聯(lián)系電話。 3.5.4.4.2.具體的投訴事項和事實依據(jù)。 3.5.4.4.3.質疑或質疑答復情況及相關證明材料。 3.5.4.4.4.提起投訴的日期。 3.5.4.4.5.投訴書原則上應當署名。投訴人為自然人的，應當本人簽字。投訴人為法 人的，應當由法定代表人或主要負責人簽字并加蓋法人公章。 3.5.5.供應商違規(guī)行為的處罰機制 3.5.5.1.供應商有下列行為之一的,招標采購中心/部可根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、取消 合格供應商資格或禁止其進入 XXX 股份公司采購市場，列入黑名單；給 XXX 股份 公司或其他供應商造成損失的，應當承擔賠償責任。違反法律的，要追究其法律責 任。 3.5.5.1.1.弄虛作假、隱瞞真實情況騙取 XXX 合格供應商資格的。 3.5.5.1.2.偽造、涂改營業(yè)執(zhí)照或其它相關資格證書、檢測報告的。 3.5.5.1.3.提供虛假投標材料的。 3.